Como organizar un Stand en un evento

2. Método 1 antes del evento
Busca el evento adecuado a tu stand. Si puedes
asistir a un evento similar como miembro del
público, hazlo. Date cuenta qué están haciendo
otros presentadores de stands. Lleva algo para
tomar notas sobre lo que te gusta de algunos
expositores y lo que crees que otros stands
podrían haber hecho mejor. Cuando lo hagas, ten
en mente a tu público. Las actividades, los juegos
y los regalos para los adultos serán muy
diferentes que aquellos de otra generación y otros
grupos.

3. Ahora es el momento de contactar con
los organizadores del evento para
cualquier petición especial.
Por ejemplo, si necesitas iluminación o
electricidad en el puesto, asegúrate de
pedirlo por adelantado. Si necesitas un
sistema de sonido, refrigeración, acceso
para vehículos o cualquier cosa adicional
al espacio asignado, ¡solicítalo justo
ahora!

4. elegir el lugar del stand, elige
uno que tenga mucho
movimiento comercial. Si eso
no fuera posible, tratar de
estar cerca de otros stands
que atraigan a la misma
clientela que tú quieres.

5. Reúne o fabrica tus productos. Tus productos
dependerán de saber con exactitud la naturaleza del
evento y de lo que quieres promocionar, pero piensa
en seguir lo siguiente:
Carteles y letreros. Como mínimo, ten un gran
anuncio publicitario que diga claramente a quién o
qué estás promocionando. Los carteles adicionales
sirven para informar el público. No esperes que la
gente lea un texto muy grande mientras caminan
por la feria.
Regalos. Una manera clásica de atraer gente al
stand es dar algo que se puedan llevar. Muestras de
algo que esté relacionado con tu mensaje es una
buena idea. Cosas prácticas (bolígrafos, camisetas,
bolsas) con el nombre o el logotipo impreso en ellos
puede ser algo que les haga acordarse por mucho
tiempo e incluso pueden ser unos anuncios
andantes.

6. Demostraciones. Si puedes hacer una demostración
de algo relacionado con tu organización (como un
producto o un servicio) o mostrar los resultados de un
proyecto o de una actividad exitosa, llévalo para
mostrarlo y para contarlo. Mejor aún, deja que los
visitantes participen de alguna manera, quizás
probando lo que promocionas.
Actividades. Úsalas para atraer gente al stand. Tener
un dibujo de un gran premio puede servir para captar
un montón de contactos. Incluso cuando la actividad
es tirar bolitas y colarlas en un agujero o jugar al golf
portátil, estos juegos puede atraer a gente y que se
queden más tiempo y así podrás hablar con ellos,
dejar que te conozcan y sepan porqué estás allí.

7. Una mesa y unas sillas. De nuevo,
los organizadores de la exposición
podrían proporcionarlos o no. Si no
estás segura, pregunta.
Luces. Si crees que necesitarás
luces, asegúrate de tener una fuente
de electricidad.
Tomar agua. Hablarás mucho y
podría ser caro o incómodo visitar las
instalaciones de la exposición.

8. ¡Vístete para tener éxito! Procura
tener personal en el stand que
sean atractivos, que se arreglen de
manera apropiada, eso llama la
atención. Esto hará que tu
empresa, tu organización, tu stand
destaque del resto de los stands y
serás parte de la exposición.

9. Prepara la exposición pronto. Ve con
bastante tiempo para preparar el
stand y para conocer las
instalaciones antes de que se llene
de gente. Preparar el stand tan
pronto como las puertas se abran
significa que no perderás el tiempo
rebuscando los letreros o las cajas
en lugar de estar transmitiendo lo
que quieres.

10. Mira tú stand desde fuera. Una vez
que esté listo, vete hacia fuera y
observa el stand desde el punto de
vista del visitante.
¿Se ven los letreros con claridad
desde distintas direcciones por dónde
la gente vendrá? ¿Es atrayente tu
stand? ¿Hay alguna cosa que pueda
distraer?

11. Piensa por donde vendrá el
público. ¿Quieres estar detrás
de la mesa con el público
delante, o quieres que la mesa
esté detrás del stand y así
puedes acercarte a la gente e
invitarlas a que entren?

12. Se amigable. Habla con tus clientes. Cuando ellos
llegan al stand, permíteles unos segundos y diles:
"Hola". Probablemente ellos también te dirán hola.
Después sonríe, y háblales de tu expositor.
Normalmente si comienzas a hablar de cualquier
cosa, como el buen día que hace o lo guapo que
es su niño, podrás pasar más tiempo con ellos y
se distraerán de los regalos.
Cuando comiences una conversación podrás
hablar sobre estas cosas. Recuerda sonreír y
decir: "Gracias, ¡vuelva cuando quiera! ".
Entrégales también una tarjeta de visita si tienes e
infórmales dónde será el siguiente sitio que
estarás.

13. Pregunta a las persona qué
es lo que les interesa. Esto
hace que se metan en la
conversación y esto te
servirá para saber qué tono
usar. Que sea tono
informativo, o comercial o
algo entre ambos.

14. Intercambia información con
los contactos. Diles a los
visitantes interesados cómo
pueden seguirte y cómo los
puedes seguir tú. Y después
asegúrate de recolectar una
base de datos para la
empresa como beneficio

15. CONTRATO DE STAND
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO TEMPORAL DE CUBÍCULO DE
EXPOSICIÓN (STAND) QUE CELEBRAN POR UNA
PARTE____________________________Y POR LA OTRA
__________________________________A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE
DENOMINA “EXPOSITOR”, QUIENES SE SUJETAN EL TENOR DE LAS
SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLÁUSULAS.
DECLARACIONES
DECLARA LA EMPRESA ________________________________ SER UN
ORGANISMO EMPRESARIAL LEGALMENTE CONSTITUIDO DE
CONFORMIDAD CON LA LEY
DECLARA IGUALMENTE QUE ES SU INTENCIÓN CELEBRAR UNA
EXPOSICIÓN COMERCIAL Y DE SERVICIOS EN LA CUAL ARRENDARA UN
TOTAL DE ______ STANDS EN EL _____________________ LOS DÍAS LOS
DÍAS __, __ ,__, DE NOVIEMBRE
SE CONSIDERA STAND A CADA UNO DE LOS CUBÍCULOS DE
EXPOSICIÓN DISPONIBLE DENTRO DEL CENTRO DE CONVENCIONES DE
_______________________ LIMITADO A LAS SIGUIENTES MEDIDAS
_________ MTS DE FRENTE POR _______ MTS DE FONDO Y 2.5 M DE
ALTURA LOS CUALES CONTARAN CON NUMERO DE IDENTIFICACIÓN
INDIVIDUAL SUCESIVO.

16. DECLARA EL EXPOSITOR QUE ES SU INTENCIÓN PARTICIPAR EN
LA EXPOSICIÓN COMERCIAL EN REPRESENTACIÓN Y EXPOSICIÓN
DE SU EMPRESA PARA ELLO DESEA ARRENDAR UN STAND CON EL
FIN DE EXHIBIR EN EL ESPACIO CONTRATADO, LOS BIENES,
PRODUCTOS DE SU PROPIEDAD DURANTE LAS FECHAS EN QUE SE
DESARROLLARÁ LA EXPOSICIÓN.
DECLARA EL EXPOSITOR ESTAR ENTERADO PERFECTAMENTE DE
SUS OBLIGACIONES COMO EXPOSITOR Y DEL REGLAMENTO DE
LA EXPOVENTA 2014
DECLARA EL EXPOSITOR ESTAR DE ACUERDO EN CUBRIR EL
DEPOSITO BUENO POR LA CANTIDAD DE __________ A FIN DE
GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS DE LA
EXPOVENTA 2014, REEMBOLSABLE AL FINAL DEL EVENTO A
CRITERIO DEL COMITÉ ORGANIZADOR.
EL EXPOSITOR MANIFIESTA EXPRESAMENTE ESTAR DE ACUERDO
CON EL LUGAR ASIGNADO DE SU STAND.

17. CLAUSULAS
EXPOSITORES, SERVICIO Y ARTÍCULOS APROBADOS PARA EXHIBIRSE
1. LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ILÍCITOS, COPIAS DE PRODUCTOS,
FALSIFICACIONES CONTRABANDO ETC. QUE VIOLEN LAS LEYES DE
PROTECCIÓN A LOS DERECHOS INDUSTRIALES O DE AUTOR NO SERÁN
ADMITIDAS, SOLO PODRÁN EXHIBIRSE PRODUCTOS Y SERVICIOS LÍCITOS
Y PRODUCTOS PREVIAMENTE AUTORIZADOS POR EL COMITÉ, SIN QUE
SU SOLA APROBACIÓN RESULTE VINCULANTE PARA LA EMPRESA, YA
QUE ES RESPONSABILIDAD DEL EXPOSITOR LA LEGALIDAD DE SU
PRODUCTO Y POR ENDE QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO LA
INTRODUCCIÓN DE PRODUCTOS O EXPOSICIÓN DE SERVICIOS DISTINTOS
A LOS APROBADOS POR EL COMITÉ PARA CADA STAND BAJO PENA DE
DECOMISO DE PRODUCTOS Y RECISIÓN DE CONTRATO DE STAND.
DE LA ASIGNACIÓN Y CANCELACION DE STAND ARRENDADOS
1.- LA EMPRRESA DISPONE DE UN MAPA ILUSTRATIVO EN EL QUE SE
INDICAN CADA UNO DE LOS STANDS DISPONIBLES PARA ARRENDAR
A - SE REQUIERE UN PAGO MININO DEL 50% POR CONCEPTO DE
APARTADO Y ASIGNACION DEL STAND DE ACUERDO A LA
DISPONIBILIDAD Y LINEAMIENTOS DE CLASIFICACION QUE ASIGNA EL
COMITE, EL RESTO PODRÁ PAGARSE EN PARCIALIDADES

18. TENIENDO COMO FECHA LIMITE PARA LIQUIDAR EL PAGO TOTAL
EL DIA _____ DE NOVIEMBRE 2014.
B).- EN CASO DE SELECCIONAR VARIOS EXPOSITORES, UN MISMO
ESPACIO SE ASIGNARA TOMANDO EN CONSIDERACIÓN, EL PRIMER
PAGO ACREDITADO EN FIRME.
C). EN CASO DE DEVOLUCIÓN DE ALGUN CHEQUE PRESENTANDO EN
TIEMPO Y NO PAGADO POR CAUSA IMPUTABLE AL EXPOSITOR, ESTE NO
SOLO ACEPTA PAGAR A LA EMPRESA, DE CONFORMIDAD CON EL
ARTICULO 193 DE LA LEY GENERAL DE TITULOS Y OPERACIONES DE
CREDITO, EL 20% DEL IMPORTE DEL DOCUMENTO SI NO QUE TENDRÁ POR
CONSECUENCIA AUTOMATICA LA RESCISION DEL CONTRATO SIN
RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA.
2. EL COMITÉ PODRA CANCELAR SIN RESPONSABILIDAD EL
PRESENTE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE STAND, ANTES DE INICIAR
Y DURANTE EL DESARROLLO DE LA EXPOVENTA POR DECISIÓN
IRREVOCABLE DEL COMITÉ ANTE LA VIOLACIÓN A CUALQUIER
PROHIBICIÓN EXPRESA, y/o EN CASO DE ACTUALIZARSE ALGUNA DE LAS
FALTAS GRAVES CONSIDERADAS EN EL REGLAMENTO DE LA EXPOVENTA
O A CONSIDERACION DEL COMITÉ ORGANIZADOR.

19. DEL ESPACIO CONTRATADO
1.- EL EXPOSITOR SE LIMITARÁ A INSTALAR Y DECORAR SU STAND
UNICAMENTE EN EL ESPACIO CONTRATADO APEGADO AL REGLAMENTO
ANEXO AL CONTRATO Y NO PODRÁ OCUPAR POR NINGUN MOTIVO
LOS ESPACIOS COMUNES DESCRITOS EN EL REGLAMENTO COMO SON
PASILLOS CORREDORES ETC. MUCHO MENOS EL ESPACIO DEL
EXPOSITOR CONTIGUO.
2.- LA ALTURA MAXIMA DEL STAND ESTA DELIMITADA A UN MAXIMO DE
2.5 METROS.
3.- QUEDA PROHIBIDO CONSTRUIR PUENTES O UNIONES SOBRE LOS
PASILLOS Y ENTRE CADA STAND.
4.- LAS MUESTRAS DE PRODUCTOS, OBSEQUIOS, PUBLICIDAD,
PROMOCION EN VENTAS ETC. DEBERA DE LLEVARSE ACABO
UNICAMENTE DENTRO DEL ESPACIO CONTRATADO.
5.- NO ESTA PERMITIDO SOBREPONER O UTILIZAR EL ANTEPECHO PARA
COLOCAR PUBLICIDAD O CUALQUIER OTRO TIPO DE ELEMENTO QUE
INTERFIERA EN LA UNIFORMIDAD DEL EVENTO.

20. DE LAS OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR
1.- El EXPOSITOR QUEDA EXPRESAMENTE OBLIGADO A EXHIBIR EL
SERVICIO O PRODUCTO PROPIO AUTORIZADO PARA SU STAND BAJO
NINGUNA CONDICION ESTA FACULTADO A SUBARRENDAR O CEDER
AUN ASI SEA PARCIALMENTE EL ESPACIO CONTRATADO A OTRA
EMPRESA U EXPOSITOR. LA VIOLACIÓN A ESTA PROHIBICIÓN SERA
MOTIVO DE RESCISION DEL PRESENTE CONTRATO SIN NINGUNA
RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA Y SIN REEMBOLSO.
2.- El EXPOSITOR QUEDA EXPRESAMENTE OBLIGADO A CUMPLIR EL
REGLAMENTO DE LA EXPOVENTA 2014 Y ACEPTA COMO MAXIMA
AUTORIDAD AL COMITÉ Y SUS DECISIONES SE TIENEN COMO
IRREVOCABLES.
3. EL MONTAJE Y DECORACIÓN DE LOS MODULOS SE REALIZARÁ DE
ACUERDO A LA CALENDARIZACION QUE LA EMPRESA OTORGARA A
CADA UNO DE LOS EXPOSITORES.
4.- LA EMPRESA NO SE HACE RESPONSABLE DE DAÑOS, EXTRAVIOS,
ROBOS EN PERJUICIO DEL EXPOSITOR DURANTE EL PERIODO SEÑALADO,
EL EXPOSITOR SERÁ RESPONSABLE DE SU INVENTARIO, MERCANCIAS,
MOBILIARIO Y EQUIPO.

21. 6.- EL EXPOSITOR DEBERA VERIFICAR EL ESTADO GENERAL DEL ESPACIO
QUE CONTRATÓ, PONIENDO ESPECIAL ATENCIÓN AL SUMINISTRO DE
ENERGIA ELECTRICA, EN CASO DE ENCENDER EQUIPO DE COMPUTO O
SIMILARES, DEBERA INSTALAR POR SU CUENTA UN REGULADOR DE
VOLTAJE Y EVENTUALMENTE EQUIPO DE RESPALDO.
7.- PARA DESMONTAR EL MATERIAL EXPUESTO, SE CONTARA CON EL DÍA
SIGUIENTE A LA FECHA DE CLAUSURA DEL EVENTO
8.- A PARTIR DE LA FECHA ________ SE SUSPENDERA LA VIGILANCIA, SE
RETIRARAN LOS COORDINADORES RESPONSABLES Y SE CONSIDERARA
COMO DESHECHO LOS MATERIALES RESTANTES, LA CAMARA DE
COMERCIO NO SE HARA RESPONSABLE, DE DAÑOS ROBOS O EXTRAVIOS
DE MATERIALES O MERCANCÍAS DE LOS STANDS.
9.- LAS DEMANDAS QUE LOS PROPIETARIOS DEL RECINTO PRESENTARAN
POR INCUMPLIMIENTO EN EL DESALOJO OPORTUNO O DAÑOS EN LAS
INSTALACIONES Y RESPONSABILIDAD CIVIL EN LOS QUE INCURRA EL
EXPOSITOR, NO LE SERAN TRASLADADAS. A LA EMPRESA.
10.-EL EXPOSITOR PODRA TENER ACCESO UNICAMENTE A LA FUENTE DE
ENERGIA DENTRO DEL ESPACIO CONTRATADO.

22. DE LAS OBLIGACIONES DE LA EMPRESA
1.- LA LIMPIEZA DE LAS AREAS COMUNES SERÁ PROPORCIONADA POR LA EMPRESA
2.- LA EMPRESA VIGILARA LOS ACCESOS DE PERSONAS Y MERCANCÍAS AL
RECINTO.
3.- LA EMPRESA ASIGNARA DOS 2 GAFETES POR CADA ESPACIO CONTRATADO.
4.- LA EMPRESA ATENDERA MEDIANTE EL COMITÉ A AQUELLOS EXPOSITORES QUE
TENGAN REQUERIMIENTOS NO CONSIDERADOS EN EL REGLAMENTO SIEMPRE Y
CUANDO PRESENTEN UNA SOLICITUD POR ESCRITO, EN PAPEL MEMBRETADO DE LA
EMPRESA, CON FIRMA AUTORIZADA A MAS TARDAR EL DIA _________________ EN
DONDE MENCIONEN DETALLADAMENTE SUS REQUERIMIENTOS SIN QUE LA
PRESENTACIÓN DE ESTA SOLICITUD IMPLIQUE OBLIGACIÓN DE RESPUESTA
POSITIVA O INMEDIATA.
PARA TODO LO RELATIVO A LA INTERPRETACION, EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO
DEL PRESENTE CONTRATO LAS PARTES SE SOMETEN A LA DESISCION DEL COMITÉ
DE LA EXPOVENTA 2014 O EN SU DEFECTO A LA JURIDICCION DE LOS TRIBUNALES
COMPETENTES DE LA CIUDAD DE BARRANQUILLA RENUNCIANDO AL FUERO QUE
POR RAZONES DE SUS DOMICILIOS ACTUALES O FUTUROS, O QUE POR
CUALQUIER OTRA CIRCUNSTANCIA LES PUDIERA CORRESPONDER.

23. LEIDO QUE FUE POR AMBAS PARTES Y CONOCIENDO SU ALCANCE LEGAL LO
FIRMAN EL DIA_____________DE __________________________ DEL 2013.
EMPRESA
______________________________
EL EXPOSITOR
_______________________________
_________________________________
NOMBRE Y FIRMA
DATOS DE INDIVIDUALIZACION Y FACTURACION
NOMBRE._________________________________________________________
NOMBRE O RAZON COMERCIAL: ___________________________________________
R.F.C.: ________________________________________________
DOMICILIO: _____________________________________________________________
C.P.: ____________ CIUDAD____________________ ESTADO ___________________
TEL. ____________________________ FAX. _______________________________
EMAIL: __________________________________________________________________