Este documento define un flujograma y explica su propósito y características. Un flujograma representa gráficamente los pasos de un proceso mediante símbolos. Muestra de forma clara y concisa las actividades, responsabilidades, decisiones y flujo de documentos involucrados. Los flujogramas son útiles para documentar y evaluar procedimientos operativos.

1. QUÉ ES UN FLUJOGRAMA ?

2. Flujograma o diagrama de flujo Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Nos servirá para entender más fácilmente el funcionamiento de nuestras OIRS, considerando sus diferentes pasos , los actores que participan de él y los tiempos involucrados. Características fundamentales Sintético : debe quedar resumido en una hoja para que sea práctico Simbolizado : la simbología adecuada evita anotaciones excesivas Da una forma visible : Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. * OJO Nos permite ver las cargas de trabajo y las responsabilidades

3. Usos de un Flujograma Refleja las actividades asignadas por una o varias oficinas. Enumera las tareas realizadas por cada empleado para el logro de la actividad. Recoge en forma completa y detallada los pasos que incluye un procedimiento. 4. Documenta los procedimientos en un diagrama mediante figuras . 5. Evalúa si el trabajo realizado responde a los objetivos de la unidad. 6. Garantiza el uso efectivo de los recursos humanos, fiscales y físicos.

4. Operación (acciones) Límites documento Varios documentos Identifica el inicio y el fin de un proceso Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y quien la ejecuta se registra al interior del rectángulo Simboliza el documento resultante de la operación respectiva, en su interior se anota el nombre que corresponda Varios documentos o copias Simbología de los flujogramas

5. Simbología de los flujogramas PUNTO DE TOMA DE DECISIONES TOMA DE DECISIONES : Punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. 2 flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real. ARCHIVO DEFINITIVO DE UN DOCUMENTO SENTIDO DEL FLUJO , indica el sentido y la secuencia de las temas del proceso si no

6. Sugerencias para hacer un flujograma Hacer un Flujograma borrador entre el Operador OIRS y encargado de Participación. (Flujograma del proceso de gestión de 1 reclamo en el CES). (*Se sugiere aprovechar la ocasión para revisar también los procedimientos frente a una felicitación y una sugerencia). 2. Convocar una reunión interna con la mayor cantidad de funcionarios o representantes de las diferentes unidades o servicios. 3. Trabajar en conjunto el Flujograma “borrador”, y sancionarlo en dicha reunión