Toshiba Business Solutions lograron un impresionante ROI de 342.000 $ con la ayuda del envío de facturas automatizado (vía Esker) y su capacidad de pago electrónico (vía Paymetric).

1. "Queríamos entender de verdad cuáles eran los puntos débiles de nuestro proceso
de facturación, cuál era el impacto en nuestros clientes y qué podíamos hacer para
ser más eficientes; Esker nos ayudó a identificarlos y resolverlos."
Todd Kirkham | Director de operaciones y adquisiciones
TOSHIBA BUSINESS SOLUTIONS
CREANDO UNA OPERACIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR SENCILLA, EFICIENTE Y AUTÓNOMA
CASO DE CLIENTE
FACTURAS A CLIENTES
INDUSTRIA • Software y redes
Toshiba Business Solutions (TBS) lograron un impresionante ROI de 342.000 $ con la ayuda del envío de facturas automatizado (vía
Esker) y su capacidad de pago electrónico (vía Paymetric).
ANTERIORES RETOS DE CUENTAS POR COBRAR
Hoy en día, las empresas se ven obligadas a prestar aún más atención a las medidas internas de control de costes y eficiencia. Un
área de negocio en TBS que parecía ideal para una posible mejora son las cuentas por cobrar (AR). “Antes de Esker, nuestro formato
de facturación y procesos no había sido revisado desde que implementamos Oracle ERP hace casi 10 años”, comentó Todd Kirkham,
Director de operaciones y adquisiciones en TBS.
Los problemas de facturación y las quejas de los clientes eran las siguientes:
§ Formato confuso/desordenado, que hacía difícil la lectura de las facturas
§ Aumento en el volumen de las llamadas a AR, provocando una carga adicional en los recursos
§ Demoras en los pagos a los clientes afectando negativamente el período medio de cobro (DSO)
§ Sin capacidad para emitir facturas electrónicas
§ Sin opciones en el portal para que los clientes puedan realizar pagos online
Además, TBS tenía un proceso de revisión manual de facturas en su lugar que causaba una serie de problemas. “Las facturas debían ser
revisadas antes de enviarlas, y este proceso se había convertido en tedioso y consumía demasiado tiempo”, dijo Kirkham. “Las facturas
tenían que ser impresas, retiradas y revisadas antes de poder enviarlas. El proceso actual ya no tenía la capacidad de manejar lo que
estábamos haciendo”.
ENCONTRAR LA SOLUCIÓN ADECUADA
Más adelante, Kirkham y otros responsables de TBS concluyeron que, con el fin de simplificar y mejorar la eficiencia del proceso de
facturación, era necesario contar con una solución de emisión electrónica de facturas. Se definieron dos objetivos principales:
1. Implementar un portal web integrado de clientes
2. Aumentar los procesos de facturación electrónica de los clientes
Esker: envío automatizado de facturas
Una vez que TBS había definido sus objetivos, quedó claro que íbamos a tener que realizar una colaboración. “Rápidamente nos dimos
cuenta de que era necesario asociarnos con alguien que estuviese especializado en los datos variables”, dijo Kirkham. “Esker, gracias a su
tamaño medio en el mercado, flexibilidad y experiencia en nuestro exclusivo ámbito, encajaba perfectamente”.
Además de necesitar un elemento de datos variables para rellenar las nuevas plantillas de facturación, TBS también necesitaba que Esker
crease portales web para los clientes que adoptasen el sistema de facturación electrónica. “TBS cuenta con 13 filiales en todo el país
con más de 100 puntos, por lo que tendríamos que crear 13 portales web independientes en los que las facturas específicas de cada
ubicación pudiesen ser consultadas de forma independiente por las filiales”, comentó Kirkham.
Paymetric: pago de facturas electrónicas
Como parte de la segunda fase de la iniciativa de mejora de cuentas a cobrar, TBS también buscaba una solución de pago electrónico
para mayor comodidad de los clientes. De hecho, una vez que los clientes de TBS comenzaron a recibir facturas por medios electrónicos
a través de la solución de Esker, muchos de ellos también solicitaron realizar los pagos de sus facturas de forma electrónica.
“Poner a disposición una herramienta de pago electrónico iba de la mano con el uso de Esker y el envío de facturas electrónicas”, dijo Kirkham.
“Tuvimos suerte de encontrar un proveedor (Paymetric) que estuviese integrado con Esker, y que diera tanta tranquilidad en los procesos”.

2. Desde que implementamos Esker, hemos visto una reducción de
1 día en DSO y 342.000$ ROI. Son grandes beneficios y algo que
no habríamos sido capaces de lograr sin Esker.
Todd Kirkham | Director de operaciones y adquisiciones
CASO DE CLIENTE
FACTURAS A CLIENTES
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ACERCA DE TOSHIBA BUSINESS SOLUTIONS
Toshiba Business Solutions (TBS) es un proveedor líder de servicios de documentación gestionada (MDS). Sus expertos ayudan a las organizaciones a
tener bajo control la seguridad de los documentos, el flujo de trabajo y los entornos de impresión. TBS es una filial propiedad absoluta de Toshiba America
Business Solutions (TABS), una empresa operativa independiente de la Corporación Toshiba, la octava empresa más grande del mundo de equipos
electrónicos/eléctricos en Fortune Global 500. Con el programa de servicios de impresión gestionados (MPS) EncompassTM, la línea de impresoras
multifunción (MFP) e-STUDIOTM, productos de tóner e información comercial/sistemas de impresión térmica, TABS está abriendo el camino para que las
empresas impriman de forma más inteligente, trabajen con mayor seguridad y conserven los recursos.
BENEFICIOS TRAS LA IMPLEMENTACIÓN
Flujo de trabajo simplificado
“Debido a la complejidad de la configuración con numerosas
partes móviles, el proceso que debíamos utilizar no era el más
sencillo”, dijo Kirkham, “Pero Esker ha ido más allá para asegurarse
de obtener la solución que buscábamos”.
Al integrar Esker con su aplicación Oracle, se permitió a TBS
racionalizar su flujo de trabajo para que:
§ TBS crease un archivo de datos en Oracle y XML que se lleva a
Prism (socio de software de datos variables).
§ Prism saca los datos del archivo XML y rellena esa plantilla de
forma correspondiente.
§ La plantilla rellenada se envía automáticamente a Esker en
formato PDF y se distribuye electrónicamente.
Mejor accesibilidad y seguimiento
La creación del portal web puso a disposición una serie de nuevas
funciones que beneficiaron al proceso interno de facturación en
TBS. “Al introducir las facturas en el portal web, se hizo posible el
acceso a ellas fácilmente con un solo clic”, dijo Kirkham añadiendo,
“Era importante mejorar la eficiencia en el proceso interno de
revisión de facturas ya que pasamos de facturas impresas a
facturas online.”
Es más, si los clientes de TBS se registran en el sistema de
facturas electrónicas del portal web, Esker ofrece la ventaja de
realizar un seguimiento de la factura (p. ej., cuando se accede
a la factura, se la procesa, completa, etc.) “La visibilidad que
obtenemos con Esker ha reducido significativamente el número
de llamadas a nuestro departamento de Cuentas a cobrar”, dijo
Kirkham. “Además, como los clientes se registran, podemos
conservar toda esta información fundamental.”
Adopción de los clientes a las facturas electrónicas
Cuando TBS reorganizó su plantilla de facturas, se añadió un
componente de marketing variable que llevó a los clientes a una
URL para registrar las facturas electrónicas. “Comenzamos desde
cero,” dijo Kirkham. “No teníamos un correo electrónico de cuentas
a pagar en el sistema, así que intentamos simplificar el proceso de
registro del cliente y hacer marketing en facturas para lograr que
nuestros clientes se registrasen en la URL”.
Sin embargo, estos esfuerzos de marketing llevaron a un índice de
adopción de facturación electrónica inferior al 1%. Aprovechándose
de Esker, TBS pudo generar una lista de cada cliente que había
facturado a través del portal, y a partir de esa lista, enviar más
promociones atractivas y dirigidas como ofertas de compromiso
de clientes y empleados, resultando en un aumento en los índices
de adopción.
“Ahora los clientes disponen de diversas opciones”, dijo Kirkham.
“Pueden continuar recibiendo facturas por correo postal, recibirlas
mediante email en un documento PDF adjunto, o acceder a ellas
a través de un enlace web adjunto”. Añadió, “también existe la
posibilidad de pausar el proceso de facturación en el portal para
organizar las vacaciones o las variaciones en los horarios de
trabajo, ofreciendo una mayor comodidad”.
ROI de 342.000 $
Parte del ahorro y el valor añadido que TBS espera recibir de su
iniciativa de facturación electrónica se basa en un aumento en
el índice de adopción de clientes. Después de asentarse en un
objetivo de adopción del 20 % en los primeros tres años, TBS ya ha
superado sus expectativas alcanzando actualmente un índice de
adopción del 28 % en la empresa.
“Desde la implementación de Esker, hemos visto una reducción
de 1 día en DSO y 342.000 $ ROI”, dijo Kirkham. “Son grandes
beneficios y algo que no habríamos sido capaces de lograr sin
nuestra asociación clave con Esker.”
Ahorro de tiempo del 50 %
Ahora que un número considerable de clientes de TBS está
recibiendo facturas electrónicas, y cuenta con la opción de
gestionar sus facturas y pagar las facturas abiertas utilizando una
tarjeta de crédito o cheque electrónico, TBS ha visto reducirse la
media de los tiempos de procesamiento en la mitad, pasando de
10 minutos a solo 5 minutos por transacción.
Este logro, en especial la opción de pago, ha proporcionado a
nuestro personal más tiempo durante el día para centrarse en
otras actividades de mayor importancia”, dijo Kirkham. “Nuestro
departamento de solía tener que realizar llamadas y procesar los
pagos manualmente para los clientes; ahora, se ha convertido en
un autoservicio mucho más eficiente.”
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