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Ejemplo de consulta de una base de datos
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La base de datos Access. Conceptos básicos
Introducción
Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Access
almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc..
Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada
entre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para
almacenar y gestionar estos datos.
Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de
datos para gestionar información.
Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde
almacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información
en tres cajones relativa a los vehículos, los alumnos, y los profesores que tenemos.
Si abrimos el primer cajón, donde
ubicamos la información relativa a los
vehículos, obtendremos una ficha por
cada vehículo, como la que aparece en la
imagen derecha, donde guardaremos datos relativos a la
marca y modelo del vehículo, matrícula del mismo, foto,
etc...
La archivadora sería una base de datos la cual estructura la
información en tablas, que serían los cajones.
Las tablas creadas no actúan como objetos independientes,
sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (en
este caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí).
A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access
2000 para la gestión de datos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Introducción
Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Access
almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc..
Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entre
sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para
almacenar y gestionar estos datos.
Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de
datos para gestionar información.
Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos los
datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos,
Ejemplo de consulta de una base de datos
los alumnos, y los profesores que tenemos.
Si abrimos el primer cajón, donde
ubicamos la información relativa a los
vehículos, obtendremos una ficha por
cada vehículo, como la que aparece en la
imagen derecha, donde guardaremos
datos relativos a la marca y modelo del
vehículo, matrícula del mismo, foto, etc...
La archivadora sería una base de datos la cual estructura la
información en tablas, que serían los cajones.
Las tablas creadas no actúan como objetos independientes,
sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (en
este caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí).
A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access
2000 para la gestión de datos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Entrando en Access
Para empezar a trabajar con Access lo primero que tendrá que hacer será acceder a él, lo podrá hacer de
distintas formas igual que cualquier aplicación Windows.
Para acceder a Access existen dos formas básicas
Desde el botón de Inicio situado en la esquina inferior izquierda situamos el ratón sobre
Programas, y hacemos clic sobre la opción Microsoft Access en el apartado de Programas, el
programa se cargará en memoria y aparecerá la ventana de aplicación,o bien, a través
del icono de Access situado en el escritorio de Windows y que, en caso de no tenerlo disponible,
podrás añadirlo fácilmente siguiendo los pasos enumerados en la demo de esta misma página.
Debes tener en cuenta que en algunas ocasiones, por la configuración del ordenador en el que nos
encontremos trabajando, la opción de crear un acceso directo en el escritorio de Windows no es
posible realizarse.
Igual que con cualquier archivo de Windows, si hace doble clic sobre cualquier archivo de base de datos (.MDB),
se abrirá la aplicación Access con la base de datos ya abierta.
Si es la primera vez que se ejecuta el programa, aparecerá un cuadro de diálogo para
informarle de las novedades. En tal caso, haga clic sobre el botón Cerrar para que no vuelva
a mostrarse.
DEMO: Veamos cómo crear un acceso directo.
1. Pulsamos el botón Inicio situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
2. Seleccionamos el comando Programas y buscamos Microsoft Access.
3. Pulsamos sobre el botón derecho del ratón.
4. Elegimos la opción Enviar a : Escritorio (crear acceso directo).
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Conocer la ventana inicial de Access
Al acceder a Microsoft Access nos aparece una ventana inicial. Desde esta ventana podrá crear o abrir una
base de datos, o bien utilizar el asistente para crear una nueva.
La ventana que hemos comentado antes es la siguiente:
Para crear una base de datos nueva tendremos que
seleccionar la opción Base de datos en blanco. También
podemos crear una nueva base de datos basada en
alguna ya prediseñada usando un asistente que nos guía
en cada paso para ello tendremos que seleccionar
Asistente para bases de datos.
En la parte inferior de esta pantalla aparecerán los
nombres de las cuatro últimas bases de datos que se
hayan abierto. En nuestro caso sólo se ha abierto una
llamada bd1. Para abrir una de ellas tendremos que
seleccionar la opción Abrir una base de datos existente,
seleccionarla y pulsar Aceptar.
Si queremos abrir una base de datos ya creada y
distinta de las que aparecen tendremos que seleccionar Abrir una base de datos existente / Más archivos... y
aceptar. Entonces nos aparecerá un cuadro de diálogo llamado Abrir que nos permite buscar la base de datos
deseada.
Autoevaluación
Desde la ventana inicial de Access se puede:
a) Abrir, utilizar o crear una Base de datos con o sin Asistente.
b) Abrir y cerrar la Base de datos.
c) Crear una Base de datos.
d) Utilizar el Asitente.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando bases de datos
A continuación aprenderá a crear una base de datos en dos situaciones diferentes:
Si el programa no está ejecutándose
Arranca el programa (Access), empleando el método descrito antes y haz clic sobre la opción Base de datos en
blanco para seleccionarla y pulsa sobre el botón Aceptar.
DEMO: Vamos a crear una base de datos desde cero.
1. Abrimos Access 2000.
2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar.
3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos.
4. Se hace clic sobre Crear.
Si el programa está ejecutándose
Para crear la base de datos seguiremos los siguientes pasos:
1. En la barra de herramientas, pulsa sobre el icono Nueva base de
datos...
Esta acción abre el cuadro de diálogo Nueva que contiene dos solapas:
General y Bases de Datos.
La primera permite generar una base de datos desde cero, "de la
nada".
La segunda permite elegir una serie de bases de datos que
Access 2000 tiene prediseñadas. Si selecciona una se pone en
marcha el asistente que le guiará durante toda la creación de la
base de datos escogida.
En este caso en cuestión selecciona la opción Base de datos en blanco y
pulsa Aceptar.
2. Selecciona el directorio donde almacenará la base de datos e
introduce el nombre, en el campo Nombre de Archivo. Pulsa el
botón Crear para terminar, de esta forma se creará un archivo que contendrá la base de datos. No es
necesario introducir la extensión, ya que Access 2000, por omisión, crea de forma automática la
extensión .mdb.
3. Para empezar a crear objetos solo tiene que seleccionar algunas de las opciones que aparecen en la
ventana de Base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos). Al crear una
base de datos nueva esta ventana estará vacía, solo aparecerán tres opciones referentes a las acciones
que puede realizar sobre los objetos.
DEMO: Así creamos una base de datos con Access abierto.
1. Seleccionamos Archivos.
2. Seleccionamos Nueva base de datos
3. Seleccionamos ficha General y luego Base de datos en blanco.
4. Se hace clic en Aceptar.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Abriendo, cerrando y eliminando bases de datos
Para abrir una base de datos creada con anterioridad se selecciona el menú Archivo y la opción Abrir base de
datos. A continuación, localizaremos el directorio y la base de datos a abrir.
Access 2000 permite abrir bases de datos creadas con versiones anteriores que se pueden convertir para que
tomen todas las nuevas funcionalidades disponibles en Access 2000.
Si la base de datos a abrir es de una versión anterior, de forma automática se abre una ventana de diálogo que
permite convertir o conservar la base de datos. Se puede convertir o habilitar para su utilización una base de
datos de Access versión 1.x, 2.0, 95 o 97 con Access 2000. Si seleccionamos Abrir la base de datos, con
Access 2000 podemos realizar cambios en los datos almacenados en ella, podremos ver los objetos que la
componen, pero no podremos realizar modificaciones o agregar nuevos objetos. De esta forma podremos seguir
abriendo la base de datos con la versión de Access utilizada para crearla. Pero si marcamos la opción Convertir
la base de datos podremos modificar tanto los datos como los objetos, incluso podremos añadir nuevos objetos.
En definitiva trabajará con la base de datos como si la
hubiera creado en la versión que está utilizando. Una vez
abierta ya sea mediante convertir como abrir la base de
datos los datos se mostraran de la misma forma, si ninguna
variación, solo que Access mostrará un aviso si intenta
realizar un cambio en la estructura si lo ha abierto sin
convertirla.
Autoevaluación
Se puede agregar o quitar objetos de una Base de datos de Access 95 si se abre sin
convertir con Access 2000
a) No
b) Si
No es posible abrir una base de datos de Access 2000 utilizando una versión anterior de
Access.
Para cerrar una base de datos no hay más que proceder como en una aplicación Windows, no hay
más que ir al menú Archivo y seleccionar Cerrar o dar directamente al botón de cierre que hay a la derecha la
ventana de la base de datos.
Para Borrar o eliminar una base de datos Access: se realiza desde fuera de la propia aplicación y para ello,
utilizaremos como mejor recurso, el propio Explorador de Windows.
DEMO: Esta demostración servirá para aprender los pasos a seguir en la eliminación de una
base de datos.
1. Se cierra la base de datos. Si está compartida porque se ha instalado en una red y se ha dado acceso a la misma a más de
un usuario, hay que comprobar que todos los usuarios conectados a la misma la han cerrado.
2. En Mis documentos se busca el archivo de la base de datos, que es el archivo con extensión .mdb.
3. Se selecciona y se pulsa la tecla <Supr>.
4. Para recuperar el archivo, se busca en la Papelera de reciclaje. El archivo eliminado permanecerá en la papelera hasta que
ésta se vacíe.
Autoevaluación
Para borrar una Base de datos es mejor utilizar:
a) Microsoft Access
b) El asistente para eliminar bases de datos
c) Explorador de Windows
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Bases de datos y tablas
Recordemos que una base de datos es un conjunto infinito de información relacionada entre sí, de acuerdo con
una característica común.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos
y organizarlo de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias
o relaciones de otro tipo.
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la
cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar
carpetas, archivadores..., pero en un momento dado es conveniente acudir a los
ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas, pero deseamos
informatizarlas, es decir automatizar las tareas relativas a la información.
En Access el concepto de base de datos es diferente al de otros programas gestores de bases de datos. Una
base de datos para Access es el conjunto de herramientas (objetos) necesarias para poder manipular la
información almacenada. Y consta de los siguientes objetos:
Tablas: Las tablas permiten almacenar los datos de forma organizada.
Consultas: Las consultas le permitirán dar respuesta a las preguntas que pueda plantearse referentes
a los datos almacenados en las tablas. Además de permitir datos calculados a partir de los
almacenados.
Formularios: Le permitirán visualizar los datos en pantalla de un modo que resulte agradable y
eficiente a la vez. También se utilizan para introducir nuevos datos o para modificar los existentes.
Informes: Son los objetos que le permitirán obtener los datos impresos según un modelo que habrá
diseñado previamente.
Macros: Son una especie de miniprogramas que permiten realizar una serie de operaciones
repetitivas en un solo paso.
Módulos: Son un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic.
Autoevaluación
Access es:
a) Procesador de datos.
b) Un Gestor de Bases de datos.
c) Una Base de datos.
d) Almacen de datos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Tablas
Una tabla de una base de datos relacional es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional.
Estas dimensiones son los registros (filas) y los campos (columnas).
Todas las bases de datos tienen una estructura formada por los siguientes elementos:
Tabla: Lugar donde se almacenan datos sobre un determinado tema como, por ejemplo, empleados o
facturas.
Registros: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. Es el conjunto de datos
relacionados entre sí, que son tratados como una unidad, es decir, cada registro de una tabla
contiene información sobre algo específico, como por ejemplo, sobre un empleado. Son denominados
también líneas o filas.
Campos: Es cada uno de los datos que componen un registro, como apellidos y nombre. También lo
conocemos como columnas.
Por ejemplo, interesa tener ordenados los datos de los empleados. Para una mayor claridad se ha desglosado
en varios apartados: Apellidos, Nombre, Cargo, Dirección, haciendo que aparezca cada uno de ellos en una
columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando su nombre.
Aquí vemos como la información referida a una persona, "un dato" aparece en una fila de la tabla, un registro. A
cada una de las partes en las que hemos desglosado la información son los campos y el conjunto de todo, es la
tabla.
Referente a los tipos de campos, podemos ver en la tabla empleados que hay unos campos más importantes
que otros, así el Apellido es fundamental para que el registro tenga sentido. Por este motivo se suelen
denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo
complementan.
En una base de datos puede haber muchas tablas, cada una de las cuales almacena
información sobre un tema distinto. Cada tabla puede contener datos de muchos tipos,
incluyendo textos, números, fechas e imágenes.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Diseñando una base de datos
A la hora de comenzar a crear una base de datos, dependiendo de la complejidad, convendría establecer un
croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma.
Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar
la base de datos para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para
gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:
Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos.
Informes sobre artículos más vendidos.
Etiquetas postales para clientes.
Existencias de artículos.
Pedidos a proveedores, etc.
A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que haga, podrá comenzar a construir las tablas que formarán
su Base de Datos. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la
información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario.
En estas dos tablas, la primera, "Empleados", recoge todos los datos referentes a empleados y la segunda,
"Pedidos", es donde se almacenan los pedidos que recibe la empresa. Como verá existe un campo en común Id
Empleado, este campo es el que relaciona las dos tablas, para poder mostrar información coherente, es decir,
si quiere mostrar los pedidos que realiza un empleado necesitará relacionar las dos tablas, pero esto lo
aprenderá más adelante.
Al diseñar una base de datos, primero debe dividir en distintos temas la información que
desea procesar, por ejemplo, los datos de los empleados y luego le debe indicar a Access
qué relación existe entre dichos temas. De esta manera Access puede acceder de forma
adecuada a los datos
Vamos a crear nuestra primera base de datos.
1. Abrimos Access 2000.
2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar.
3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos (Tienda).
4. Se hace clic sobre Crear.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando una tabla
Una vez creada la base de datos, el siguiente paso que debe realizar es la creación de las tablas en las que se
almacenarán los datos.
Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos
se necesitan.
En realidad, la creación de la tabla se limita a la definición de los distintos campos que la componen, puesto
que los registros se introducirán posteriormente; esta operación debe realizarse en una ventana especial:
Ventana de diseño de la Tabla. Para crear una tabla hay que tener abierta la base de datos y, desde la ventana
Base de datos, seleccionamos los objetos tablas (parte izquierda de la ventana) y seleccionamos la opción
Crear una tabla en vista Diseño. Aparece entonces el cuadro de diálogo Nueva tabla, que ofrece tres opciones:
Mediante Crear una tabla utilizando el asistente. Esta
opción le permitirá crear una tabla a partir de tablas ya
definidas que incorpora Access para su inmediata
utilización, en caso de que alguna se ajuste a nuestras
necesidades.
Desde el modo Crear una tabla introduciendo datos.
Podemos introducir directamente los datos.
Crear una tabla en Vista Diseño. Esta opción permite definir los campos, con todas sus
características, en la ventana diseño.
Además de las tres opciones anteriores, existen dos más, aunque no aparecen en la ventana indicada
anteriormente, Importar tabla y Vincular tabla. Para poder acceder a estas dos opciones, hay que ir al menú
Archivo, y pulsar sobre la opción "Obtener datos externos". Estas opciones se pueden utilizar en los casos:
Importar tabla: Access 2000 puede importar una tabla de datos de otras bases de datos de Access,
al igual que datos de otros programas y formatos de archivo, como los de Excel, dBASE, FoxPro o
Paradox. Al importar datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de su base de
datos de Access 2000. La tabla o archivo de origen no se modifica en este proceso.
Vincular tabla: la vinculación de datos permite la lectura y, en muchos casos, su actualización en el
origen de datos externo sin tener que importarlos. El formato del origen de datos externo no se modifica
para que pueda continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, pero también se
pueden agregar, eliminar o editar los datos utilizando Access 2000.
Las cinco opciones indicadas anteriormente, se pueden ver además si se hace clic en Nueva en la barra de
herramientas de la ventana Base de datos.
Al seleccionar la opción Vista Diseño, se abre el cuadro de diálogo Tabla, que a su vez contiene la tabla en
modo Diseño. Si la tabla todavía carece de nombre, en la ventana aparece el nombre genérico Tabla.
Esta ventana está dividida de forma horizontal en dos partes. El panel superior está estructurado en columnas y
filas. Cada fila permite definir un campo con las características que se
indiquen en cada una de las columnas. Cada una de estas filas están
divididas en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y
Descripción.
La zona inferior, denominada Propiedades del campo, está dividida de
forma vertical en dos partes. La de la izquierda, dispone de dos solapas:
General, que permite seleccionar características especificas del tipo de
campo seleccionado y Búsqueda, con la que se selecciona el tipo de
campo a utilizar cuando se crea un formulario (una ventana, para la
entrada o consulta de datos de la tabla.) La parte derecha muestra un
pequeño texto explicativo que varía según se seleccionan las diferentes
opciones.
DEMO: Vea cómo se crea una tabla.
1. Abrir base de datos si no está abierta.
2. Seleccionamos el Objeto Tabla.
3. Hacemos doble clic en crear una tabla en Vista Diseño.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Insertando y eliminando campos
En Access 2000 es posible tanto insertar nuevos campos en una tabla ya creada como eliminarlos. Puede
añadirse el campo nuevo al final del último o insertarlo entre otros ya existentes.
Insertar un campo
Para insertar un campo al final de la tabla, se hace clic en la primera fila libre de la
ventana de diseño definiendo el campo.
Para insertar un campo entre otros ya existentes, se hace clic en el botón de
selección del campo delante del que se va a insertar el nuevo. Se pulsa con el botón
derecho del ratón para abrir el menú contextual y se selecciona la opción Insertar
fila. Luego nómbralo y elige el tipo de datos.
DEMO: Con esta demostración se aprende a insertar un nuevo campo.
1. Con la tabla abierta en modo Vista Diseño, pulsa sobre la fila sobre la que se desea
insertar una nueva.
2. Pulsamos el Botón Derecho del ratón y selecciona Insertar Filas.
3. Introduce el Nombre de Campo y el Tipo de Datos.
Eliminar un campo
Al eliminar un campo se ha de tener en cuenta que si la tabla ya tiene información, se perderán los datos
almacenados en dicho campo. El campo se puede eliminar desde la Vista diseño y desde la Vista Hoja de
datos.
DEMO: Vea cómo eliminar un campo desde la Vista Diseño y desde la de Hoja de datos.
1. Sitúate en Vista Diseño.
2. Señala el campo que va a eliminar.
3. Pulsa el Botón Derecho del ratón, selecciona Eliminar Filas y pulsa confirmar ante la pregunta de Access.
4. Para eliminar desde la Vista Hoja de Datos, sitúate en ella.
5. Pulsa sobre la columna (campo) que quiera eliminar.
6. Clic Derecho para menú contextual y selecciona Eliminar Columna.
7. Confirma en el cuadro de advertencia.
Para pasar directamente de la Vista Diseño de un Tabla a Vista Hoja de Datos, pulsamos
sobre el icono o en para hacerlo al contrario. Estos botones se encuentra en
la barra de herramientas cuando una tabla se encuentra abierta.
Autoevaluación
¿Es posible insertar campos en una tabla con datos?
a) No, porque ya contiene datos.
b) Si, si no tiene datos.
c) Si, aunque contenga datos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Nombrando campos. Tipo de datos.
Para poder crear campos se debe de encontrar en la vista diseño de una tabla, un campo debe, como mínimo,
definir las siguientes características:
Nombre del campo:
Un nombre de campo no puede comenzar con un espacio
en blanco ni contener los siguientes caracteres: Puntos
(.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes
([ ]).
Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres
como máximo.
En una misma tabla no pueden existir dos campos con el
mismo nombre.
Es recomendable dar a los campos nombres que tengan
lógica, si se va a crear un campo en una tabla que va a
contener nombres de personas, lo lógico es denominarle
nombre, si los nombres van a ser de clientes, se podría
escribir por ejemplo nombre_ cliente. No conviene asignar
caracteres especiales o símbolos, ya que a la hora de crear expresiones de consulta éstos pueden
dificultar su creación.
Tipos de Datos:
Dependiendo del dato que vaya a introducir, deberá seleccionar el tipo adecuado que permitirá, posteriormente,
realizar las operaciones deseadas con ellos. Access permite seleccionar entre 9 tipos diferentes de datos:
Tipo de datos Uso
Texto/Memo
Caracteres alfanuméricos. El campo Memo se suele utilizar para introducir gran
cantidad de caracteres.
Numérico
Datos de tipo numérico. Podrán realizarse operaciones matemáticas con ellos.
Contiene números enteros o fraccionarios.
Fecha/Hora
Contiene fechas y horas, pueden realizarse operaciones sobre ellos como número
de días entre dos fechas.
Moneda Valores monetarios.
Autonumérico Valor numérico que Access incrementa de forma automática.
Si/No Valor booleano.
Objetos OLE Objetos OLE, gráficos u otros datos binarios.
Hipervínculo Enlaces a página Web o objeto de la base de datos.
Consulta
Asistente...
Los campos declarados permiten almacenar datos provenientes de otras tablas o
lista de valores.
La inserción de los datos dependerá del tipo de dato que se
seleccione, de forma que cuando se selecciona un tipo de
dato se está indicando:
El tipo de valor permitido. Por ejemplo, no es posible
almacenar texto en un campo Fecha/Hora.
El tipo de operaciones que se pueden realizar sobre
los valores. No podemos realizar cálculos (sumar,
restar, calcular promedios) sobre un campo Texto,
pero sí sobre un campo Numérico.
Utiliza el tipo de dato Texto en vez de utilizar datos
Numéricos para los tipos de números que no se utilicen para cálculos matemáticos, como números de
teléfonos, códigos postales, etc. .
DEMO: Vea cómo se nombran los campos y como se les da un tipo
1. Con la tabla abierta pulsa en Vista Diseño.
2. Haz clic en un campo vacío y posteriormente pulsa Intro.
3. Haz clic en la flecha de Tipo de datos y seleccionar Fecha/Hora.
4. Haz doble clic en un campo para renombrar un campo.
Descripción:
Opcionalmente podrá utilizar el Campo Descripción, este campo permite al usuario introducir un texto libre que
se utilizará para aclarar la función del campo.
Es recomendable utilizar esta opción de modo que, al crear un campo, éste quede documentado tanto para la
persona que crea la tabla como para las personas que puedan usarlo después para modificar o mantener la
base de datos. Este texto aparecerá en la barra de estado, cuando este campo se utilice al crear un formulario.
DEMO: En esta demo se enseña cómo introducir información en la columna Descripción.
1. Con una tabla abierta pulsa en Vista Diseño.
2. Pulsa sobre el campo descripción de cualquier registro.
3. Introduce la información.
Autoevaluación
En una tabla puede existir 2 campos con el mismo nombre...
a) No, no se puede, Access presenta un error.
b) Si, siempre, Access diferencia los campos.
c) Si, siempre que el tipo de datos sea distinto.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Grabando y borrando una tabla
Grabar una tabla:
La estructura de la tabla ya está preparada para guardarla en disco. Esta operación le permitirá, posteriormente,
utilizarla para introducir datos, modificar los existentes, etc.
Los nombres de las tablas (y de cualquier otro objeto de una base de datos) deben cumplir una serie de normas
mínimas:
Cómo máximo, se pueden utilizar 64 caracteres.
Deben evitarse los caracteres: Puntos (.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes ([ ]).
No pueden asignarse un mismo nombre a dos objetos del mismo tipo: a dos tablas, a dos consultas...
Tampoco interesa asignar el mismo nombre a objetos de distinta naturaleza, aunque en algunos casos sí
es posible.
Para guardar una tabla, proceda de la siguiente forma:
1. Seleccione Archivo/Guardar o haga clic sobre el botón que simboliza un disquete en la barra de
herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, tal y como se muestra en la figura.
2. Escriba el Nombre de la Tabla y haga clic sobre el botón Aceptar, para admitir el nombre y guardarla.
A la hora de guardar una tabla, Access mostrará un mensaje indicando que no hay clave
principal definida. Selecciona la opción No (mas adelante aprenderá qué es una clave
principal).
Borrar una tabla:
Recuerde que si realiza esta acción, no podrá recuperar los datos.
1. En la ventana de la base de datos, selecciona la tabla que desea eliminar.
2. Ejecute Edición/Eliminar o bien pulsa Supr.
3. En la caja de avisos, haga clic en el botón Si.
Autoevaluación
¿Se puede utilizar el nombre cliente.antiguos para el nombre de una tabla?
a) No, no se puede utilizar "." en los nombre de los objetos.
b) Si.
c) Si, siempre y cuando no exista una tabla con ese nombre.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando con el asistente y con datos
El asistente para tablas permite crear una tabla a partir de tablas ya definidas para su inmediata utilización, en
caso de que alguna se ajuste a nuestras necesidades.
Access incorpora un gran número de tablas ya creadas, agrupadas en dos grandes bloques: tablas relacionadas
con el mundo de los negocios o tablas de ámbito personal.
Cada una de las tablas, lógicamente, está constituida por una serie de campos que están perfectamente
definidos.
La filosofía general de emplear el Asistente para crear una tabla,
es utilizar la definición completa de una tabla (si se ajusta a sus
necesidades) o construir una tabla tomando los campos
necesarios de las tablas ya definidas. Además, si fuera
necesario, podría modificar las propiedades de alguno de estos
campos para ajustarlo aún más a sus necesidades.
A continuación va a crear una Nueva Tabla tomando los campos
necesarios de las que una incorporada en el Asistente. Esta
nueva tabla almacenará los datos necesarios para mantener una
posible correspondencia con los empleados: Teléfono, Dirección, Ciudad, Código Postal y el campo clave de la
tabla.
Utilice el asistente cuando los campos de la tabla sean muy parecidos a los predeterminados
del asistente, si no es así es mejor que descarte la utilización del asistente.
DEMO: Vea cómo se crea una tabla utilizando el asistente.
1. Haz clic sobre el botón Nuevo.
2. Haz clic sobre la opción Asistente para tabla y sobre el botón Aceptar.
3. Selecciona la opción Negocios y, en Tablas de ejemplo, selecciona Lista de direcciones.
4. Resalta los campo requeridos (IdListaDirecciones, Dirección, CódigoPostal y Teléfono) y pulsa > para añadirlos.
5. Selecciona el campo IdListaDirecciones y haz clic sobre Cambiar Nombre, cambialo por Clave.
6. Haz clic sobre Siguiente.
7. Introduce como nombre de la tabla "Datos Contactos" y deja seleccionada la opción Sí, asignar una clave principal por mi.
8. Pulsa Finalizar.
Como ya sabrá las tablas de Access se compone de dos partes: una estructura y los datos propiamente
dichos.
Se puede crear una tabla en la vista Hoja de datos introduciendo
la información. Entonces se encarga de crear la estructura para
los datos automáticamente. Los pasos a seguir son los
siguientes:
En la ventana de la base de datos se indica que se va a
crear primero. Se pulsa en la ficha tabla y luego en
Nuevo.
Se abre el cuadro de diálogo Nueva tabla. Y selecciona
Vista Hoja de Datos.
Ahora aparece una tabla creada con Access, donde se puede introducir los datos, pero antes puede asignar los
nombre de columna, haciendo doble clic sobre ellos. Hay que tener en cuenta las recomendaciones dadas
anteriormente para nombrar los campos.
Una vez introducidos todos los datos es recomendable pasar a la Vista
diseño y ver si los tipos de datos que ha elegido Access son los
correctos o simplemente para introducir alguna propiedad del campo.
DEMO: Vea cómo crear una tabla con los datos.
1. Haz clic sobre el botón Nuevo.
2. Haz clic sobre la opción Vista Hoja de Datos y sobre el botón Aceptar.
3. Cambia el nombre de las columnas haciendo doble clic.
4. Introduce algunos datos.
5. Pasa a vista Diseño e introduce un nombre para guardar la tabla.
6. Pulsa sobre la opción No, en el cuadro de elegir una clave principal.
7. En la vista Diseño, realiza alguna modificación si es necesario
8. Cierra la tabla.
Autoevaluación
Al crear una tabla en Vista Hoja de datos, Access asigna de forma automática los tipos
de datos.
a) Falso, depués de introducir los datos, es necesario establecer los tipos.
b) Verdadero.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Usar registros
Para llevar a buen fin la introducción de datos, conviene tener en cuenta algunos detalles. Unos hacen referencia
al tipo de campo y otros son propios del funcionamiento de Access 2000.
Si el campo está definido como autonumérico, se rellena con un número que se va incrementando de forma
automática, no se podrá introducir información en este campo.
Si el campo es OLE, la información se introduce de la siguiente forma:
1. Se hace clic en el campo de tipo OLE para seleccionarlo.
2. Se hace clic con el botón derecho del ratón para obtener su menú desplegable.
3. Se selecciona la opción Insertar objeto que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre y que permite
seleccionar un archivo de imagen ya creado o crearlo, utilizando uno de los programas instalados en el
ordenador. Access 2000 identifica estos programas y los muestra en una lista para facilitar su selección.
4. Cuando la imagen está asociada al campo OLE, aparece indicado en este campo.
Si el campo es de tipo memo, permite la introducción de texto libre, de forma que se pueda escribir el texto que
se quiera. Si el ancho de la columna es más pequeño que el ancho del campo, el texto se irá desplazando
según se escriba, para permitir que el usuario pueda introducir toda la información que el campo permite.
Además de estos detalles, hay que tener en cuenta que cuando se están introduciendo datos,
aparece un lápiz en el botón de la izquierda, lo que indica que los datos que se están
escribiendo, todavía no han sido almacenados en la tabla.
Autoevaluación
Cuando aparece un lápiz a la hora de introducir un registro. ¿Qué está indicado? (2
respuestas correctas)
a) El registro no está guardado.
b) Se esta produciendo un error al escribir.
c) Es la herramienta lápiz.
d) Se esta editando un registro.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Introduciendo y editando registros
En principio, la introducción de registros se debe realizar a través de la hoja de datos. Esta hoja se abre en una
ventana con el nombre de la tabla seleccionada. Muestra todos los campos de la tabla, permitiendo su edición y
modificación.
Si la tabla no contiene aún registros, cuando se abra, ésta estará preparada para la introducción de nuevos
datos. Sin embargo, si la tabla ya tiene registros almacenados, puede ser molesto tener que
desplazarse hasta el final de la tabla para situarse en un registro vacío para poder introducir nuevos
datos, para evitar esto Access dispone del botón Nuevo Registro de la barra de herramientas, que sitúa
el cursor en el primer registro en blanco.
El registro en blanco tiene un asterisco en su selector de registro. Al comenzar a introducir un registro en una
tabla, de forma automática aparece debajo el siguiente en blanco, para permitir seguir introduciendo la
información.
Si desea agregar registros y no necesita ver los registros existentes, podrá utilizar el comando Entradas de
datos del menú Registros. En este modo de presentación, sólo estarán disponibles los registros que se
agreguen. Si desea ver de nuevo todos los registros existentes en una hoja de datos elija en el menú Registros /
Quitar filtros.
Para comenzar a introducir datos, una vez abierta la hoja de datos de la tabla, deben seguirse los siguientes
pasos:
1. En la primera fila de la hoja de datos
aparecen señalados de forma destacada los
nombres de los campos de la tabla en el
mismo orden en el que se crearon. Estos
nombres se pueden seleccionar haciendo clic
sobre ellos, lo que le permite seleccionar
toda la columna.
2. Debajo, en la segunda línea, aparece el
primer registro de la tabla, si es la primera
vez que va a introducir datos. Si la tabla ya
tiene datos almacenados, se muestran todos
los registros. A la izquierda se encuentra el
botón que permite seleccionar todo el
registro, muestra una flecha para indicar qué registro está seleccionado en cada momento.
3. En el pie de la ventana existen una serie de botones que permiten el desplazamiento a través de los
registros de la tabla, el campo que está entre estos botones muestra siempre un número, que es el
registro que está seleccionado. En este campo también se puede introducir un número y pulsar <Intro>,
lo que permite seleccionar cualquier registro.
4. Para comenzar a introducir datos en la tabla, se selecciona un campo y se escribe. Para ir introduciendo
los datos siguientes, se puede hacer clic con el ratón en los restantes campos o ir pulsando las teclas
<Tab> o <Flecha dcha>.
5. Una vez introducida la información, se cierra la ventana, guardando los cambios realizados.
Siempre que modifique datos, Access guardará automáticamente dichos cambios tan pronto como
vaya a otro registro o en cuanto cierre la hoja de datos. No es necesario indicar a Access que guarde
los cambios
DEMO: Vea cómo introducir un registro.
1. Pulsa sobre el selector de nuevo registro.
2. Introduce datos.
3. Activa la opción Entrada de datos del menú Registro.
4. Selecciona Quitar filtros para mostrar de nuevo todos los registros, en el menú Registro o pulsando sobre el botón
secundario del ratón, en el menú contextual.
Además de introducir registros, otra función de gran utilidad es modificar la información almacenada en las
tablas, es decir, modificar registros de las tablas. Para modificarla, se tiene que abrir la tabla en modo Hoja de
datos.
Cuando se abre una tabla, Access presenta resaltado el contenido del primer campo perteneciente al primer
registro. Además, si desplaza el cursor a otro campo, el contenido de éste también quedará resaltado; en esta
situación, si escribe cualquier dato, éste reemplazará al existente en el campo activo. Si solo quiere modificar
una parte del campo, pulse la tecla de edición <F2> o haga clic en la parte del texto a modificar.
El registro mostrará el indicador de botón de lápiz escribiendo, lo que significa que se han realizado
modificaciones y aún no se han grabado. Recuerde que Access graba automáticamente los datos
correspondientes a un registro cuando se activa otro. Si quiere grabar los datos del registro activo sin necesidad
de activar otro, seleccione Registros/Guardar registro.
Los registros que muestra la tabla, estarán ordenados conforme al campo que es clave, por lo que puede que no
se vean en el mismo orden en que fueron introducidos.
Existe una serie de campos que, por su formato, no es posible editar y que, por lo tanto, no se pueden
modificar. La siguiente lista los describe:
Campos autonuméricos: se utiliza para generar una clave en la tabla, se generan de forma habitual si el
usuario no define una clave para la tabla.
Campos calculados: almacena información como resultado de realizar alguna operación entre otros
campos.
Campo bloqueado: es aquél en el que no se puede editar la información que contiene.
Campo desactivado: no permite editar ni introducir texto. Se tienen que definir de forma explícita en el
formulario.
Registros bloqueados: este caso se dará si se trabaja en red y en ese momento existe algún usuario
utilizando ese registro. Sólo se podrá modificar cuando el usuario que lo utiliza deje de utilizarlo.
Si se da cuenta de que el resultado de una operación no es el que esperaba, puede utilizar
la operación deshacer, pulsando el botón
También puede utilizar un corrector ortográfico para corregir el contenido de los campos cuyos datos
sean de tipo texto, pulsando
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Copiando, moviendo y eliminando registros
A veces necesitará copiar o mover datos almacenados en la base de datos de Access. Existen varias formas de
copiar información: entre campos de una misma tabla o de diferentes tablas o desde otras aplicaciones.
Con el comando Copiar puede copiar datos, dejando intacto los datos originales, o bien utilizando el comando
Cortar, que elimina los datos originales, de forma que pueden moverse a otro sitio. Luego podrá pegar los datos
gracias a que estos se almacenan en el portapapeles de Windows.
También puede copiar o mover los datos de múltiples campos o de varias columnas completas, para ello solo
tendrá que seleccionar los campos a modificar.
Puede copia y pegar datos si desea, en una misma tabla, entre dos tablas o bien entre aplicaciones Windows.
En los siguientes pasos se describe la manera más sencilla y recomendable para copiar datos entre campos:
1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar.
2. Se hace clic en el botón de Copiar de la barra de herramientas.
3. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla
<F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción,
haciendo clic con el ratón, en el lugar donde se quieren pegar.
4. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.
DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos de una misma tabla.
1. Seleccionar los datos a copiar.
2. Pulse copiar en la barra de herramientas.
3. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas.
Si lo que se quiere realizar es la copia de datos entre dos tablas diferentes, los pasos a seguir son:
1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar.
2. Se hace clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.
3. Se abre la tabla en la que se va a pegar la información copiada.
4. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla
<F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción,
haciendo clic con el ratón en el lugar donde se quieren pegar.
5. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.
DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos en distintas tablas.
1. Seleccionar los datos a copiar.
2. Pulse copiar en la barra de herramientas.
3. Abra la tabla donde quiera copiar los datos
4. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas.
Se puede eliminar información de una tabla de dos formas: borrando sólo el contenido de un campo o el de un
registro completo de la tabla.
Para eliminar de una sola vez la información de un campo, y pulsar la tecla <Supr>.
Para eliminar un registro completo, tiene que seleccionarlo, pulsando el botón de selección de la izquierda. A
continuación, puede eliminarlos de dos formas: o pulsando el botón <Supr> o haciendo clic en el botón Eliminar
de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla
Cuando elimine un registro no podrá utilizar la opción deshacer del menú herramientas, los
datos se habrán perdido por completo.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Realizando operaciones con datos
En los siguientes apartados aprenderemos a modificar diferentes aspectos de la ventana de una tabla, de
manera que mejore su visualización. Además aprenderemos a buscar y visualizar datos dependiendo de una
condición (filtrado), así como a imprimirlos o exportarlos.
Modificar ancho de una columna y alto de una fila:
Es posible modificar el ancho de la columna así como su altura para visualizar mejor
el contenido; o bien reducirse para visualizar más campos en la ventana. La
modificación del ancho de columna no debe confundirse con la modificación del
ancho del campo. El ancho de la columna no permitirá introducir datos más
extensos en el campo, solo permitirá visualizar los datos del campo de forma más
extensa.
Para modificar tanto el alto de una fila como el ancho de una columna utilice el
menú Formato, también puede utilizar el ratón haciendo clic y arrastrando, sobre las
líneas divisorias de campos y filas, hasta obtener el tamaño deseado, el cursor
cambiará a una flecha doble.
Modificar las fuentes y aspecto de la hoja de datos:
Access incorpora una gran variedad de fuentes que permiten modificar el tipo de letra de los datos de una tabla;
de este modo se consigue mejorar el aspecto de la misma. Para ello seleccione Formato/Fuente... Obtendrá un
cuadro de diálogo donde aparecerán las opciones disponibles para el formato de las fuentes.
Otra opción que tiene es la de modificar el aspecto de la hoja de datos, para ello acceda al cuadro de diálogo
mediante Formato/Hoja de datos..., en este cuadro podrá seleccionar los colores de la cuadrícula y el fondo así
como el efecto que puede presentar las celdas.
Las modificaciones que realice sobre una tabla, solo afectarán a esa tabla y no a las demás,
por lo tanto puede utilizar distintos formatos para cada una de las tablas.
DEMO: Vea como modificar el formato de una tabla.
1. Marque la fila y seleccione menú Formato/Alto de fila...
2. Seleccione menú Formato/Fuentes y cambia la fuente de la hoja de datos.
3. Seleccione el menú Formato/Celdas y seleccione en Efecto de celda la opción bajo relieve y como Color de cuadrícula
azul.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Visualizando y ocultando campos
A veces le será útil ocultar el contenido de uno o varios campos; de este modo, puede evitar que los datos se
visualicen.
Ocultar el contenido de un campo:
Si oculta el contenido de un campo, puede evitar que otra persona vea determinados datos y, además, que
estos no se obtengan en la impresión de la tabla. Para ocultar una columna, seleccione la columna y ejecute la
opción Ocultar columna del menú Formato.
Para volver a visualizar una columna seleccione Formato/Mostrar
columnas... en el cuadro de diálogo que aparece, si la columna está
marcada, esta se visualiza; si está desmarcada, esta no se mostrará
en la tabla.
Inmovilizar un campo:
Esta opción es útil cuando necesite visualizar un campo mientras
mueve la barra de desplazamiento para ver los otros campos.
Seleccione Formato/Inmovilizar columnas... la columna pasará a la
parte izquierda de la tabla y permanecerá fija, hasta que ejecute la
opción Formato/Liberar todas las columnas.
Por ejemplo, si tuviéramos la tabla producto con 20 campos y le
interesa estar viendo el campo Nº de producto, pero conforme avanza a través de los campos éste desaparece,
bien pues para tenerlo visible, inmovilice el campo Nº de producto, de esta manera lo tendrá siempre visible,
aunque se desplace al último campo.
También puede colocar las columnas (campos) en la posición que desee. Para ello, solo tiene
que seleccionarla, mediante el selector de columna, y desplazarla después hasta el lugar en
el que quiera colocarla.
Autoevaluación
Cuando se oculta el contenido de un campo. ¿Qué se consigue? (2 respuestas correctas)
a) Que no se imprima ese campo.
b) Se evita su visualización.
c) Se está eliminando el campo.
d) No se puede ocultar el contenido de un campo.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Ordenando datos
En una tabla con multitud de registros, quizás le interese tenerlos ordenados de una determinada forma.
Access presenta los registros colocados según el orden de entrada u ordenados por el campo declarado como
clave primaria. Sin embargo Access permite realizar ordenaciones de los registros de diversas formas. Dentro
de éstas, existen unas sencillas y rápidas de realizar, que son las que utilizan el contenido de un campo para
realizar la ordenación. Para ello sitúe el cursor en cualquier celda del campo e indicar a Access el tipo de
ordenación deseada:
Ascendente (0..9, A..Z)
Descendente (9..0, Z..A)
Puede ordenar por varios campos, por ejemplo, si tiene una tabla cliente y quiere ordenar por País y
luego por Ciudad, tendría que mover y colocar el campo País antes que el campo Ciudad y
luego aplicar la ordenación correspondiente.
DEMO: Vea como ordenar varios campos.
1. Sitúate en el primer campo a ordenar
2. Muévelo y colócalo justo antes que los otros campos que deseas ordenar, y así sucesivamente.
3. Selecciona cada campo.
4. Ordena ese campo de forma ascendente.
5. Si quieres ordenar por más de un campo al mismo tiempo repetimos este último paso pero con todos los campos que
quieres ordenar seleccionados.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Buscar y Reemplazar datos
Para encontrar y acceder a un determinado registro o ciertos valores en una tabla, utilice la opción Buscar del
menú Edición. El cuadro de diálogo buscar permanecerá abierto sobre la ventana de la hoja de datos hasta que
lo cierre.
Access de forma predeterminada realiza la búsqueda en el campo que se encuentra activo en ese momento,
para realizar una búsqueda en toda la tabla pulse sobre el desplegable del campo Buscar en, y elija la opción en
la que aparece el nombre de la tabla, seguido de " : tabla". De esta forma buscará en todo el contenido de la
tabla. Se puede ver, en la imagen de arriba, cómo aparece, en la parte inferior, el campo Buscar y las opciones
"Mayúscula y minúscula" y "Buscar los campos con formatos". Estas opciones aparecen por defecto ocultas.
Para verlas, hay que pulsar en el botón Más >> que aparece en el lugar del botón << Menos (para ocultarlo hay
que pulsar el botón << Menos).
Access 2000 dispone de un método para reemplazar información ya almacenada en una tabla. El sistema que
se utiliza está muy ligado al sistema de búsqueda de información. La forma de utilizarlo es buscar la
información primero y, después, sustituirla.
Imagine que tienen una tabla de clientes, donde existe un cliente con el nombre "Bernardo Batista" y lo quiere
reemplazar por Fernando Jiménez. La forma de proceder sería la siguiente:
1. Abre la tabla cliente y selecciona la columna donde se encuentren los datos,
2. Abre el menú Edición y selecciona la opción Buscar, que abre el cuadro de diálogo Buscar y
Reemplazar.
3. Pulsa sobre la pestaña Reemplazar.
4. Después, se busca el nombre de "Bernardo Batista" y se reemplaza por el nombre que se introduzca en
el campo Reemplazar por.
5. Por último, pulsa el botón Reemplazar o Reemplazar todos, según quiera reemplazar un solo registro de
la tabla o todos los que contengan la información coincidente.
Este cuadro de diálogo es casi idéntico al que permite buscar información, las opciones de que dispone
funcionan de la misma forma que las del cuadro de diálogo Buscar. A continuación se describen los campos y
botones nuevos:
Cuadro de texto Reemplazar por: el usuario puede introducir la información por la que quiere sustituir lo
que aparece en el campo Buscar.
Buscar siguiente: permite encontrar el patrón buscado. Una vez encontrado, lo señala, detiene la
búsqueda, pero no lo reemplaza. Si se quiere reemplazar, se pulsa el botón Reemplazar y, si no, se
pulsa nuevamente este botón.
Reemplazar: reemplaza el dato encontrado y comienza a buscar nuevamente el patrón.
Reemplazar todos: reemplaza todos los patrones de búsqueda que encuentre. No pide confirmación y
realiza el reemplazo de forma automática hasta que encuentra el final de la tabla.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Filtrando registros
Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto de registros. Mediante la
utilización de filtros podemos buscar dentro de una tabla cuáles son aquellos registros que cumplen unos
determinados criterios y hacer que solamente estos aparezcan visualizados en pantalla.
Existen varios tipos de filtros, siendo, en un uso básico de Access, los filtros por selección los más
interesantes por su sencillez y funcionalidad. La filosofía de estos filtros es muy simple: basta con indicar el
dato, el campo correspondiente por el que se desean filtrar los registros, y aplicar el filtro. Una vez aplicado el
filtro puede imprimir o modificar los registros
Para crear un filtro por selección debe indicar el dato que debe contener los registros y el campo en que
debe estar incluido; posteriormente debe activarse el filtro pulsando el botón Filtro por selección.
Si se coloca en una celda y activa el filtro, se mostarán los registros que coinciden con él.
Si selecciona la primera letra de un campo y filtra, se mostrarán todos los registro cuyo campo
comience por la letra seleccionada. Por ejemplo, en el campo Ciudad tenemos un registro de
Barcelona, si selecciona la "B" y aplica el filtro todos los registros que aparezcan, su campo Ciudad
comenzará por la letra "B".
Si selecciona cualquier letra del campo que no sea la primera, al aplicar el filtro, aparecerán todos los
registros cuyo campo contenga esa letra. Por ejemplo,
en el campo Ciudad, tenemos un registro de Madrid, si
selecciona la letra "a", al aplicar el filtro obtendremos
como resultado todos los registros que en su campo
ciudad contengan al menos una "a", Málaga, Albacete,
Mérida pero no Toledo.
Utilizando el menú contextual podemos definir el filtro
que queremos realizar utilizando la opción Filtrar por:,
en este filtro podemos utilizar los caracteres
comodines. Por ejemplo, si quiere buscar en un campo
los registros que empiecen por "La", tienes que
situarte en el campo correspondiente, sacar el menú contextual y, en el cuadro Filtra por:, introducir
"La*".
También utilizando el menú contextual puede realizar Filtro excluyendo la
selección, realiza la misma función que los anteriores pero de forma
inversa, es decir, si señala la letra "B" buscara aquellos registros que no
contengan la letra "B".
Una vez obtenido los resultados, se pueden seguir filtrando datos con el
mismo método, es decir, si realiza un filtro sobre un conjunto de
registros ya filtrados, ese filtro solo afectará a esos registro y no a todos
los registros de la tabla. Por ejemplo, imagine que tiene una tabla con
todas las provincias de España y todas sus ciudades, podría realizar un
filtro para la provincia de Sevilla, sobre los resultados obtenido realizar
otro filtro con las ciudades que empiecen por A, el resultado sería un
conjunto de registros filtrados que pertenecen a la provincia de Sevilla y
el nombre de la ciudad comienza por la letra A.
Para cancelar cualquier filtro pulsa , si no hay ningún filtro y lo
pulsa se aplicará el último filtro que se realizó.
Cuando quiera modificar temporalmente los registros de una tabla utilice un filtro pero
cuando desee ver un determinado conjunto de registros varias veces utilice una consulta de
esta forma no tendrá que ejecutar el filtro tantas veces como quiera visualizarlo.
DEMO: Vea cómo realizar un filtro.
1. Selecciona la palabra, saca menú contextual y filtra por selección.
2. Filta otra vez utilizando de nuevo un filtro por selección.
3. Vuelve a seleccionar y filtra por exclusión.
Autoevaluación
Los datos filtrados se pueden... (3 respuestas correctas)
a) Eliminar.
b) Modificar.
c) Volver a filtrar.
d) No se pueden realizar cambios sobre ellos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Imprimiendo datos
Aunque Access permite crear de forma sencilla informes para imprimir los datos de una tabla, es posible que en
un momento determinado, le interese imprimir todos los datos de la tabla.
La impresión de los datos dependerá del aspecto de la tabla (tipo de letra, ancho de las columnas, aspecto de
las celdas, etc.); además, no se imprimirán los datos de los campos ocultos.
La impresión de los datos puede realizarse desde la misma ventana Hoja de datos o desde la ventana de
la visualización previa.
Desde la ventana de Hoja de datos, seleccione Archivo/Imprimir y aquí puede indicar la impresión de todos los
datos de la tabla, la impresión de los datos seleccionados previamente o en caso de existir varias páginas, la
impresión de algunas determinadas.
Una utilidad que podría ser muy útil, sería exportar datos a Microsoft Word, donde los podrá editar y tratarlo
como si un documento de Word se tratara, para ello abra el menú Herramientas/Vínculos con Office y
seleccionamos Publicar con MS Word, donde se creará un documento como el de impresión, pero que puede
editar.
DEMO: Observa cómo exportar datos a Microsoft Word.
1. Selecciona los datos a mostrar.
2. Ejecuta el comando Publicar con MS Word del menú Herramienta/Vínculos con Office.
Autoevaluación
¿Afecta el formato de una tabla a la hora de imprimirla? (2 respuestas correctas)
a) Una tabla no se puede imprimir, hay que crear un informe.
b) No, se muestran en un formato estandar.
c) Si un campo esta oculto no se imprime.
d) Si, se muestra según el formato que tengan los datos.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Crear consultas
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de
varias tablas, cree una consulta.
Como fácilmente puede imaginar, trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso, y lento, sobre
todo si piensa en tablas en las que puede existir un número muy elevado de registros. Utilizando una consulta
puede realizar multitud de operaciones sobre los datos obtenidos, desde imprimirlos, actualizarlos, crear una
nueva tabla... También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de
acceso a datos.
Para realizar consultas sobre las tablas que forman la base de datos nos apoyamos en el Generador de
consultas de Access. En ellas se hace referencia al lenguaje SQL (Standard Query Language) para realizar
múltiples operaciones sobre bases de datos relacionales.
Access 2000 proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de consultas, dependiendo del
tipo de consulta a generar, para ver los distintos asistentes haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la
ventana Base de datos (y le aparecerá la imagen de abajo).
Access dispone de varios tipos de consulta predefinidos en los asistentes que se utilizan
según la necesidad de cada momento sin tener que escribir las sentencias en formato SQL.
Autoevaluación
Para recuperar datos que cumplan una condiciones específicas en varias tablas. ¿Qué
tiene que utilizar?
a) Un nueva tabla.
b) Una consulta.
c) Un filtro.
d) Un filtro de selección.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando consultas con asistente
Para aprender a generar consultas, es mejor
realizar al principio una consulta sencilla sobre
una tabla. El primer paso, desde la ventana
Base de datos, es seleccionar Consultas en la
parte de los objetos.
Al hacer clic en Nuevo de la barra de
herramientas, este botón abre la ventana Nueva
consulta, que permite seleccionar el asistente
necesario para crear la consulta deseada. Para
aprender a realizar consultas se puede escoger
la opción Asistente para consultas sencillas y
pulsar el botón Aceptar.
En el Cuadro Desplegable que te aparece debes seleccionar, en primer lugar, la tabla sobre la que quieres
realizar la consulta. Luego, en la ventana Campos Disponibles se van seleccionando los campos que se quieran
añadir, haciendo clic sobre “>” para que pasen a formar parte de la consulta. Al pulsar “>>” se añadirán todos
los campos, mientras que pulsando “<” o “<<” se podrán eliminar uno o todos los campos de la consulta.
Si todos los campos seleccionados o todos menos uno son numéricos, nos aparecerá una ventana en la que se
nos pedirá si deseamos ver un listado con todos los registros que se encuentren o queremos verlos resumidos
por alguno de los campos que tengan igual valor.
En la siguiente ventana se introduce el nombre y la ventana que se desea visualizar.
Abrir la consulta para ver información: Con esta opción se muestra la información solicitada por la
consulta.
Modificar el diseño de la consulta: Se abrirá la ventana Diseño de consulta, para poder modificar o añadir
opciones a la consulta.
La ventana de la consulta, es de aspecto similar al de una tabla, se visualizan todos los registros pero sólo
aquellos campos indicados en su creación. Sobre los resultados se pueden realizar las mismas operaciones que
los registros contenidos en una tabla.
Recuerde que todas las modificaciones que se realicen en los datos de una consulta, tendrán
efecto en la tabla correspondiente.
DEMO: Vea el proceso para crear una consulta utilizando asistente.
1. Haz clic sobre consultas.
2. Pulsa el botón Nuevo.
3. En la ventana, selecciona Asistente para consultas sencillas y pulsa Aceptar.
4. Selecciona la tabla y los campos a visualizar y pulsa Siguiente.
5. Deja seleccionada la opción Detalle y pulsa Siguiente.
6. Introduce un nombre para la consulta y haz clic en Finalizar.
7. Cierra la consulta y vuélvela a abrir haciendo doble clic sobre ella.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando consultas en vista diseño.
También es posible crear una consulta sin utilizar el asistente, de esta forma hay que ir añadiendo las tablas
sobre la que irá la consulta. Así como añadir los campos a visualizar manualmente.
El primer paso, desde la ventana Base de datos, es seleccionar Consultas. Si es la primera que se va a abrir
este apartado, aparecerá con dos posibles opciones, Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consulta
utilizando el asistente.
Selecciona la opción Crear una consulta en vista de
diseño. Como la consulta todavía no tiene una tabla o
tablas asignadas, de forma automática, al pulsar el
botón Aceptar, aparece la ventana Mostrar tabla, que en
la solapa tablas, muestra todas las tablas de la base de
datos. Si, por ejemplo, se quiere obtener una lista con
los diez productos más caros, la tabla que se ha de
seleccionar es Productos. A continuación se hace clic
en el botón Agregar. Para salir de este cuadro pulse el
botón Cerrar.
A continuación aparecerá la Vista Diseño de la consulta,
es la ventana principal sobre la que se trabajará a la hora
de realizar o modificar consultas. La ventana se divide en
una serie de partes:
La parte superior de la ventana, que muestra las
tablas que forman parte de la consulta con sus relaciones, si es que éstas existen y se denomina parte
de datos.
Una parte inferior que contiene una cuadrícula que permite seleccionar los campos de las tablas que
intervienen en la consulta, así como las restricciones o cálculos que se realizan en la consulta, esta
parte se denomina cuadrícula QBE.
Para añadir los campos a la consulta, se hace doble clic en el nombre de los campos de la tabla situada en la
parte superior. Otra forma sería situarse en la parte inferior e ir seleccionando en el cuadro desplegable los
campos. Para eliminarlo se selecciona el campo en la rejilla inferior y pulsa <supr>.
Para eliminar una tabla se selecciona ésta en la parte superior de la ventana y se pulsa <supr>. Si se
quiere añadir una nueva tabla, mediante el botón Mostrar tabla se vuelve a mostrar la ventana de Añadir
tabla.
Si quiere visualizar los datos pulsa sobre el botón Vista. Como ya habrá visto existen dos tipos de
presentaciones: la Vista Diseño, donde se especifica la estructura de la consulta, la vista Hoja de
datos donde se muestran los resultados. Para pasar de Hoja de datos a Vista Diseño pulsa sobre el
botón
También se puede realizar una nueva consulta sobre una consulta ya realizada.
DEMO: Vea el proceso para crear una consulta.
1. Haz clic sobre Consulta y pulsa Nuevo.
2. En la ventana selecciona Vista Diseño.
3. Haz doble clic en nombre de la tabla a añadir y cierra la ventana.
4. Añade los campos necesarios.
5. Visualiza los datos y pulsa Salir.
Autoevaluación
¿Sobre qué objetos se puede realizar una consulta? (2 respuestas correctas)
a) Una consulta.
b) Un formulario.
c) Un informe.
d) Una tabla.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Usar formularios
Los formularios se utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario. Permiten introducir,
consultar y extraer datos de forma simple y cómoda.
Al igual que un impreso en papel, que se cumplimenta con un bolígrafo o un lápiz, un formulario de Access
identifica los datos que desea recopilar. No obstante, también proporciona una forma de introducir los datos en
la base de datos, de mostrarlos para su examen y de imprimirlos para su distribución.
Con Access podrá diseñar formularios fáciles de utilizar y que
presenten la información de la forma deseada. Podrá utilizar
diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y
color) para crear exactamente el formulario deseado.
Por ejemplo, podría utilizar un formulario para actualizar y
examinar información sobre clientes. Además si quiere puede
imprimir el formulario con los clientes.
Existen distintos tipos de formularios (pulse sobre el enlace de
cada tipo de formulario para ver más):
Formulario tabular: Tiene un aspecto análogo al de una tabla; solo pueden visualizarse 12 registros
por pantalla y el aspecto de cada celda será más vistoso.
Formulario columna simple: Cada uno de los campos de la tabla se distribuye en una fila. De este
modo, el formulario mostrará un solo registro.
Formulario multitabla: Permite visualizar datos que provienen de distintas tablas.
Formulario gráfico: Permite visualizar los datos en forma dinámica gráfico o diagrama. Son útiles
cuando se quiere mostrar la variación de ciertos datos.
Tablas dinámicas: Este formulario permite agrupar y totalizar los datos de una tabla, el agrupamiento
se realiza teniendo en cuenta dos campos. Al ser dinámica, si se actualizan los datos, ésta se
actualizará.
Autoevaluación
Un formulario se puede crear desde... (2 respuestas correctas)
a) Otro formulario.
b) Una consulta.
c) Un informe.
d) Una tabla.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Funcionamiento formularios
La forma más rápida de entender su funcionamiento es observar un formulario y el origen de sus datos.
Parte de la información de un formulario puede proceder de una tabla o una consulta, aunque la información
también puede ser independiente de la tabla o consulta. Por ejemplo se pueden incluir gráficos, nombre, etc.
Un formulario es una ventana de Windows que contiene dos tipos básicos de controles: los que muestran o
admiten entradas de datos a las tablas de la base de datos, estos controles dependen de campos existentes en
la tabla, y los que muestran información estática como imágenes o textos, estos controles se almacenarán en
el diseño del formulario y son independiente de la tabla o consulta.
Se pueden crear formularios que no estén basados en una consulta o tabla. Éstos reciben el
nombre de formulario independiente.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando formularios
Access 2000 dispone de un generador de formularios que permite hacerlo de forma sencilla. Lo más practico es
empezar el formulario utilizando el asistente y después personalizarlo o adaptarlo poniéndolo en modo Diseño.
Cuando se utilice un formulario para introducir o presentar datos, habrá que relacionarlo con la tabla o consulta
que contiene dichos datos, esto será el origen de datos. Si todos los datos se encuentran en una tabla, se debe
basar el formulario en esa tabla, pero si éstos se encuentran en varias tablas, habrá que usar una consulta para
poder crear el formulario.
Access presenta varias posibilidades a la hora de crear
un formulario:
Desde cero, Vista Diseño: Aparece un formulario
en blanco donde habrá que ir añadiendo los
controles y establecer las propiedades de éstos
Con la ayuda del Asistente resulta muy sencilla y
eficiente. Por defecto, el formulario contendrá los
campos de la tabla indicados, con unas
características determinadas pero,
posteriormente, podrá modificar el diseño del
formulario.
El Asistente Autoformulario produce un formulario
sencillo preformateado sin pedirle información.
Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente Autoformulario.
1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios.
2. Haz clic sobre Nuevo y selecciona Autoformulario: columna.
3. En cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario.
4. Pulsa Aceptar.
Los demás Asistentes para formularios plantearán ciertas
preguntas y luego crearán un formulario. Cuando se crea un
formulario utilizando el asistente:
1. Se selecciona la tabla o consulta origen de los datos, y
después se añaden los campos que incluirá el
formulario.
2. La siguiente pantalla permite que el usuario seleccione
la distribución de los campos en el formulario.
Aparecen cuatro opciones. Se pueden probar todas, ya
que en la ventana va a apareciendo de forma aproximada el esquema de cómo se distribuyen los
campos en el formulario.
3. Selecciona el estilo del formulario Colorido 1, Nubes...
4. Por último, el asistente muestra la ventana final, donde debe escribir el nombre del formulario. La
ventana dispone de dos opciones: Abrir el formulario (para ver o introducir información que permite
ejecutar el formulario de forma inmediata) y Modificar el diseño del formulario, que permite abrir el
formulario en modo Diseño de forma que se puedan introducir los cambios necesarios. Se
selecciona la primera opción y se hace clic en el botón Terminar. El formulario aparece en forma
de ejecución. Al pie de este formulario aparece el campo registro que permite desplazarse de
forma consecutiva por los registros de la tabla de empleados.
Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente.
1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios.
2. Haz clic en Asistente para formulario.
3. En el cuadro desplegable seleccionar la tabla sobre la que se creará el formulario y añade los campos.
4. Pulsa Siguiente y marca la casilla En columnas.
5. Pulsa Siguiente y selecciona el estilo deseado.
6. Introduce un nombre y marca la casilla Abrir el formulario...
7. Pulsa Terminar.
El formulario queda almacenado en la ventana Bases de datos. Para comprobarlo, se abre la ventana y se
selecciona la solapa Formularios.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Diseñando formularios
Una vez generado el formulario, lo más usual es cambiar parte de su diseño y añadirle nuevas funcionalidades.
Esto se hace utilizando la pantalla del generador de formularios.
Para modificar un formulario hay que modificar los controles del mismo. La modificación de los controles, su
eliminación o la adición de otros nuevos, debe realizarse en la ventana de diseño del formulario. Para
pasar a modo Diseño se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el título de la ventana y se
selecciona la opción Diseño del formulario.
Cuando el formulario pasa a modo Diseño es posible modificar la mayoría de sus características. La ventana de
Diseño muestra las tres partes básicas de un formulario:
Encabezado del formulario: donde se pone la información que se quiere siempre visible como el título
del formulario o algún botón con una función determinada, por ejemplo, abrir otra ventana. Todos los
controles se repetirán en la visualización de todos los registros.
Detalle: en esta sección se ponen los campos de los registros que el formulario mostrará. Además se
pueden poner controles que añadan funcionalidad al formulario, como botones para imprimir lo que se
está viendo o para que el usuario consiga más información. El contenido de esta sección se repite
una vez por cada registro que visualice el formulario.
Pie de formulario: actúa de forma similar al encabezado pero permite que la información salga al final
del formulario.
Para pasar un formulario a su modo Diseño pulse Diseño en la barra de
herramientas.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Seleccionando y moviendo objetos
Aunque se haya utilizado un asistente para crear el formulario, es posible modificarlo cuando sea necesario.
Lo primero que se debe aprender es cómo seleccionar objetos en el formulario. Para hacerlo, siempre debe
estar en modo Diseño. El método a seguir es hacer clic sobre el objeto y, cuando esté seleccionado, aparecen
a su alrededor una serie de puntos negros. Estos puntos reciben
el nombre de selectores que permiten realizar dos operaciones
básicas: mover el objeto y redimensionarlo.
Para mover un objeto, al seleccionar un campo, en el vértice
superior izquierdo hay un punto negro algo más grueso que los
demás, es lo que permite mover de sitio el objeto dentro del
formulario. Al hacer clic sobre este selector, el cursor del ratón
cambia y muestra una mano, en ese momento se puede
desplazar el objeto a cualquier parte del formulario. Si se coloca
en el punto negro más grande el objeto se moverá independientemente, en este caso de muestra una mano con
el dedo índice hacia arriba.
También es posible seleccionar y mover varios objetos al mismo tiempo manteniendo pulsada la tecla <Mayús>
y haciendo clic en todos los campos que necesite marcar.
Para modificar el tamaño señalando en una esquina con el ratón, cambia a flecha, se pulsa el botón del ratón y
arrastrar hasta tener el tamaño que se desea. Si se tienen varios controles y se quiere tener el mismo tamaño
en todos, con ellos seleccionados en el menú Formato/Ajustar tamaño, se puede hacer que todos tengan la
misma altura o la misma anchura.
Si lo que se quiere es eliminar una selección de un objeto, se hace clic con el ratón fuera del área del objeto
seleccionado.
No se puede mover de forma independiente una etiqueta o el cuadro de texto de un objeto,
entre el encabezado de pagina y la zona de detalles. Se deberá mover el objeto completo.
Para poder ponerlos independientes hay que crear uno en cada zona y eliminar la etiqueta o
el cuadro de texto según corresponda.
DEMO: Observa cómo trabajar con los objetos de un formulario.
1. Selecciona el control, con su etiqueta.
2. Mueve el objeto.
Autoevaluación
¿Se puede moficar un formulario creado con el asistente?
a) No, es un formato predefinido y no se puede modificar.
b) Si es la forma más fácil de crear un formulario.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Añadiendo y eliminando objetos
Durante la vista diseño de un formulario se pueden añadir y eliminar objetos.
Dependiendo del objeto que se vaya a añadir habrá que proceder de una forma u otra:
Si una vez creado el formulario se desea añadir un campo de una tabla, pulsando el botón Lista de
campos aparecerá el cuadro lista de campos, muestra una lista con los campos disponibles de una
tabla. Haciendo doble clic sobre él, se añadirá al formulario.
Para añadir un objeto, por ejemplo una etiqueta:
Si el cuadro de herramientas no esta abierto,
seleccione la opción Cuadro de Herramientas
del menú Ver.
Luego se selecciona el objeto que se va añadir.
Sobre el formulario se pulsa sobre el lugar en
concreto y sin soltar el botón se arrastra hasta
tener el tamaño deseado.
Si se desea se puede modificar el tamaño, tipo y color de la letra de la etiqueta. Para modificar el tamaño de la
letra, se selecciona su tipo y tamaño en la barra Formato. Para cambiar el color se selecciona el color de la
lista de colores Color de fuente. Por último, se puede probar a poner la letra en negrita. Si se quieren crear
etiquetas que contengan texto en varias líneas, cuando se termine de escribir una línea, se pulsa la secuencia
de teclas <Control-Intro>.
Es posible eliminar varios objetos de un formulario al mismo tiempo, lo único que se tiene que hacer es
seleccionarlos todos antes de pulsar la tecla <Supr>. La barra de herramientas Diseño de formulario dispone del
botón Deshacer eliminar, que permite recuperar un objeto eliminado en caso de equivocación.
DEMO: Vea como añadir objetos.
1. Abre el formulario en Vista Diseño.
2. Selecciona un campo y elimínalo.
3. Saca el cuadro Lista de campos.
4. Arrastra el campo hasta el lugar deseado.
5. En el cuadro de herramientas selecciona una etiqueta y añádela al formulario.
Autoevaluación
¿Cómo se llama la vista donde se pueden introducir objetos en un formularios?
a) Vista Hoja de datos.
b) Vista Previa.
c) Vista Diseño.
d) Vista Preliminar.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Guardando e imprimiendo
Cuando cierre la ventana Formulario después de crear un formulario o de modificar un formulario existente,
Access le pedirá automáticamente que guarde dicho formulario. Pero también el formulario se puede guardar
manualmente.
Para guardar un formulario:
1. En el menú Archivo, elija Guardar o bien pulse sobre el botón Guardar de la barra Diseño de
formularios.
2. Si el formulario es la primera vez que se guarda, escriba el
nombre en el cuadro "Nombre del formulario" y luego en
Aceptar.
Puede imprimir un formulario desde la ventana de la base de datos
o desde cualquier modo de representación del formulario. Para ello
solo hay que elegir la opción Imprimir del menú Archivo o bien pulsar el botón Imprimir de la barra de la
barra Diseño de formularios.
Antes de realizar la impresión es conveniente utilizar el modo Vista preliminar, del menú Archivo, podrá ver en
pantalla una imagen general del lo que va a imprimir.
Si lo que se quiere imprimir son solo los datos del formulario, pero sin que se presente el diseño, habrá que
marcar la casilla Imprimir sólo los datos del menú Archivo / Configurar página.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Usar utilidades de formularios
Puede facilitar el acceso a los datos de un formulario utilizando un filtro o bien activando un formulario desde el
escritorio.
Ocultar los registros existentes
Siempre puede ocurrir que, por error, se equivoque de fila e introduzca los datos
donde no corresponde, o sobrescriba o cambie sin querer los datos; lo mejor
sería que los registros anteriores ni tan sólo se mostraran en pantalla. Para ello
Access incorpora una opción.
1. Selecciona en el menú Registros / Entrada de datos, ahora aparecerá un
registro en blanco. Ahora puede rellenar los datos sin temor a modificar
alguno de los registros existentes.
2. Para volver a visualizar de nuevo todos los registros sólo hay que quitar
el filtro, para ello basta con seleccionar la opción Quitar filtro u orden del
menú Registros o en el menú contextual.
Igual que con las tablas, en los formularios se pueden establecer filtros, que ayuden a la búsqueda de
determinados datos.
Activar el formulario directamente desde el escritorio
Si tiene que introducir datos con frecuencia y ya está harto de iniciar primero Access, después abrir la base de
datos y finalmente activar el formulario, puede utilizar una forma abreviada muy elegante.
Windows ofrece la posibilidad de crear con toda la facilidad un acceso directo para poder activar el formulario
directamente desde el escritorio, de esta forma al ejecutar el acceso directo el formulario se abrirá directamente.
DEMO: Vea cómo crear un acceso directo a un formulario y cómo utilizarlo.
1. Disminuya el tamaño de la ventana de Access.
2. Seleccione el formulario que quiera tener en el escritorio y dejar pulsado el botón izquierdo del ratón.
3. Ahora se coloca el puntero en el escritorio de Windows y después suéltalo.
4. Si, ahora pulsa dos veces en el botón Acceso directo a "Nombre formulario", accederá directamente al formulario.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Creando informes
La creación de informes es muy útil para presentar de forma impresa o en pantalla la información que contiene
la base de datos. También se pueden crear fácilmente etiquetas porque la forma de generarlas está muy unida a
la creación de informes. Access 2000, de hecho, toma la generación de etiquetas como un tipo más de informe.
Crear un informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. También es
posible imprimir los formularios y las hojas de datos, los informes brindan mayor control sobre cómo se
presentarán los datos, así como mayor flexibilidad a la hora de presentar información de resumen. Por ejemplo,
un informe que presente las ventas por empleado, el total de ventas...
La forma de generar informes es similar a la de generación de formularios, de hecho, disponen de métodos
parecidos, cuando no los mismos. La diferencia radical entre formularios e informes es que los formularios se
utilizan para modificar el contenido de la base de datos, mientras que los informes sólo permiten ver la
información contenida en la base de datos y no permiten modificarla.
Utiliza los informes para una presentación formal de los datos.
DEMO: Ésta es la manera de crear un informe.
1. Sitúate en la solapa informe y pulsa sobre Nuevo.
2. Selecciona Autoinforme:columna.
3. Establece el origen de datos.
4. Pulsa Aceptar.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Conocer los tipos de informes
Dependiendo de la naturaleza de los datos y de la finalidad del informe, Access permite diseñar distintos tipos
de informes, cada uno de los cuales tiene unas características específicas.
Por eso, antes de empezar a diseñar un tipo de informe, es conveniente analizar y decidir cual de los informes
se ajusta mejor a su finalidad. Los tipos de informes que pueden crearse son:
Columna simple: este informe imprime, en líneas, el contenido de cada registro en cada campo. Cada
una de las líneas presentará la etiqueta y el dato correspondiente al campo. El aspecto será similar al
obtenido en el informe automático.
Tabular: presenta la información de cada campo de la tabla o consulta sobre el que se imprime el
informe. Imprime una fila por cada una que tenga la tabla. Las cabeceras de cada columna pueden ser el
nombre de los campos de la tabla. Su aspecto es similar al de una tabla.
Grupos/totales: permite obtener los registros de la tabla sobre la que se realiza el informe. Los registros
se agrupan por los valores de uno o varios campos, mostrando los totales al final de éste. Además es
capaz de mostrar cálculos aritméticos en el informe.
Resumen: es como el anterior, pero sólo muestra la información de los campos que sean numéricos.
Etiquetas: sirve para extraer información de una tabla en forma de etiqueta postal.
La base de datos Access. Conceptos básicos
La base de datos Access. Conceptos básicos
Usando el asistente para informes
Al igual que para crear formularios, Access dispone de un asistente de informes. Lo más práctico a la hora de
crear un informe es realizarlo mediante el asistente, para luego retocar o añadir detalles desde el generador de
informes.
Utilizando el Asistente se evitarán errores y se ganará tiempo. Igual que ocurría con los formularios habrá que
seleccionar un origen de datos. Si los datos provienen de una sola tabla, el informe se basará en ella, si por el
contrario necesita utilizar datos de varias tablas se necesitará una consulta.
Para crear un informe, Access presenta distintas opciones:
Desde cero, Vista Diseño: aparece la página generador de informes en blanco, para ir añadiendo los elementos
necesarios. Con esta forma resulta complicado realizar un informe si
no se es un usuario experto.
Utilizando el Asistente es la forma más sencilla y aconsejable de
realizar un informe. Primero se creará el informe utilizando el
Asistente y luego se modificará en la Vista Diseño.
El Asistente Autoinforme realiza un informe de forma muy
rápida sin pedir ningún detalle. Solo hay que seleccionar el
informe crear y elegir la tabla o consulta de donde provienen
los datos.
Los otros Asistentes para informes plantearán preguntas y luego crearán un informe. Para crear un
informe se procede de la siguiente forma:
1. En la primera ventana que aparece se selecciona la tabla/consulta y los campos que se quieren
añadir en el informe.
2. La siguiente ventana del Asistente permite el
agrupamiento de la información del informe.
En la lista de la izquierda aparecen los
campos disponibles que puede agrupar.
Para agrupar algún campo solo hay que hacer
doble clic sobre él. Si se quiere quitar el nivel
de agrupamiento se hace doble clic sobre el
elemento en la ventana derecha que irá
mostrando un esquema de como quedará la
estructura del informe.
Por ejemplo, se tiene una tabla con los
campos cliente, empleado y venta. Se quiere
mostrar el total de ventas realizado por un empleado a ese cliente. Entonces habrá que
agrupar clientes(doble clic) y luego agrupar empleados.
Para variar la prioridad utilice los botones flecha, para subir o bajar niveles
3. En la siguiente ventana se define el ordenamiento de la información que está en el cuerpo del
informe. Permite ordenar la información hasta por cuatro campos diferentes. Cada uno de estos
campos se pueden seleccionar desde su lista
desplegable. Al lado de cada uno de estos campos
existe un botón A-Z desde el que se ordena la
información de forma alfabética.
4. A continuación selecciona la distribución del
informe entre seis opciones diferentes. Al
seleccionar una de las opciones, en el lado de la
izquierda de la ventana, aparecerá el esquema del
informe según la opción seleccionada. En el
apartado Orientación se selecciona cómo se
quieren orientar las hojas del informe:
verticalmente u horizontalmente.
5. Por último, se puede definir el estilo a aplicar en el informe. El asistente proporciona seis
estilos predefinidos, según va escogiendo en la lista de la izquierda de la ventana, la parte
derecha muestra de forma esquemática cómo queda la presentación.
6. Para acabar, introduce un nombre para el informe.
Una vez creado el informe, es más fácil realizar modificaciones en la Vista Diseño, se pueden
añadir títulos, números de página...
DEMO: Vea como crear un informe.
1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Informes.
2. Ejecuta Nuevo/Asistente para informes.
3. En el cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario y añade todos los campos.
4. Pulsa Siguiente y agrupa por un campo y desagrupa.
5. Ordena por un campo.
6. Elige la distribución en columna y, en la siguiente ventana, el estilo formal.
7. Introduce un nombre y pulsaTerminar.
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INFORMATICA - TEMA 5 CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION COMERCIAL Y MARKETING

  • 1. Ejemplo de consulta de una base de datos AVISO: Esta página ha sido generada para facilitar la impresión de los contenidos. Los enlaces externos a otras páginas no serán funcionales. La base de datos Access. Conceptos básicos Introducción Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Access almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc.. Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para almacenar y gestionar estos datos. Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de datos para gestionar información. Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos, los alumnos, y los profesores que tenemos. Si abrimos el primer cajón, donde ubicamos la información relativa a los vehículos, obtendremos una ficha por cada vehículo, como la que aparece en la imagen derecha, donde guardaremos datos relativos a la marca y modelo del vehículo, matrícula del mismo, foto, etc... La archivadora sería una base de datos la cual estructura la información en tablas, que serían los cajones. Las tablas creadas no actúan como objetos independientes, sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (en este caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí). A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access 2000 para la gestión de datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Introducción Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Access almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc.. Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para almacenar y gestionar estos datos. Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de datos para gestionar información. Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos,
  • 2. Ejemplo de consulta de una base de datos los alumnos, y los profesores que tenemos. Si abrimos el primer cajón, donde ubicamos la información relativa a los vehículos, obtendremos una ficha por cada vehículo, como la que aparece en la imagen derecha, donde guardaremos datos relativos a la marca y modelo del vehículo, matrícula del mismo, foto, etc... La archivadora sería una base de datos la cual estructura la información en tablas, que serían los cajones. Las tablas creadas no actúan como objetos independientes, sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (en este caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí). A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access 2000 para la gestión de datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Entrando en Access Para empezar a trabajar con Access lo primero que tendrá que hacer será acceder a él, lo podrá hacer de distintas formas igual que cualquier aplicación Windows. Para acceder a Access existen dos formas básicas Desde el botón de Inicio situado en la esquina inferior izquierda situamos el ratón sobre Programas, y hacemos clic sobre la opción Microsoft Access en el apartado de Programas, el programa se cargará en memoria y aparecerá la ventana de aplicación,o bien, a través del icono de Access situado en el escritorio de Windows y que, en caso de no tenerlo disponible, podrás añadirlo fácilmente siguiendo los pasos enumerados en la demo de esta misma página. Debes tener en cuenta que en algunas ocasiones, por la configuración del ordenador en el que nos encontremos trabajando, la opción de crear un acceso directo en el escritorio de Windows no es posible realizarse. Igual que con cualquier archivo de Windows, si hace doble clic sobre cualquier archivo de base de datos (.MDB), se abrirá la aplicación Access con la base de datos ya abierta. Si es la primera vez que se ejecuta el programa, aparecerá un cuadro de diálogo para informarle de las novedades. En tal caso, haga clic sobre el botón Cerrar para que no vuelva a mostrarse. DEMO: Veamos cómo crear un acceso directo. 1. Pulsamos el botón Inicio situado en la parte inferior izquierda de la pantalla. 2. Seleccionamos el comando Programas y buscamos Microsoft Access. 3. Pulsamos sobre el botón derecho del ratón. 4. Elegimos la opción Enviar a : Escritorio (crear acceso directo). La base de datos Access. Conceptos básicos
  • 3. La base de datos Access. Conceptos básicos Conocer la ventana inicial de Access Al acceder a Microsoft Access nos aparece una ventana inicial. Desde esta ventana podrá crear o abrir una base de datos, o bien utilizar el asistente para crear una nueva. La ventana que hemos comentado antes es la siguiente: Para crear una base de datos nueva tendremos que seleccionar la opción Base de datos en blanco. También podemos crear una nueva base de datos basada en alguna ya prediseñada usando un asistente que nos guía en cada paso para ello tendremos que seleccionar Asistente para bases de datos. En la parte inferior de esta pantalla aparecerán los nombres de las cuatro últimas bases de datos que se hayan abierto. En nuestro caso sólo se ha abierto una llamada bd1. Para abrir una de ellas tendremos que seleccionar la opción Abrir una base de datos existente, seleccionarla y pulsar Aceptar. Si queremos abrir una base de datos ya creada y distinta de las que aparecen tendremos que seleccionar Abrir una base de datos existente / Más archivos... y aceptar. Entonces nos aparecerá un cuadro de diálogo llamado Abrir que nos permite buscar la base de datos deseada. Autoevaluación Desde la ventana inicial de Access se puede: a) Abrir, utilizar o crear una Base de datos con o sin Asistente. b) Abrir y cerrar la Base de datos. c) Crear una Base de datos. d) Utilizar el Asitente. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando bases de datos A continuación aprenderá a crear una base de datos en dos situaciones diferentes: Si el programa no está ejecutándose Arranca el programa (Access), empleando el método descrito antes y haz clic sobre la opción Base de datos en blanco para seleccionarla y pulsa sobre el botón Aceptar. DEMO: Vamos a crear una base de datos desde cero. 1. Abrimos Access 2000. 2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar. 3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos. 4. Se hace clic sobre Crear.
  • 4. Si el programa está ejecutándose Para crear la base de datos seguiremos los siguientes pasos: 1. En la barra de herramientas, pulsa sobre el icono Nueva base de datos... Esta acción abre el cuadro de diálogo Nueva que contiene dos solapas: General y Bases de Datos. La primera permite generar una base de datos desde cero, "de la nada". La segunda permite elegir una serie de bases de datos que Access 2000 tiene prediseñadas. Si selecciona una se pone en marcha el asistente que le guiará durante toda la creación de la base de datos escogida. En este caso en cuestión selecciona la opción Base de datos en blanco y pulsa Aceptar. 2. Selecciona el directorio donde almacenará la base de datos e introduce el nombre, en el campo Nombre de Archivo. Pulsa el botón Crear para terminar, de esta forma se creará un archivo que contendrá la base de datos. No es necesario introducir la extensión, ya que Access 2000, por omisión, crea de forma automática la extensión .mdb. 3. Para empezar a crear objetos solo tiene que seleccionar algunas de las opciones que aparecen en la ventana de Base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos). Al crear una base de datos nueva esta ventana estará vacía, solo aparecerán tres opciones referentes a las acciones que puede realizar sobre los objetos. DEMO: Así creamos una base de datos con Access abierto. 1. Seleccionamos Archivos. 2. Seleccionamos Nueva base de datos 3. Seleccionamos ficha General y luego Base de datos en blanco. 4. Se hace clic en Aceptar. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Abriendo, cerrando y eliminando bases de datos Para abrir una base de datos creada con anterioridad se selecciona el menú Archivo y la opción Abrir base de datos. A continuación, localizaremos el directorio y la base de datos a abrir. Access 2000 permite abrir bases de datos creadas con versiones anteriores que se pueden convertir para que tomen todas las nuevas funcionalidades disponibles en Access 2000. Si la base de datos a abrir es de una versión anterior, de forma automática se abre una ventana de diálogo que permite convertir o conservar la base de datos. Se puede convertir o habilitar para su utilización una base de datos de Access versión 1.x, 2.0, 95 o 97 con Access 2000. Si seleccionamos Abrir la base de datos, con Access 2000 podemos realizar cambios en los datos almacenados en ella, podremos ver los objetos que la componen, pero no podremos realizar modificaciones o agregar nuevos objetos. De esta forma podremos seguir abriendo la base de datos con la versión de Access utilizada para crearla. Pero si marcamos la opción Convertir la base de datos podremos modificar tanto los datos como los objetos, incluso podremos añadir nuevos objetos.
  • 5. En definitiva trabajará con la base de datos como si la hubiera creado en la versión que está utilizando. Una vez abierta ya sea mediante convertir como abrir la base de datos los datos se mostraran de la misma forma, si ninguna variación, solo que Access mostrará un aviso si intenta realizar un cambio en la estructura si lo ha abierto sin convertirla. Autoevaluación Se puede agregar o quitar objetos de una Base de datos de Access 95 si se abre sin convertir con Access 2000 a) No b) Si No es posible abrir una base de datos de Access 2000 utilizando una versión anterior de Access. Para cerrar una base de datos no hay más que proceder como en una aplicación Windows, no hay más que ir al menú Archivo y seleccionar Cerrar o dar directamente al botón de cierre que hay a la derecha la ventana de la base de datos. Para Borrar o eliminar una base de datos Access: se realiza desde fuera de la propia aplicación y para ello, utilizaremos como mejor recurso, el propio Explorador de Windows. DEMO: Esta demostración servirá para aprender los pasos a seguir en la eliminación de una base de datos. 1. Se cierra la base de datos. Si está compartida porque se ha instalado en una red y se ha dado acceso a la misma a más de un usuario, hay que comprobar que todos los usuarios conectados a la misma la han cerrado. 2. En Mis documentos se busca el archivo de la base de datos, que es el archivo con extensión .mdb. 3. Se selecciona y se pulsa la tecla <Supr>. 4. Para recuperar el archivo, se busca en la Papelera de reciclaje. El archivo eliminado permanecerá en la papelera hasta que ésta se vacíe. Autoevaluación Para borrar una Base de datos es mejor utilizar: a) Microsoft Access b) El asistente para eliminar bases de datos c) Explorador de Windows
  • 6. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Bases de datos y tablas Recordemos que una base de datos es un conjunto infinito de información relacionada entre sí, de acuerdo con una característica común. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos y organizarlo de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores..., pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas, pero deseamos informatizarlas, es decir automatizar las tareas relativas a la información. En Access el concepto de base de datos es diferente al de otros programas gestores de bases de datos. Una base de datos para Access es el conjunto de herramientas (objetos) necesarias para poder manipular la información almacenada. Y consta de los siguientes objetos: Tablas: Las tablas permiten almacenar los datos de forma organizada. Consultas: Las consultas le permitirán dar respuesta a las preguntas que pueda plantearse referentes a los datos almacenados en las tablas. Además de permitir datos calculados a partir de los almacenados. Formularios: Le permitirán visualizar los datos en pantalla de un modo que resulte agradable y eficiente a la vez. También se utilizan para introducir nuevos datos o para modificar los existentes. Informes: Son los objetos que le permitirán obtener los datos impresos según un modelo que habrá diseñado previamente.
  • 7. Macros: Son una especie de miniprogramas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en un solo paso. Módulos: Son un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic. Autoevaluación Access es: a) Procesador de datos. b) Un Gestor de Bases de datos. c) Una Base de datos. d) Almacen de datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Tablas Una tabla de una base de datos relacional es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional. Estas dimensiones son los registros (filas) y los campos (columnas). Todas las bases de datos tienen una estructura formada por los siguientes elementos: Tabla: Lugar donde se almacenan datos sobre un determinado tema como, por ejemplo, empleados o facturas. Registros: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. Es el conjunto de datos relacionados entre sí, que son tratados como una unidad, es decir, cada registro de una tabla contiene información sobre algo específico, como por ejemplo, sobre un empleado. Son denominados también líneas o filas. Campos: Es cada uno de los datos que componen un registro, como apellidos y nombre. También lo conocemos como columnas. Por ejemplo, interesa tener ordenados los datos de los empleados. Para una mayor claridad se ha desglosado en varios apartados: Apellidos, Nombre, Cargo, Dirección, haciendo que aparezca cada uno de ellos en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando su nombre. Aquí vemos como la información referida a una persona, "un dato" aparece en una fila de la tabla, un registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información son los campos y el conjunto de todo, es la tabla.
  • 8. Referente a los tipos de campos, podemos ver en la tabla empleados que hay unos campos más importantes que otros, así el Apellido es fundamental para que el registro tenga sentido. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. En una base de datos puede haber muchas tablas, cada una de las cuales almacena información sobre un tema distinto. Cada tabla puede contener datos de muchos tipos, incluyendo textos, números, fechas e imágenes. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Diseñando una base de datos A la hora de comenzar a crear una base de datos, dependiendo de la complejidad, convendría establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la base de datos para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser: Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos. Informes sobre artículos más vendidos. Etiquetas postales para clientes. Existencias de artículos. Pedidos a proveedores, etc. A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que haga, podrá comenzar a construir las tablas que formarán su Base de Datos. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario. En estas dos tablas, la primera, "Empleados", recoge todos los datos referentes a empleados y la segunda, "Pedidos", es donde se almacenan los pedidos que recibe la empresa. Como verá existe un campo en común Id Empleado, este campo es el que relaciona las dos tablas, para poder mostrar información coherente, es decir, si quiere mostrar los pedidos que realiza un empleado necesitará relacionar las dos tablas, pero esto lo aprenderá más adelante. Al diseñar una base de datos, primero debe dividir en distintos temas la información que desea procesar, por ejemplo, los datos de los empleados y luego le debe indicar a Access qué relación existe entre dichos temas. De esta manera Access puede acceder de forma adecuada a los datos Vamos a crear nuestra primera base de datos. 1. Abrimos Access 2000. 2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar. 3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos (Tienda).
  • 9. 4. Se hace clic sobre Crear. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando una tabla Una vez creada la base de datos, el siguiente paso que debe realizar es la creación de las tablas en las que se almacenarán los datos. Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos se necesitan. En realidad, la creación de la tabla se limita a la definición de los distintos campos que la componen, puesto que los registros se introducirán posteriormente; esta operación debe realizarse en una ventana especial: Ventana de diseño de la Tabla. Para crear una tabla hay que tener abierta la base de datos y, desde la ventana Base de datos, seleccionamos los objetos tablas (parte izquierda de la ventana) y seleccionamos la opción Crear una tabla en vista Diseño. Aparece entonces el cuadro de diálogo Nueva tabla, que ofrece tres opciones: Mediante Crear una tabla utilizando el asistente. Esta opción le permitirá crear una tabla a partir de tablas ya definidas que incorpora Access para su inmediata utilización, en caso de que alguna se ajuste a nuestras necesidades. Desde el modo Crear una tabla introduciendo datos. Podemos introducir directamente los datos. Crear una tabla en Vista Diseño. Esta opción permite definir los campos, con todas sus características, en la ventana diseño. Además de las tres opciones anteriores, existen dos más, aunque no aparecen en la ventana indicada anteriormente, Importar tabla y Vincular tabla. Para poder acceder a estas dos opciones, hay que ir al menú Archivo, y pulsar sobre la opción "Obtener datos externos". Estas opciones se pueden utilizar en los casos: Importar tabla: Access 2000 puede importar una tabla de datos de otras bases de datos de Access, al igual que datos de otros programas y formatos de archivo, como los de Excel, dBASE, FoxPro o Paradox. Al importar datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de su base de datos de Access 2000. La tabla o archivo de origen no se modifica en este proceso. Vincular tabla: la vinculación de datos permite la lectura y, en muchos casos, su actualización en el origen de datos externo sin tener que importarlos. El formato del origen de datos externo no se modifica para que pueda continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, pero también se pueden agregar, eliminar o editar los datos utilizando Access 2000. Las cinco opciones indicadas anteriormente, se pueden ver además si se hace clic en Nueva en la barra de
  • 10. herramientas de la ventana Base de datos. Al seleccionar la opción Vista Diseño, se abre el cuadro de diálogo Tabla, que a su vez contiene la tabla en modo Diseño. Si la tabla todavía carece de nombre, en la ventana aparece el nombre genérico Tabla. Esta ventana está dividida de forma horizontal en dos partes. El panel superior está estructurado en columnas y filas. Cada fila permite definir un campo con las características que se indiquen en cada una de las columnas. Cada una de estas filas están divididas en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. La zona inferior, denominada Propiedades del campo, está dividida de forma vertical en dos partes. La de la izquierda, dispone de dos solapas: General, que permite seleccionar características especificas del tipo de campo seleccionado y Búsqueda, con la que se selecciona el tipo de campo a utilizar cuando se crea un formulario (una ventana, para la entrada o consulta de datos de la tabla.) La parte derecha muestra un pequeño texto explicativo que varía según se seleccionan las diferentes opciones. DEMO: Vea cómo se crea una tabla. 1. Abrir base de datos si no está abierta. 2. Seleccionamos el Objeto Tabla. 3. Hacemos doble clic en crear una tabla en Vista Diseño. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Insertando y eliminando campos En Access 2000 es posible tanto insertar nuevos campos en una tabla ya creada como eliminarlos. Puede añadirse el campo nuevo al final del último o insertarlo entre otros ya existentes. Insertar un campo Para insertar un campo al final de la tabla, se hace clic en la primera fila libre de la ventana de diseño definiendo el campo. Para insertar un campo entre otros ya existentes, se hace clic en el botón de selección del campo delante del que se va a insertar el nuevo. Se pulsa con el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual y se selecciona la opción Insertar fila. Luego nómbralo y elige el tipo de datos. DEMO: Con esta demostración se aprende a insertar un nuevo campo. 1. Con la tabla abierta en modo Vista Diseño, pulsa sobre la fila sobre la que se desea insertar una nueva. 2. Pulsamos el Botón Derecho del ratón y selecciona Insertar Filas. 3. Introduce el Nombre de Campo y el Tipo de Datos. Eliminar un campo Al eliminar un campo se ha de tener en cuenta que si la tabla ya tiene información, se perderán los datos almacenados en dicho campo. El campo se puede eliminar desde la Vista diseño y desde la Vista Hoja de datos.
  • 11. DEMO: Vea cómo eliminar un campo desde la Vista Diseño y desde la de Hoja de datos. 1. Sitúate en Vista Diseño. 2. Señala el campo que va a eliminar. 3. Pulsa el Botón Derecho del ratón, selecciona Eliminar Filas y pulsa confirmar ante la pregunta de Access. 4. Para eliminar desde la Vista Hoja de Datos, sitúate en ella. 5. Pulsa sobre la columna (campo) que quiera eliminar. 6. Clic Derecho para menú contextual y selecciona Eliminar Columna. 7. Confirma en el cuadro de advertencia. Para pasar directamente de la Vista Diseño de un Tabla a Vista Hoja de Datos, pulsamos sobre el icono o en para hacerlo al contrario. Estos botones se encuentra en la barra de herramientas cuando una tabla se encuentra abierta. Autoevaluación ¿Es posible insertar campos en una tabla con datos? a) No, porque ya contiene datos. b) Si, si no tiene datos. c) Si, aunque contenga datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Nombrando campos. Tipo de datos. Para poder crear campos se debe de encontrar en la vista diseño de una tabla, un campo debe, como mínimo, definir las siguientes características: Nombre del campo: Un nombre de campo no puede comenzar con un espacio en blanco ni contener los siguientes caracteres: Puntos (.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes ([ ]). Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres como máximo. En una misma tabla no pueden existir dos campos con el mismo nombre. Es recomendable dar a los campos nombres que tengan lógica, si se va a crear un campo en una tabla que va a contener nombres de personas, lo lógico es denominarle nombre, si los nombres van a ser de clientes, se podría escribir por ejemplo nombre_ cliente. No conviene asignar caracteres especiales o símbolos, ya que a la hora de crear expresiones de consulta éstos pueden dificultar su creación. Tipos de Datos: Dependiendo del dato que vaya a introducir, deberá seleccionar el tipo adecuado que permitirá, posteriormente, realizar las operaciones deseadas con ellos. Access permite seleccionar entre 9 tipos diferentes de datos: Tipo de datos Uso
  • 12. Texto/Memo Caracteres alfanuméricos. El campo Memo se suele utilizar para introducir gran cantidad de caracteres. Numérico Datos de tipo numérico. Podrán realizarse operaciones matemáticas con ellos. Contiene números enteros o fraccionarios. Fecha/Hora Contiene fechas y horas, pueden realizarse operaciones sobre ellos como número de días entre dos fechas. Moneda Valores monetarios. Autonumérico Valor numérico que Access incrementa de forma automática. Si/No Valor booleano. Objetos OLE Objetos OLE, gráficos u otros datos binarios. Hipervínculo Enlaces a página Web o objeto de la base de datos. Consulta Asistente... Los campos declarados permiten almacenar datos provenientes de otras tablas o lista de valores. La inserción de los datos dependerá del tipo de dato que se seleccione, de forma que cuando se selecciona un tipo de dato se está indicando: El tipo de valor permitido. Por ejemplo, no es posible almacenar texto en un campo Fecha/Hora. El tipo de operaciones que se pueden realizar sobre los valores. No podemos realizar cálculos (sumar, restar, calcular promedios) sobre un campo Texto, pero sí sobre un campo Numérico. Utiliza el tipo de dato Texto en vez de utilizar datos Numéricos para los tipos de números que no se utilicen para cálculos matemáticos, como números de teléfonos, códigos postales, etc. . DEMO: Vea cómo se nombran los campos y como se les da un tipo 1. Con la tabla abierta pulsa en Vista Diseño. 2. Haz clic en un campo vacío y posteriormente pulsa Intro. 3. Haz clic en la flecha de Tipo de datos y seleccionar Fecha/Hora. 4. Haz doble clic en un campo para renombrar un campo. Descripción: Opcionalmente podrá utilizar el Campo Descripción, este campo permite al usuario introducir un texto libre que se utilizará para aclarar la función del campo. Es recomendable utilizar esta opción de modo que, al crear un campo, éste quede documentado tanto para la persona que crea la tabla como para las personas que puedan usarlo después para modificar o mantener la base de datos. Este texto aparecerá en la barra de estado, cuando este campo se utilice al crear un formulario. DEMO: En esta demo se enseña cómo introducir información en la columna Descripción. 1. Con una tabla abierta pulsa en Vista Diseño. 2. Pulsa sobre el campo descripción de cualquier registro. 3. Introduce la información. Autoevaluación En una tabla puede existir 2 campos con el mismo nombre... a) No, no se puede, Access presenta un error. b) Si, siempre, Access diferencia los campos. c) Si, siempre que el tipo de datos sea distinto.
  • 13. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Grabando y borrando una tabla Grabar una tabla: La estructura de la tabla ya está preparada para guardarla en disco. Esta operación le permitirá, posteriormente, utilizarla para introducir datos, modificar los existentes, etc. Los nombres de las tablas (y de cualquier otro objeto de una base de datos) deben cumplir una serie de normas mínimas: Cómo máximo, se pueden utilizar 64 caracteres. Deben evitarse los caracteres: Puntos (.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes ([ ]). No pueden asignarse un mismo nombre a dos objetos del mismo tipo: a dos tablas, a dos consultas... Tampoco interesa asignar el mismo nombre a objetos de distinta naturaleza, aunque en algunos casos sí es posible. Para guardar una tabla, proceda de la siguiente forma: 1. Seleccione Archivo/Guardar o haga clic sobre el botón que simboliza un disquete en la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, tal y como se muestra en la figura. 2. Escriba el Nombre de la Tabla y haga clic sobre el botón Aceptar, para admitir el nombre y guardarla. A la hora de guardar una tabla, Access mostrará un mensaje indicando que no hay clave principal definida. Selecciona la opción No (mas adelante aprenderá qué es una clave principal). Borrar una tabla: Recuerde que si realiza esta acción, no podrá recuperar los datos. 1. En la ventana de la base de datos, selecciona la tabla que desea eliminar. 2. Ejecute Edición/Eliminar o bien pulsa Supr. 3. En la caja de avisos, haga clic en el botón Si. Autoevaluación ¿Se puede utilizar el nombre cliente.antiguos para el nombre de una tabla? a) No, no se puede utilizar "." en los nombre de los objetos. b) Si. c) Si, siempre y cuando no exista una tabla con ese nombre.
  • 14. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando con el asistente y con datos El asistente para tablas permite crear una tabla a partir de tablas ya definidas para su inmediata utilización, en caso de que alguna se ajuste a nuestras necesidades. Access incorpora un gran número de tablas ya creadas, agrupadas en dos grandes bloques: tablas relacionadas con el mundo de los negocios o tablas de ámbito personal. Cada una de las tablas, lógicamente, está constituida por una serie de campos que están perfectamente definidos. La filosofía general de emplear el Asistente para crear una tabla, es utilizar la definición completa de una tabla (si se ajusta a sus necesidades) o construir una tabla tomando los campos necesarios de las tablas ya definidas. Además, si fuera necesario, podría modificar las propiedades de alguno de estos campos para ajustarlo aún más a sus necesidades. A continuación va a crear una Nueva Tabla tomando los campos necesarios de las que una incorporada en el Asistente. Esta nueva tabla almacenará los datos necesarios para mantener una posible correspondencia con los empleados: Teléfono, Dirección, Ciudad, Código Postal y el campo clave de la tabla. Utilice el asistente cuando los campos de la tabla sean muy parecidos a los predeterminados del asistente, si no es así es mejor que descarte la utilización del asistente. DEMO: Vea cómo se crea una tabla utilizando el asistente. 1. Haz clic sobre el botón Nuevo. 2. Haz clic sobre la opción Asistente para tabla y sobre el botón Aceptar. 3. Selecciona la opción Negocios y, en Tablas de ejemplo, selecciona Lista de direcciones. 4. Resalta los campo requeridos (IdListaDirecciones, Dirección, CódigoPostal y Teléfono) y pulsa > para añadirlos. 5. Selecciona el campo IdListaDirecciones y haz clic sobre Cambiar Nombre, cambialo por Clave. 6. Haz clic sobre Siguiente. 7. Introduce como nombre de la tabla "Datos Contactos" y deja seleccionada la opción Sí, asignar una clave principal por mi. 8. Pulsa Finalizar. Como ya sabrá las tablas de Access se compone de dos partes: una estructura y los datos propiamente dichos. Se puede crear una tabla en la vista Hoja de datos introduciendo la información. Entonces se encarga de crear la estructura para los datos automáticamente. Los pasos a seguir son los siguientes: En la ventana de la base de datos se indica que se va a crear primero. Se pulsa en la ficha tabla y luego en Nuevo. Se abre el cuadro de diálogo Nueva tabla. Y selecciona Vista Hoja de Datos. Ahora aparece una tabla creada con Access, donde se puede introducir los datos, pero antes puede asignar los nombre de columna, haciendo doble clic sobre ellos. Hay que tener en cuenta las recomendaciones dadas anteriormente para nombrar los campos.
  • 15. Una vez introducidos todos los datos es recomendable pasar a la Vista diseño y ver si los tipos de datos que ha elegido Access son los correctos o simplemente para introducir alguna propiedad del campo. DEMO: Vea cómo crear una tabla con los datos. 1. Haz clic sobre el botón Nuevo. 2. Haz clic sobre la opción Vista Hoja de Datos y sobre el botón Aceptar. 3. Cambia el nombre de las columnas haciendo doble clic. 4. Introduce algunos datos. 5. Pasa a vista Diseño e introduce un nombre para guardar la tabla. 6. Pulsa sobre la opción No, en el cuadro de elegir una clave principal. 7. En la vista Diseño, realiza alguna modificación si es necesario 8. Cierra la tabla. Autoevaluación Al crear una tabla en Vista Hoja de datos, Access asigna de forma automática los tipos de datos. a) Falso, depués de introducir los datos, es necesario establecer los tipos. b) Verdadero. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Usar registros Para llevar a buen fin la introducción de datos, conviene tener en cuenta algunos detalles. Unos hacen referencia al tipo de campo y otros son propios del funcionamiento de Access 2000. Si el campo está definido como autonumérico, se rellena con un número que se va incrementando de forma automática, no se podrá introducir información en este campo. Si el campo es OLE, la información se introduce de la siguiente forma: 1. Se hace clic en el campo de tipo OLE para seleccionarlo. 2. Se hace clic con el botón derecho del ratón para obtener su menú desplegable. 3. Se selecciona la opción Insertar objeto que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre y que permite seleccionar un archivo de imagen ya creado o crearlo, utilizando uno de los programas instalados en el ordenador. Access 2000 identifica estos programas y los muestra en una lista para facilitar su selección. 4. Cuando la imagen está asociada al campo OLE, aparece indicado en este campo. Si el campo es de tipo memo, permite la introducción de texto libre, de forma que se pueda escribir el texto que se quiera. Si el ancho de la columna es más pequeño que el ancho del campo, el texto se irá desplazando según se escriba, para permitir que el usuario pueda introducir toda la información que el campo permite. Además de estos detalles, hay que tener en cuenta que cuando se están introduciendo datos, aparece un lápiz en el botón de la izquierda, lo que indica que los datos que se están escribiendo, todavía no han sido almacenados en la tabla. Autoevaluación Cuando aparece un lápiz a la hora de introducir un registro. ¿Qué está indicado? (2 respuestas correctas) a) El registro no está guardado.
  • 16. b) Se esta produciendo un error al escribir. c) Es la herramienta lápiz. d) Se esta editando un registro. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Introduciendo y editando registros En principio, la introducción de registros se debe realizar a través de la hoja de datos. Esta hoja se abre en una ventana con el nombre de la tabla seleccionada. Muestra todos los campos de la tabla, permitiendo su edición y modificación. Si la tabla no contiene aún registros, cuando se abra, ésta estará preparada para la introducción de nuevos datos. Sin embargo, si la tabla ya tiene registros almacenados, puede ser molesto tener que desplazarse hasta el final de la tabla para situarse en un registro vacío para poder introducir nuevos datos, para evitar esto Access dispone del botón Nuevo Registro de la barra de herramientas, que sitúa el cursor en el primer registro en blanco. El registro en blanco tiene un asterisco en su selector de registro. Al comenzar a introducir un registro en una tabla, de forma automática aparece debajo el siguiente en blanco, para permitir seguir introduciendo la información. Si desea agregar registros y no necesita ver los registros existentes, podrá utilizar el comando Entradas de datos del menú Registros. En este modo de presentación, sólo estarán disponibles los registros que se agreguen. Si desea ver de nuevo todos los registros existentes en una hoja de datos elija en el menú Registros / Quitar filtros. Para comenzar a introducir datos, una vez abierta la hoja de datos de la tabla, deben seguirse los siguientes pasos: 1. En la primera fila de la hoja de datos aparecen señalados de forma destacada los nombres de los campos de la tabla en el mismo orden en el que se crearon. Estos nombres se pueden seleccionar haciendo clic sobre ellos, lo que le permite seleccionar toda la columna. 2. Debajo, en la segunda línea, aparece el primer registro de la tabla, si es la primera vez que va a introducir datos. Si la tabla ya tiene datos almacenados, se muestran todos los registros. A la izquierda se encuentra el botón que permite seleccionar todo el registro, muestra una flecha para indicar qué registro está seleccionado en cada momento. 3. En el pie de la ventana existen una serie de botones que permiten el desplazamiento a través de los registros de la tabla, el campo que está entre estos botones muestra siempre un número, que es el registro que está seleccionado. En este campo también se puede introducir un número y pulsar <Intro>, lo que permite seleccionar cualquier registro. 4. Para comenzar a introducir datos en la tabla, se selecciona un campo y se escribe. Para ir introduciendo los datos siguientes, se puede hacer clic con el ratón en los restantes campos o ir pulsando las teclas <Tab> o <Flecha dcha>. 5. Una vez introducida la información, se cierra la ventana, guardando los cambios realizados. Siempre que modifique datos, Access guardará automáticamente dichos cambios tan pronto como vaya a otro registro o en cuanto cierre la hoja de datos. No es necesario indicar a Access que guarde
  • 17. los cambios DEMO: Vea cómo introducir un registro. 1. Pulsa sobre el selector de nuevo registro. 2. Introduce datos. 3. Activa la opción Entrada de datos del menú Registro. 4. Selecciona Quitar filtros para mostrar de nuevo todos los registros, en el menú Registro o pulsando sobre el botón secundario del ratón, en el menú contextual. Además de introducir registros, otra función de gran utilidad es modificar la información almacenada en las tablas, es decir, modificar registros de las tablas. Para modificarla, se tiene que abrir la tabla en modo Hoja de datos. Cuando se abre una tabla, Access presenta resaltado el contenido del primer campo perteneciente al primer registro. Además, si desplaza el cursor a otro campo, el contenido de éste también quedará resaltado; en esta situación, si escribe cualquier dato, éste reemplazará al existente en el campo activo. Si solo quiere modificar una parte del campo, pulse la tecla de edición <F2> o haga clic en la parte del texto a modificar. El registro mostrará el indicador de botón de lápiz escribiendo, lo que significa que se han realizado modificaciones y aún no se han grabado. Recuerde que Access graba automáticamente los datos correspondientes a un registro cuando se activa otro. Si quiere grabar los datos del registro activo sin necesidad de activar otro, seleccione Registros/Guardar registro. Los registros que muestra la tabla, estarán ordenados conforme al campo que es clave, por lo que puede que no se vean en el mismo orden en que fueron introducidos. Existe una serie de campos que, por su formato, no es posible editar y que, por lo tanto, no se pueden modificar. La siguiente lista los describe: Campos autonuméricos: se utiliza para generar una clave en la tabla, se generan de forma habitual si el usuario no define una clave para la tabla. Campos calculados: almacena información como resultado de realizar alguna operación entre otros campos. Campo bloqueado: es aquél en el que no se puede editar la información que contiene. Campo desactivado: no permite editar ni introducir texto. Se tienen que definir de forma explícita en el formulario. Registros bloqueados: este caso se dará si se trabaja en red y en ese momento existe algún usuario utilizando ese registro. Sólo se podrá modificar cuando el usuario que lo utiliza deje de utilizarlo. Si se da cuenta de que el resultado de una operación no es el que esperaba, puede utilizar la operación deshacer, pulsando el botón También puede utilizar un corrector ortográfico para corregir el contenido de los campos cuyos datos sean de tipo texto, pulsando La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos
  • 18. Copiando, moviendo y eliminando registros A veces necesitará copiar o mover datos almacenados en la base de datos de Access. Existen varias formas de copiar información: entre campos de una misma tabla o de diferentes tablas o desde otras aplicaciones. Con el comando Copiar puede copiar datos, dejando intacto los datos originales, o bien utilizando el comando Cortar, que elimina los datos originales, de forma que pueden moverse a otro sitio. Luego podrá pegar los datos gracias a que estos se almacenan en el portapapeles de Windows. También puede copiar o mover los datos de múltiples campos o de varias columnas completas, para ello solo tendrá que seleccionar los campos a modificar. Puede copia y pegar datos si desea, en una misma tabla, entre dos tablas o bien entre aplicaciones Windows. En los siguientes pasos se describe la manera más sencilla y recomendable para copiar datos entre campos: 1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar. 2. Se hace clic en el botón de Copiar de la barra de herramientas. 3. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla <F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción, haciendo clic con el ratón, en el lugar donde se quieren pegar. 4. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas. DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos de una misma tabla. 1. Seleccionar los datos a copiar. 2. Pulse copiar en la barra de herramientas. 3. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas. Si lo que se quiere realizar es la copia de datos entre dos tablas diferentes, los pasos a seguir son: 1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar. 2. Se hace clic en el botón Copiar de la barra de herramientas. 3. Se abre la tabla en la que se va a pegar la información copiada. 4. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla <F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción, haciendo clic con el ratón en el lugar donde se quieren pegar. 5. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas. DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos en distintas tablas. 1. Seleccionar los datos a copiar. 2. Pulse copiar en la barra de herramientas. 3. Abra la tabla donde quiera copiar los datos 4. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas. Se puede eliminar información de una tabla de dos formas: borrando sólo el contenido de un campo o el de un registro completo de la tabla. Para eliminar de una sola vez la información de un campo, y pulsar la tecla <Supr>. Para eliminar un registro completo, tiene que seleccionarlo, pulsando el botón de selección de la izquierda. A continuación, puede eliminarlos de dos formas: o pulsando el botón <Supr> o haciendo clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla Cuando elimine un registro no podrá utilizar la opción deshacer del menú herramientas, los datos se habrán perdido por completo. La base de datos Access. Conceptos básicos
  • 19. La base de datos Access. Conceptos básicos Realizando operaciones con datos En los siguientes apartados aprenderemos a modificar diferentes aspectos de la ventana de una tabla, de manera que mejore su visualización. Además aprenderemos a buscar y visualizar datos dependiendo de una condición (filtrado), así como a imprimirlos o exportarlos. Modificar ancho de una columna y alto de una fila: Es posible modificar el ancho de la columna así como su altura para visualizar mejor el contenido; o bien reducirse para visualizar más campos en la ventana. La modificación del ancho de columna no debe confundirse con la modificación del ancho del campo. El ancho de la columna no permitirá introducir datos más extensos en el campo, solo permitirá visualizar los datos del campo de forma más extensa. Para modificar tanto el alto de una fila como el ancho de una columna utilice el menú Formato, también puede utilizar el ratón haciendo clic y arrastrando, sobre las líneas divisorias de campos y filas, hasta obtener el tamaño deseado, el cursor cambiará a una flecha doble. Modificar las fuentes y aspecto de la hoja de datos: Access incorpora una gran variedad de fuentes que permiten modificar el tipo de letra de los datos de una tabla; de este modo se consigue mejorar el aspecto de la misma. Para ello seleccione Formato/Fuente... Obtendrá un cuadro de diálogo donde aparecerán las opciones disponibles para el formato de las fuentes. Otra opción que tiene es la de modificar el aspecto de la hoja de datos, para ello acceda al cuadro de diálogo mediante Formato/Hoja de datos..., en este cuadro podrá seleccionar los colores de la cuadrícula y el fondo así como el efecto que puede presentar las celdas. Las modificaciones que realice sobre una tabla, solo afectarán a esa tabla y no a las demás, por lo tanto puede utilizar distintos formatos para cada una de las tablas. DEMO: Vea como modificar el formato de una tabla. 1. Marque la fila y seleccione menú Formato/Alto de fila... 2. Seleccione menú Formato/Fuentes y cambia la fuente de la hoja de datos. 3. Seleccione el menú Formato/Celdas y seleccione en Efecto de celda la opción bajo relieve y como Color de cuadrícula azul. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Visualizando y ocultando campos A veces le será útil ocultar el contenido de uno o varios campos; de este modo, puede evitar que los datos se visualicen. Ocultar el contenido de un campo: Si oculta el contenido de un campo, puede evitar que otra persona vea determinados datos y, además, que estos no se obtengan en la impresión de la tabla. Para ocultar una columna, seleccione la columna y ejecute la opción Ocultar columna del menú Formato.
  • 20. Para volver a visualizar una columna seleccione Formato/Mostrar columnas... en el cuadro de diálogo que aparece, si la columna está marcada, esta se visualiza; si está desmarcada, esta no se mostrará en la tabla. Inmovilizar un campo: Esta opción es útil cuando necesite visualizar un campo mientras mueve la barra de desplazamiento para ver los otros campos. Seleccione Formato/Inmovilizar columnas... la columna pasará a la parte izquierda de la tabla y permanecerá fija, hasta que ejecute la opción Formato/Liberar todas las columnas. Por ejemplo, si tuviéramos la tabla producto con 20 campos y le interesa estar viendo el campo Nº de producto, pero conforme avanza a través de los campos éste desaparece, bien pues para tenerlo visible, inmovilice el campo Nº de producto, de esta manera lo tendrá siempre visible, aunque se desplace al último campo. También puede colocar las columnas (campos) en la posición que desee. Para ello, solo tiene que seleccionarla, mediante el selector de columna, y desplazarla después hasta el lugar en el que quiera colocarla. Autoevaluación Cuando se oculta el contenido de un campo. ¿Qué se consigue? (2 respuestas correctas) a) Que no se imprima ese campo. b) Se evita su visualización. c) Se está eliminando el campo. d) No se puede ocultar el contenido de un campo. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Ordenando datos En una tabla con multitud de registros, quizás le interese tenerlos ordenados de una determinada forma. Access presenta los registros colocados según el orden de entrada u ordenados por el campo declarado como clave primaria. Sin embargo Access permite realizar ordenaciones de los registros de diversas formas. Dentro de éstas, existen unas sencillas y rápidas de realizar, que son las que utilizan el contenido de un campo para realizar la ordenación. Para ello sitúe el cursor en cualquier celda del campo e indicar a Access el tipo de ordenación deseada: Ascendente (0..9, A..Z) Descendente (9..0, Z..A) Puede ordenar por varios campos, por ejemplo, si tiene una tabla cliente y quiere ordenar por País y
  • 21. luego por Ciudad, tendría que mover y colocar el campo País antes que el campo Ciudad y luego aplicar la ordenación correspondiente. DEMO: Vea como ordenar varios campos. 1. Sitúate en el primer campo a ordenar 2. Muévelo y colócalo justo antes que los otros campos que deseas ordenar, y así sucesivamente. 3. Selecciona cada campo. 4. Ordena ese campo de forma ascendente. 5. Si quieres ordenar por más de un campo al mismo tiempo repetimos este último paso pero con todos los campos que quieres ordenar seleccionados. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Buscar y Reemplazar datos Para encontrar y acceder a un determinado registro o ciertos valores en una tabla, utilice la opción Buscar del menú Edición. El cuadro de diálogo buscar permanecerá abierto sobre la ventana de la hoja de datos hasta que lo cierre. Access de forma predeterminada realiza la búsqueda en el campo que se encuentra activo en ese momento, para realizar una búsqueda en toda la tabla pulse sobre el desplegable del campo Buscar en, y elija la opción en la que aparece el nombre de la tabla, seguido de " : tabla". De esta forma buscará en todo el contenido de la tabla. Se puede ver, en la imagen de arriba, cómo aparece, en la parte inferior, el campo Buscar y las opciones "Mayúscula y minúscula" y "Buscar los campos con formatos". Estas opciones aparecen por defecto ocultas. Para verlas, hay que pulsar en el botón Más >> que aparece en el lugar del botón << Menos (para ocultarlo hay que pulsar el botón << Menos). Access 2000 dispone de un método para reemplazar información ya almacenada en una tabla. El sistema que se utiliza está muy ligado al sistema de búsqueda de información. La forma de utilizarlo es buscar la información primero y, después, sustituirla. Imagine que tienen una tabla de clientes, donde existe un cliente con el nombre "Bernardo Batista" y lo quiere reemplazar por Fernando Jiménez. La forma de proceder sería la siguiente: 1. Abre la tabla cliente y selecciona la columna donde se encuentren los datos, 2. Abre el menú Edición y selecciona la opción Buscar, que abre el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar. 3. Pulsa sobre la pestaña Reemplazar. 4. Después, se busca el nombre de "Bernardo Batista" y se reemplaza por el nombre que se introduzca en el campo Reemplazar por.
  • 22. 5. Por último, pulsa el botón Reemplazar o Reemplazar todos, según quiera reemplazar un solo registro de la tabla o todos los que contengan la información coincidente. Este cuadro de diálogo es casi idéntico al que permite buscar información, las opciones de que dispone funcionan de la misma forma que las del cuadro de diálogo Buscar. A continuación se describen los campos y botones nuevos: Cuadro de texto Reemplazar por: el usuario puede introducir la información por la que quiere sustituir lo que aparece en el campo Buscar. Buscar siguiente: permite encontrar el patrón buscado. Una vez encontrado, lo señala, detiene la búsqueda, pero no lo reemplaza. Si se quiere reemplazar, se pulsa el botón Reemplazar y, si no, se pulsa nuevamente este botón. Reemplazar: reemplaza el dato encontrado y comienza a buscar nuevamente el patrón. Reemplazar todos: reemplaza todos los patrones de búsqueda que encuentre. No pide confirmación y realiza el reemplazo de forma automática hasta que encuentra el final de la tabla. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Filtrando registros Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto de registros. Mediante la utilización de filtros podemos buscar dentro de una tabla cuáles son aquellos registros que cumplen unos determinados criterios y hacer que solamente estos aparezcan visualizados en pantalla. Existen varios tipos de filtros, siendo, en un uso básico de Access, los filtros por selección los más interesantes por su sencillez y funcionalidad. La filosofía de estos filtros es muy simple: basta con indicar el dato, el campo correspondiente por el que se desean filtrar los registros, y aplicar el filtro. Una vez aplicado el filtro puede imprimir o modificar los registros Para crear un filtro por selección debe indicar el dato que debe contener los registros y el campo en que debe estar incluido; posteriormente debe activarse el filtro pulsando el botón Filtro por selección. Si se coloca en una celda y activa el filtro, se mostarán los registros que coinciden con él. Si selecciona la primera letra de un campo y filtra, se mostrarán todos los registro cuyo campo comience por la letra seleccionada. Por ejemplo, en el campo Ciudad tenemos un registro de Barcelona, si selecciona la "B" y aplica el filtro todos los registros que aparezcan, su campo Ciudad comenzará por la letra "B". Si selecciona cualquier letra del campo que no sea la primera, al aplicar el filtro, aparecerán todos los
  • 23. registros cuyo campo contenga esa letra. Por ejemplo, en el campo Ciudad, tenemos un registro de Madrid, si selecciona la letra "a", al aplicar el filtro obtendremos como resultado todos los registros que en su campo ciudad contengan al menos una "a", Málaga, Albacete, Mérida pero no Toledo. Utilizando el menú contextual podemos definir el filtro que queremos realizar utilizando la opción Filtrar por:, en este filtro podemos utilizar los caracteres comodines. Por ejemplo, si quiere buscar en un campo los registros que empiecen por "La", tienes que situarte en el campo correspondiente, sacar el menú contextual y, en el cuadro Filtra por:, introducir "La*". También utilizando el menú contextual puede realizar Filtro excluyendo la selección, realiza la misma función que los anteriores pero de forma inversa, es decir, si señala la letra "B" buscara aquellos registros que no contengan la letra "B". Una vez obtenido los resultados, se pueden seguir filtrando datos con el mismo método, es decir, si realiza un filtro sobre un conjunto de registros ya filtrados, ese filtro solo afectará a esos registro y no a todos los registros de la tabla. Por ejemplo, imagine que tiene una tabla con todas las provincias de España y todas sus ciudades, podría realizar un filtro para la provincia de Sevilla, sobre los resultados obtenido realizar otro filtro con las ciudades que empiecen por A, el resultado sería un conjunto de registros filtrados que pertenecen a la provincia de Sevilla y el nombre de la ciudad comienza por la letra A. Para cancelar cualquier filtro pulsa , si no hay ningún filtro y lo pulsa se aplicará el último filtro que se realizó. Cuando quiera modificar temporalmente los registros de una tabla utilice un filtro pero cuando desee ver un determinado conjunto de registros varias veces utilice una consulta de esta forma no tendrá que ejecutar el filtro tantas veces como quiera visualizarlo. DEMO: Vea cómo realizar un filtro. 1. Selecciona la palabra, saca menú contextual y filtra por selección. 2. Filta otra vez utilizando de nuevo un filtro por selección. 3. Vuelve a seleccionar y filtra por exclusión. Autoevaluación Los datos filtrados se pueden... (3 respuestas correctas) a) Eliminar. b) Modificar. c) Volver a filtrar. d) No se pueden realizar cambios sobre ellos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos
  • 24. Imprimiendo datos Aunque Access permite crear de forma sencilla informes para imprimir los datos de una tabla, es posible que en un momento determinado, le interese imprimir todos los datos de la tabla. La impresión de los datos dependerá del aspecto de la tabla (tipo de letra, ancho de las columnas, aspecto de las celdas, etc.); además, no se imprimirán los datos de los campos ocultos. La impresión de los datos puede realizarse desde la misma ventana Hoja de datos o desde la ventana de la visualización previa. Desde la ventana de Hoja de datos, seleccione Archivo/Imprimir y aquí puede indicar la impresión de todos los datos de la tabla, la impresión de los datos seleccionados previamente o en caso de existir varias páginas, la impresión de algunas determinadas. Una utilidad que podría ser muy útil, sería exportar datos a Microsoft Word, donde los podrá editar y tratarlo como si un documento de Word se tratara, para ello abra el menú Herramientas/Vínculos con Office y seleccionamos Publicar con MS Word, donde se creará un documento como el de impresión, pero que puede editar. DEMO: Observa cómo exportar datos a Microsoft Word. 1. Selecciona los datos a mostrar. 2. Ejecuta el comando Publicar con MS Word del menú Herramienta/Vínculos con Office. Autoevaluación ¿Afecta el formato de una tabla a la hora de imprimirla? (2 respuestas correctas) a) Una tabla no se puede imprimir, hay que crear un informe. b) No, se muestran en un formato estandar. c) Si un campo esta oculto no se imprime. d) Si, se muestra según el formato que tengan los datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Crear consultas Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Como fácilmente puede imaginar, trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso, y lento, sobre todo si piensa en tablas en las que puede existir un número muy elevado de registros. Utilizando una consulta puede realizar multitud de operaciones sobre los datos obtenidos, desde imprimirlos, actualizarlos, crear una nueva tabla... También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos.
  • 25. Para realizar consultas sobre las tablas que forman la base de datos nos apoyamos en el Generador de consultas de Access. En ellas se hace referencia al lenguaje SQL (Standard Query Language) para realizar múltiples operaciones sobre bases de datos relacionales. Access 2000 proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de consultas, dependiendo del tipo de consulta a generar, para ver los distintos asistentes haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la ventana Base de datos (y le aparecerá la imagen de abajo). Access dispone de varios tipos de consulta predefinidos en los asistentes que se utilizan según la necesidad de cada momento sin tener que escribir las sentencias en formato SQL. Autoevaluación Para recuperar datos que cumplan una condiciones específicas en varias tablas. ¿Qué tiene que utilizar? a) Un nueva tabla. b) Una consulta. c) Un filtro. d) Un filtro de selección. La base de datos Access. Conceptos básicos
  • 26. La base de datos Access. Conceptos básicos Creando consultas con asistente Para aprender a generar consultas, es mejor realizar al principio una consulta sencilla sobre una tabla. El primer paso, desde la ventana Base de datos, es seleccionar Consultas en la parte de los objetos. Al hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas, este botón abre la ventana Nueva consulta, que permite seleccionar el asistente necesario para crear la consulta deseada. Para aprender a realizar consultas se puede escoger la opción Asistente para consultas sencillas y pulsar el botón Aceptar. En el Cuadro Desplegable que te aparece debes seleccionar, en primer lugar, la tabla sobre la que quieres realizar la consulta. Luego, en la ventana Campos Disponibles se van seleccionando los campos que se quieran añadir, haciendo clic sobre “>” para que pasen a formar parte de la consulta. Al pulsar “>>” se añadirán todos los campos, mientras que pulsando “<” o “<<” se podrán eliminar uno o todos los campos de la consulta. Si todos los campos seleccionados o todos menos uno son numéricos, nos aparecerá una ventana en la que se nos pedirá si deseamos ver un listado con todos los registros que se encuentren o queremos verlos resumidos por alguno de los campos que tengan igual valor. En la siguiente ventana se introduce el nombre y la ventana que se desea visualizar. Abrir la consulta para ver información: Con esta opción se muestra la información solicitada por la consulta. Modificar el diseño de la consulta: Se abrirá la ventana Diseño de consulta, para poder modificar o añadir opciones a la consulta. La ventana de la consulta, es de aspecto similar al de una tabla, se visualizan todos los registros pero sólo aquellos campos indicados en su creación. Sobre los resultados se pueden realizar las mismas operaciones que los registros contenidos en una tabla.
  • 27. Recuerde que todas las modificaciones que se realicen en los datos de una consulta, tendrán efecto en la tabla correspondiente. DEMO: Vea el proceso para crear una consulta utilizando asistente. 1. Haz clic sobre consultas. 2. Pulsa el botón Nuevo. 3. En la ventana, selecciona Asistente para consultas sencillas y pulsa Aceptar. 4. Selecciona la tabla y los campos a visualizar y pulsa Siguiente. 5. Deja seleccionada la opción Detalle y pulsa Siguiente. 6. Introduce un nombre para la consulta y haz clic en Finalizar. 7. Cierra la consulta y vuélvela a abrir haciendo doble clic sobre ella. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando consultas en vista diseño. También es posible crear una consulta sin utilizar el asistente, de esta forma hay que ir añadiendo las tablas sobre la que irá la consulta. Así como añadir los campos a visualizar manualmente. El primer paso, desde la ventana Base de datos, es seleccionar Consultas. Si es la primera que se va a abrir este apartado, aparecerá con dos posibles opciones, Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consulta utilizando el asistente. Selecciona la opción Crear una consulta en vista de diseño. Como la consulta todavía no tiene una tabla o tablas asignadas, de forma automática, al pulsar el botón Aceptar, aparece la ventana Mostrar tabla, que en la solapa tablas, muestra todas las tablas de la base de datos. Si, por ejemplo, se quiere obtener una lista con los diez productos más caros, la tabla que se ha de seleccionar es Productos. A continuación se hace clic en el botón Agregar. Para salir de este cuadro pulse el botón Cerrar. A continuación aparecerá la Vista Diseño de la consulta, es la ventana principal sobre la que se trabajará a la hora de realizar o modificar consultas. La ventana se divide en una serie de partes: La parte superior de la ventana, que muestra las tablas que forman parte de la consulta con sus relaciones, si es que éstas existen y se denomina parte de datos. Una parte inferior que contiene una cuadrícula que permite seleccionar los campos de las tablas que intervienen en la consulta, así como las restricciones o cálculos que se realizan en la consulta, esta parte se denomina cuadrícula QBE.
  • 28. Para añadir los campos a la consulta, se hace doble clic en el nombre de los campos de la tabla situada en la parte superior. Otra forma sería situarse en la parte inferior e ir seleccionando en el cuadro desplegable los campos. Para eliminarlo se selecciona el campo en la rejilla inferior y pulsa <supr>. Para eliminar una tabla se selecciona ésta en la parte superior de la ventana y se pulsa <supr>. Si se quiere añadir una nueva tabla, mediante el botón Mostrar tabla se vuelve a mostrar la ventana de Añadir tabla. Si quiere visualizar los datos pulsa sobre el botón Vista. Como ya habrá visto existen dos tipos de presentaciones: la Vista Diseño, donde se especifica la estructura de la consulta, la vista Hoja de datos donde se muestran los resultados. Para pasar de Hoja de datos a Vista Diseño pulsa sobre el botón También se puede realizar una nueva consulta sobre una consulta ya realizada. DEMO: Vea el proceso para crear una consulta. 1. Haz clic sobre Consulta y pulsa Nuevo. 2. En la ventana selecciona Vista Diseño. 3. Haz doble clic en nombre de la tabla a añadir y cierra la ventana. 4. Añade los campos necesarios. 5. Visualiza los datos y pulsa Salir. Autoevaluación ¿Sobre qué objetos se puede realizar una consulta? (2 respuestas correctas) a) Una consulta. b) Un formulario. c) Un informe. d) Una tabla. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Usar formularios
  • 29. Los formularios se utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario. Permiten introducir, consultar y extraer datos de forma simple y cómoda. Al igual que un impreso en papel, que se cumplimenta con un bolígrafo o un lápiz, un formulario de Access identifica los datos que desea recopilar. No obstante, también proporciona una forma de introducir los datos en la base de datos, de mostrarlos para su examen y de imprimirlos para su distribución. Con Access podrá diseñar formularios fáciles de utilizar y que presenten la información de la forma deseada. Podrá utilizar diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y color) para crear exactamente el formulario deseado. Por ejemplo, podría utilizar un formulario para actualizar y examinar información sobre clientes. Además si quiere puede imprimir el formulario con los clientes. Existen distintos tipos de formularios (pulse sobre el enlace de cada tipo de formulario para ver más): Formulario tabular: Tiene un aspecto análogo al de una tabla; solo pueden visualizarse 12 registros por pantalla y el aspecto de cada celda será más vistoso. Formulario columna simple: Cada uno de los campos de la tabla se distribuye en una fila. De este modo, el formulario mostrará un solo registro. Formulario multitabla: Permite visualizar datos que provienen de distintas tablas. Formulario gráfico: Permite visualizar los datos en forma dinámica gráfico o diagrama. Son útiles cuando se quiere mostrar la variación de ciertos datos. Tablas dinámicas: Este formulario permite agrupar y totalizar los datos de una tabla, el agrupamiento se realiza teniendo en cuenta dos campos. Al ser dinámica, si se actualizan los datos, ésta se actualizará. Autoevaluación Un formulario se puede crear desde... (2 respuestas correctas) a) Otro formulario. b) Una consulta. c) Un informe. d) Una tabla. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Funcionamiento formularios La forma más rápida de entender su funcionamiento es observar un formulario y el origen de sus datos. Parte de la información de un formulario puede proceder de una tabla o una consulta, aunque la información también puede ser independiente de la tabla o consulta. Por ejemplo se pueden incluir gráficos, nombre, etc. Un formulario es una ventana de Windows que contiene dos tipos básicos de controles: los que muestran o
  • 30. admiten entradas de datos a las tablas de la base de datos, estos controles dependen de campos existentes en la tabla, y los que muestran información estática como imágenes o textos, estos controles se almacenarán en el diseño del formulario y son independiente de la tabla o consulta. Se pueden crear formularios que no estén basados en una consulta o tabla. Éstos reciben el nombre de formulario independiente. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando formularios Access 2000 dispone de un generador de formularios que permite hacerlo de forma sencilla. Lo más practico es empezar el formulario utilizando el asistente y después personalizarlo o adaptarlo poniéndolo en modo Diseño. Cuando se utilice un formulario para introducir o presentar datos, habrá que relacionarlo con la tabla o consulta que contiene dichos datos, esto será el origen de datos. Si todos los datos se encuentran en una tabla, se debe basar el formulario en esa tabla, pero si éstos se encuentran en varias tablas, habrá que usar una consulta para poder crear el formulario. Access presenta varias posibilidades a la hora de crear un formulario: Desde cero, Vista Diseño: Aparece un formulario en blanco donde habrá que ir añadiendo los controles y establecer las propiedades de éstos Con la ayuda del Asistente resulta muy sencilla y eficiente. Por defecto, el formulario contendrá los campos de la tabla indicados, con unas características determinadas pero, posteriormente, podrá modificar el diseño del formulario. El Asistente Autoformulario produce un formulario sencillo preformateado sin pedirle información.
  • 31. Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente Autoformulario. 1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios. 2. Haz clic sobre Nuevo y selecciona Autoformulario: columna. 3. En cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario. 4. Pulsa Aceptar. Los demás Asistentes para formularios plantearán ciertas preguntas y luego crearán un formulario. Cuando se crea un formulario utilizando el asistente: 1. Se selecciona la tabla o consulta origen de los datos, y después se añaden los campos que incluirá el formulario. 2. La siguiente pantalla permite que el usuario seleccione la distribución de los campos en el formulario. Aparecen cuatro opciones. Se pueden probar todas, ya que en la ventana va a apareciendo de forma aproximada el esquema de cómo se distribuyen los campos en el formulario. 3. Selecciona el estilo del formulario Colorido 1, Nubes... 4. Por último, el asistente muestra la ventana final, donde debe escribir el nombre del formulario. La ventana dispone de dos opciones: Abrir el formulario (para ver o introducir información que permite ejecutar el formulario de forma inmediata) y Modificar el diseño del formulario, que permite abrir el formulario en modo Diseño de forma que se puedan introducir los cambios necesarios. Se selecciona la primera opción y se hace clic en el botón Terminar. El formulario aparece en forma de ejecución. Al pie de este formulario aparece el campo registro que permite desplazarse de forma consecutiva por los registros de la tabla de empleados. Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente. 1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios. 2. Haz clic en Asistente para formulario. 3. En el cuadro desplegable seleccionar la tabla sobre la que se creará el formulario y añade los campos. 4. Pulsa Siguiente y marca la casilla En columnas. 5. Pulsa Siguiente y selecciona el estilo deseado. 6. Introduce un nombre y marca la casilla Abrir el formulario... 7. Pulsa Terminar. El formulario queda almacenado en la ventana Bases de datos. Para comprobarlo, se abre la ventana y se selecciona la solapa Formularios. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Diseñando formularios Una vez generado el formulario, lo más usual es cambiar parte de su diseño y añadirle nuevas funcionalidades. Esto se hace utilizando la pantalla del generador de formularios. Para modificar un formulario hay que modificar los controles del mismo. La modificación de los controles, su eliminación o la adición de otros nuevos, debe realizarse en la ventana de diseño del formulario. Para pasar a modo Diseño se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el título de la ventana y se selecciona la opción Diseño del formulario. Cuando el formulario pasa a modo Diseño es posible modificar la mayoría de sus características. La ventana de Diseño muestra las tres partes básicas de un formulario: Encabezado del formulario: donde se pone la información que se quiere siempre visible como el título del formulario o algún botón con una función determinada, por ejemplo, abrir otra ventana. Todos los controles se repetirán en la visualización de todos los registros.
  • 32. Detalle: en esta sección se ponen los campos de los registros que el formulario mostrará. Además se pueden poner controles que añadan funcionalidad al formulario, como botones para imprimir lo que se está viendo o para que el usuario consiga más información. El contenido de esta sección se repite una vez por cada registro que visualice el formulario. Pie de formulario: actúa de forma similar al encabezado pero permite que la información salga al final del formulario. Para pasar un formulario a su modo Diseño pulse Diseño en la barra de herramientas. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Seleccionando y moviendo objetos Aunque se haya utilizado un asistente para crear el formulario, es posible modificarlo cuando sea necesario. Lo primero que se debe aprender es cómo seleccionar objetos en el formulario. Para hacerlo, siempre debe estar en modo Diseño. El método a seguir es hacer clic sobre el objeto y, cuando esté seleccionado, aparecen a su alrededor una serie de puntos negros. Estos puntos reciben el nombre de selectores que permiten realizar dos operaciones básicas: mover el objeto y redimensionarlo. Para mover un objeto, al seleccionar un campo, en el vértice superior izquierdo hay un punto negro algo más grueso que los demás, es lo que permite mover de sitio el objeto dentro del formulario. Al hacer clic sobre este selector, el cursor del ratón cambia y muestra una mano, en ese momento se puede desplazar el objeto a cualquier parte del formulario. Si se coloca en el punto negro más grande el objeto se moverá independientemente, en este caso de muestra una mano con el dedo índice hacia arriba.
  • 33. También es posible seleccionar y mover varios objetos al mismo tiempo manteniendo pulsada la tecla <Mayús> y haciendo clic en todos los campos que necesite marcar. Para modificar el tamaño señalando en una esquina con el ratón, cambia a flecha, se pulsa el botón del ratón y arrastrar hasta tener el tamaño que se desea. Si se tienen varios controles y se quiere tener el mismo tamaño en todos, con ellos seleccionados en el menú Formato/Ajustar tamaño, se puede hacer que todos tengan la misma altura o la misma anchura. Si lo que se quiere es eliminar una selección de un objeto, se hace clic con el ratón fuera del área del objeto seleccionado. No se puede mover de forma independiente una etiqueta o el cuadro de texto de un objeto, entre el encabezado de pagina y la zona de detalles. Se deberá mover el objeto completo. Para poder ponerlos independientes hay que crear uno en cada zona y eliminar la etiqueta o el cuadro de texto según corresponda. DEMO: Observa cómo trabajar con los objetos de un formulario. 1. Selecciona el control, con su etiqueta. 2. Mueve el objeto. Autoevaluación ¿Se puede moficar un formulario creado con el asistente? a) No, es un formato predefinido y no se puede modificar. b) Si es la forma más fácil de crear un formulario. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Añadiendo y eliminando objetos Durante la vista diseño de un formulario se pueden añadir y eliminar objetos. Dependiendo del objeto que se vaya a añadir habrá que proceder de una forma u otra: Si una vez creado el formulario se desea añadir un campo de una tabla, pulsando el botón Lista de campos aparecerá el cuadro lista de campos, muestra una lista con los campos disponibles de una
  • 34. tabla. Haciendo doble clic sobre él, se añadirá al formulario. Para añadir un objeto, por ejemplo una etiqueta: Si el cuadro de herramientas no esta abierto, seleccione la opción Cuadro de Herramientas del menú Ver. Luego se selecciona el objeto que se va añadir. Sobre el formulario se pulsa sobre el lugar en concreto y sin soltar el botón se arrastra hasta tener el tamaño deseado. Si se desea se puede modificar el tamaño, tipo y color de la letra de la etiqueta. Para modificar el tamaño de la letra, se selecciona su tipo y tamaño en la barra Formato. Para cambiar el color se selecciona el color de la lista de colores Color de fuente. Por último, se puede probar a poner la letra en negrita. Si se quieren crear etiquetas que contengan texto en varias líneas, cuando se termine de escribir una línea, se pulsa la secuencia de teclas <Control-Intro>. Es posible eliminar varios objetos de un formulario al mismo tiempo, lo único que se tiene que hacer es seleccionarlos todos antes de pulsar la tecla <Supr>. La barra de herramientas Diseño de formulario dispone del botón Deshacer eliminar, que permite recuperar un objeto eliminado en caso de equivocación. DEMO: Vea como añadir objetos. 1. Abre el formulario en Vista Diseño. 2. Selecciona un campo y elimínalo. 3. Saca el cuadro Lista de campos. 4. Arrastra el campo hasta el lugar deseado. 5. En el cuadro de herramientas selecciona una etiqueta y añádela al formulario. Autoevaluación ¿Cómo se llama la vista donde se pueden introducir objetos en un formularios? a) Vista Hoja de datos. b) Vista Previa. c) Vista Diseño. d) Vista Preliminar. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Guardando e imprimiendo Cuando cierre la ventana Formulario después de crear un formulario o de modificar un formulario existente, Access le pedirá automáticamente que guarde dicho formulario. Pero también el formulario se puede guardar manualmente. Para guardar un formulario: 1. En el menú Archivo, elija Guardar o bien pulse sobre el botón Guardar de la barra Diseño de formularios. 2. Si el formulario es la primera vez que se guarda, escriba el nombre en el cuadro "Nombre del formulario" y luego en Aceptar. Puede imprimir un formulario desde la ventana de la base de datos o desde cualquier modo de representación del formulario. Para ello
  • 35. solo hay que elegir la opción Imprimir del menú Archivo o bien pulsar el botón Imprimir de la barra de la barra Diseño de formularios. Antes de realizar la impresión es conveniente utilizar el modo Vista preliminar, del menú Archivo, podrá ver en pantalla una imagen general del lo que va a imprimir. Si lo que se quiere imprimir son solo los datos del formulario, pero sin que se presente el diseño, habrá que marcar la casilla Imprimir sólo los datos del menú Archivo / Configurar página. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Usar utilidades de formularios Puede facilitar el acceso a los datos de un formulario utilizando un filtro o bien activando un formulario desde el escritorio. Ocultar los registros existentes Siempre puede ocurrir que, por error, se equivoque de fila e introduzca los datos donde no corresponde, o sobrescriba o cambie sin querer los datos; lo mejor sería que los registros anteriores ni tan sólo se mostraran en pantalla. Para ello Access incorpora una opción. 1. Selecciona en el menú Registros / Entrada de datos, ahora aparecerá un registro en blanco. Ahora puede rellenar los datos sin temor a modificar alguno de los registros existentes. 2. Para volver a visualizar de nuevo todos los registros sólo hay que quitar el filtro, para ello basta con seleccionar la opción Quitar filtro u orden del menú Registros o en el menú contextual. Igual que con las tablas, en los formularios se pueden establecer filtros, que ayuden a la búsqueda de determinados datos. Activar el formulario directamente desde el escritorio
  • 36. Si tiene que introducir datos con frecuencia y ya está harto de iniciar primero Access, después abrir la base de datos y finalmente activar el formulario, puede utilizar una forma abreviada muy elegante. Windows ofrece la posibilidad de crear con toda la facilidad un acceso directo para poder activar el formulario directamente desde el escritorio, de esta forma al ejecutar el acceso directo el formulario se abrirá directamente. DEMO: Vea cómo crear un acceso directo a un formulario y cómo utilizarlo. 1. Disminuya el tamaño de la ventana de Access. 2. Seleccione el formulario que quiera tener en el escritorio y dejar pulsado el botón izquierdo del ratón. 3. Ahora se coloca el puntero en el escritorio de Windows y después suéltalo. 4. Si, ahora pulsa dos veces en el botón Acceso directo a "Nombre formulario", accederá directamente al formulario. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Creando informes La creación de informes es muy útil para presentar de forma impresa o en pantalla la información que contiene la base de datos. También se pueden crear fácilmente etiquetas porque la forma de generarlas está muy unida a la creación de informes. Access 2000, de hecho, toma la generación de etiquetas como un tipo más de informe. Crear un informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. También es posible imprimir los formularios y las hojas de datos, los informes brindan mayor control sobre cómo se presentarán los datos, así como mayor flexibilidad a la hora de presentar información de resumen. Por ejemplo, un informe que presente las ventas por empleado, el total de ventas... La forma de generar informes es similar a la de generación de formularios, de hecho, disponen de métodos parecidos, cuando no los mismos. La diferencia radical entre formularios e informes es que los formularios se utilizan para modificar el contenido de la base de datos, mientras que los informes sólo permiten ver la información contenida en la base de datos y no permiten modificarla. Utiliza los informes para una presentación formal de los datos. DEMO: Ésta es la manera de crear un informe. 1. Sitúate en la solapa informe y pulsa sobre Nuevo. 2. Selecciona Autoinforme:columna. 3. Establece el origen de datos. 4. Pulsa Aceptar.
  • 37. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Conocer los tipos de informes Dependiendo de la naturaleza de los datos y de la finalidad del informe, Access permite diseñar distintos tipos de informes, cada uno de los cuales tiene unas características específicas. Por eso, antes de empezar a diseñar un tipo de informe, es conveniente analizar y decidir cual de los informes se ajusta mejor a su finalidad. Los tipos de informes que pueden crearse son: Columna simple: este informe imprime, en líneas, el contenido de cada registro en cada campo. Cada una de las líneas presentará la etiqueta y el dato correspondiente al campo. El aspecto será similar al obtenido en el informe automático. Tabular: presenta la información de cada campo de la tabla o consulta sobre el que se imprime el informe. Imprime una fila por cada una que tenga la tabla. Las cabeceras de cada columna pueden ser el nombre de los campos de la tabla. Su aspecto es similar al de una tabla. Grupos/totales: permite obtener los registros de la tabla sobre la que se realiza el informe. Los registros se agrupan por los valores de uno o varios campos, mostrando los totales al final de éste. Además es capaz de mostrar cálculos aritméticos en el informe. Resumen: es como el anterior, pero sólo muestra la información de los campos que sean numéricos. Etiquetas: sirve para extraer información de una tabla en forma de etiqueta postal. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Usando el asistente para informes Al igual que para crear formularios, Access dispone de un asistente de informes. Lo más práctico a la hora de crear un informe es realizarlo mediante el asistente, para luego retocar o añadir detalles desde el generador de informes. Utilizando el Asistente se evitarán errores y se ganará tiempo. Igual que ocurría con los formularios habrá que seleccionar un origen de datos. Si los datos provienen de una sola tabla, el informe se basará en ella, si por el contrario necesita utilizar datos de varias tablas se necesitará una consulta. Para crear un informe, Access presenta distintas opciones: Desde cero, Vista Diseño: aparece la página generador de informes en blanco, para ir añadiendo los elementos
  • 38. necesarios. Con esta forma resulta complicado realizar un informe si no se es un usuario experto. Utilizando el Asistente es la forma más sencilla y aconsejable de realizar un informe. Primero se creará el informe utilizando el Asistente y luego se modificará en la Vista Diseño. El Asistente Autoinforme realiza un informe de forma muy rápida sin pedir ningún detalle. Solo hay que seleccionar el informe crear y elegir la tabla o consulta de donde provienen los datos. Los otros Asistentes para informes plantearán preguntas y luego crearán un informe. Para crear un informe se procede de la siguiente forma: 1. En la primera ventana que aparece se selecciona la tabla/consulta y los campos que se quieren añadir en el informe. 2. La siguiente ventana del Asistente permite el agrupamiento de la información del informe. En la lista de la izquierda aparecen los campos disponibles que puede agrupar. Para agrupar algún campo solo hay que hacer doble clic sobre él. Si se quiere quitar el nivel de agrupamiento se hace doble clic sobre el elemento en la ventana derecha que irá mostrando un esquema de como quedará la estructura del informe. Por ejemplo, se tiene una tabla con los campos cliente, empleado y venta. Se quiere mostrar el total de ventas realizado por un empleado a ese cliente. Entonces habrá que agrupar clientes(doble clic) y luego agrupar empleados. Para variar la prioridad utilice los botones flecha, para subir o bajar niveles 3. En la siguiente ventana se define el ordenamiento de la información que está en el cuerpo del informe. Permite ordenar la información hasta por cuatro campos diferentes. Cada uno de estos campos se pueden seleccionar desde su lista desplegable. Al lado de cada uno de estos campos existe un botón A-Z desde el que se ordena la información de forma alfabética. 4. A continuación selecciona la distribución del informe entre seis opciones diferentes. Al seleccionar una de las opciones, en el lado de la izquierda de la ventana, aparecerá el esquema del informe según la opción seleccionada. En el apartado Orientación se selecciona cómo se quieren orientar las hojas del informe: verticalmente u horizontalmente. 5. Por último, se puede definir el estilo a aplicar en el informe. El asistente proporciona seis estilos predefinidos, según va escogiendo en la lista de la izquierda de la ventana, la parte derecha muestra de forma esquemática cómo queda la presentación. 6. Para acabar, introduce un nombre para el informe. Una vez creado el informe, es más fácil realizar modificaciones en la Vista Diseño, se pueden añadir títulos, números de página...
  • 39. DEMO: Vea como crear un informe. 1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Informes. 2. Ejecuta Nuevo/Asistente para informes. 3. En el cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario y añade todos los campos. 4. Pulsa Siguiente y agrupa por un campo y desagrupa. 5. Ordena por un campo. 6. Elige la distribución en columna y, en la siguiente ventana, el estilo formal. 7. Introduce un nombre y pulsaTerminar. La base de datos Access. Conceptos básicos