Este documento proporciona instrucciones para asegurar la comunicación efectiva de instrucciones a subordinados, proveedores y clientes que se encuentran en diferentes lugares. Explica la importancia de poner las instrucciones por escrito, asegurarse de que han sido entendidas y obtener confirmación de recibo. También recomienda formatos de comunicación como correo electrónico, chat y videoconferencia, y ajustar el nivel de formalidad según el destinatario.

1. Ensayo
instrucciones
Pregunta
F

2. «
Acaba
de
par+cipar
de
una
reunion
importante
con
tu
superior.
Como
te
aseguras
que
cada
parte
de
las
instrucciones
que
recibiste
llegara
de
forma
adecuada
a
cada
subordinado,
proveedor
y
cliente,
los
cuales
se
encuentran
en
diferentes
partes
del
mundo
?
»

3. Indice
a) Obje3vos
b) Principios
generales
c) Deficiencias
a
evitar
en
la
comunicación
d) Comunicación
interna/externa
e) Formatos
de
comunicación
f) Control
de
la
difusion
de
las
instrucciones
g) Instrucciones
des3nadas
a
subordinados
h) Instrucciones
des3nadas
a
proveedores
i) Instrucciones
des3nadas
a
clientes
j) Resumen

4. Obje3vos
• Cuando
se
controla
la
transmisión
de
instrucciones
hay
que:
 Asegurarse
que
las
instrucciones
han
llegado
a
las
personas
adecuadas
 Asegurarse
que
las
personas
han
entendido
perfectamente
cada
parte
de
las
instrucciones

5. Principios
generales
• Poner
todo
por
escrito
• Presentar
datos
claros
• Exigir
un
acuse
de
recibo

6. Deficiencias
a
evitar
en
la
comunicación
• Falta
de
comunicación
• Mala
comunicación
• Problemas
de
comunicación
 Trabajo
ex-­‐ante
tan
importante
como
ex-­‐post

7. Comunicación
interna/externa
• Interna
(
en
general
será
más
formal)
:
Subordinados
• Externa
(en
general
será
más
informal)
:
Proveedores
y
clientes
 Determina
el
3po
de
comunicación
y
el
grado
de
formalidad

8. Formatos
de
comunicación
• Llamadas
telefónicas
(Móvil
y
teléfono)
• Mensajes
(Normales
o
3po
BBM,
whatsapp,
iMessage)
• Google
chat
(O
similar
con
uso
de
la
red
interna)
(U3lización
del
cloud)
• Google
doc
• Facebook
(Para
conversaciones
en
grupo)
• Correo
electrónico
• Videoconferencia

9. Control
de
la
difusión
de
las
instrucciones
• Poner
obje3vos
claros
• Asegurarse
de
tener
un
feedback
en
el
plazo
especificado
previamente
• Dividir
las
instrucciones
en
dis3ntas
partes
si
es
necesario

10. Instrucciones
des>nadas
a
subordinados
I

11. Instrucciones
des>nadas
a
subordinados
II

12. Instruciones
des>nadas
a
subordinados
III
B. Si
comunicamos
con
varias
personas
1. Mismas
condiciones
que
al
comunicar
con
una
persona
2. Según
las
instrucciones,
uso
de
herramientas
dis3ntas
(google
chat,
mail
conjunto,
facebook,
google
doc
con
accesos
específicos)
3. Nombrar
un
responsable
si
muchas
personas
involucradas
4. Dividir
las
tareas
de
manera
clara

13. Instrucciones
des>nadas
a
proveedores
I
1. En
general:
mismos
conceptos
que
para
los
subordinados
2. Pero:
Control
más
complicado
en
la
prác3ca
 Muy
importante
poner
todo
por
escrito
 Instrucciones
muy
claras
y
detalladas
 Mantenerse
en
contacto
con
el
representante
(
comunicación
más
formal;
uso
de
mails
más
frecuente
que
mensajes
o
chat)
 Asegurase
que
el
proveedor
ha
enten3do
lo
que
le
pedimos

14. Instrucciones
des>nadas
a
clientes
• Ningún
control
directo
• Uso
del
marke3ng
1. Encuestas
(grado
de
sa3sfacción,
de
comprensión,…)
2. U3lizar
datos
disponibles
(feedback
a
través
ventas,
reclamaciones,…)
3. U3lizar
las
nuevas
posibilidades
de
la
web
2.0
(facebook,
twicer,…)
para
recibir
más
feedback

15. Resumen
• Dis3ntas
herramientas
permiten
controlar
ex-­‐post
si
las
instrucciones
han
sido
recibidas
(mail,
móvil,
mensajes,
chat,
google
docs,…)
• Trabajo
ex-­‐ante
tan
o
más
importante
(instrucciones
claras,
detalladas,
bien
explicadas)
• Mucho
más
fácil
controlar
ex-­‐post
cuando
el
trabajo
ha
sido
bien
echo
ex-­‐
ante
• Importante
asegurarse
que
han
recibido
las
instrucciones
pero
también
que
las
han
entendido
• Si
instrucciones
muy
importantes:
desplazarse
para
mejor
control
(vice-­‐
presidente
Apple
en
China
para
controlar
embalaje
iPhones,…)