Excel en PP

Planilla de Cálculo

MICROSOFT EXCEL

fin
Autoras:

Indice

Diseño y adaptación de contenidos
Ing. Agrónoma Myrta E. Aranguren
Contenidos
C.C. Mónica Ottavianelli de Sánchez

2 Febrero 2003
Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER

fin
¿Cómo utilizar esta presentación?

Indice Es posible recorrer toda la presentación de manera
secuencial, con solo presionar la barra espaciadora después de
cada diapositiva.
Además admite una navegación como hipertexto mediante:
índices, activando los botones que aparecen en el área
naranja del margen izquierdo

flechas que aparecen en las diapositivas o

hipervínculos en las diferentes diapositivas. hipervínculo

Presione el botón Indice o la Barra Espaciadora
para continuar

3 Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER

fin
Índice
Indice ¿Qué es una planilla de cálculo?
¿Cómo se ingresa a la planilla?
¿Cómo es la ventana de Excel?
¿Cómo empezar a trabajar?
¿Cómo terminar una sesión de trabajo?
Los libros de Excel
Tipos de datos 
Fórmulas
Referencias relativas y absolutas
Funciones
Fechas
Formatos 
Gráficos 
Impresión   Representa
Base de datos  “ A otro menú”


fin
¿Qué es una planilla de cálculo?

Indice Básicamente una planilla es una
grilla, formada por filas y columnas,
que definen celdas que se relacionan
entre sí.

Esta relación entre las celdas es la
que le permite realizar diferentes tipos
de cálculos, mostrarlos en forma
gráfica,
o convertir un montón de datos en
información útil para el usuario.


fin
¿Cómo se ingresa a la planilla?

Indice Haciendo doble click sobre el
icono de acceso directo a EXCEL
en el escritorio.
Microsoft Excel.lnk

Click en Inicio,
Programas y Excel.

Desde la barra de
Herramientas de
Office, click sobre
logo de EXCEL.


fin
¿Cómo es la ventana de Excel?

Indice Barra de títulos Barra de fórmulas
Barra de Barras de
Menú Herramientas
Celda
activa
Selector de
columnas
Area de
Selector trabajo
de hoja Barras de
desplazamiento
Selector
de filas

Barra de Estado Etiquetas de hojas
y mensajes

fin
¿Cómo empezar a trabajar?
1. Abrir EXCEL.
Indice 2. Solicitar Archivo Nuevo.
3.Seleccionar Libro y Aceptar
4.Aparece una planilla lista para
ingresar el contenido en las celdas.

Si el archivo ya existe,

1.Solicitar Archivo Abrir.

2.Seleccionar el archivo.
3.Abrir.

fin
¿Cómo terminar una sesión de trabajo?

Indice Si se desea seguir trabajando con
otra planilla, y ya está concluido
el archivo actual, solicitar
ARCHIVO, CERRAR

Si ya se concluyó el trabajo
con EXCEL solicitar
ARCHIVO, SALIR


fin
Los libros de Excel

Indice Los archivos de Excel reciben el nombre de libros y
por defecto tienen la extensión XLS.

Cada libro se compone de una serie de
hojas (planillas) donde se coloca la
información con el fin de organizarla .
Cada hoja es una tabla formada por
columnas, que se designan con letras, y Un grupo de celdas
por filas, que se identifican con números. contiguas determina un
rango.

A la intersección de una columna A1:C4
con una fila se la denomina celda.
Celda activa, es en la que se ubica el
cursor y está preparada para recibir
un dato.

fin
Datos
Indice

Números
Textos Para volver a este menú
hacé click en el botón
Fórmulas “A datos”

Funciones
Fechas


fin
¿Qué tipos de datos se pueden
cargar en la planilla?
Numéricos : Texto :
Indice
Los números se cargan Son combinaciones de caracteres
directamente y por defecto se y por defecto se alinean a la
alinean a la derecha de la celda. izquierda de la celda .
A datos

Fórmulas : Funciones:
Comienzan con el Son operaciones
Fechas : signo = y pueden incluir predefinidas,
Se cargan con el valores constantes, comienzan con el
formato dd/mm/aa. referencias a celdas, signo =, siguen con
operadores matemáticos un nombre y entre
y lógicos. paréntesis el
argumento.
Dd/mm/aa


fin
¿Cómo ingresar una fórmula?

1. Ubicar el cursor en la celda que alojará la fórmula.
Indice 2. Presionar = ( Shift + 0).
3. Hacer click en la primera celda a operar.
4. Presionar el operador matemático que relaciona las celdas ( + - * /).
A datos 5. Hacer click en la segunda celda.
6. Si intervienen más celdas repetir 3., 4. y 5.
7. Presionar ENTER.

Celda activa
Barra de
fórmulas

Excel relaciona las celdas de la fórmula mediante lo que se conoce como
Referencias en EXCEL.

fin
Referencias relativas y absolutas
Excel relaciona las celdas de la planilla y las identifica por su posición.
Indice La ubicación de las celdas se denomina referencia.
La referencia puede ser absoluta o relativa según como sea localizada
dentro de una fórmula.

A datos Referencia Relativa Referencia absoluta
Dependen de la posición de la Identifica una celda
celda activa independientemente de su
posición en la planilla.
Al copiarse a otra celda se Al copiarse a otra celda no se
modifican, manteniendo constante modifica
la relación entre las celdas de la
fórmula y la celda del resultado.
Para pasar de un tipo de referencia a otro presionar F4

Referencias Mixtas

fin
Referencias relativas

Indice
Relación entre celdas

A datos

COPIAR

PEGAR
Relación entre celdas
No cambia

atrás

fin
Referencias absolutas

Indice Referencia a la celda
Referencia a la celda
A1
A1
No cambia

A datos

COPIAR

PEGAR

atrás

fin
Referencias mixtas

Indice Se obtienen al fijar, presionando F4, sólo la fila o la columna que definen la
celda.

A datos Fija columna A

COPIAR

PEGAR
Fija fila 1

atrás

fin
Fechas

Las fechas en Excel se almacenan como un número de serie que comienza
Indice el 1 de enero de 1900 , es decir, el primer día del siglo 20.
Días transcurridos

A datos

TIEMPO

01 de enero de 1900 05 de diciembre de 2002

Día 37595
Día 1

formatos de fechas
formatos de fechas

fin
¿Cómo ingresar una función?
1. Ubicar el cursor en la celda que alojará la función.
Indice
2. Hacer click en el botón pegar función de la barra de
herramientas standard.
3. Se abre el asistente para funciones.
A datos 4. Seleccionar la categoría en el cuadro izquierdo,
y si se desconoce seleccionar Todas.
5. Elegir la función en el
cuadro de la derecha,
donde aparecen
ordenadas
alfabéticamente.
6. Seguir el asistente
con sus
instrucciones.
7. Presionar ENTER.

19 Algunas funciones
Algunas funciones
Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER

fin
Algunas funciones

Indice Función Uso Sintaxis
Suma Halla la suma de los valores =SUMA( rango)
contenidos en un rango
Seno, Devuelve el valor de las funciones =SENO( número)
A datos Coseno, trigonométricas de un angulo =COS( número)
Tangente expresado en radianes =Tan( número)
Pi Devuelve el valor Pi =Pi()
Radianes Convierte grados en radianes =RADIANES(ángulo)
Promedio Devuelve el promedio de un rango =PROMEDIO(rango)
Contar Cuenta celdas que tienen números =CONTAR( rango)
Max Devuelve el mayor valor de un =MAX( rango)
rango
Mínimo Devuelve el menor valor de un =Min( rango)
rango


fin
Algunas funciones

Indice Función Uso Sintaxis
Devuelve un valor si =SI(condición,Verdadero,Falso)
una condición es
evaluada como
Si verdadera, y otro valor
A datos si se evalúa como
falso.

HOY Devuelve la fecha =HOY()
actual
DIA, MES, Devuelven el día, el =Dia(fecha)
AÑO mes o el año de una =Mes(fecha)
fecha. =Año(fecha)
BUSCARV Busca un valor en la =BUSCARV(valor,rango,Columna)
primera columna de
una matriz, y devuelve
un valor en la misma
fila en una columna
especificada.

fin
¿Cómo almacenar una planilla?
Si es la primera vez se puede solicitar indistintamente:
Indice
ARCHIVO, GUARDAR o bien
ARCHIVO, GUARDAR COMO

Se deberá indicar: Ubicación

Nombre Tipo de
Si el libro ya fue grabado: del libro archivo

Solicitar ARCHIVO, GUARDAR
para actualizar, (guarda sin
preguntar nada).

O solicitar ARCHIVO, GUARDAR COMO si se desea guardar
con otro nombre y/o en otra ubicación.


fin
Formatos
Indice Definición
Componentes del formato
– Fuente
– Para volver a este menú
Alineación hacé click en el botón
– Borde “A formato”
– Trama
– Proteger
Formatos especiales
– Números
Rápidos
Personalizados Después de
estudiar el tema
– Textos
Combinar celdas ¡A
Ajustar texto Practicar!
Reducir hasta ajustar Abrí el archivo como
Solo lectura
– Fechas

fin
¿Cómo dar otro aspecto a las celdas?
I
La manera en que se visualizan los datos en una celda se denomina
Indice FORMATO.
El formato es independiente del contenido de la celda, es solo una máscara
que mejora su aspecto y facilita la lectura de la información.

A formato El formato de la celda incluye:

Formatos de números,
Alineación de datos
Fuente tipos de letra, tamaño
y estilos
Bordes
Tramas o rellenos
Protección.


fin
¿Cómo dar otro aspecto a las celdas?
II
Indice Para modificar la forma de presentación de los datos contenidos en celdas

1. Seleccionar las celdas
que se desea cambiar el

A formato
2.
formato
Ir a Formato ,

Celdas ¿ Sabías que...?

3. Elegir en cada
ficha, el formato
deseado, haciendo
click sobre cada
opción.

formatos especiales
formatos especiales


fin
Formato: Fuente

Indice Con solo seleccionar la celda o el rango a modificar, es posible cambiar:

Estilo de
letra
A formato
Tipo de Agua H2O
letra Tamaño
de letra

Subrayado Color de
letra
Efectos
Agua H2O
de letra

atrás

fin
Formato: Alineación
El texto contenido en las celdas, se puede alinear horizontal o verticalmente,
Indice cambiar su orientación o bien ajustar a determinadas celdas.

Alineación
Horizontal
A formato

Orientación
del texto

Alineación
Vertical

Ver FormatoTextos

atrás

fin
Formato: Borde


Ubicación del borde
A formato
Agua H2O

Estilo de
linea

Personalizar
los bordes Agua H2O
haciendo
click AQUÍ Color de
linea

atrás

fin
Formato: Trama


Color de relleno
A formato
Agua H2O

Agua H2O
Tipo y
color de
trama

atrás

fin
Formato: Proteger

Indice Es posible bloquear celdas u ocultarlas con el fin de evitar que puedan
ser modificadas.
Previo a esta operación es
A formato necesario proteger la hoja del libro
que contiene la celda.
Para esto activar Herramientas,
Proteger Hoja.
Asignarle contraseña es opcional.

atrás

fin
Formatos especiales

Indice Según el tipo de datos es posible visualizarlos de diferentes maneras.

A formato


fin
Formatos numéricos: Rápidos
Existen formatos rápidos de
Indice número que se pueden aplicar
EJEMPLO:
utilizando los botones de formatos
de número de la barra de
herramientas Formato.
A formato

Moneda Porcentaje Millares Aumentar Reducir
decimales decimales

Es conveniente cuando se quiere
ingresar un dato expresado como
porcentaje, hacerlo directamente, el
número % y ENTER.
Excel entiende el valor cargado como el
cociente entre dicho número y 100.

A formatos
32 Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER especiales

fin
Formatos numéricos: Personalizados
Se pueden crear formatos propios de números.
Indice En el menú Formato, Celdas, seleccionar la ficha Número Personalizada.
Completar el cuadro tipo con los siguientes
códigos.
A formato Separadores y Caracteres de Inserción
, para millares
. para decimales
_ se inserta el carácter en el lugar indicado.

Caracteres para representar dígitos
# presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor.
0 muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el
formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para
alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones
que tengan un número de dígitos variable.

33 Ejemplos
Ejemplos
A formatos
Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER especiales

fin
Formatos numéricos: Personalizados

Indice EJEMPLOS: 000 define 3 dígitos,
rellenará para el caso de
que el valor que se ingrese
contenga menos de 3
A formato dígitos con ceros.

00.#00 rellena con
cero el valor anterior
al entero significativo,
y si el valor del tercer #.## si el valor delante del
decimal no es dígito punto decimal no es dígito
significativo escribe significativo no aparecerá el
cero. cero.

34 A formatos
Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER especiales

fin
Formatos de texto

Indice Desde la ficha Alineación, del Formato de celdas, es posible trabajar
con textos largos para adaptarlos a las dimensiones de las celdas de
una planilla.

A formato Hay tres efectos a considerar

Combinar celdas

Ajustar texto

Reducir hasta ajustar

A formatos
35 Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER especiales

fin
Formatos de texto: Combinar celdas
Combinar celdas
Indice
Permite transformar dos o más celdas en una sola.
Es útil para contener títulos largos.
A formato

Dos celdas y un título que supera el
ancho de la columna B.

Celdas combinadas y un título
contenido en la celda resultante de
la combinación.

atrás

fin
Formatos de texto: Ajustar texto
Ajustar texto
Indice
Organiza un texto extenso en varias líneas en una celda.
El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la
longitud del texto contenido en la celda.
A formato

Texto ajustado a
la celda B3

atrás

fin
Formatos de texto: Reducir hasta ajustar

Indice Reducir hasta ajustar

Reduce el tamaño de la fuente hasta que todo el texto entre en la celda
seleccionada.
A formato El tamaño de la letra se ajusta automáticamente si cambia el ancho de la
columna.
El tamaño de fuente aplicado permanece inalterado.

Texto reducido a la celda B3

atrás

fin
Formatos de fecha
La apariencia de una fecha en Excel se puede modificar desde el menú
Indice Formato de Celda Número Fecha.
Si ningún formato es adecuado se puede personalizar, con la orden
Formato Celdas Número y en el cuadro Categoría Personalizada. En estos
formatos la letra d, representa el día, la m representa al mes y la y el año
A formato
de la fecha ingresada.

Formato
Visualiza
personalizado
d 30
ddd Sáb
dddd Sábado
mm 11 30 de Noviembre de 2002
mmm Nov
mmmm Noviembre
yy 02
yyyy 2002

A datos A formatos
39 Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias-fecha
UNER especiales

fin
Gráficos
Indice

Definición y Componentes
Tipos de gráficos Para volver a este menú
“A gráfico”
Creación de gráficos
Impresión


fin
Gráficos: componentes
Los gráficos son representaciones visuales que facilitan la comprensión de la
Indice información contenida en las hojas de cálculo.

Area de Area de trazado
A gráfico gráfico de gráfico
Título
Rótulo
Eje Y de datos
Líneas de división

Serie
Eje X

Títulos de ejes Leyenda


fin
Gráficos: Tipos
Excel contiene 14 tipos de gráficos y, para cada uno de ellos, diferentes
Indice subtipos, algunos en dos y otros en tres dimensiones.
La elección del tipo de gráfico es fundamental y depende del objetivo a
mostrar con el gráfico.
A gráfico
Tipos de gráficos

Barras o Columnas Líneas Sectores XY

Comparan Indican Determinan Muestran
valores tendencias la incidencia correlación
o evolución de cada entre
en el tiempo parte en un valores X e
todo Y


fin
Gráficos: Líneas

Indice
Evolución semanal de ventas
Una serie en
A gráfico

Importe vendido
columna, con $ 30
cinco valores $ 25 $ 25
$ 20
$ 15
$ 10 $ 12 $ 10
$5 $5 $7
$-

s

s
s

es
te

ne
ne

ev
ar

er
Lu

Ju
M

Vi
Venta
Días


fin
Gráficos: Sectores

Indice
Incidencia de días en las ventas
Una serie en 8%
A gráfico
columna, con 12%
cinco valores 43%

20%

17%

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes


fin
Gráficos: Barras o columnas

Indice
Comparación de ventas diarias
Una serie en

Importe vendido
A gráfico $ 30 $ 25
columna, con
$ 25
cinco valores $ 20 $ 12 $ 10
$ 15 $7 Venta
$ 10 $5
$5
$-

s

s
s

es
te

ne
ne

ev
ar

er
Lu

Ju
M

Vi
Días


fin
Gráficos: XY

Indice

A gráfico

Sen(x)

1.5
1
0.5

seno
0 Sen(x)
-0.5 0 2 4 6 8
-1
-1.5
Angulo en radianes


fin
¿Cómo crear un gráfico?
I
EXCEL dispone un asistente que nos guía paso a paso para
Indice construir un gráfico.

1. Seleccionar la o las series a graficar.
A gráfico

Una serie
en
columna B

2. Solicitar en el menú Insertar Gráfico,

o bien click, en la barra de
herramientas estándar, en el
icono de Asistente para gráficos


fin
II
Se activa automáticamente el asistente de gráficos.
Indice 4. Verificar las series.
3. Elegir el tipo y subtipo de gráfico.

A gráfico


fin
III
Indice
5. Definir los otros
componentes del
gráfico ( títulos,
A gráfico ejes, líneas de
división, leyenda,
rótulos, etc.),
haciendo click en
cada una de las
fichas.

5. Decidir si el gráfico aparecerá en
una hoja nueva de gráfico o
como un objeto junto con los
datos.
6. Finalizar, y el gráfico
aparecerá construido.

fin
Impresión
Indice Seleccionar hojas
Configurar Página
– Página
– Márgenes Para volver a este menú
– Encabezado y pie de página “A impresión”

– Hoja

Imprimir
– Una planilla
– Un gráfico


fin
Impresión: seleccionar hojas
Antes de imprimir una planilla es necesario configurar la página en la que
Indice se desea imprimir, desde el menú Archivo Configurar Página.
Si una planilla tiene varias hojas, se pueden configurar:
independientemente cada una,
A impresión
en grupos,
kd / lf
o todas juntas, previa selección de ellas.

Para seleccionar hojas

Hacer click sobre la etiqueta de hoja

Click en la 1ª y Shift CTRL + Click en
click en la última si cada hoja a
son continuas seleccionar


fin
Configurar página: Página
Permite definir:
Indice
Orientación del papel:
Horizontal
Vertical
A impresión
Escala de impresión:
Ajusta la impresión a un
tamaño o a una
determinada cantidad de
páginas.
Tamaño de papel

Calidad de impresión

Primer Número de página


fin
Configurar página: Márgenes
Permite:
Indice Definir Márgenes:
Superior
Inferior
A impresión Derecho
Izquierdo
De Encabezado
De pie de página
Centrar una planilla en
la página:
Verticalmente
Horizontalmente

El botón Opciones permite modificar los parámetros
definidos para la impresora.


fin
Configurar página: Encabezado y
pie de página
Encabezado y pie de página,
Indice es el texto que se imprime en
el margen superior y en el
margen inferior,
respectivamente, de todas las
A impresión hojas que se han seleccionado
previo a su configuración.

Los botones Personalizar...
Permiten crear encabezado y
pie de página de acuerdo a
las necesidades del usuario.

Usar los botones de la
barra de herramientas
para introducir campos
variables. Ejemplo:
número de página,
actualizar la fecha, etc

fin
Configurar página: Hoja
Permite definir:
Indice
Area de impresión:
Para imprimir solo una
parte de una planilla
A impresión Títulos:
Para repetir una fila o
una columna en todas
las páginas que abarque
una planilla extensa
Líneas de división:
Imprime los límites de
las celdas aunque no
tengan borde
Calidad de borrador: Orden de páginas: Títulos de filas y columnas:
Impresión rápida de poca Cuando la planilla supera Imprime el encabezado de
calidad el tamaño de la página columna y fila
configurado

fin
¿Cómo imprimir una planilla?
Una vez terminada la planilla y configurada la página, se debe visualizar
Indice cómo quedará el trabajo antes de imprimirse.
Para esto seleccionar
ARCHIVO
VISTA PRELIMINAR
A impresión
Si la imagen que aparece
en la pantalla es la que
se desea obtener en el
papel, solicitar
ARCHIVO IMPRIMIR

En esta ventana se puede
definir, qué parte de la planilla
imprimir (1), y la cantidad de El botón Propiedades (3), sirve para
copias(2) a obtener modificar la calidad de la impresión.

Imprime automáticamente toda la planilla con
las opciones antes configuradas

fin
¿Cómo imprimir gráficos?
Los gráficos colocados como objetos de una hoja de cálculo, se
Indice imprimen con la información contenida en la hoja.

Si un gráfico fue colocado en una hoja de gráfico se
imprimirá al seleccionar y configurar esta hoja.
A impresión

Si se desea imprimir a página completa un gráfico
colocado como objeto en una planilla, seleccionarlo y
solicitar Archivo Imprimir.


fin
Base de datos
Indice – Definición
– Modos de visualización
– Actualización de la base
– Cómo trabajar con una base de datos
– Ordenar
– Buscar
En formulario Para volver a este menú
En lista “A Base de datos”
Criterios de búsqueda
Filtros
Autofiltro
Avanzados

fin
Base de datos: Definición
Una base de datos es un conjunto de información agrupada de una manera
Indice significativa.
En Excel una base de datos es una tabla o un rango de datos sucesivo en una
hoja de cálculo.
A Base de
Esta tabla o lista está formada por filas que representan registros y
Datos
columnas que corresponden a campos, que contienen datos similares.

Campo
Tabla o Lista

Nombre Apellido Categoría Jornadas Básico Obra Social Jubilación Sueldo
Juan Garay Peón 23 $ 552 $ 17 $ 61 $ 475
Pedro Mendoza Administrador 31 $ 1 786 $ 54 $ 196 $ 1 536
Registro Jacinto López Capataz 31 $ 1 116 $ 33 $ 123 $ 960
Gaspar Hook Peón 26 $ 624 $ 19 $ 69 $ 537
Mariano García Peón 25 $ 600 $ 18 $ 66 $ 516
Lisandro Struck Peón 24 $ 576 $ 17 $ 63 $ 495

fin
¿Cómo visualizar una Base de datos?
Una base de datos se puede ver como:
Indice
Lista Nombre Apellido Categoría Jornadas Básico Obra Social Jubilación Sueldo
Juan Garay Peón 23 $ 552 $ 17 $ 61 $ 475
Pedro Mendoza Administrador 31 $1 786 $ 54 $ 196 $ 1 536
Jacinto López Capataz 31 $1 116 $ 33 $ 123 $ 960
Gaspar Hook Peón 26 $ 624 $ 19 $ 69 $ 537
A Base de Mariano García Peón 25 $ 600 $ 18 $ 66 $ 516
Datos Lisandro Struck Peón 24 $ 576 $ 17 $ 63 $ 495

Formulario: representa
cada registro de la lista

Para recorrer la lista:
Click
o arrastrar el ascensor
campos


fin
¿Cómo actualizar una Base de datos?
Actualizar una base de datos significa añadir,eliminar o modificar registros o
Indice campos
Modo de visualización
Operación
Tabla o lista Formulario
A Base de
Datos Añadir Insertar fila o Click en botón Nuevo
registro completar un nuevo TAB permite pasar de un campo a
registro al final otro
Quitar registro Eliminar fila Click en botón Eliminar

Añadir campo Insertar columna No se puede
Quitar campo Insertar fila No se puede
Editar un Click en la celda y Click en la caja de texto del campo
campo modificar
No deja editar los campos fórmula.

Desde el modo formulario un registro se elimina definitivamente.
No hay posibilidad de recuperarlo

fin
Operaciones con Base de datos

Indice Para analizar los datos contenidos en una lista, y convertirlos en información
de utilidad para cada usuario, Excel permite:

A Base de
Ordenar una lista
Datos
Buscar Información
Listar Información


fin
¿Cómo trabajar con una Base de datos?
Para toda operación de base de datos:
Indice
1. Ubicar el cursor en una celda de la lista

A Base de
Datos

2. Activar el menú datos y
solicitar la orden deseada


fin
¿Cómo ordenar una Base de
datos?
Excel puede ordenar los registros de una lista de acuerdo con los valores de
Indice una o de varias columnas.
Al ordenar, Excel reconoce el tipo de campo (alfabético, numérico o fecha), y
reorganiza los registros en forma ascendente o descendente.
A Base de
Datos Ordenar por varios campos
Ordenar por un campo
(hasta 3 campos)
Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio

Desde barra de herramientas Desde el menú Datos Ordenar,
y completar los criterios

Orden Orden
ascendente descendente

“Luego por”, es considerado sólo si en el criterio
de orden anterior encuentra dos campos iguales


fin
¿Cómo buscar en una base de datos?

Indice Excel permite localizar datos en una lista definiendo criterios de búsqueda.
Es posible buscar desde:

A Base de  Modo Formulario
Datos
 Modo Lista


fin
¿Cómo buscar con formularios?
1. Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio
Indice

A Base de
Datos

2. Activar Datos Formulario

3. Activar el botón Criterios y completar los campos
con las condiciones que deben cumplirse
Si la ficha se completa
4. Buscar anterior ubica el puntero al comienzo de la lista
con más de un campo
5. Buscar siguiente recorre la lista localizando sólo los como criterio de
registros que cumplen con las condiciones comparación, TODAS
las condiciones
66 deberán cumplirse para
Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias-localizar el registro.
UNER

fin
¿Cómo buscar desde una lista?
1. Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio
Indice

A Base de
Datos

2. Activar Datos Filtro Autofiltro
3. Aparece una flecha al lado del nombre
de cada campo
4. Desplegar la flecha y seleccionar la
condición
5. Si se desea un criterio especial activar
Personalizar y completar la ficha con la
condición


fin
Criterios de búsqueda
Los criterios de búsqueda son condiciones que se plantean para que Excel
Indice sea capaz de Filtrar la base de datos mostrando únicamente los registros
que cumplan con la condición pedida.
Los criterios se construyen utilizando cadenas de caracteres o números,
A Base de según el tipo de campo, relacionados por operadores.
Datos
También admiten el uso de comodines como el * y el ?.
Los criterios se establecen Operador Significado
1. Para buscar información
= Igual
• Desde formulario
< Menor
• Desde modo lista
> Mayor
2. Para realizar listados
• Con Autofiltros <> Distinto

• Con Filtros Avanzados <= Menor o Igual
>= Mayor o Igual


fin
Criterios de búsqueda: Comodines

Indice Sirven para reemplazar caracteres en un criterio de búsqueda.

Comodín Para buscar Ejemplo

A Base de ? Cualquier carácter que m?ta
Datos Signo de esté en el mismo lugar encontrará "mata" y "mota"
interrogación que la interrogación

* Cualquier número de *este
Asterisco caracteres que esté en el encontrará "Noroeste“ y
mismo lugar que el "Sudeste"
asterisco
~ (tilde) Una interrogación de af91~?
seguida de ?, cierre, un asterisco o una encontrará "af91?"
*, o ~ tilde reales


fin
Criterios de búsqueda: ejemplos
Se propone un filtro para que Con autofiltro personalizado
Indice encuentre registros cuyo apellido
comience con G y el sueldo básico
sea superior a 500.
En formulario
A Base de
Datos

Activo dos filtros (en campo Apellido y en campo Sueldo) y lista en la misma base de
datos los registros que cumplen ambas condiciones

fin
Filtrar
Filtrar una lista es realizar listados desde una base de datos con grupos
Indice de registros que cumplan con determinadas condiciones.
Existen dos maneras de filtrar una lista de Microsoft Excel:

A Base de  Con Filtro Automático o Autofiltro
Datos
 Con Filtro avanzado


fin
Filtrar: Autofiltro
Filtro Automático o Autofiltro permite listar sobre la misma base de datos los
Indice registros que cumplen con una condición o criterio de búsqueda, ocultando
el resto de los registros.
Para utilizar este comando ver Buscar desde una Lista.
A Base de
Datos
Autofiltros


fin
Filtrar: Filtros avanzados
Filtro Avanzado permite localizar o listar, sobre la misma base o en otro
Indice sector de la planilla, los registros que cumplan con una condición o criterio
de búsqueda.
Se utilizan para criterios más complicados, en dos o más campos, con tres o
A Base de más condiciones en un solo campo, o para aplicar valores calculados como
Datos criterios y/o en aquellos casos en los cuales se pretende listar en otra zona
de la planilla el resultado de la búsqueda. ¿Qué
buscar?
Los filtros avanzados
necesitan tres áreas
previamente definidas en
¿Dónde
buscar?
Criterios
la planilla.

Base de ¿Adónde
colocar la
Planilla datos información?

Rango de salida


fin
Filtros avanzados: base de datos
La base de datos o lista contiene todos los registros sobre los que actuarán
Indice los criterios.
La base de datos debe: • Contener en su primera fila los nombres de los
campos, sin celdas combinadas.
A Base de • Estar rodeada por celdas en vacías
Datos

Campos
Celdas
vacías

Base de
datos


fin
Filtros avanzados: criterios
Los criterios representan la o las condiciones que deben cumplir los
Indice registros.
Se ubican arriba y a la derecha de la base de datos.
Criterios
A Base de
Datos

Base de
datos
Están formados por dos Nombre de
celdas cómo mínimo: el
nombre del campo y en la
Categoría campo
celda de abajo la condición. Peón Condición

fin
Filtros avanzados: criterios
Los criterios dependen del tipo de campo.
Indice
Campo Texto Campo Numérico
Categoría Apellido Jornadas
A Base de
Datos Peón G* >30 =H16>PROMEDIO($H$16:$H$21)

Para especificar relaciones Y/O:
Categoría Para
Cuando deba cumplirse una u otra fórmulas la
condición (O lógico), en el mismo Peón celda
superior
rango de criterios, escribir las Capataz queda vacía
condiciones en diferentes filas.
Cuando deban cumplirse todas las
Sueldo Jornadas condiciones (Y lógico), en el mismo
rango de criterios, escribir las
>400 <25 condiciones en la misma fila.

Para evitar errores se recomienda copiar y pegar los nombres de los campos.


fin
Filtros avanzados: Rango de salida
El rango de salida indica el área en la que se extraerán los campos de los
Indice registros que cumplen con las condiciones pedidas.
Se ubica debajo de la base de datos.

A Base de Incluye en una
Datos sola fila, los
nombres de
los campos
que se deseen
extraer y en el
orden que
resulte más
conveniente.

Nombre Apellido Sueldo Rango de salida
No colocar información debajo del rango de salida porque Excel elimina
automáticamente todo lo contenido en esa posición antes de realizar el
listado.

fin
Filtros Avanzados: procedimiento
1. Crear el rango de criterio
Indice 2. Crear el rango de salida
con los campos a listar
3. Ubicar el cursor en una
celda de la lista
A Base de
Datos 4. En el menú Datos, eligir
Filtro, Filtro avanzado

5. Completar las cajas de texto
Oculta en la con los rangos definidos
base, filas
que no 6. Aceptar y la base estará
coinciden filtrada
con los
criterios Base de datos

Habilita Criterios
Rango de
Salida
Rango de salida


fin
Celda

Indice Columna
C

Celda
C2
Fila
2

79 Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER volver

fin
Copiar Formato

Indice La “brocha” de la Barra de Herramientas Formato, permite
copiar rápidamente el formato de una celda o rango a otra/o.

A formato

1. Hacer click en la celda o rango de origen
2. Click en el botón copiar formato de la Barra de Herramientas
3. Click en la o las celdas destino, y el formato se copió

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