Este documento presenta las experiencias y propuestas para la correcta integración y administración de un equipo virtual de proyectos. Se definen los equipos y sus características, y se destacan 10 claves para tener éxito con un equipo virtual: 1) construir el equipo con cuidado, 2) comunicación constante, 3) uso de herramientas colaborativas, 4) priorizar a la gente sobre la tecnología, 5) ponerle rostro al equipo, 6) delegar tareas y dar seguimiento, 7) prepararse para la diversidad cultural

1. PMI Tour Cono Sur MendozaSábado, 7 de Noviembre de 2009

2. Equipos VirtualesRoberto Toledo, MBA, PMPAlpha ConsultoríaMéxico

3. ObjetivoPresentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de ProyectosBuena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas del proyecto SUMA Amadeus en el que hemos colaborado con Mexicana de Aviación

4. AgendaEquiposFactores Importantes en cualquier equipoLos Equipos VirtualesLas 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual

5. ¿Equipo vs. Grupo?Grupo: Conjunto de personas con un objetivo común. En la vida diaria se observan grupos de personas que persiguen un objetivo común pero la consecución del mismo es independiente entre los miembros.Equipo: Conjunto de personas con un objetivo común que constituye un reto para sus integrantes y con interdependencia significativa entre sí. Se observa en conjuntos con alto grado de participación para alcanzar los fines que se han propuesto.

6. ¿Qué es un equipo eficaz?El que logra lo que se propone.

7. El que resuelve los problemas.

8. El que sostiene los resultados en el tiempo.

9. Con oportunidad.

10. Con un alto nivel de aportación individual.

11. Con un bajo nivel de conflicto.¿Y el Líder del Equipo?¿Cuál es la responsabilidad del líder en la integración de un equipo?Coordinar los esfuerzos del equipo, logrando sinergias, asegurando que los elementos para la funcionalidad del mismo están presentes.La existencia del objetivo que cumpla con los requisitos para hacerlo alcanzable.

12. En función del objetivo la selección de las personas capacitadas.

13. Seleccionadas las personas la apropiación del objetivo.

14. Apropiado el objetivo la alineación de los valores.

15. Alineados los valores la definición de los métodos.El Equipo VirtualCaracterísticas más importantes…Dispersión geográficaDispersión culturalDiferentes husos horariosDistintos idiomasDistintos lenguajesDispersión en la jerarquía de valoresPor lo que hace un uso intensivo de herramientas de telecomunicación¡¡Requiere un tratamiento especial!!

16. ¿Entonces?10 claves para tener éxito en la dirección de un equipo virtual

17. 1. Construye con mucho cuidado al EquipoCaracterísticas más importantes de los Equipos Efectivos:Objetivo ComúnRoles y Responsabilidades bien definidosHerramienta: Matriz de ResponsabilidadesHaz que tu Equipo sea lo más tangible posibleIdentidad propiaMantén un alto nivel de entusiasmo y motivaciónSatisfacción por el logro, tal vez la más importante. Caso Mexicana de Aviación

18. Matriz de Responsabilidades1.- Responsabilidad Directa2.- Supervisión 3.- Aprobación Final

19. 2. ¡¡Comunicación, Comunicación!!Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtualNo pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipoRecuerda: Objetivo  Valores  Métodos y herramientasEl mayor involucramiento debe ser en la etapa de planeaciónEn la etapa de Control debemos centrarnos en un constante seguimientoHerramienta: Plan de Comunicación

20. Plan de Comunicación

21. 3. Uso intensivo de las “Top Five”Portal de InformaciónTeamBuilding y VisibilidadColaboraciónComunicaciónReuniones de Trabajo

22. El Portal del Proyecto

23. 4. La gente va primero, la tecnología despuésLiderazgo efectivo y que delega:Confianza en la genteParticipación constanteProcesos de comunicación:RetroalimentaciónTotal aperturaSolución de conflictosEmpatíaEscucha activa Buscar resolver (ganar-ganar)

24. 5. Ponle Rostro al EquipoEs importante poner un rostro a las personas con las que interactuamosSiempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: ¡¡Importantísimo!! Vale la pena el gastoUsa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posibleNuevamente, la utilización de Facebook como herramienta de colaboración en proyectos

25. 6. Delega y da seguimiento religiosamente“Mi secreto es delegar absolutamente todas las tareas y después dar seguimiento constante”Michelle LaBrosse, ChiefCheetahSe escrupuloso con la reunión semanal de seguimiento

26. Establece reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo