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EL OFICINISTA Y SUS
ROLES
Prof. Janett Méndez
EL OFICINISTA
Es la persona poseedora de una
capacitación especializada que le permite
emplearse en una oficina realizando,
entre otras, las funciones: archivar,
mecanografiar, redactar y calcular.
ARCHIVAR
Acto a través del cual se conservan debidamente
ordenados todos los documentos relacionados con
el funcionamiento de una oficina, empresa o
institución
REGLAS PARA ARCHIVAR
Organizar: Dar correcta administración a los papeles de acuerdo al uso
que se les de.
Clasificar: Adoptar un método de clasificación lógico y comprensible de
acuerdo de acuerdo a la naturaleza de los documentos archivados y al
tipo de empresa o institución de que se trate.
Identificación: Señalar el título bajo el cual se habrá de archivar la
documentación. La identificación puede hacerse, a través de cifras,
letras, nombres, direcciones, asunto entre otros.
Conservar: Garantizar el buen estado de los documentos, así como
también su posterior localización.
Controlar: Este procedimiento consiste en verificar ciertos aspectos
importantes en los documentos que se archivan. Estos aspectos son:
cálculos matemáticos, comprobación de firmas y fechas.
MATERIALES
Carpeta
Sirve para
resguardar los
documentos
Carpeta Acordeón
Se utiliza para
contener
ordenadamente gran
cantidad de papeles.
Índice
Se utiliza para
identificar l os
materiales
archivados
MOBILIARIO Y EQUIPO
Archivo
Muebles utilizados para mantener ordenadas las
carpetas que contienen material archivado, los hay con
gavetas o con divisiones horizontales.
MOBILIARIO Y EQUIPO
Fichero
Se utiliza para
organizar fichas o
tarjetas
Kardex
Sirven para organizar y
controlar información de los
almacenes, departamentos
de personal, producción y
otros.
MOBILIARIO Y EQUIPO
Bandeja de
Escritorio
Se utilizan para clasificar la
correspondencia enviada y
recibida, de acuerdo a la
distribución y uso que se le vaya a
dar
Equipos fílmicos, fotográficos y de
proyección
Se utiliza cuando la
información archivada ha sido
filmada o fotografiada.
MOBILIARIO Y EQUIPO
Mecanografiar
Es la acción de imprimir la
escritura a través del uso de la
máquina de escribir
Ventajas:
• Mayor legibilidad de los escritos
• La presentación de los trabajos
es uniforme.
• Permite la elaboración de
escritos obteniéndose a la vez
varias copias del mismo por
medio del uso de papel carbón.
• Un mecanógrafo competente
podrá realizar los escritos en un
menor tiempo.
MOBILIARIO Y EQUIPO
Calcular
Es el procedimiento realizado por
el oficinista cuando prepara o
verifica facturas, confecciona
nóminas, prepara estados
financieros, realiza informes de
presupuesto y otros.
Recomendaciones para la
preparación y verificación de
cálculos:
• Verificar la exactitud de todas las
facturas antes de ser
despachadas a los clientes.
• En las cartas de información
dirigidas a los clientes se deben
verificar las columnas de cifras,
descuentos y porcentajes.
• Utilizar máquinas calculadoras
cuando los cálculos a realizar así
lo ameritan
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E
INTELECTUALES DEL OFICINISTA
Poseer o no ciertas características físicas, personales e intelectuales
determina el grado de éxito del oficinista. El secreto para alcanzar el éxito
consiste en adquirir y refinar esas características, para así conquistar el
respeto, admiración y afecto tanto de los superiores como compañeros de
trabajo.
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E
INTELECTUALES DEL OFICINISTA
Físicas Personales Intelectuales
Son aquellas que tienen
relación con la apariencia
personal, éstas son:
• Buena salud física y
mental.
• Higiene personal (baño,
cuidado de los dientes,
rasurado, maquillaje,
uso de desodorantes,
perfumes entre otros).
• -buena postura al estar
de pie, sentarse y
caminar.
• Buen gusto en el vestir.
• Buenos modales
• Voz y lenguaje
adecuado.
Son las que se relacionan
con el trato que se le da a
otras personas, ejemplo:
• Cortesía
• Interesarse por los
demás
• Sociabilidad
• Consideración con los
demás-
• Espíritu de cooperación
• Lealtad, honradez,
compresión, sinceridad,
modestia, prudencia,
seguridad, paciencia,
buen juicio.
Son las relacionadas con la
eficiencia en el trabajo,
éstas son:
• Eficiencia
• Rapidez mental y
memoria
• Responsabilidad
• Puntualidad
• Organización
• Dedicación al trabajo
• Creatividad, iniciativa,
concentración,
disciplina, orden.

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Oficinista

  • 1. EL OFICINISTA Y SUS ROLES Prof. Janett Méndez
  • 2. EL OFICINISTA Es la persona poseedora de una capacitación especializada que le permite emplearse en una oficina realizando, entre otras, las funciones: archivar, mecanografiar, redactar y calcular.
  • 3. ARCHIVAR Acto a través del cual se conservan debidamente ordenados todos los documentos relacionados con el funcionamiento de una oficina, empresa o institución
  • 4. REGLAS PARA ARCHIVAR Organizar: Dar correcta administración a los papeles de acuerdo al uso que se les de. Clasificar: Adoptar un método de clasificación lógico y comprensible de acuerdo de acuerdo a la naturaleza de los documentos archivados y al tipo de empresa o institución de que se trate. Identificación: Señalar el título bajo el cual se habrá de archivar la documentación. La identificación puede hacerse, a través de cifras, letras, nombres, direcciones, asunto entre otros. Conservar: Garantizar el buen estado de los documentos, así como también su posterior localización. Controlar: Este procedimiento consiste en verificar ciertos aspectos importantes en los documentos que se archivan. Estos aspectos son: cálculos matemáticos, comprobación de firmas y fechas.
  • 5. MATERIALES Carpeta Sirve para resguardar los documentos Carpeta Acordeón Se utiliza para contener ordenadamente gran cantidad de papeles. Índice Se utiliza para identificar l os materiales archivados
  • 6. MOBILIARIO Y EQUIPO Archivo Muebles utilizados para mantener ordenadas las carpetas que contienen material archivado, los hay con gavetas o con divisiones horizontales.
  • 7. MOBILIARIO Y EQUIPO Fichero Se utiliza para organizar fichas o tarjetas Kardex Sirven para organizar y controlar información de los almacenes, departamentos de personal, producción y otros.
  • 8. MOBILIARIO Y EQUIPO Bandeja de Escritorio Se utilizan para clasificar la correspondencia enviada y recibida, de acuerdo a la distribución y uso que se le vaya a dar Equipos fílmicos, fotográficos y de proyección Se utiliza cuando la información archivada ha sido filmada o fotografiada.
  • 9. MOBILIARIO Y EQUIPO Mecanografiar Es la acción de imprimir la escritura a través del uso de la máquina de escribir Ventajas: • Mayor legibilidad de los escritos • La presentación de los trabajos es uniforme. • Permite la elaboración de escritos obteniéndose a la vez varias copias del mismo por medio del uso de papel carbón. • Un mecanógrafo competente podrá realizar los escritos en un menor tiempo.
  • 10. MOBILIARIO Y EQUIPO Calcular Es el procedimiento realizado por el oficinista cuando prepara o verifica facturas, confecciona nóminas, prepara estados financieros, realiza informes de presupuesto y otros. Recomendaciones para la preparación y verificación de cálculos: • Verificar la exactitud de todas las facturas antes de ser despachadas a los clientes. • En las cartas de información dirigidas a los clientes se deben verificar las columnas de cifras, descuentos y porcentajes. • Utilizar máquinas calculadoras cuando los cálculos a realizar así lo ameritan
  • 11. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E INTELECTUALES DEL OFICINISTA Poseer o no ciertas características físicas, personales e intelectuales determina el grado de éxito del oficinista. El secreto para alcanzar el éxito consiste en adquirir y refinar esas características, para así conquistar el respeto, admiración y afecto tanto de los superiores como compañeros de trabajo.
  • 12. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, PERSONALES E INTELECTUALES DEL OFICINISTA Físicas Personales Intelectuales Son aquellas que tienen relación con la apariencia personal, éstas son: • Buena salud física y mental. • Higiene personal (baño, cuidado de los dientes, rasurado, maquillaje, uso de desodorantes, perfumes entre otros). • -buena postura al estar de pie, sentarse y caminar. • Buen gusto en el vestir. • Buenos modales • Voz y lenguaje adecuado. Son las que se relacionan con el trato que se le da a otras personas, ejemplo: • Cortesía • Interesarse por los demás • Sociabilidad • Consideración con los demás- • Espíritu de cooperación • Lealtad, honradez, compresión, sinceridad, modestia, prudencia, seguridad, paciencia, buen juicio. Son las relacionadas con la eficiencia en el trabajo, éstas son: • Eficiencia • Rapidez mental y memoria • Responsabilidad • Puntualidad • Organización • Dedicación al trabajo • Creatividad, iniciativa, concentración, disciplina, orden.