SAP Business One proporciona herramientas completas para administrar finanzas. Estas incluyen funciones de contabilidad como entradas de diario y plantillas, controlling como presupuestos y centros de costo, y transacciones bancarias como conciliación y pagos. Reportes financieros como hojas de balance y ganancias están disponibles. Juntos, estos permiten administrar procesos financieros de manera eficiente e integrada.

1. ADMINISTRACIÓN DE
FINANZAS CON SAP®
BUSINESS ONE
Herramientas para administrar eficazmente
la contabilidad, el controlling y las transacciones
bancarias
La aplicación SAP® Business One le ofrece un conjunto de
herramientas completas e integradas para administrar con efica-
cia todos los procesos financieros de su organización.
Como funcionalidad central de SAP Business One, la adminis-
tración de finanzas incorpora todos los procesos contables clave,
como entradas en el libro diario, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar. Las funciones contables en tiempo real activan
introducciones contables automáticamente cuando ocurren even-
tos de negocio relevantes. SAP Business One soporta cálculos
automáticos de impuestos así como transacciones en múltiples di-
visas. Las plantillas de introducciones y las introducciones recu-
rrentes simplifican y racionalizan aún más sus procesos contables.
El software de controlling en SAP Business One le permite
definir y administrar presupuestos, y comparar cifras reales y
previstas en cualquier momento, para obtener un panorama
preciso y actualizado de su empresa.
Es fácil crear centros de ganancias o de costo, que le permiten
asignar ingresos y gastos según reglas de distribución, que son
personalizables y específicas de su empresa. El software para
transacciones bancarias de SAP Busisness One le brinda todas las
herramientas y funcionalidades necesarias para administrar to-
dos sus procesamientos de pagos, incluyendo cheques, efectivo,
tarjetas de crédito y transferencias bancarias. La herramienta de
conciliación le permite integrar fácilmente pagos entrantes y
salientes con facturas de distribuidores y clientes.
SAP Business One ofrece poderosas herramientas de reportes
financieros tales como hojas de balances, declaraciones de
ganancias y pérdidas, declaraciones de flujo de efectivo y reportes
de antigüedad. La herramienta XL Reporter en SAP Business
One permite la integración sin fisuras de reportes financieros en
plantillas de Microsoft Excel.
Las finanzas se ven afectadas
por casi todas las transaccio-
nes que ocurren en su empre-
sa. No solo resulta esencial
tener un sistema confiable y
estable para administrar su
contabilidad, el controlling y
las transacciones bancarias,
sino que ese sistema también
debe integrar otras funciones
clave de su empresa, tales
como compras, almacenes y
ventas. Conozca de qué
manera la aplicación SAP®
Business One le ayuda a llevar
una administración de finanzas
integrada y completa, lo que le
ayudará a optimizar y
racionalizar los procesos
financieros de su empresa.
SAP Product Brief
SAP Business One

2. Contabilidad
SAP Business One administra eficaz y completamente todas sus
transacciones de contabilidad financiera. Se proporcionan plan-
tillas completas de planes de cuentas que pueden ser usadas
inmediatamente para registrar acciones contables o como un
marco para integrar cuentas personalizadas o más detalladas
según sus requisitos individuales.
SAP Business One también soporta la creación de planes indivi-
duales de cuentas con hasta 10 segmentos. Las plantillas de
planes de cuentas tienen en cuenta los requisitos legales específi-
cos de cada país, tales como segmentación o numeración especí-
fica, y por eso garantizan el cumplimiento de leyes y reglamenta-
ciones locales.
SAP Business One integra completamente la creación de nuevas
entradas en el libro diario. Las entradas en el libro diario pueden
ser creadas en forma individual por usuarios autorizados. Sin
embargo, las entradas en el libro diario también son introducidas
automáticamente cuando se crean transacciones relevantes de
negocio en otras áreas funcionales de SAP Business One. Por
ejemplo, la introducción de un recibo de mercancías va a crear
automáticamente la entrada necesaria en el libro diario para
ajustar los niveles de inventario y la valoración, además de ac-
tualizar las cuentas de gastos correspondientes, si es necesario.
Como tales, la mayoría de las entradas en el libro diario son
creadas automáticamente desde el software de compras, ventas y
transacciones bancarias. Para una mayor eficacia, SAP Business
One le permite crear múltiples entradas en el libro diario y
guardarlas en un voucher del diario. El voucher del diario puede
ser procesado en modo lote, que introduce todas las entradas au-
tomáticamente. La función de voucher de diario también le per-
mite reunir y verificar introducciones antes de ser ingresadas en
el libro mayor general.
Las transacciones contables también pueden ser simplificadas
usando plantillas de introducciones. Las transacciones que
ocurren con frecuencia con información similar, por ejemplo en
la distribución contable, pueden guardarse como plantillas y ser
reutilizadas más tarde, lo que evita la introducción redundante
de los mismos datos. Las introducciones que ocurren de la mis-
ma manera con el mismo o similar conjunto de cuentas o mon-
tos pueden ser configuradas como introducciones recurrentes.
Las introducciones recurrentes activan recordatorios a intervalos
predefinidos para crear la transacción contable relevante. Las in-
troducciones recurrentes múltiples que necesitan ser aplicadas el
mismo día pueden ser procesadas en lote en una sola pantalla de
selección.
Administración de finanzas con SAP® Business One
Contabilidad Controlling Transacciones bancarias
Implemente y adapte plantillas
predefinidas de planes de
cuentas
Administre transacciones
contables tales como entradas
en el libro diario, envíos recu-
rrentes y plantillas para envíos
Administre múltiples divisas
para cuentas por pagar y
cuentas por cobrar
Cree hojas de balance,
ganancias y pérdidas y otros
reportes financieros en SAP
Business One
Defina y administre
presupuestos
Administre ingresos y gastos
para múltiples centros de
ganancias y costos
Mantenga reglas de distribu-
ción para la asignación auto-
matizada de ingresos y gastos
Cree reportes de controlling
Administre pagos entrantes y
salientes
Integre efectivo, cheques,
transferencia electrónica de
fondos, tarjetas de crédito y
otras formas de pago
Concilie pagos de
distribuidores y clientes
Imprima lotes de cheques y
genere reportes de pagos
y cheques
Figura 1: Funciones de administración de finanzas de SAP Business One
Las cuentas en la
plantilla de planes
de cuentas pueden
ser administradas
por tipo de cuenta
Figura 2: Plantilla de planes de cuentas

3. Las transascciones en multiples divisas son completamente
soportadas por SAP Business One. Las diferencias de tasas pueden
ser administradas fácilmente por canal individual o por
distribuidor y grupo de clientes. Las introducciones de diferen-
cias de tasas de cambio serán asignadas a las correspondientes
cuentas de ganancias o pérdidas cuando la tasa de cambio o
diferencias de conversión ocurran en una transacción de múlti-
ples divisas.
Los motores de impuestos en SAP Business One administran con
comodidad las transacciones relevantes para impuestos. Los im-
puestos sobre las ventas y retención tributaria se calculan
automáticamente para cada artículo de la línea en cada transac-
ción, teniendo en cuenta la asignación de cuenta específica del
país y los requisitos de reportes.
Las funcionalidades de cierre acelerado le ayudan a administrar
los procesos de cierre de fin de mes. SAP Business One identifica
cuentas de control que pueden ser asignadas como cuentas de
introducción por defecto para la diferencia en los saldos de
clientes o proveedores. Como resultado, los libros mayor
general y subsidiario son sincronizados.
Los valores devengados a fin de mes pueden ser revertidos
automáticamente en SAP Business One. Por defecto, ocurre una
reversión de introducciones definidas el primer día del siguiente
período financiero, pero se puede especificar una fecha de rever-
sión diferente para cada introducción.
Controlling
La funcionalidad de controlling (o contabilidad de costos) en
SAP Business One proporciona una variedad de funciones que le
permiten ir más allá de la contabilidad financiera al administrar
su empresa.
Es posible definir y administrar eficazmente presupuestos
estableciendo métodos de asignación y montos de presupuestos
en cualquier divisa. Así usted puede crear un reporte resumido
de presupuesto que compare números reales y previstos. Los
métodos de distribución de presupuestos le permiten asignarlos
no sólo por el centro de ganancias sino también según el período
financiero. Usted puede seguir el rastro constantemente de los
flujos de presupuestos definiendo alertas que notifiquen a los
usuarios responsables cuando una transacción exceda el límite
mensual o anual del presupuesto.
Usted puede integrar el controlling con la contabilidad
financiera definiendo centros de ganancias (o costos) y asignán-
dolos a cuentas de ingresos y egresos. Establezca reglas que per-
mitan la distribución automática de montos para centros de
ganancias según factores predefinidos. Para obtener un panora-
ma general en el sistema utilice la tabla de centros de ganancias y
reglas de distribución, que pueden usarse para ver y editar
factores de distribución.
Cree presupuestos
basándose en centros
de ganancias y en
planes de cuentas
Defina métodos de distribución
de presupuestos para asignar
presupuestos por períodos
financieros
Figura 3: Definición de presupuestos

4. cuenta en el libro mayor general o por canal de SAP. También
puede crear una declaración bancaria para conciliar la información
de su pago en SAP Business One con la información de su banco.
Potentes reportes financieros con XL Reporter
SAP Business One brinda una gran cantidad de potentes reportes
financieros, tales como hojas de balance, declaraciones de ganan-
cias y pérdidas, análisis de flujos de efectivo, reportes de transac-
ciones, comparaciones entre distintos períodos y reportes de pre-
supuesto. Además XL Reporter en SAP Business One le permite
crear poderosos reportes financieros que integran sus datos en
plantillas de Microsoft Excel. Aunque SAP Business One propor-
ciona una gran cantidad de plantillas para ayudarlo a comenzar,
usted puede utilizar el diseñador y redactor de reportes para sus
propios reportes financieros. El organizador de reportes en SAP
Business One le ayuda a administrar y ejecutar sus reportes per-
mitiéndole su fácil distribución a auditores y gerentes
financieros.
Para saber más sobre cómo SAP Business One puede ayudar a su
organización de contabilidad y finanzas a hacer crecer su empre-
sa y mejorar el servicio a sus clientes, llame a un representante
de SAP hoy mismo o visite nuestro sitio Web:
www.sap.com/mexico/smb
Cree una declaración detallada de ganancias y pérdidas
basándose en los ingresos y egresos directos e indirectos según se
definen en las reglas de asignación. Elija entre formato de visua-
lización anual o mensual, y compare los resultados para múlti-
ples períodos.
Transacciones bancarias
Todos los pagos entrantes y salientes pueden ser administrados
con el software de transacciones bancarias de SAP Business One.
Usted puede introducir pagos entrantes y salientes en forma
manual y elegir entre métodos de pago tales como cheque,
transferencia bancaria, tarjeta de crédito o efectivo. Los cheques
son administrados con el registro de cheques, en el cual los
cheques entrantes y salientes son registrados por número junto
con información importante de pagos y de cuentas bancarias.
El asistente para pagos le permite administrar múltiples facturas de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar en modo lote creando una
secuencia de pago que genera el pago y automáticamente
introduce la transacción en el libro diario. Los pagos que no son
conciliados automáticamente, tales como los pagos realizados “a
cuenta”, pueden ser asignados a artículos abiertos utilizando la
conciliación automática o manual, que puede ser filtrada por
www.sap.com/mexico/contactsap
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ulan en los certificados de garantía expresa que acompañan a dichos productos y servicios, si los hay. Nada de lo expresado aquí puede ser
interpretado como una garantía adicional.
La conciliación de
pagos en SAP®
Busisness One
facilita asignar el
pago a la factura
abierta
Figura 4: Reporte de conciliación de pagos
Figura 5: Ejemplos de reportes financieros de XL Reporter