La empresa Mayor y Distribuciones Don Pepe, C.A. distribuye alimentos y cuenta con aliados comerciales. Sin embargo, los procesos de facturación y despacho son ineficientes, tomando hasta 30 minutos generar listas de precios. Se propone desarrollar un sistema de gestión que optimice estos procesos, mejore la comunicación con los aliados, y permita controlar inventarios y expandirse a nuevas regiones.

1. CAPITULO I
EL PROBLEMA
Contextualización del Problema
Con el paso de los años se han obtenido grandes avances en el mundo,
el desarrollo de las organizaciones ha impulsado que se genere el manejo de
un gran volumen de información, donde se hace necesario el diseño de
herramientas que ayuden a adquirir de forma veraz, rápida y oportuna la
información requerida para el desarrollo de las actividades en las
organizaciones, cuando éstas logran en hacer crecer la calidad de los
servicios que ofrece, será posible alcanzar tal nivel de crecimiento. Cuando
la información que se maneja en una organización, es muy grande, se hace
necesario adoptar métodos y utilizar herramientas, que ayuden a facilitar el
procesamiento de la misma.
El actual nivel de competencia ofrece muy poco margen de error para las
empresas productoras de bienes y servicios, obligándolos a buscar nuevas y
mejores herramientas de trabajo predecibles que ayuden a enfrentar esta
realidad.
Se considera a la empresa como una de las creaciones más complejas e
interesantes del hombre. Es por eso, que las organizaciones deben
aprender a aplicar día a día nuevos procesos y métodos para ser más
competitivos, con el objeto de poder asegurar su permanencia en el difícil
ámbito económico del mundo en que vivimos, esta competitividad se obtiene
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2. generando en las empresas venezolanas una cultura de calidad orientada
hacia la satisfacción de los clientes prestándoles un mejor servicio.
Mantener el control administrativo dentro de una organización es
primordial, ya que de no ser así, no podrá alcanzar la eficiencia y eficacia en
el buen uso y manejo de la información que se genera en ella. La
incorporación de tecnología dentro de las organizaciones es de gran
relevancia, ya que esta ofrece beneficios necesarios para contribuir al
cambio de su estructura productiva.
La empresa “Mayor y Distribuciones Don Pepe, C.A.” es una Institución
privada que presta servicios de distribución alimenticia, esta cuenta con un
numeroso grupo de clientes que abarca desde la ama de casa hasta grandes
distribuidores como los aliados comerciales. Constantemente en la empresa
es solicitada información necesaria para la venta de los productos
respetando los precios establecidos por ella. Para los aliados comerciales es
imprescindible mantener los precios actuales y el nivel de stock de
mercancía.
A medida que fueron pasando los años, la empresa fue cambiando,
ampliando sus áreas, incluyendo más clientes y por consecuencia más
empleados, los cuales han afectado los procesos tanto administrativos como
los de despacho.
Por consiguiente, Mayor y Distribuciones Don Pepe, C.A., adopta un nuevo
programa llamado PROFIT PLUS ADMINISTRATIVO, el cual se encarga de
los procesos administrativos, es decir, realiza todos los procesos básicos
requeridos como facturas a clientes y proveedores, pedidos, cotizaciones,
cobranzas, nominas.
El problema radica con la integración de clientes especiales a los que se
les denominan aliados comerciales, los cuales como obligación deben
adquirir sus productos en la empresa y deben vender con los mismos
precios, los cuales se les debe atender y proveer con la rapidez y la eficacia
necesaria ya que ellos trabajan con la imagen de la empresa. Para ello se les
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3. debe originar y entregar lista de precios actualizada la cual tiene una
duración de descarga en el sistema de 20 a 30 minutos aproximadamente
para ser enviada posteriormente vía correo electrónico. Los pedidos se
hacen en muchas oportunidades manualmente, lo que lleva a pérdidas de
tiempo tanto para la empresa como para el trabajador ya que demora el
despacho del mismo.
Como consecuencia, los aliados deben estar en constante comunicación
vía telefónica para que los datos estén totalmente actualizados y no tengan
ningún otro contratiempo, indicando los cambios realizados a los productos
que se manejen en la base de datos, evitando ser vendidos a precios
equivocados por no contar con las actualizaciones, ocasionando pérdidas
monetarias.
Por tal situación, se propone un sistema de gestión donde se desarrolla
una aplicación para la optimización de las funciones, evitando pérdidas de
tiempo, dinero y espacio; en el cual se pueda gestionar con mayor rapidez
los pedidos y despachos de los mismos.
Bajo este enfoque es necesario formularse las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual de los procesos relacionados a los
departamentos de facturación y despacho que presenta la empresa?,
¿Cuáles son los requerimientos técnicos y lógicos para la inclusión del
sistema de gestión en la empresa? ¿Qué plataforma debe ser la adecuada
para optimizar el desarrollo del Sistema?
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4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Gestión para la Empresa Mayor y
Distribuciones Don Pepe, C.A. y Aliados Comerciales.
Objetivos Específicos
- Diagnosticar la situación actual de los procesos relacionados al
departamentos de facturación y despacho que presenta la empresa Mayor
y Distribuciones Don Pepe, C.A.
- Definir los requerimientos técnicos y lógicos para la inclusión del
sistema de gestión en la empresa Mayor y Distribuciones Don Pepe, C.A.
- Realizar un estudio de factibilidad técnico, económico y operativo de la
propuesta.
- Diseñar el Sistema de Gestión bajo plataforma Cliente – Servidor.
- Desarrollar el sistema de gestión en la empresa Mayor y
Distribuciones Don Pepe, C.A. y sus aliados comerciales.
Justificación
Hoy día mantener el control competitivo de una organización es
importante, la incorporación de tecnología dentro de las organizaciones es de
gran relevancia, ya que ésta brindara beneficios necesarios para contribuir al
cambio de su estructura productiva.
La dinámica de la gerencia moderna y la necesidad de tomar decisiones
en el menor tiempo posible, hace más que necesaria obligante, la
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5. instrumentación de sistemas rápidos, eficientes e interconectados entre
departamentos, sucursales y aliados de las empresas, más aún si éstas se
dedican al suministro de productos de primera necesidad. Conocer
eficientemente los inventarios, mantener una estrecha relación entre
almacén, despacho, ventas, facturación y compras, es para una empresa de
distribución comercial, un elemento vital dentro de los procesos de una
gerencia efectiva, y si al mismo tiempo se logra unificar el tratamiento de
estos elementos en los aliados comerciales, se estaría constituyendo una
plataforma de información cuyos tiempos de respuesta a cada cliente, será el
mínimo.
Con el desarrollo del sistema, se brinda solución a la problemática que allí
se presenta, al no contar con un proceso eficiente y seguro al momento de
solicitar información ocasionando pérdida de tiempo en el manejo de los
procesos, tomando en cuenta que se logra controlar las entradas y salidas
del almacén alcanzando optimizar los despachos dentro y fuera de la
empresa. Es por ello importante el desarrollo del sistema, para contribuir a la
automatización y eficiencia en cuanto a respuestas inmediatas, de esta
manera se obtendrá un desenvolvimiento de los procedimientos de forma
eficiente, se ahorra tiempo de espera de la información, control de los
procesos, se optimizan costos. Al desarrollar, se logra el procesamiento de
los datos e información para distribuirla de la manera más adecuada posible.
A través del sistema se obtiene actualizar los precios de la mercancía
debido a los cambios de los costos de los productos, la cantidad disponible
para los despachos, los estados de cuenta, el control de la mercancía dentro
de la empresa, para así aumentar la satisfacción de los aliados comerciales.
Pretendiendo con esto controlar la mercancía faltante y así poder cumplir con
los clientes de la empresa.
El desarrollo del sistema, permite ejercer un mayor control sobre todas las
transacciones que se realicen, intensificando los canales de comunicación
entre la empresa y todos sus aliados comerciales, adelantándose de esta
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6. manera a los requerimientos en cuanto a pedidos de productos y despacho,
puedan éstos tener, logrando una plena complacencia de los Productos Don
Pepe.
Es importante señalar que la necesidad de este proyecto, surge de la
gerencia de la organización quienes se plantean en el corto y mediano plazo
la expansión de su red de aliados comerciales a otras entidades del país,
para lo cual se hace necesario un sistema que reúna las especificaciones
técnicas y administrativas de la empresa desde el mismo momento de la
apertura de los aliados comerciales, estar en contacto fluido y permanente
con éstos, logrando así por una parte, satisfacer la demanda de productos y
por la otra, conocer de manera rápida y eficiente los pedidos, pagos, ventas
que cada uno de los aliados mantenga sobre los productos de Mayor y
Distribuciones Don Pepe, C.A.
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7. manera a los requerimientos en cuanto a pedidos de productos y despacho,
puedan éstos tener, logrando una plena complacencia de los Productos Don
Pepe.
Es importante señalar que la necesidad de este proyecto, surge de la
gerencia de la organización quienes se plantean en el corto y mediano plazo
la expansión de su red de aliados comerciales a otras entidades del país,
para lo cual se hace necesario un sistema que reúna las especificaciones
técnicas y administrativas de la empresa desde el mismo momento de la
apertura de los aliados comerciales, estar en contacto fluido y permanente
con éstos, logrando así por una parte, satisfacer la demanda de productos y
por la otra, conocer de manera rápida y eficiente los pedidos, pagos, ventas
que cada uno de los aliados mantenga sobre los productos de Mayor y
Distribuciones Don Pepe, C.A.
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