La importancia de conservar de forma permanente los documentos digitales ha estado presente desde los primeros tiempos de la revolución informática. Sin embargo, han sido pocas las experiencias de crear archivos digitales, debido principalmente a la dificultad para encontrar soluciones técnicas a los problemas de obsolescencia, al alto coste económico y a la ausencia de instituciones que asuman esta responsabilidad.

1. Estudiante: Tomas Pinto Moscote
Docente: Ricardo Antonio Botero Ríos
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Octubre de 2021
DOCUMENTOS DIGITALES
UNIDAD 2 – PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES

2. 1. Definir que es El Archivo Digital.
2. Identificar las áreas de Acción y sus características.
3. Conocer en qué consisten las nuevas tecnologías de archivo.
4. Describir las áreas de gestión de los archivos Digitales.
5. Definir que son las Imágenes Digitales.
6. Objetivos de la preservación y conservación digital.
7. Estrategias de conservación y preservación de los documentos digitales.
8. Creación, conservación, y difusión de los documentos digitales.
9. Problemas que se presentan en la conservación Digital.
10. Patrimonio Digital
CONTENIDO

3. 1. Qué es el Archivo Digital
Es un archivo que una organización
opera, que puede formar parte de una
organización más amplia, de personas
y sistemas, que ha aceptado la
responsabilidad de conservar
información y mantenerla disponible
para una comunidad designada.

4. 2. Áreas de Acción y sus Características
Análisis de procesos
Se realiza la descripción, caracterización y
reconocimiento de los procesos.
Análisis de información documental
Conocimiento integral en la producción
documental y medios en que se registran.
Selección y valoración documental
Aplicando el ciclo vital del documento en sus tres
fases.
Desarrollo de mecanismos de control
Se verifica la producción y el flujo de consulta sin
retraso e interferencia.

5. 3. Las Nuevas Tecnologías de Archivo
Son todas aquellas que permiten la descripción y
automatización de cada uno de los procesos
relacionados con la documentación y que están
basadas en la informática y los nuevos soportes
electrónicos.
En los últimos 10 años los avances tecnológicos han
permitido la comunicación simultánea en tiempo real,
lo que ha permitido de pasar del Archivo Tradicional
del soporte Papel al Electrónico. Algunas de estas
son:
El Ordenador Personal, La Digitalización y La
Microfilmación.
Las Redes: El Correo Electrónico, La Intranet e
Internet.

6. 4. Las Áreas de Gestión de los Archivos Digitales
 Análisis de tipos documentales
 Denominación de Series o
documentos
 Productor, órgano u oficina y función
 Descripción de documentos
 Evolución y difusión electrónica
 Módulo de recuperación de
información.
 Servicio de información Multimedia
tipo WWW.

7. 5. Qué son Las Imágenes Documentales
Es aquella que fue realizada de forma muy descriptiva, generalmente
dejando evidencia de un suceso o documentándola.
Pueden ser usadas para fines históricos, bibliográficos, situacionales,
legales, sociales, educativos, entre otros.

8. 6. Objetivos de la preservación y conservación digital
Asegurar la legibilidad:
Facilidad de lectura y compresión del archivo digital y
la integridad de los objetos digitales conservados.
Conservar la autenticad e integridad:
La información preservada y conservada sea la que
inicialmente se guardó y no halla cabida a
modificaciones en su contenido.
Según Castro, L., Giraldo, L., Hernández, F. (2016)
Fuente:

9. 7. Estrategias de Conservación y Preservación de los Documentos
digitales
Estrategias a corto plazo
 Conservar el entorno tecnológico
 Conversión
 Renovación del soporte
 Refreshing
Estrategias a medio plazo
 Migración
 Emulación
 Impresión en papel
 Sistema hibrido
Estrategias alternativas o
enfoque no digitales
 Impresión en papel
 Sistema hibrido
 Conservación de los contenidos de la red

10. 8. Creación, Conservación, y Difusión de los Documentos Digitales
El proceso de la digitalización es la de
preservar y difundir, donde la
preservación es la necesidad de
anticipar, prevenir, detener, retardar un
documento (texto, sonido, imagen,
video), mientras, la difusión se refiere a
facilitar las nuevas formas de acceso y
uso.

11. 9. Problemas que se presentan en la Conservación Digital
Problemática General:
 Dependencia de elementos tecnológicos para su consulta
 Facilidad para modificarlos
 Virtualidad debido a su independencia del soporte físico
Principales amenazas:
 Medio Ambiente
 Las condiciones de temperatura y humedad relativas
 Desastres naturales
 El hombre
 Obsolescencia tecnológica

12. 10. Patrimonio Digital
Está formado por los materiales informáticos de valor perdurable dignos de ser conservados para las
generaciones futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y regiones diferentes.