El documento describe las funciones de formato condicional y validación de datos en Excel. El formato condicional permite aplicar formatos a celdas basados en condiciones, como barras de color, escalas de color e iconos. La validación de datos permite definir el tipo de datos permitidos en celdas, como números, fechas, longitud y listas. Se configura la validación seleccionando el tipo y estableciendo reglas como mínimos y máximos.

1. Formato condicional<br /> <br />El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.<br />Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.<br /> <br /> Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos:<br /> <br />Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.<br />Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como verá en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global.<br />Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda<br />Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción quot;
Escalas de colorquot;
y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.<br />Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda<br />Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.<br />Fig. 3 Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda<br />Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : “Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).<br />Validación de datos<br />La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.<br />Datos que se pueden validar:<br />Números: Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.<br />Fechas y horas: Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.<br />Longitud: Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.<br />Lista de valores: Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.<br />Configurar la validación de datos:<br />Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. <br />Instrucciones:<br />Configurar la hoja de cálculo: Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.<br />Definir la configuración de una celda: Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.<br />Configurar la validación de otras celdas: A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.<br />Probar las reglas de validación: Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comando Validación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.<br />Configurar las listas de opciones válidas: Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.<br />Aplicar protección si se desea: Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.<br />Compartir el libro si se desea: Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.<br />Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos: Después de que los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.<br />