Este documento presenta información sobre documentos electrónicos. Define qué son los documentos electrónicos, sus componentes, clasificaciones y problemas relacionados con su conservación a largo plazo debido a la rápida obsolescencia tecnológica. También discute el documento electrónico de archivo y su definición según el Archivo General de la Nación.

1. Eje Temático No 2
Documentos Electrónicos
David Miranda Sáez
José Ricardo González
Sissi Ivette Jalilie
María Cristina Rodríguez
Docente
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Asignatura
Gestión de Documentos Electrónicos G2
Programa Académico Ciencia de la Información y
La Documentación, Bibliotecología y Archivística
Facultad de Ciencias Humanas y artes
Universidad del Quindío
2012

2. Documentos Electrónicos
• Es toda expresión gráfica, sonora, texto e imagen, recogidas en
soporte magnético o tipo de dispositivo electrónico. Y que el
contenido está codificado mediante algún tipo de código digital,
que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el
auxilio de detectores de magnetización.
• El documento electrónico es toda representación informática
que da como testimonio de un hecho.
Según artículo 2° letra d) de la ley 19.799 del 12 de abril de
2002: “toda representación de un hecho, imagen o idea que sea
creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos
y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso
posterior”

3. Documentos Electrónicos
En la automatización de la información que da
descrito que el documento electrónico es el
contenido integrado en un archivo informático
mediante un programa de computador, el cual es
creado, transferido, archivado en medios
electrónicos u ópticos. Permitiendo la representación
material para reproducir las decisiones,
requerimientos y políticas de una organización o una
persona natural”

4. Componentes
• CONTENIDO: El cual hace referencia a la información del
documento.
• ESTRUCTURA: Se relaciona con la forma como se organizan los
datos.
• CONTEXTO: Se relaciona con otros datos o información
asociada.
• PRESENTACIÓN: Es la apariencia del documento una vez ha
sido recuperado.

5. • Estos componentes le dan:
• Significación al documento electrónico.
• Diferencia con respecto a un simple registro
electrónico (conservado en un equipo o en un medio
de almacenamiento físico) o una base de datos.

6. CLASIFICACION
Dentro la clasificación encontramos los documentos formados por la
computadora y los documentos formados MEDIANTE la computadora:
• El primero nos indica que dicha computadora no se limita únicamente a
materializar una decisión, o regulación ya formada, sino también a una
serie de datos y parámetros para un adecuado programa.
• El segundo se refiere a un caso distinto, pues la computadora documenta
una regulación de intereses ya expresados en otras instancias o en otras
formas. Ya que su actividad se dirige sólo a comprobar y no a constituir.

7. CLASIFICACION SEGÚN SU
TIPOLOGIA
Tipología:
Por su origen: digitales o digitalizados.
Por su suporte: ópticos o magnéticos
Normas y protocolos:
 Números internacionales: ISBN, ISSN, ISMN, ISRC, ...
 DOI: Digital Object Identifier. DOI
 Uniform Resource Locator (URL)
 Persistent URL (PURL) PURL
Para que archivar documentos digitales?
Para garantizar su valor, ya sea administrativo, legal, informativo o cultural.
Digitalizar documentos no electrónicos para facilitar su acceso y difusión y como
copia de seguridad

8. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que
se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los
documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido
entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de
preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que
en el impreso.
La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservación de
los documentos electrónicos y por ello ha redactado la Carta para la
preservación del patrimonio digital 2. En el artículo 3 de la misma se reconoce
el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma:
“El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la
posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia
de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres
existentes en torno a los recursos, la responsabilidad, los métodos para su
mantenimiento, conservación y la falta de legislación que ampare estos
procesos”.

9. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• La evolución de la tecnología digital ha sido tan rápida y onerosa
que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar
estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas.
• No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa
sobre el potencial económico, social e intelectual y cultural que
encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.
• Un problema añadido, está en que la creación de metadatos no está
suficientemente integrada en las herramientas de creación de estos
objetos para confiar solamente en el proceso de creación.

10. PROBLEMÁTICA DE LA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
• A medida que los proveedores de software comiencen a incorporar XML y arquitecturas RDF
(Resource Descripción Framwork) en sus procesadores de texto y bases de datos, la creación
de metadatos como parte integrante del proceso de creación será considerablemente más
fácil.
• El proceso de migración de datos a un sistema electrónico de gestión de documentos (SGD)
resulta altamente costoso y se tiene el riesgo de que se pueda alterar la integridad y el valor
probatorio o legal de los documentos.
• Se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos, debido a la
obsolescencia de las tecnologías que intervienen en la generación y el almacenamiento de
estos documentos, equipos y aplicaciones y la fragilidad de los soportes en que se conservan.
• Además de lo anterior existe una ley que reglamenta el acceso y uso de este tipo de
documentos: Ley 527 de 199 Art. 12 y 13.

11. DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO
• Son un conjunto de documentos producidos, recibidos o
reunidos por una persona natural o jurídica de modo
involuntario o espontaneó, los cuales se conservan y
trasmiten mediante medios electrónicos, allí se conservan
tras efectuarse una selección a partir de la identificación y
valoración de las series, con medidas de autentificación,
preservación y organización adecuada con su modo de
producción, teniendo como fin garantizar su valor
informativo, legal y cultural, así como el de permitir su
acceso y uso mediante las tecnologías de la información.

12. • Definición según el AGN Documento
Electrónico De Archivo
Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.