Este documento describe varios aspectos importantes del diseño y ambiente de oficina. Explica tres componentes esenciales del diseño de oficina: la organización del espacio, el ambiente placentero y el impacto en el cliente. También discute factores como la iluminación, el ruido, la temperatura y la seguridad que afectan la productividad de los empleados.

1. ASPECTOS DE DISEÑO Y AMBIENTE DE OFICINA Prof. IvelisseQuiñones Rivera

2. Mapa Conceptual Escuelas Gerenciales Frederick W. Taylor Henry Fayol Elton Mayo Ciencias de la Conducta (Contingencia, Liderazgo, Enfoques)

3. Mapa Conceptual Escuelas Gerenciales

4. diseÑo de oficina

5. Tres Componentes Esenciales Diseño Oficina La interrelación entre estos componentes debe ser considerada al planificar áreas de trabajo eficientes. Determina en qué forma se utilizará el espacio, y su costo efectividad. Tiene impacto en la impresión que otros tienen del entorno y de las áreas de trabajo. Afecta la satisfacción del empleado y productividad

6. 1. Organización y buenuso del espacio de oficina. 2. Creaambienteplacentero. 3. Tieneimpactopositivo en el cliente. 4. Facilita la eficiencia en el desarrollo del trabajo. 5. Proveeefectividad y áreasproductivas. 6. Facilita la expansiónfutura de sernecesario. 7. Facilita la supervisión de empleados. Beneficios del Diseño Efectivo

7. Etapas del Diseño Eficaz

8. Uso Inadecuado del Espacio de Oficina La falta de planificar el diseño promueve: Ausentismo Reduce la productividad Aumenta la rotación de empleados Disminuye el confort Disminuye la moral del empleado

9. La Falta de Planificación Promueve No anticipar el crecimiento futuro. Áreas inadecuadas de almacenamiento o ausencia de las mismas. El equipo de oficina no satisface las necesidades de los empleados Patrones de flujo de trabajo es inadecuado Áreas comunes ineficientes (pasillos…)

10. Telecomunicaciones TrabajoBasado en Equipos “Hoteling” Nuevos Conceptos que Afectan el Diseño Efectivo de Oficina

11. Permite a los empleadoscontinuar con sutrabajo en y fuera de lasfacilidades del empleo. Telecomunicaciones Impacto en el Diseño Los empleados no necesitanunaoficina o espaciofisico en lasinstalaciones.

12. Ambientes de trabajo en que el empleadotrabajaconstantemente en equipos (grupos) para fines comunes. TrabajoBasado en Equipos Impacto en el Diseño Requiereambientesabiertosquefaciliten la comunicación y aumentarlasáreasparaconferencias (small conference areas)

13. Arreglos de trabajo en queempleadospasan la mayor parte del tiempofuera de lasinstalaciones. Hoteling Impactoen el Diseño A estosempleados se le puedebrindar un espacioespecíficopararealizarsutrabajo.

14. El trabajoque los empleadosrealizantiene un rolsignificativo en la determinación del tipo de facilidadesqueéstosnecesitan. Tareas El dinamismo de trabajo a través de lasdiversasoficinasafectan la ubicación de los empleados y los equiposqueéstosnecesitaránparallevar a cabolastareas. Flujo de Trabajo (Dinamismo) Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios

15. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios Estructura Organizacional Esutilizadaparaidentificar la línea de autoridad e identificar la relacioneslaborales entre los empleados. Proyección de las necesidadesfuturas Ayuda a determinar y tipo y cantidad de espacioque se necesitará a tiempofuturo.

16. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios Redes de Comunicación Herramientas de telefonía, correoelectrónico, y contactocara-cara entre individuos. La localización de los departamentos y surelación entre ellosmismos, y entre la organizaciónafecta la eficienciaorganizacional. Organización Departamental

17. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios OficinasPrivadas y Generales Instalación de oficinasprivadas y de uso general presentagrandescambios al diseño y organización en la oficinamoderna. El espaciorequeridopor los individuos o departamentosayudará a determinar el total de espacio de oficinaque se debeproveer. Requerimientos de Espacios

18. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios ÁreasEspecializadas Las áreasespecializadas en la orgnización, tienensuspropiosrequerimientos de espacio. El diseñoefectivonecesitafacilitar el espacioadecuadopara el movimiento de los empleados de un área a otra. Requisitos de Seguridad

19. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios ContrucciónLibre Barreras El uso de fondosfederales, asícomoregulacionesrequieren la construcción de edificioslibre de barreras y accesible a individuos con incapacidad. Planificar la integración de otrosempleados y necesidadeses indispensable en la planificación con visiónfutura. Expansión

20. Factores a Considerar en la Planificación del Diseño de Espacios Condiciones Ambientales Elementoscomo el color, la luz,aireacondicionado, y el ruidodebenserconsiderados al momento de diseñarespacios. Se debenconsiderardebido a queconsumenespacio, y afecta la eficiencia en el trabajo. Equipo y Mobiliario

21. El Concepto de la OficinaAbierta Estábasado en la naturaleza de lasrelaciones entre el empleado y sutarea. ElementosErgonómicos ElementosCibernéticos Permitenquelas tares, herramientas, equipo y el ambientefísicorespondanarmoniosamente con lasnecesidades del empleado. Significaque el proceso de flujo de la informacióndebeserconsiderado en el diseño de los espacios.

22. Beneficios del Concepto de Oficina Abierta Los costos de cambiar el diseño son menores en comparación al diseño convencional. Los costos inciales de la oficina abierta es mucho menor que el diseño de la oficina convencional. La eliminación de paredes y oficinas privadas aumenta la cantidad de espacio que se puede utilizar en un 15 a 20%.

23. Beneficios del Concepto de Oficina Abierta Mejora la productividad: Aumenta la eficiencia y el flujo de trabajo. Mejora la comunicación. Mejora la moral del empleado. Aumenta la sensación de participación de los trabajadores. Crea ambiente más confortables. Ayuda a conservar energía debido a que los sistemas no están obstruidos por paredes permanentes.

24. La Estación de Trabajo Modular Utiliza paneles que se montan para crear estaciones de trabajo. Son usualmente utilizados en situaciones en que requiere considerable espacio para almacenamiento.

25. Unaserie de paneles en un área de trabajoque se extiendendesde un centrocomún, paraformarestaciones de trabajo. Son muyutilizadosparaaquellassituaciones en que los empleadosinviertentiempofuera del área de trabajo. Estaciones de Trabajo Estilo “Cluster”

26. Enfoque “Landscape” Es una mezcla entre el sistema modular y el enfoque cluster. Permite el uso de plantas y utiliza en un mínimo oficinas privadas.

27. Herramientas para el Diseño de la Oficina Plantillas (Planos) Pizarras Magnéticas Diseño Computarizado Modelos Plásticos Patrones de Papel

28. Ambiente de trabajo“Office environment”

29. Iluminación Acústica Condiciones de Aire Esquema de Colores Elementos del Ambiente Laboral

30. Estudia la relación del empleado con suambientefísico. Ergonomía Integración de VariasDisciplinas Psicología Psociología Teorías de Comunicación

32. Disminución de la moral.

33. Ausentismos y tardanzas.

34. Aumento en escalas de error.

37. IluminaciónEsférica Influyenegativamentelasreflexionesy la mirada. Esafectadapor el nivel de contraste entre la superficie y los materiales, con que el empleadotrabaja. La iluminaciónesféricarecomendablees de 40 o mayor.

38. Directa Difusa Semi Directa Indirecta Semi-indirecta Tipos de Sistemas de Iluminación

40. IluminaciónDirecta Entre un 90-100% de la iluminaciónestá sobre la superficie de la estación de trabajo. Creasombra, reflexióny dificultadparavisualizar.

41. Iluminación Semi Indirecta Entre un 60-90 porcientode la luz estásobre la estación de trabajo, La sombraesmenorque con la iluminacióndirecta.

42. IluminaciónIndirecta 90-100% de la luzestáhaciaarriba, esdifusa y se reflejahaciaabajo. Elmina la mayoría de la sombras.

43. Ilumianción Semi-indirecta 60-90% de la luzestáhaciaarriba y se reflejahaciaabajo. La luz restante se reflejahaciaabajo. La sombra y deslumbramientoesmásproblemático.

44. Difusa 40-60% de la luzestádirectamentosobre la superficie y el resto se reflejahaciaabajo. La sombray deslumbramientoesmás notable.

45. Iluminación y Ambiente de Trabajo Utilizalámparasmontadas en los muebles. Tarea Iluminación de la superficie Frecuentementees haciaabajo Ambiente Iluminación del área alrededor de la estación de trabajo Esfrecuentemente haciaarriba.

46. Tipos de Iluminación Natural No esdependiente. Es la másutilizada. Fluorescente Incandescente No es tan eficientecomo la fluorescente. Descarga de Gran IntensidadLumínica Mayormentedistorciona los colores.

47. Tipos de ControlesparaIluminaciónAutomática Fotocelda Miden la cantidad de iluminación en un área y se ajustarespecto a esta. Sensores Sensoresque se activan con la presencia de personas en un área. Computarizado Permitecontrolar el encendido y apagado de la luz de forma automática.

48. Efectos de los Colores Color Tieneimpactofísico y psicológico en los individuos. EfectosPsicológicos Productividad Fatiga Moral Actitudes Tensión

49. Combinaciones de colores Efectos de la luzsobre los colores El valor reflectivo de los colores Impacto del color Consideraciones al Seleccionar el Esquema de Colores

50. EsquemasAceptables en la Combinación de Colores Aquellosque son opuesto en la gráfica de colores. Complementarios Colores a cadalado de un color complementario. División Complementaria Trescoloresporigualdistantesuno de otro. Triada de Colores

51. División Complementaria Blue-Violet Blue-Green Tirada de Colores (Triad Colors) Complementarios

52. Efectos de la Luz en los Colores Diferentes tipos de luz artificial tienen diferentes espectros de colores. Los colores rojos o naranja no se deben utilizar si se tiene luces fluorescentes. La luz incandescente no favorece el color purpura o los esquemas de azul.

53. Impacto de los Colores Los colorestienden a creardiferentes estados de ánimo.

54. http://www.asifunciona.com/tablas/intensidad_sonidos/intensidad_sonidos.htm Es la unidad de medida de los sonidos. Decibeles Nivelmáximopermitido de sonido en el área de oficina 90 Db.

55. Formas de Controlar el Sonido en la Oficina Construcción Apropiada El sonidoviaja a través del aire e instalacionesestructurales. Incluye el uso adecuado de materiales de cubierta en el techo, piso, paredes y ventanas. Materialesque Absorban los Ruidos Incluyetapar los equipos quegeneranruidos considerable. Componentes queAbsorbanRuidos Técnica de Mascarilla Cubrir el ruidoindeseable con unodeseable.

56. ConsideracionesSistemaAireAcondicionado Temperatura del Aire Temperatura ideal es de 68°F. Niveles de Humedad El nivelóptimoes de 50. El aireadecuadoes de 25 pies cúbicos pro persona. Circulación del Aire Considerainstalación de sistemas de purificaciónpara remover los gérmenes, polvo y sucio. Limpieza del Aire

57. Beneficios de la Música Ayuda a incrementar la satisfacciónlaboral y productividad. Ayuda a reducir la monotonía y aburrimiento. Ayuda a la relajación mental y fatigafísica. Ayuda a reducir la tensiónnerviosa. http://www.office-sound-masking.com/

58. Componentes de un Programapara la Conservación de Energía Estudio de EficienciaEnergética Comitépara la Conservación de Energía EstablecerlasMetaspara la Conservación de Energía

59. Seguridad en la Oficina Proteger la información vital. Proteger la propiedad Física en la organización. Estrategias Limitar el acceso en áreas susceptibles (ID, llaves, sistemas automáticos de entrada, tarjetas codificadas). Luces de movimiento, que indican la entrada de un individuo en áreas específicas. Alarmas, códigos de seguridad y otras estrategias.