El documento describe los roles y responsabilidades de un oficinista. Un oficinista realiza tareas como archivar documentos de manera organizada y clasificada, mecanografiar correspondencia y documentos, y calcular datos financieros. También se detallan las características físicas, personales e intelectuales ideales para un oficinista como buena salud, cortesía, eficiencia y responsabilidad.

1. EL OFICINISTA Y SUS
ROLES
Prof. Janett Méndez

2. EL OFICINISTA
Es la persona poseedora de una
capacitación especializada que le permite
emplearse en una oficina realizando,
entre otras, las funciones: archivar,
mecanografiar, redactar y calcular.

3. ARCHIVAR
Acto a través del cual se conservan debidamente
ordenados todos los documentos relacionados con
el funcionamiento de una oficina, empresa o
institución

4. REGLAS PARA ARCHIVAR
Organizar: Dar correcta administración a los papeles de acuerdo al uso
que se les de.
Clasificar: Adoptar un método de clasificación lógico y comprensible de
acuerdo de acuerdo a la naturaleza de los documentos archivados y al
tipo de empresa o institución de que se trate.
Identificación: Señalar el título bajo el cual se habrá de archivar la
documentación. La identificación puede hacerse, a través de cifras,
letras, nombres, direcciones, asunto entre otros.
Conservar: Garantizar el buen estado de los documentos, así como
también su posterior localización.
Controlar: Este procedimiento consiste en verificar ciertos aspectos
importantes en los documentos que se archivan. Estos aspectos son:
cálculos matemáticos, comprobación de firmas y fechas.

5. MATERIALES
Carpeta
Sirve para
resguardar los
documentos
Carpeta Acordeón
Se utiliza para
contener
ordenadamente gran
cantidad de papeles.
Índice
Se utiliza para
identificar l os
materiales
archivados

6. MOBILIARIO Y EQUIPO
Archivo
Muebles utilizados para mantener ordenadas las
carpetas que contienen material archivado, los hay con
gavetas o con divisiones horizontales.

7. MOBILIARIO Y EQUIPO
Fichero
Se utiliza para
organizar fichas o
tarjetas
Kardex
Sirven para organizar y
controlar información de los
almacenes, departamentos
de personal, producción y
otros.

8. MOBILIARIO Y EQUIPO
Bandeja de
Escritorio
Se utilizan para clasificar la
correspondencia enviada y
recibida, de acuerdo a la
distribución y uso que se le vaya a
dar
Equipos fílmicos, fotográficos y de
proyección
Se utiliza cuando la
información archivada ha sido
filmada o fotografiada.

9. MOBILIARIO Y EQUIPO
Mecanografiar
Es la acción de imprimir la
escritura a través del uso de la
máquina de escribir
Ventajas:
• Mayor legibilidad de los escritos
• La presentación de los trabajos
es uniforme.
• Permite la elaboración de
escritos obteniéndose a la vez
varias copias del mismo por
medio del uso de papel carbón.
• Un mecanógrafo competente
podrá realizar los escritos en un
menor tiempo.

10. MOBILIARIO Y EQUIPO
Calcular
Es el procedimiento realizado por
el oficinista cuando prepara o
verifica facturas, confecciona
nóminas, prepara estados
financieros, realiza informes de
presupuesto y otros.
Recomendaciones para la
preparación y verificación de
cálculos:
• Verificar la exactitud de todas las
facturas antes de ser
despachadas a los clientes.
• En las cartas de información
dirigidas a los clientes se deben
verificar las columnas de cifras,
descuentos y porcentajes.
• Utilizar máquinas calculadoras
cuando los cálculos a realizar así
lo ameritan

11. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E
INTELECTUALES DEL OFICINISTA
Poseer o no ciertas características físicas, personales e intelectuales
determina el grado de éxito del oficinista. El secreto para alcanzar el éxito
consiste en adquirir y refinar esas características, para así conquistar el
respeto, admiración y afecto tanto de los superiores como compañeros de
trabajo.

12. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E
INTELECTUALES DEL OFICINISTA
Físicas Personales Intelectuales
Son aquellas que tienen
relación con la apariencia
personal, éstas son:
• Buena salud física y
mental.
• Higiene personal (baño,
cuidado de los dientes,
rasurado, maquillaje,
uso de desodorantes,
perfumes entre otros).
• -buena postura al estar
de pie, sentarse y
caminar.
• Buen gusto en el vestir.
• Buenos modales
• Voz y lenguaje
adecuado.
Son las que se relacionan
con el trato que se le da a
otras personas, ejemplo:
• Cortesía
• Interesarse por los
demás
• Sociabilidad
• Consideración con los
demás-
• Espíritu de cooperación
• Lealtad, honradez,
compresión, sinceridad,
modestia, prudencia,
seguridad, paciencia,
buen juicio.
Son las relacionadas con la
eficiencia en el trabajo,
éstas son:
• Eficiencia
• Rapidez mental y
memoria
• Responsabilidad
• Puntualidad
• Organización
• Dedicación al trabajo
• Creatividad, iniciativa,
concentración,
disciplina, orden.