ANALISIS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL AREA DE LOGISITICA DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE PIURA

1. ESCUELA DE ADMINISTRACION PÚBLICA
ADMINISTRACION GENERAL Y PÚBLICA
MONOGRAFIA
ANALISIS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN
EL AREA DE LOGISTICA DE LA CORTE
SUPERIOR DE JUSTICIA DE PIURA
ELABORADO POR: HUMBERTO EMILIO FRIAS CARRASCO
PIURA, 08 DE FEBRERO DEL 2015

2. INSTITUCION : CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE PIURA
UNIDAD : UNIDAD DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
AREA : AREA DE LOGISTICA
UBICACIÓN : Piura/Piura/Piura
REPRESENTANTE LEGAL: Dr. Juan Carlos Checkley Soria
DIRECCION : Calle Lima 997
RESUMEN
La elaboración del presente trabajo es para diagnosticar como la Corte Superior de
Justicia de Piura ha estado realizando sus procesos administrativos como Unidad
Ejecutora que han empezado desde el Ejercicio Fiscal 2013.
Según Resolución Administrativa Nª114-2012-CE-PJ del 20 de Junio del 2012, el
Consejo Ejecutivo del Poder Judicial constituyó a las Cortes Superiores de Lima Norte,
Ica, Callao, Piura, Santa, Huánuco, Cajamarca, Ancash, Puno y San Martín como
Unidades Ejecutoras a partir del 2013.
En dicha Resolución en mención, indica que las mismas Cortes Superiores adecuen su
estructura orgánica para tal fin. Se verá que tanto se ha realizado?
Asimismo dicho trabajo ayudará a dicha entidad pública CSJ que documentos de gestión
deberán implementarse como manuales de procedimientos, etc que hasta la fecha no
se han ejecutado.
INTRODUCCION
La administración que el mundo de hoy demanda, es una ágil y moderna, con iniciativa
frente a una organización de estructura rígida como las que presentan los diversos
organismos del Estado.
Además, la implementación de la Unidad Ejecutora llena de expectativas a todos los
integrantes de este Distrito Judicial; sin embargo, el reto es mucho más grande y difícil

3. que su propia implementación; toda vez que, facultades como la de generar nuestros
propios recursos como créditos, aceptar donaciones y administrar los recursos propios,
no nos han sido transferidas, con lo cual nuestros ingresos son básicamente los
recursos ordinarios del Tesoro, los cuales tienden a atender gastos programados.
La Finalidad de dicho trabajo es de demostrar que de acuerdo a la propuesta de Gestión
Presidencial 2013-2014 unos de los Objetivos Estratégicos era la MODERNIZACIÓN
DE LA ADMINISTRACIÓN cuyo Objetivo Secundario es Implementación la Unidad
Ejecutora. Implementar la Unidad Administrativa y Finanzas, la Unidad de
Planeamiento y Desarrollo y la Unidad de Servicios Judiciales. Reestructurar la Oficina
de Imagen. Reestructurar la Oficina de Estadística. Designación y reasignación del
personal en función a perfiles y aptitudes. Conformar Equipos Multidisciplinarios.
a) Capacitación – Escuela - Imagen.
b) Asistentas Sociales, para apoyo en atención médica, tópicos, entre otros.
El Área de enfoque será de Logística que según la metodología que se a empelado para
la recolección de información era la que tenía mejor planificación, organización dirección
y control.
I. DESARROLLO Y CONTENIDO
1 PRESENTACION DE EVIDENCIAS, DOCUMENTOS, INFORMES, GRAFICOS,
ESQUEMAS,ETC.
1.1 ORGANIGRAMA DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE PIURA

4. 1.2 Según lo que se aprecia en el organigrama de la CSJ Piura y de acuerdo
a la Resolución Administrativa Nª214-2012-CE-PJ que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones de las Cortes Superiores de Justicia que operan como
Unidades Ejecutoras, la estructura administrativa es:

5. En el SUB CAPITULO III DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION DISTRITAL.
Artículo 27º La Gerencia de Administración Distrital es el órgano de apoyo
técnico administrativo de la Corte Superior de Justicia
En el Artículo 31º Son funciones generales de la Unidad Administrativa y de
Finanzas
1) Programar, organizar, dirigir, ejecutar y supervisar los procesos
administrativos de Contabilidad, Tesorería, Logística, Personal,
Informática, Infraestructura y Seguridad de la Corte Superior de acuerdo
a la normativa vigente.
2) Supervisar y evaluar la correcta aplicación y cumplimiento de los
procesos técnicos de los sistemas administrativos gubernamentales en
la Corte Superior y Centros Juveniles de su jurisdicción
3) Formular y proponer los objetivos, metas, normas y disposiciones
relacionada a los sistemas administrativos a su cargo, en el ámbito de su
competencia.
4) Planear, organizar, dirigir y ejecutar las actividades relacionada a la
operación y administración de los sistemas informáticos, la
infraestructura tecnológica y física de la Corte Superior
1.3 El Área de Logística de acuerdo el Artículo 32º del Reglamento de
Organización y Funciones sus funciones Específicas son:
1) Programar la asignación de recursos para el cumplimiento de objetivos y
metas programadas como Unidad Ejecutora y evaluar los resultados.
2) Proveer de bienes y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad
requerida por los usuarios en la CSJ
3) Formular y proponer a la Gerencia de Administración Distrital el Plan
Anual de Contrataciones de la CSJ y realizar el seguimiento respectivo.
4) Tramitar las Certificaciones de Crédito presupuestario y otorgar las
disponibilidades presupuestales, previa verificación de los documentos.
5) Asignar los SIAF a las órdenes emitidas
6) Seguimiento del Presupuesto aprobado
7) Administrar los contratos que brinden bienes y servicios que garanticen
la continuidad de administración de justicia.
8) Proporcionar los servicios de transportes y mantenimiento de vehículos,
llevando el control de las unidades vehiculares asignadas a los
magistrados para uso oficial, proponiendo la baja de los mismos de
acuerdo a los supuestos establecidos en la ley de materia.
ORGANOS DE APOYO
ORGANO DE
IMAGEN
INSTITUCIONAL
GERENCIA DE
ADMINISTRACION
DISTRITAL
OFICINA DISTRITAL
DE APOYO A LA
JUSTICIA DE PAZ

6. 9) Atender los servicios de mantenimiento de locales, mobiliario y otros
equipos de la CSJ
10) Administrar el Almacén Central y los almacenes periféricos de acuerdo a
la normativa vigente
11) Programar y realizar el inventario físico de bienes muebles e inmuebles
y de almacén, dando cuenta del resultado a la Gerencia de
Administración Distrital
12) Dar cuenta del resultado del inventario de bienes patrimoniales a la
gerencia de Administración y finanzas de la Gerencia General del Poder
Judicial para la consolidación del Balance Anual.
13) Solicitar la baja y/o alta de los bienes muebles e inmuebles de la CSJ,
cuando el caso lo requiera.
14) Proponer y tramitar la contratación y/o renovación de Pólizas de Seguro
Personales y Patrimoniales correspondiente a la CSJ.
15) Ejecutar el registro y control patrimonial de los bienes de la CSJ
16) Elaborar los informes bimestrales ante el Consejo Ejecutivo Distrital de
bienes muebles e inmuebles propios o alquilados o administrados de
acuerdo a las normas de la SBN y procesos de selección
17) Velar que los bienes muebles e inmuebles con el Área de Contabilidad
para el registro contable respectivo
18) Elaborar el informe de Transferencia de los procesos selección y
modificaciones del PAC (Programa Anual de Contrataciones).
19) Ejercer las demás que señalan las leyes y la normatividad sobre la
materia
1.4 El Área de Logística en estos momentos en la CSJ de Piura es una de
las que mejor organizada está a comparación de las otras como por ejemplo:
Personal, Tesorería, Contabilidad, etc. Según el análisis realizado no existen
MAPROS- Manual de Procedimientos por lo que la labor que se están realizando
en las distintas áreas de la Unidad de Administración y Finanzas podríamos decir
son rutinarias y están dadas por la Responsabilidad del servidor de acuerdo al
MOF o lo que hayan adicionado.
1.5 Para que se aprecie lo que de alguna u otra forma la Coordinación de
Logística está aplicando, se adjunta el Flujograma de Procesos realizado
recientemente.

8. 1.6 El Sistema de Control que el Poder Judicial está realizando es el uso del
SIGA-Sistema Integrado de Gestión Administrativa donde registran El Módulo de
Logística, como parte componente del Sistema Integrado de Gestión Administrativa
(SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestión Logística, el mismo que permite
administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre
adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios y Patrimonio, realizados por la
Unidad Ejecutora en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales.
El Módulo de Logística contempla los Procesos Técnicos del Abastecimiento que son:
La Programación, Adquisición, Almacenamiento y Distribución por lo que la UE puede
elaborar sus Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones,
sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de Selección, llevar el
Control de las Existencias, entre otros continuando la idea de integridad y no de
duplicidad de esfuerzo.
1.7 Con relación a un Sistema de Archivos, solamente se apreció en dicha
visita que el personal que labora en Logística de acuerdo a sus “Sub-áreas”: Control
Patrimonial, Servicios Generales, Almacén, Procesos de Contrataciones cada uno de
ellos cuenta con un espacio donde guardan y/o almacenan su documentación física.
1.8 Problemática
 Existencia de sobre-stock de artículos, papelería en los almacenes de las
Cortes Superiores por remesas efectuadas por la Supervisión de Logística, sin
tener en cuenta las reales necesidades de las Cortes Superiores.
 Carencia de tarjetas de control visible (Bind-Card) para el registro y control de
las existencias, así como ambientes inadecuados de los almacenes.
 Existencia de faltantes y sobrantes de bienes de activo fijo, respecto al
inventario elaborado por la firma SISE-SYSE.
2. Aplicación de la metodología
Se ha realizado una recolección de datos desde el enfoque cualitativo
(entrevista) de tal manera de obtener datos que se convertirá en información
3. Análisis e interpretación de datos
Se indica que se ha realizado un cuestionario de 03 preguntas al personal que se ubicó
en la Gerencia de Administración Distrital ya que muchos de ellos se encontraban
gozando de vacaciones.
Tener en cuenta que en el Poder Judicial a Nivel Nacional en el mes de Febrero muchos
servidores gozan de vacaciones judiciales, es decir solamente un 35% de trabajadores
permanecen en sus áreas como en otras (en adición a funciones).
A la vez se hizo una entrevista al Jefe de Unidad de Administración y Finanzas, Abog.
Hernaldo Farfán Urriola facilitándome la problemática existente en la Unidad.

9. II. CONCLUSION
 El Gerente de Administración Distrital, Jefe de Unidad de Administración y
Finanzas o el Coordinador de Logística, deberá efectuar los requerimientos de
bienes a la Supervisión de Logística de la Gerencia General, en función a las
necesidades reales que requiere para el normal funcionamiento de la Corte
Superior.
 El Coordinador de Logística deberá proporcionar las tarjetas de control visible
(Bind-Card) y supervisar permanentemente las existencias en Almacén, a fin de

10. tener sus tarjetas de control actualizadas y coordinar con el Presidente de la
Corte Superior la habilitación de ambientes adecuados para el funcionamiento
de Almacenes de existencias.
 El Gerente de Administración Distrital, Jefe de Unidad de Administración y
Finanzas o el Coordinador de Logística deberá organizar e implementar
mecanismos de control, para verificar la existencia, estado y condiciones de
utilización de los bienes de Activo Fijo de la Corte Superior, y conciliar los
reportes con la Oficina de Control Patrimonial de la Sede Central, debiendo
realizar para ello un Inventario Físico Anual.
III. RECOMENDACIONES
 Al nuevo Presidente de la Corte Superior de Justicia de Piura se le recomienda
que en los Planes Operativos se incluya a la Gerencia de Administración Distrital
de tal manera que en el Análisis FODA se enlace con la parte jurisdiccional
 Introducir el concepto de administración, logística en nuestra CSJ de Piura y
coordinar de manera adecuada las actividades que la componen.
 Disponer de recursos humanos preparados y calificados para desarrollar sus
tareas.
 Formar de manera permanente a las personas que componen el área logística
de su empresa, le generará beneficios de manera continua.
 Medir los resultados de las actividades logísticas, y establecer indicadores de
actividad a los procesos logísticos, ya que solamente existen para los órganos
jurisdiccionales
 Analizar los resultados y establecer medidas de mejora en todos los ámbitos de
la logística de manera continua.
 Controlar los niveles de inventario. Este parámetro es básico en la gestión de la
cadena logística en la CSJ.
 Definir procedimientos de trabajo en todas las áreas de la CSJ que involucra al
Área de Logística.
 Gestionar los procesos externalizados como propios, inciden en el servicio y en
la satisfacción de los usuarios
 Transformar todas las informaciones a datos económicos para poder tomar
decisiones de manera adecuada con el resto de áreas de la gestión en la CSJ.
IV. BIBLIOGRAFIA
- Plan Operativo 2013 de la Corte Superior de Justicia de Piura
- http://www.pj.gob.pe/wps/wcm/connect/377102804d8631e78398
eb85f1a0a28f/RA_214-2012-CE-
PJ.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=377102804d8631e78398e
b85f1a0a28f
V. ANEXOS

11. Se indica que por razones de tiempo se realizó un cuestionario de manera rápida en la
Gerencia de Administración Distrital (20), ya que solamente existe en Logística 05
personas.

13. FOTOGRAFIAS