La documentación es fundamental para la eficiencia y costos de un centro de cómputo. Se necesitan manuales de estándares, procedimientos y usuarios. Estos manuales mejoran la comunicación, sirven como guía para el mantenimiento de sistemas, proporcionan referencias del pasado y material de capacitación. Sin la documentación adecuada puede haber operaciones ineficientes y aumento en esfuerzos redundantes.

1. DOCUMENTACIÓN DEL CENTRO DE CÓMPUTO
MANUALES DE ESTANDARES, PROCEDIMIENTOS Y USUARIOS
La eficiencia y el costo de la operación de un Centro de Cómputo se ven seriamente afectados
por la calidad e integridad de la documentación requerida para el proceso. Los controles de
documentación cumplen los siguientes propósitos:
Mejorar la comunicación.
Es una guía para el mantenimiento, modificación y recuperación de sistemas.
Proporcionar material de referencia sobre lo que ha sucedido en el pasado.
Sirven como herramienta de capacitación del personal.
Y si el Centro de Cómputo no cuenta con la documentación necesaria se presentaran las
siguientes consecuencias:
Operaciones ineficientes.
Aumento en esfuerzos redundantes.
Decepción no solo del personal del centro sino de los usuarios del mismo.
¿Qué documentación es la que necesitamos?
Documentación General de Sistemas: Es una guía que proporciona información
general al usuario para interactuar con el sistema.
Documentación de Estándares y Procedimientos: Consta del manual de estándares
que se aplicaran al Centro de Cómputo que agilizaran procesos, calidad, etc. Y el de
procedimientos el cual introduce a todo el personal de operación, programación y de
sistemas en el plan maestro del sistema, este manual se actualiza mediante el empleo de
guías periódicas.
Documentación de Programa: Lo componen todos los documentos, diagramas y
esquemas que explican los aspectos del programa. (Manual de Sistema)
Manual de Estándares
Los beneficios que se presentan en la aplicación de estándares y procedimientos en el centro de
cómputo:
Control de actividades de procesamiento.
Control de calidad de procesamiento.
Control de tiempo, costos y recursos.
Mejoras de la moral del personal.
Tipos de Estándares
Estándares de Métodos: Se utilizan como guía, los estándares son utilizados para
establecer prácticas uniformes y técnicas comunes.
Estándares de Desempeño.- Son utilizados como normas, son utilizados para medir el
desempeño de la función del procesamiento de datos.
Ricardo A. Álvarez Carballido Daniel A. Galván Villanueva Rodolfo Pérez Morales

2. DOCUMENTACIÓN DEL CENTRO DE CÓMPUTO
MANUALES DE ESTANDARES, PROCEDIMIENTOS Y USUARIOS
Estándares de Compra: Se establecerán todas las reglas para la realización de todas las
compras dentro de un centro de cómputo.
Estándares de Productividad: Se establecerán procedimientos para medir y obtener la
mayor productividad posible.
Estándares de Comunicación: Se establecerán formas para que los directivos puedan
visualizar el potencial real del centro de cómputo y no pidan imposibles.
Estándares de Trabajo: Se establecerán las reglas para el trabajo dentro del centro de
cómputo.
Estándares de Programación: Menciona los estándares a seguir en la programación, la
operación de sistemas, para aumentar la seguridad de estos. Como en el caso de la
documentación de sistemas y programación, las instrucciones de operación de la
aplicación que deben copiar y ubicar en algún lugar distante.
Manual de Usuario
Provee a los usuarios con una idea acerca de los requerimientos y funcionamiento del Centro
de Cómputo, esta idea permite la coordinación de actividades y soporta el desarrollo de
confianza entre usuarios y el personal del Centro de Cómputo.
Esta documentación es llamada el libro de centro de datos o simplemente libro de mano de
usuario. El libro de mano debería empezar con una carta de administración indicando el soporte
de los estándares contenidos, después se explica el soporte y los libros anticipados, indicando
como los usuarios se benefician con el cumplimiento de los estándares. Si estos cuatro tipos de
documentación son desarrollados detalladamente se podrá decir que se cuenta con un Centro
de Cómputo con altos niveles de calidad.
Manual de Procedimientos
Este manual contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades del
Centro de Computo. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las
copias que de los mismos se realizan.
Ricardo A. Álvarez Carballido Daniel A. Galván Villanueva Rodolfo Pérez Morales