Este documento trata sobre la preservación y conservación de documentos digitales. Explica que la preservación digital garantiza el acceso futuro a archivos y activos digitales a pesar de los cambios tecnológicos. También describe estrategias como el uso de metadatos, migración y emulación para asegurar que la información permanezca legible e intacta a largo plazo a pesar de la obsolescencia tecnológica. Finalmente, discute problemas como condiciones ambientales y amenazas a la seguridad que pueden afectar la

1. DOCUMENTOS DIGITALES
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES
Stevend De Hoyos Cárdenas
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Universidad Del Quindío

2. Preservación Digital
La preservación digital no es un concepto nuevo, pero es
cada vez más importante a medida que las instituciones
generan una mayor cantidad de activos digitales.
En términos sencillos, la preservación digital es el proceso
que garantiza el acceso en el futuro a los archivos y activos
digitales, independientemente de que sean versiones
digitales o digitalizadas. Se trata de un proceso de gestión
de los activos digitales y de garantizar que puedan
utilizarse a largo plazo. El proceso garantiza el uso incluso
cuando los formatos de archivo y las tecnologías
evolucionan.

3. Conservación Digital
Su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital. En formato
digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo
largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible,
auténtica e íntegra.

4. Conservación Digital
 Salvaguardar integridad y autenticidad de la información para su posterior uso.
 Asegurar la legibilidad y acceso.
 Combatir el deterioro y obsolescencia de los soportes de información.
Objetivos

5. Estrategias de preservación y conservación de los
documentos digitales
Según los estándares archivísticos y tecnológicos SGDEA ley 1437 del 2.011
 Deben considerar principios de conservación por tiempo , longevidad de los
medios de almacenamiento.
 Las organizaciones son responsables de la gestión de información con un un
desempeño y el cumplimiento de funciones.
 Adecuada clasificación, organización, almacenamiento, y custodia de los
documentos. Como también en la conservación y protección de los documentos
bajo su lupa.
 Para los documentos electrónicos deben almacenar los documentos con el uso de
plataformas tecnológicas para poder recupera y utilizar estos documentos, para
convertir los datos en un soporte estable normalizado y fácil de encontrar

6. Estrategias de preservación y conservación de los
documentos digitales
 Se debe mantener los datos con su forma original mediante programas y equipos
informáticos.
 Los documentos electrónicos necesitan tener condiciones controladas para su
conservación como la temperatura aproximadamente de 30- 50 de humedad y 65-
68 grados Fahrenheit por que si hay una humedad excesiva causa deterioro
químico, físicos y biológicos , para ellos se deben utilizar termohigrografo , des
humificadores.
 Deben tener manuales de procedimiento de instrucciones para el uso y
manipulación de documentos, con planes de emergencia para la conservación y
proteger los documentos de virus informáticos.

7. Principios de la Preservación y Conservación Digital
 Principio de integridad: Asegurar que el contenido, la estructura lógica y el contexto no sea
modificado ni se afecte la fiabilidad ni la autenticidad del documento.
 Principio de equivalencia: Modificar, cuando sea necesario, la forma tecnológica como una
medida para enfrentar la obsolescencia tecnológica y para garantizar el acceso a la
información, sin alterar el valor de los documentos como evidencia.

8. Principios de la Preservación y Conservación Digital
 Principio de economía: Aplicar procesos, procedimientos, métodos y técnicas de preservación
viables, prácticos y apropiados para el contexto de los documentos, de tal modo que se asegure
la sostenibilidad técnica y económica.
 Principio de actualidad: Mantener la capacidad para evolucionar y ajustarse a los cambios
tecnológicos con el fin de garantizar la preservación de los documentos en el futuro.
 Principio de cooperación: Reutilizar y compartir soluciones ya existentes y desarrolladas de forma
conjunta con otros archivos digitales.
 Principio de normalización: Generar lineamientos y herramientas basadas en normas, estándares
y buenas prácticas.

9. Politicas de la preservación y Conservación digital
Tiene como objetivo identificar y describir las razones que han motivado a la
institución a crear el archivo digital y a desarrollar la política de preservación
digital, los beneficios de contar con dicha política, las áreas definidas que se
incluyen, las problemáticas más importantes discutidas, las estrategias y
limitaciones de la institución y demás aspectos específicos y relevantes
relacionados con la preservación digital.
Los principales referentes de la política de preservación son: el Modelo de
referencia OAIS y el marco legal colombiano.

10. Estrategias de Conservación y Preservación de los
Documentos Digitales
Se han propuesto muchas estrategias de preservación digital, ninguna de ellas es
apropiada para todos los tipos de datos, situaciones o instituciones. A continuación
se hace una descripción de los puntos básicos a seguir, comenzando por un
vocabulario de términos a tener en cuenta.
 Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de
preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un
acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el
lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la
tecnología como en la comunidad de usuarios.

11. Estrategias de Conservación y Preservación de los
Documentos Digitales
 Copias de seguridad: Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto
digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación,
las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo
plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a
un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales
bien a destrucción malintencionada.
 Actualización: Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacena-
miento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por
ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).
 Metadatos: también en el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos6 al
afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la
producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán
aumentados en la fase de catalogación e identificación.

12. Estrategias de Conservación y Preservación de los
Documentos Digitales
 Información sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza técnica del objeto que indica al
sistema cómo representar los datos con un tipo específico y un formato. A medida que las tecnologías de
acceso cambian, estos metadatos de representación también cambian y necesitan ser actualizados.
 Información descriptiva para la conservación, consistente en otra información necesaria para la gestión y uso
de los objetos a largo plazo, incluyendo identificadores y detalles bibliográficos, información sobre los
propietarios del objeto, gestión de derechos de acceso, historia, contexto incluyendo la relación con otros
objetos y la información sobre la validación de los formatos.
 Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que
hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones
original, controladores de medios, etc.

13. Estrategias de Conservación y Preservación de los
Documentos Digitales
 Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra,
tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características
esenciales de los datos.
 Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización de estándares es al software lo que los soportes
perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales
adhiriéndose a estándares reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más esotéricos y menos soportados.
 Emulación. La emulación encapsula el comportamiento del software o hardware
junto con el objeto digital mismo. Está siendo considerada como una alternativa a la
migración.

14. Plan de Preservación Digital
Establece el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar:
• Los programas
• Estrategias
• Procesos y procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos
de archivo en condiciones de integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad,
seguridad, confidencialidad, trazabilidad y accesibilidad.

15. Problemas y Amenazas
Los problemas que se pueden presentar en la conservación digital están ligados a los documentos digitales
Amenazas
 Medio ambiente
 Condiciones ambientales
 Desastres naturales
 Hombre
 Obsolescencia tecnológica.

16. Seguridad
 Confidencialidad.
 Características de la seguridad de la información.
 Aspectos de la política de seguridad de la información
 Integridad.
 Disponibilidad.
 Autenticidad.
 Auditoria.
 Duplicidad.
 No repudio.
 Legalidad.
 Confiabilidad.

17. Patrimonio Digital
El patrimonio digital es aquel material documental que por su valor debe ser conservado y preservado a lo largo
del tiempo, es decir, tiene una conservación total.
Cada vez son más los recursos culturales y educativos del mundo que se producen y distribuyen y a los que se
tiene acceso en forma digital en lugar de en papel. El patrimonio de origen digital que puede consultarse en línea,
por ejemplo, las publicaciones periódicas electrónicas, las páginas de la Red mundial o las bases de datos en línea,
ya forma parte del patrimonio cultural del mundo. Ahora bien, sucede que la información digital está expuesta a la
obsolescencia técnica y el deterioro físico.

18. Referencias Bibliográficas
Archivo General de la Nación Colobia AGN. (s.f). Glosario. Disponible
en:
https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
Archivo General de la Nación Colobia AGN. (s.f). Preservación digital a largo plazo - inforgrafía. [pdf]. Disponible
en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Infografias/13_Preservac
ionLargoPlazo.pdf
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Fundam
entosPreservacionLargoPlazo.pdf