presentación sobre equipos de oficina

2. Red de ordenadores privados que
utiliza el internet
Usan los protocolos TCP /IP
Se usa instalándolo a uno o varios
computadores
Intranet
Conjunto descentralizado de redes de
comunicación
Buscando desde el ordenador o
Internet ingresando la dirección web
Internet. Usa los protocolos TCP/ IP
Un servidor que permite enviar y
recibir mensajes y archivos
rápidamente
correo Sale del ordenador y se dirige al
servidor quien lo remite el ordenador
electrónico del destinatario
Tiene 3 partes: encabezado, mensaje
y el cuerpo del mensaje

3. Información adaptada para el www
para acceder a ella desde el
navegador
Pág.. Funciona ingresando la dirección de
la pág. en el navegador
web
Esta compuesto por: un informador
un modulo de multimedia
Sitio web que recopila
cronológicamente textos o artículos
Blog. Su creador ingresa su clave y sube
sus artículos, fotos videos y los deja
a disposición del los cibernautas
Su estructura esta dada por : el post
o entrada
, comentarios, temporalidad , su
clasificación

4. Centro de atención a llamadas estas
llamadas pueden ser para : atención
de servicio al cliente, reclamos ventas
etc.
El encargado debe ser ágil veraz
Call center rápido y siempre usar la cortesía
Es una herramienta para acercarse a
sus clientes
También conocido como
mensáfono, es un elemento que nos
permite recibir mensajes cortos
b
e Es un dispositivo muy sencillo que
e cuenta con una pantalla liquida, una
p alerta vibratoria y botones de control
e
r
Trabaja mediante señales de radio
para enlazar el centro de control con
el destinatario

6. Sistema de comunicación
dentro de un circuito telefónico
cerrado
Se instalan varios equipos de
citofonia en la empresa cada
uno consta de un auricular y un
tablero
Citófono
Se usa marcando la tecla
correspondiente a la oficina con
la que se desea comunicar

7. Directorio telefónico
es
Una herramienta de uso
diario, son libros que registra los
hombres, direcciones y teléfonos
de los ciudadanos así como
teléfonos de interés general.
tipos Reúne datos de los
ciudadanos y de comercio
general
comercial Este tipo de directorio nos
ofrece un amplio espacio de
privado información sobre el comercio
Contienen datos de
interés privado eje: las Son de uso público
empresas, los hogares Pág. amarillas

8. COMO USAR UN DIRECTORIO
 Para el buen uso de un directorio telefónico se
debe tener en cuenta:
- buscar en el índice
- buscar alfabéticamente

9. EMPRESAS DE TELEFONÍA
-En 1990 empezó a operar la empresa de telefonía
colombiana Telecom
- luego llegaran las empresas de telefonía móvil
-Comcel
-Movistar
-Tigo
- Uff

10. Buenos
días/tardes,(nom
bre de la
empresa)
Le atiende
(nombre del
profesional)
Cuénteme
Todos los
recepcionistas
profesionales
debe responder
de igual forma a NORMAS DE
todos los
clientes. UNA
RECEPCIÓN
TELEFÓNICA

11. Los modales y la cortesía.
La capacidad de análisis para identificar
situaciones, tomar determinaciones y
seleccionar el público.
La comunicación, el lenguaje, la
vocalización y la entonación de la voz.
RECEPCIÓN Se debe
EFECTIVA tener:
La discreción y el buen criterio.
La firmeza, para no dejarse intimidar y
no ceder ante situaciones falsas o
descorteses.
La paciencia, cuidando de no mostrarse
altanera, ansiosa, grosera o sarcástica.

12. FORMAS DE CONTESTAR
Como no se Como si se
debe contestar debe contestar
• ¿Quién lo llama?
• ¿Quién le llama? • ¿ha mantenido ya usted contacto?
• ¿Le conoce usted? • ¿Qué puedo hacer por usted?
• Creo que… • Sé, que este producto….
• Voy a consultarlo
• No se, eso creo • ¿prefiere esperar o llamar dentro de
• ¿Espera o vuelve a llamar? unos minutos?
• Un momento por favor
• No cuelgue, espere • Gracias por esperar

13. EL MANEJO DE LA
AGENDA
Nos ayuda a diferenciar lo
urgente de lo importante,
teniendo en cuenta unos
elementos muy
importantes: la fecha, hora
y asunto del cual se vaya a
tratar.

14. ¿Qué se anota? ¿Por qué
se anota? ¿Quién lo
solicita? ¿Cuándo se
anota y vence?.
Toda el área administrativa
debe tener un juego de La información deberá
Utilizació agendas para cada asunto:
agenda personal, agenda de
poderse localizar de
forma rápida, para ello, se
n reuniones, agenda
diaria, agenda de planificación
debe colocar la fecha,
hora y asunto.
(planning).
la agenda de trabajo
deberá guardarse
siempre bajo llave y con
las medidas de seguridad
oportunas.

15. La fecha
Hora
AL
CONSEDERLA
Para el área Nombre del
S
administrativa es visitante
CONTROL DE importante tomar
apuntes de todos los
CITAS mensaje tratados en La empresa a
una reunión (citas,
conferencias, etc..). la cual
representa
Numero
telefónico
Observaciones

16. Cuando el jefe le dice a la secretaria
que no acepte citas para tal día o a tal
hora.
CUANDO Y CÓMO Cuan el usuario no expone el motivo de
NEGARLAS la visita.
Cuando la secretaria le dice al cliente “
estaremos de resolver las inquietudes o
solicitudes , sin necesidad de
concederle cita con nuestro jefe”.

17. TOMA DE MENSAJES
 Es necesario a
notar todo tipo de
mensaje que se
reciben para ser
entregado sin
ningún error al
receptor
(directivos,
profesionales y
compañeros de
trabajo).