1. Análisis y Diseño de Sistemas de Información II G1 DOCENTEJorge Mario ZuluagaCampuzano UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAVI SEMESTREBOGOTA2011

2. DISEÑO DE LAS ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA FRANCISCO JAVIER SALAS CUESTA CAROLINA FUENTES SARMIENTOFANNYCARDENAS MONDRAGONNEDY Bermúdez RuizUNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAVI SEMESTREBOGOTA2011

3. Hola…!!Loprimero quedebeshaceresponerte enesta posición….

4. Conestainformaciónquedarássatisfecho…

6. iNTRodUCCIÓN Las entradas en un sistema son de gran importancia ya que por media de éstas se toman los datos que se requieren para procesar la información. Las entradas pueden ser automáticas o manuales éstas son tomadas directamente por el usuario, mientras las automáticas son datos o información tomadas de otros sistemas o módulos que son las que determinan todo el proceso. Esto último se denomina interfaces automáticas.

7. Empecemos por aprender enquÉconsiste …diseño de las entradas y controles del sistema El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios. En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, éstos son: 1.Objetivos del diseño de entrada. 2·Captura de datos para la entrada.

8. diseño de las entradas y controles del sistema Objetivo del diseño de entrada Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento. La entrada de los datos se logra al preparar al sistema para que lea ya sea documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al sistema.

9. diseño de las entradas y controles del sistema Se desarrolla en diversas formas para capturar información, por lo regular la entrada clásica es la pantalla, y en consecuencia la salida más importante es por la impresora. Se deben implementar las pantallas de tal forma, que sean fáciles de entender por el usuario. El diseño de entrada nos habla de la forma como los datos entran al sistema, es decir, estos datos pasan por diversos procedimientos para su selección antes de entrar al sistema,

10. Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son: a) Control de la calidad de entrada b) Evitar los retrasos c) Evitar los errores en los datos d) Evitar los pasos adicionales e) Mantener la sencillez del Proceso

11. diseño de las entradas y controles del sistema CONTROL DE LA CALIDAD DE ENTRADA Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en la entrada: a. Las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son. b. La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas. EVITAR LOS RETRASOS También conocido con el nombre de cuello de botella, los retrasos son siempre detalles que el analista evita al diseñar la entrada; una forma de evitarlos es utilizar los documentos de retorno.

12. diseño de las entradas y controles del sistema EVITAR LOS ERRORES EN LOS DATOS La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores. Por ejemplo, es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos. EVITAR PASOS ADICIONALES Se debe diseñar la entrada de datos de forma que no se tenga que utilizar pasos o procesos adicionales y alarguen el diseño.

13. diseño de las entradas y controles del sistema MANTENER LA SENCILLEZ DEL PROCESO El sistema mejor diseñado se ajustará a los usuarios y al mismo tiempo, éstos proporcionarán métodos para el control de los errores. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no ofrezcan ninguna garantía para el éxito en la instalación de los mismos.

14. Mucha información ??? trAnquilos… seponeinteresante !

15. buen diseño de las entradas Un buen analista de sistemas debe estar en capacidad de reconocer las formas útiles. Igualmente reconocer las que están mal diseñadas e innecesarias que desperdicien recursos las cuales, deben ser eliminadas. El diseño de la entrada es el vínculo que acopla al sistema de información con el mundo y sus usuarios.

16. LOS ANALISTAS DESISTEMAS DECIDEN LOS SIGUIENTES DETALLES DEL DISEÑO DEENTRADAS 1. Qué datos ingresan al sistema. 2. Qué medios utilizar. 3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos. 4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores. 6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

17. CALIDAD DE ENTRADA La calidad de la entrada de un sistema determina la excelencia en el resultado un procedimiento, se busca que las entradas sean lo más sencillas posibles y estar diseñadas de forma que limiten la posibilidad de que se introduzcan datos incorrectos Para ello se utiliza la mejor tecnología y profesionales en la construcción optimizando diseño y eficacia constructiva, consiguiendo de este modo una correcta planificación y ejecución de cada labor.

18. CAPTURA DEDATOS PARA LAENTRADA En una transacción, ¿Qué datos son los importantes y, por tanto, deben recopilarse para entrada y procesamiento?. Las respuestas para esta pregunta dependen de la organización y del sistema. Sin embargo, existen lineamientos generales que son de ayuda para el analista cuando este formula el diseño de entrada. El analista debe comenzar por capturar solo aquellos datos que en realidad deben formar la entrada.

19. EXISTEN DOS TIPOS DE DATOS QUE DEBEN PROPORCIONARSE COMO ENTRADAS CUANDO SE PROCESAN TRANSACCIONES: Datos constantes. Detalles que el sistema pueda recuperar. Detalles que el sistema pueda calcular. Datos Variables: son aquellos datos que cambian para cada transacción o toman de decisión. Datos de Identificación: estos datos son los que identifican en forma única el artículo que esta siendo procesado.

21. Conocer el tipo de dato a capturar.

22. Evitar los cuellos de botella; asegurar que haya suficiente capacidad para manejar los datos que están siendo cargados.

24. Perforar los datos en tarjetas

25. Verificar las tarjetas perforadas volviendo a introducir los datos a la máquina de verificación, la cual los compara con los datos ya perforados

26. Colocar las tarjetas perforadas en un lote para ser leídas y procesadas por la computadora

27. Ir validando los datos mientras la computadora los lee

28. Procesar los datos

29. Captura de datos fuente con dispositivos teclado-almacenamiento: Escribir los datos sobre el documento fuente De ser necesario, los datos del documento fuente se deben codificar en un formato aceptable para poder ser procesados por la computadora Procesar directamente el disco que contiene los datos Se debe validar los datos a medida que son leídos por el computador para luego ser procesados Procesar los datos

30. Captura de datos fuente con un scanner: este proceso acelera en un 60% aproximadamente el proceso de captura de datos. Consiste en: Escribir los datos en el documento fuente Agrupar un lote de documentos fuente y leerlos a través del lector óptico de caracteres La validación se realiza a medida que se van ingresando los datos en la computadora Procesar los datos Entrada directa a través de terminales inteligentes: estos terminales tienen la capacidad de procesamiento de datos, gracias a esto no se necesitan documentos fuente. Este método se puede resumir en los siguientes pasos: Proporcionar los datos en el terminal Validar los datos a medida que se vayan ingresando en el terminal Procesar los datos

31. Métodosdecodificación Es expresar las palabras, ideas o relaciones por medio de un código; esto ayuda al ahorro de espacio, tiempo y costos, y acelera todos los procesos. Existen varios métodos de codificación: Códigos de clasificación: Los códigos de clasificación separan las entidades, eventos, personas u objetos, colocándolos en grupos distintos que reciben el nombre de clases. Códigos de funciones: es asignar un código a las tareas o trabajos a realizar por el programa sin tener que proporcionar todos los detalles. Códigos en secuencia: son números o letras asignados en secuencia para saber en que orden ocurrirán los eventos.

32. Métodosdecodificación Códigos con subconjuntos de dígitos significativos: son varios códigos organizados secuencialmente que en conjunto representan la información detallada del articulo. Estos subconjuntos de códigos indican cada uno por separado aspectos como clase de articulo, vendedor, etc. Códigos nemónicos: estos códigos utilizan números y letras para describir algo en forma visual. Por ejemplo, un televisor de color de 21 pulgadas se puede traducir en TV-CL-21.

33. Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos para su procesamiento por computadora. Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, como talones de venta, cheques bancarios o facturas, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.

34. sabemos quequedaron con ésta expresión… pero…

35. AHORA…. ALÍSTATE PARA UNA ACTIVIDAD EN DONDE PROBAREMOS TU ATENCIÓN!!!

36. BIBLIoGRaFÍA DISEÑO DE ENTRADAS [en línea]. 2011. Disponible en internet http://une-senn.tripod.com/new_page_2.htm DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA [en línea]. 2011. Disponible en internet http://www.itpuebla.edu.mx/Alumnos/Cursos_Tutoriales/Ana_Sosa_Pintle/ANALISIS_DISENO/ANALSIS%202%20DISE%D1O%20DE%20ENTRADAS%20Y%20CONTROLES%20DEL%20SISTEMA.htm