Diseño de Sistemas de Información

2. RENATA ROMERO C.
SANDRA MILENA ECHEVERRY C.
NELLY FLÓREZ C.
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN II
Asignatura
LINA MARÍA CASTRO BENAVIDES
Tutora Virtual

3. INTRODUCCIÓN
Las entradas de un sistema son de gran
importancia, porque por medio de estas nos
permite tomar los datos para procesar la
información. Estas entradas pueden ser
automáticas o manuales, respecto al diseño de la
entrada, esta específica la forma de como los datos
entran al sistema para su procesamiento.

4. OBJETIVOPRINCIPAL
Hacer una aproximación al concepto de entradas y control en un sistema
de información y a los elementos inmersos dentro del diseño de las
entradas del sistema, caracterizando cada uno de ellos e identificando las
generalidades de dichos elementos.
Objetivos Específicos
Conocer las distintas formas de presentar la información.
Comprender el diseño de las entradas de un sistema de
información
Determinar el propósito de entradas y control de un sistema.
Presentar las entradas de la información en formatos impresos
y de pantalla.

5. DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DEL SISTEMA
Un sistema de información debe ser flexible y susceptible de
modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades
cambiantes de los usuarios. Diseño de Entrada, consiste en
desarrollar los requerimientos y los pasos a seguir y la realización
de los procesos necesarios para colocar los datos de forma
utilizable para el procesamiento. Diseño de Salida, es todo lo
producido por el sistema, si la salida no es de calidad entonces el
sistema es innecesario, una de las salidas puede ser documentos o
formularios dependiendo del objetivo del sistema.

6. ASPECTOS QUE GUIAN EL DISEÑO DE ENTRADA
El diseño de la entrad es el enlace que une al
sistema de información con el mundo y sus
usuarios. Algunos aspectos del diseño cambian, lo
que depende de si el sistema esta orientado hacia
los lotes o en línea. Sin considerar el sistema,
existen aspectos generales en la entrada que todos
los analistas deben tener en cuenta entre ellos
encontramos:

7. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de
especificaciones y procedimientos para la preparación de
datos, la realización de los pasos necesarios para poner los
datos de una transacción en una forma utilizable para su
procesamiento, así como la entrada de los datos a la
computadora para su procesamiento.

8. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Cinco objetivos guían el diseño de entrada y se enfocan a
controlar la cantidad de entradas que se requiere.
Control de la calidad de entrada.
Evitar los retrasos.
Evitar los errores en los datos.
Evitar los pasos adicionales.
Mantener la sencillez del proceso.

9. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Control de la Cantidad de la Entrada
Un diseño efectivo controla la cantidad de datos que entraran.
Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe
controlar la cantidad de datos en la entrada.
Las operaciones de preparación y entrada dependen de las
personas dado que los costos de mano de obra son altos y la
preparación de ingreso de los datos también son costosos.
La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho
más tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar
las tareas.
Al reducir los requerimientos de entrada, el analista acelerara el
proceso en su totalidad desde la captación de los datos hasta su
procesamiento y así proporcionar los resultados a los usuarios.

10. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Evitar la Demora
Cuando el proceso se demora debido a la preparación de los datos
o la entrada de los mismos, las causas se conocen como «cuello de
botella».
Evitar los cuello de botella cuando se diseña la entrada debe ser un
objetivo fundamental para el analista. Se conoce una forma de
reducir los cuello de botella por medio del uso de datos
retornables.

11. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Evitar los Errores en los Datos
La tasa de errores depende de la cantidad de datos,
entre mas pequeña sea esta, menores serán las
oportunidades para cometer errores.

12. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Evitar los Pasos Adicionales
Algunas veces el volumen de las transacciones y la
cantidad de datos en preparación es algo que no se puede
controlar, por ello el analista experimentado, evitara
diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de
pasos a seguir.

13. OBJETIVOS DEL DISEÑO DE LA ENTRADA
Mantener la Sencillez del Proceso
Mantener la simplicidad efectiva, un sistema de
entrada ajustado a las necesidades del usuario.

14. CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA
Es el proceso o transacción mediante
el cual los sistemas informáticos
obtienen y registran datos que van a
ser procesados para ser información
útil y de interés a los usuarios.
En la captura de datos es importante
tener en cuenta los parámetros
establecidos, esto con el fin de
encontrar eficacia y eficiencia en la
información que se va a suministrar.

15. OBJETIVOS PARA LA CAPTURA DE DATOS
1. Establecer actividades que determinen la manera mas
eficiente y productiva la realización de la captura de
datos.
2. Capturar datos importantes y precisos.
3. Asegurar la calidad de datos teniendo en cuenta los
parámetros, establecidos o exigidos.
4. Realizar una codificación acertada.

16. MÉTODOS DE CAPTURA DE DATOS
Los métodos mas frecuentes para realizar la captura de datos
son:
 Cuestionarios.
 Formularios.
 Entrevistas.
 Observaciones directas.
 Presentación de informes.

17. VENTAJAS
Algunas de las ventajas para la captura de
datos son las siguientes:
Realizar verificaciones de la información en
el sistema a cualquier momento.
Asegurar efectividad en la información.
Disminución de errores en los datos
ingresados en el sistema.
Contar con información adecuada en ell
momento justo.
Mayor productividad por parte de los
funcionarios.

18. DISPOSITIVOS PARA CAPTURA DE DATOS
Dispositivos Ópticos
Exploradores OCR ( scanners)
 Aplicación de los exploradores ópticos.
 Códigos de barras.
 Exploradores en forma de varilla.
 Pluma óptica.
 Tableta y pluma digitalizadora.
Documentos retornables OCR.
 Recopilación de datos de una fuente original.

19. DISPOSITIVOS PARA CAPTURA DE DATOS
Dispositivos de Reconocimiento de Caracteres en Tinta
Magnética.
Formularios sensibles a marcas.
Formas perforadas.
 Códigos de barras.
 Cintas de datos.
 El uso de terminales inteligentes.

20. CODIFICACIÓN
Una de las maneras mediante las cuales se pueden introducir los
datos, con mayor precisión y eficiencia es utilizando diversos
códigos previamente establecidos. El proceso de expresar datos
ambiguos en dígitos o en letras que se capturan con facilidad se le
llama codificación.
Tipos de Codificación
Códigos secuenciales simples.
Códigos de origen alfabético.
Códigos de clasificación.
Códigos nemotécnicos.
Ocultado de información.

21. CALIDAD DE LA ENTRADA
La calidad de entrada de un sistema determina la
excelencia en el resultado de un procedimiento, se
busca que las entradas séanlo mas sencillas posibles y
estar diseñadas de forma que limiten la posibilidad de
que se introduzcan datos incorrectos, se utiliza la mejor
tecnología y profesionales en la construcción
optimizando diseño y eficacia constructiva para una
correcta planificación y ejecución de cada labor.

22. CALIDAD DE LA ENTRADA
Controles del Sistema
Razones por las cuales un buen diseño de sistemas debe
controlar la cantidad de datos en la entrada.
 Las operaciones de preparación y entrada dependen de
las personas. Los costos de la mano de obra son altos el
personal con la preparación e ingreso de datos también lo
es, disminuir los requerimientos de datos puede reducir
los costos y puede ocurrir lo mismo con los costos de
mano de obra.

23. CALIDAD DE LA ENTRADA
Controles del Sistema
La fase de entrada puede ser un proceso lento que
requiere mucho mas tiempo que el que necesitan los
computadores para llevar a cabo las tareas. El
computador puede permanecer sin hacer nada
durante el tiempo en que se preparan los datos y la
entrada para su procesamiento. El disminuir los
requerimientos para la entrada, el analista puede
acelerar todo el proceso desde la captura de datos
hasta que los resultados llegan a manos de los
usuarios.

24. CALIDAD DE LA ENTRADA
El analista puede modificar las tasas de error de una
operación atreves del diseño de la entrada, ya que la
forma en que deben ingresar los datos puede tener
efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto
del control de errores es la necesidad de detectarlos
cuando estos se presentan. Las verificaciones y balances
en los programas para entrada de datos, denominadas
técnicas de validación de entradas, también descubren
errores en la entrada.

25. VALIDACIÓN DE LA ENTRADA
Los diseños de las entradas tiene como finalidad
reducir la posibilidad de cometer errores o
equivocaciones durante la entradas de datos. Pero
siempre se debe suponer que se presentaran
errores, estos deben detectarse durante la entrada y
corregirse antes de guardar los datos o procesarlos;
es más difícil corregir datos equivocados después
de almacenarlos que antes de hacerlo. Los datos
equivocados se olvidan con frecuencia hasta que
alguien utilice un reporte.

26. VALIDACIÓN DE LAENTRADA
Controles de Lotes
El procesamiento por lotes es un termino que significa
proceso retardado debido a la acumulación de
transacciones en lotes o grupos de registro. Un método por
control de lotes, es el definir un tamaño fijo para este. Las
transacciones se acumulan en grupos de 50 registros,
cada grupo constituye un lote, en el transcurso de la
jornada de trabajo se acumulara mas de un lote, entonces
la administración debe asegurarse que todos los lotes sean
procesados que ninguno se pierda o se pase por alto,
conocer los lotes acumulados y enviados es de gran
ayuda.

27. VALIDACIÓN DE LA ENTRADA
Métodos de Control de Lotes

28. CASO DE ESTUDIO

29. PROPUESTA DE TRABAJO DE GRADO: SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE
REGISTROS SECCIÓN COLONIA MANUMISIÓN
MODALIDAD APLICACIÓN
UNIVERSIDAD EL GRAN CACIQUE
FACULTAD DE INGENIERIA
PROGRAMA INGENIERIA DE SISTEMAS

30. Diccionario de Datos
• FLUJOS DE DATOS
NOMBRE DEL FLUJO DE DATOS: Propuesta trabajo de grado
DESCRIPCIÓN: Presentación de la propuesta de grado mediante la
plantilla establecida por el Comité de Trabajo de Grado, la cual debe ser
diligenciada y anexada.
PROVIENE DE LOS PROCESOS: 1.0 descargar e imprimir la inscripción
previamente diligenciada en asignatura Trabajo de grado 1 del
Programa correspondiente.
PARA LOS PROCESOS: 2.0 comprobación de inscripción.
DESCRIPCION: Verificación del cumplimiento de requisitos presentados
de acuerdo a la modalidad aplicación para TG.
ESTRUCTURA DE DATOS: Propuesta trabajo de grado
• ELEMENTOS DATOS:
Titulo = Comprobante Matricula Académica
Datos de Usuario

31. Nombre: Apellidos + nombres
Programa
Asignatura
Proceso de diligenciamiento = plataforma académica
Código estudiante
• CONTENIDO:
Detalles documento
Detalles documento matricula = titulo + Datos de usuario +Información de
asignatura + imprimir documento
Datos usuario
Datos del usuario = {nombre + apellido paterno + apellido materno + código} +
programa + jornada + sede + periodo académico
Información de asignatura
Código de asignatura + grupo + calificación final
Imprimir documento
Generar documento = imprimir
Diccionario de Datos

32. • PROCESOS DE DATOS
PROCESO: Verificar inscripción en programa
NO. DEL PROCESO: 1.0
DESCRIPCIÓN: Determinar si los o el estudiante han cumplido el 70% de los créditos del plan de
estudios, verificar que datos de los estudiantes son precisos.
ENTRADA: Datos matricula académica
Detalles documento matricula académica
SALIDA: Comprobante de matrícula académica
RESUMEN DE LA LÓGICA:
El estudiante debe presentar el documento de matrícula en la asignatura, el cual dará
constancia de la aprobación de dicha asignatura con la debida calificación final.
El documento debe ser presentado durante las fechas establecidas en las fechas establecidas
por la Dirección del Programa.
Se adjuntará luego la inscripción a la modalidad de TG y la propuesta.
Diccionario de Datos

33. PROCESO: Comprobación de Inscripción a asignatura
NO. DEL PROCESO: 2.0
DESCRIPCIÓN: Informar sobre la aprobación de la propuesta, desarrollo del Trabajo
de Grado de acuerdo con el cronograma establecido, presentación de las
correcciones si la hay, y presentación del Informe Final, al Director asignado.
ENTRADA: Envío de propuesta TG
SALIDA: Cronograma de tutorías
RESUMEN DE LA LÓGICA: El Director de trabajo de grado, informara por los medios
establecidos al estudiante del inicio de las actividades correspondientes al desarrollo
del TG, solicitará al estudiante realizar ajustes necesarios a los documentos
presentados; en caso de no hacer los correctivos y/o de no presentar la
documentación requerida, el estudiante quedará en continuidad. Por otro lado,
cuando el estudiante no desarrolla el Trabajo de Grado, ni cumple con el
cronograma, el Trabajo de Grado será REPROBADO, y tendrá una calificación de
cero.cero (0.0), lo cual indica que el estudiante debe plantear una nueva propuesta.
Diccionario de Datos

34. PROCESO: Asignación de Jurados
NO. DEL PROCESO: 3.0
DESCRIPCIÓN: Una vez el Comité de Trabajos de Grado recibe la
Solicitud de Jurados por parte del Director del Trabajo de Grado,
éste asigna los respectivos jurados.
ENTRADA: Solicitud de jurados
SALIDA: Asignación de jurados
RESUMEN DE LA LÓGICA: El comité entregara el Informe Final al
Jurado para que este lo evalúe y emita una calificación de
acuerdo con los objetivos para la modalidad.
Diccionario de Datos

35. PROCESO: Calificación de Jurados
NO. DEL PROCESO: 4.0
DESCRIPCIÓN: La calificación estará dada por los promedios de los puntajes asignados por cada uno de
los jurados.
ENTRADA: Calificación final
SALIDA: Recomendaciones (si es meritorio)
PROCESO: Estímulos estudiante
NO. DEL PROCESO: 5.0
DESCRIPCIÓN: La calificación meritoria se dará a conocer mediante reporte al estudiante.
ENTRADA: expedición de diploma Laureado
SALIDA: Descarga de Diploma en plataforma
RESUMEN DE LA LÓGICA: Los estudiantes que apliquen a esta modalidad de trabajo de grado lo
desarrollen y culminen con la calificación de meritorio o laureado de conformidad con el Articulo 5 del
Acuerdo 050 de 2010, promulgado por el Comité Académico, recibirán on line su diploma en el
transcurso de 8 días y podrá acceder con su clave y código a plataforma para hacer la descarga.
Diccionario de Datos

36. Diseño Entradas y Controles
• Presentación Entradas Impresas y en pantallas

37. DISEÑO ENTRADAS Y CONTROLES
Presentación Entradas / Formulario datos Estudiante

38. DISEÑO ENTRADAS Y CONTROLES

39. DISEÑO DE
DIÁLOGO

40. DISEÑO DE
DIÁLOGO

41. DISEÑO ENTRADAS Y CONTROLES

42. DISEÑO PANTALLA

43. ENTRADA IMPRESA

44. ENTRADA IMPRESA

45. CONCLUSIONES
• Por medio de este trabajo se logró conocer, tratar y entender
las características de los dispositivos de entrada de datos, los
métodos de entrada y aprender cada una de las partes y
utilización especifica.
• Del diseño de entrada depende de la estructura de los pasos
necesarios para poner los datos que se analizan en forma que
se utilicen para el procesamiento, todo buen diseño depende
del control en la entrada de los datos.

46. FUENTES BIBLIOGRAFICAS
• Diseño de entradas y controles del sistema. [en línea]. disponible en:
http://es.scribd.com/doc/32553373/Diseno-de-entrada-y-
controleswww.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/7992/mod_res
ource/content/1/1_DiseñoEntradas-Controles-Sistema-ADSI-II.pdf
consultado el 13 de mayo de2015
• Redalyc. Sistema de información científica, Ciencias de la información [en
línea]. disponible en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/7993/mod_resou
rce/content/1/2_Art%C3%ADculo_Dise%C3%B1o%20de%20Sistemas%20de
%20Informaci%C3%B3n%20Documental.pdf [ consultado el 14 de mayo de
2015]
• Diapositivas diseño de entradas. [en línea]. disponible en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/7996/mod_resou
rce/content/1/5_Dise%C3%B1o%20de%20Entradas.pdf [consultado el 15 de
mayo de2015]