Conceptos básicos, políticas, estrategias y problemas comunes en la preservación y conservación digital de los documentos

1. Mariela Correa Anturi
Gladys Emir Cortés Sinisterra
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES

2. 1. Introducción
2. Objetivos
3. La Conservación Digital
4. Objetivos de La Preservación y la Conservación Digital
5. Principios de La Preservación y la Conservación Digital
6. Políticas de La Preservación y la Conservación Digital
7. Estrategias de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales
8. Ejemplos de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales
9. Problemas presentados en la Conservación Digital
10. Patrimonio Digital
11. Conclusión
12. Bibliografía
CONTENIDO

3. 1. INTRODUCCIÓN
La necesidad de estar informados y/o documentados, permite la
trazabilidad de procesos para la generación de acciones que conlleven al
logro de los resultados deseados. Es por eso, que con la evolución de la
Ciencia y de la tecnología, se perfila la actualización de los conocimientos,
lo cual obliga a la conservación y preservación de la información y del
material físico originado mediante la Digitalización de los Documentos. El
hecho de no acceder a esta técnica, pone a la humanidad y a las empresas
en un riesgo alto de perder su memoria histórica.
Por esa razón, en el presente trabajo, se darán a conocer los conceptos
básicos necesarios y elementales relacionados con la Preservación y
Conservación de los Documentos Digitales, tales como: principios,
políticas, estrategias, problemas comunes y patrimonio digital.

4. 2. OBJETIVOS
1. Establecer la diferencia entre los conceptos preservación digital y
conservación digital.
2. Identificar los principios y políticas que rigen la preservación y
conservación de los documentos digitales.
3. Identificar los casos en los cuáles se debe proceder con la
digitalización de los documentos para su conservación y
preservación, aplicando las normas y directrices establecidas.

5. 3. LA CONSERVACIÓN DIGITAL
La preservación digital se define como el
conjunto de métodos, normas y técnicas
establecidas para garantizar que la
información digital almacenada,
independiente de su formato, programa,
máquina o sistema que se utilizó para su
creación, prevalezca y se use en el
futuro a pesar de los gigantescos
cambios tecnológicos.
Difiere de la conservación digital, ya que
esta busca a corto plazo prevenir el
deterioro del soporte de la información o
de los documentos.

6. POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL?
POR SU VALOR
POR SU FACILIDAD DE
DIFUSIÓN
Administrativo
Informativo
Legal
Cultural
Redes de Comunicación -
Internet
Planes de Digitalización
de Documentos

7. 4. Objetivos de La Preservación y la Conservación Digital
 Garantizar la legibilidad del
documento digital, que su lectura sea
fácil y comprensible, guardando la
integridad de sus características
originales.
 Garantizar la autenticidad e integridad
del documento digital, guardando la
integridad de sus características
originales, sin lugar a modificaciones
en su contenido.

8. 5. Principios de La Preservación y la Conservación Digital
POR LA PERMANENCIA DE
LOS DOCUMENTOS
POR SU
ACCESIBILIDAD
El documento debe estar
disponible por un lapso de
tiempo determinado.
Evaluando
La seguridad, continuidad y
duración del soporte,
verificando la obsolescencia
del soporte tecnológico para
su acceso
El documento y la información,
independiente de su soporte
debe ser fácilmente accedido.
Tiene estrecho vínculo
con
La permanencia y/o vigencia
del soporte que contiene la
información, un principio
dependen del otro.

9. 6. Políticas de La Preservación y la Conservación Digital
Decidir qué conservar: realizar selección
del material teniendo en cuenta su estado
actual y uso o nivel de consulta.
Socializar, aplicar las normas y efectuar
sensibilización de la necesidad de la
preservación digital.
Estricto control de los elementos del
patrimonio digital: estos deben
transferirse a un lugar que garantice su
control, protección y gestión.
Mantenimiento de la accesibilidad: la
capacidad de acceso a la información
digital debe ser constante, lo cual implica
evaluación permanente de los cambios en
los recursos tecnológicos.
Gestión y prevención de los riesgos a los
que se encuentra inmersa la preservación
digital.
Asignar responsabilidades, debe existir
personal idóneo y con aptitudes acordes
para asumir el rol de liderazgo en la
gestión de la preservación digital.

10. 7. Estrategias de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales
Estrategias
alternativas o
enfoque no
digitales
Estrategias a
corto plazo
tanto hardware,
software
•Migración
• Interoperabilidad
• Compatibilidad
retroactiva
• Emulación
Solucionar variedad
paquetes y software
 Conservar el entorno
Tecnológico
 Conversión
 Renovación
del soporte Refreshing
Recrear apariencia
y funcionalidad-
emulador
Transferir datos
a otro formato
• Impresión en papel
• Sistema hibrido (digitalización-
microfil)
• Red
Estrategias a
mediano plazo

11. 8. Ejemplos de Conservación y Preservación de los Documentos Digitales
Transferir de un formato pdf a Word,
Transferencia de un sistema operativo a
otro (de Windows a Linux)
Copias de seguridad o de
respaldo (backup)

12. 9. Problemas presentados en la Conservación Digital
Medio Ambiente, condiciones de temperatura y
humedad, desastres naturales
El hombre
Obsolescencia tecnológica:

13. 10. Patrimonio Digital

14. Gracias al desarrollo de la presente actividad, fue posible
comprender la gran importancia que tiene la preservación y
conservación de los documentos digitales, por cuanto la tecnología
ha ido evolucionando vertiginosamente hasta llegarse a imponer
para todo proceso en las organizaciones; es así como debe
garantizarse tanto su preservación como conservación de tal
manera que se logre una fuente de consulta y toma de decisiones
efectivamente cuando se requiera
11. Conclusión

15. 12. BIBLIOGRAFÍA
Ecured. Conservación de documentos. Recuperado desde:
https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
Wikipedia. Preservación digital. Recuperado desde:
https://es.wikipedia.org/wiki/Preservaci%C3%B3n_digital