Este documento describe cómo crear, abrir y cerrar una base de datos en Microsoft Access. Para crear una nueva base de datos, debemos hacer clic en "Nuevo" y seleccionar "Base de datos en blanco". Una base de datos contiene tablas que almacenan datos organizados en registros y campos. Para abrir una base de datos existente podemos usar la lista reciente o buscar el archivo manualmente.

1. Colegio Nacional Nicolas Esguerra
Edificamos Futuro
Unidad 2.Crear abrir y cerrar una base de datos
Conceptos básicos de Access
Crear una base de datos
El panel de navegación
Abrir una base de datos

2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (I)
Para crear
una nueva
base de
datos
debemos:
Para crear una nueva base de datos
debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo de la
pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones
para nuevos archivos en la zona de la
derecha. La opción Base de datos en
blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de
cero, aunque también podríamos
partir de una base existente o de una
plantilla.

3. Base de datos
Base de
datos
Una base de datos es
un conjunto de datos que
están organizados para un
uso determinado y el
conjunto de los programas
que permiten gestionar
estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor
de Bases de Datos

4. Tablas de datos
Las tablas contienen campos que
almacenan los diferentes datos como el
código del cliente, nombre del cliente,
dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo
objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, así todos los
campos de un cliente forman un
registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de
datos con los datos de una empresa,
una tabla de CLIENTES podría ser
Casi todos los sistemas de gestión de base
de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo
de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos
relacional, los datos se organizan en
Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un
tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada
uno de ellos; las tablas se relacionan de
forma que a partir de los datos de la tabla
de clientes podamos obtener información
sobre los pedidos de éstos.

5. Guardar una tabla
O bien hacer clic sobre el
botón Guardar de la barra
de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no
tiene nombre asignado,
aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la
tabla.
Si no hemos asignado clave principal
antes de guardar la tabla, nos
aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, y
preguntándonos si queremos que
Access cree una, si le decimos
que Sí nos añade un campo de tipo
autonumeración y lo define como
clave principal. Si le decimos
que No se guarda la tabla sin clave
principal ya que una clave principal
en una tabla es conveniente pero no
obligatorio.

6. Abrir una base de datos
Podemos abrir
una base de
datos ya
existente de
diferentes
formas:
Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:
Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o
desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá
la fichaArchivo desplegada.
En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de
datos abiertas, exactamente igual que en el método
anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que
pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.
Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto
anteriormente) podemos configurar cuántos elementos
veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero
podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es
recomendable incluir muchas, porque puede resultar
molesto un listado demasiado extenso.
También podemos eliminar este indicando que queremos
mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de
verificación.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos
recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un
elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la
última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es
"inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o
la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y
al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje
indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre
esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros
métodos y buscar manualmente el archivo en su actual
carpeta contenedora.