Este documento presenta los fundamentos de la gestión de control empresarial. Explica que el control tiene como objetivo asegurar que los recursos se utilicen de manera eficiente para alcanzar los objetivos de la organización. Describe los diferentes tipos de instrumentos de control como manuales, presupuestos y auditorías. Además, explica que un sistema de control efectivo requiere una estructura organizativa clara, un proceso de control que incluya la medición de resultados y la corrección de desviaciones, y un sistema de información que alimente todo el proceso.

1. FUNDAMENTOS DE LA GESTION DE
CONTROL
GESTION DE CONTROL
EMPRESARIAL
MBA, Ing. CIP Hitalo Gutiérrez Romero

2. CONTENIDO
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
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

La función de control
Tipología de instrumentos de control
El control de gestión
El sistema de control
- Estructura
- Proceso
- Sistema de información
Requisitos para un control eficaz

3. La función de control

4. La función de control

1.
2.
3.
Respecto a las acciones que se derivan del control
estas actúan sobre:
Los o bje tivo s y p la ne s , en cuanto que por probarse
incorrectos hayan de modificarse.
La o rg a niz a c ió n para alcanzar los objetivos y planes,
cuando se muestre incapaz para este propósito.
La e je c uc ió n de los planes, si no es la mas apropiada.

5. La función de control
DINAMICA DE LA GESTION
PLANIFICAR
ORGANIZAR
DECISIONES
EJECUTAR
CONTROLAR

6. La función de control

Control form tiene lugar con un ritmo sistemático y
al,
periódico y se apoya en procedimientos predefinidos y
su operación esta autorizada explícitamente.
Control inform se produce sin método ni regularidad:
al,
no aplica instrumentos ordenados sino que se
fundamenta en la discrecionalidad y en la
espontaneidad.
No exixste un metodo, se da por la iniciativa de las
personas.
Nadie me dice que hacer. Pero finalmente se
complementa.


7. La función de control
SISTEMATICA DEL CONTROL
Da prioridad a los hechos y
a lo tangible
Control formal
(ser metódico)
- Diseño a medida
- Periódico
- Puntos clave
Controla lo identificado
como relevante
Se centra en las personas
y lo intangible
Control
Acciones para lograr los
objetivos prefijados
Control
informal
(estar atento)
- Sin diseño
- Espontaneo
- Discrecional
Controla lo emergente y
omitido por el control
formal

8. Tipología de instrumentos de control
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Instrumentos
Descripción
 Manuales organizativos y de
procedimientos
Incluyen funciones, responsabilidades y decisiones de las
unidades de actividad y políticas para la toma de
decisiones.
 Intervención
Autorización individualizada de gastos y pagos con énfasis
en aspectos formales.
 Inspección
Revisión a posteriori de actuaciones individuales. Las
inspecciones de calidad que se hace en un proceso
productivo..
 Control interno
Fijación de procedimientos a priori, con asignación previa
de autorizaciones, segregación de funciones y limitación de
importes
 Auditoria interna
Revisión de la razonabilidad de la información y
comprobación de procedimientos, mediante personal de la
propia empresa
 Auditoria externa
Examen por firma externa de la razonabilidad de los
estados financieros
 Auditoria operativa
Evaluación de la calidad de la gestión

9. Tipología de instrumentos de control
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Instrumentos
Descripción
 Contabilidad analítica
Información sobre los costos e ingresos por producto y
centro de responsabilidad a efectos de planificación, control
y toma de decisiones.
 Control presupuestario
Comparación de los resultados obtenidos con los
presupuestados, con desglose de desviaciones por causas
y responsables.
 Análisis por ratios
Comparación de indicadores seleccionados con los valores
fijados como objetivos.
 Cuadro de mando
Documento que sintetiza la marcha de la empresa (o de
una de sus áreas) con relación a sus objetivos mas
relevantes.
Todos tienen kpi, relacionando objetivos ..
Balancescorecard,

10. Tipología de instrumentos de control
DIMENSION TEMPORAL DEL
CONTROL
Control a priori: anticipar
tratar de evitar errores
PLANIFICACION
ORGANIZACION
Control durante: corregir, en
funcion a esperar a tomar las
medidas, luego hacer la
comparación con lo que yo
habia esperado…
EJECUCION
Control a posteriori: aprender para mejorar
CONTROL

11. Tipología de instrumentos de control


E control, debe contemplar el comportamiento de la
l
organización, puesto que los procesos implican
reacciones y actitudes de las personas.
Para influir sobre la conducta del personal a fin de que
apoye los objetivos de la empresa, se pueden controlar:
- los re s ulta d o s de su gestión
- las a c c io ne s que ejecutan
- su c o m p ro m is o , s u g ra d o d e c o m p ro m is o c o n e l
tra ba jo a re a liz a r.

12. Tipología de instrumentos de control
El control de resultados
El control de resultados
analiza el grado de
analiza el grado de
consecución
consecución de
de los
los
objetivos prefijados.
objetivos prefijados.
El control de acciones pretende
El control de acciones pretende
que las personas realicen
que las personas realicen
determinadas acciones para el
determinadas acciones para el
cumplimiento de los resultados
cumplimiento de los resultados
deseados
deseados
El compromiso induce al personal
El compromiso induce al personal
a hacer lo que considere mas
a hacer lo que considere mas
adecuado para la empresa,
adecuado para la empresa,
mediante una actitud positiva e
mediante una actitud positiva e
influencia grupal.
influencia grupal.

13. El control de gestión
El control
El control
empresarial
empresarial
El control operativo
El control operativo
El control de gestión
El control de gestión
Contribuir a alcanzar los
Contribuir a alcanzar los
objetivos de la empresa.
objetivos de la empresa.

14. El control de gestión
El control operativo
El control operativo
El control operativo pretende que las tareas especificas se
El control operativo pretende que las tareas especificas se
desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de
desarrollen conforme a los planes. Los criterios, reglas de
actuación e información utilizados deber ser concretos y
actuación e información utilizados deber ser concretos y
precisos.
precisos.

15. El control de gestión
El control de
El control de
gestión
gestión
El control de gestión es la función por la cual la Dirección se
El control de gestión es la función por la cual la Dirección se
asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y
asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y
eficientemente para el logro de los objetivos de la
eficientemente para el logro de los objetivos de la
organización.
organización.

16. El control de gestión


E control em
l
presarial, pretende actuar sobre la
conducta de las personas, tan importante como las
especificaciones de diseño del sistema a aplicar es la
utilización que se haga del mismo.
Lo importante no es disponer de un modelo perfecto,
sino de uno capaz de influir satisfactoriamente sobre la
actuación de los distintos rangos de responsabilidad.

17. El sistema de control

El desarrollo formal del control exige el diseño y la
implantación de un sistema entendido como el conjunto
de
acciones,
procedimientos
y
tareas
que,
ordenadamente relacionados entre si, son necesarios
para aplicarlo.
El sistema de
El sistema de
control
control
 La estructura
 La estructura
 El proceso
 El proceso

El
sistema

El
sistema
información
información
de
de

18. El sistema de control: Estructura


La estructura de control hace referencia al ámbito
organizativo en el que se desarrolla, es decir, al
conjunto de unidades organizativas en que se articula la
empresa a efectos de control. Para diseñar un sistema
de control,
Define los siguientes aspectos:
--Las unidades de gestión a controlar
Las unidades de gestión a controlar
--Los objetivos
Los objetivos
--Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de
Las responsabilidades asignadas a cada unidad. Manual de
funciones
funciones
--Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi
Los criterios de evaluación. Si es que tienen kpi

19. El sistema de control: Estructura
CENTROS DE RESPONSABILIDAD PARA EL
CONTROL
Centro de
Objetivos
Criterios de
Ejemplo
evaluación
Producción
Plan de producción
Calidad, costos,
cantidad y plazos
Sección de fabrica
Servicio
Eficacia y eficiencia
del servicio
Retrasos, gastos,
reclamaciones
Sección de
mantenimiento
Ingresos
Ventas en unidades
Desviaciones en
ventas y gastos
Delegación comercial
Gastos discrecionales
Calidad ajustada a los
recursos asignados
Satisfacción de
usuarios y gastos
Asesoría jurídica o
fiscal
Beneficio
Posición competitiva
Cuenta de resultados
Beneficio
Factores clave
División
Inversión
Posición competitiva
Beneficio e inversión
Rentabilidad,
crecimiento,
solvencia.
Factores clave
Filial

20. El sistema de control: Estructura

La estructura de control debe diseñarse, como un traje
“a medida” para cada empresa y en base a las
siguientes consideraciones: cada empresa tiene
diversas maneras de actuar, cmo fabrico? Como
distribuyo mi producción de que manera genero mi valor
añadido? ,

21. El sistema de control: Proceso

La proceso de control se refiere al conjunto de tareas
que desarrolla el sistema de control. Estas actividades,
que tienen lugar en el ámbito de la estructura de control,
pueden concretarse en las siguientes ocho fases:

22. El sistema de control: Proceso

23. El sistema de control: Proceso
EL PROCESO DE CONTROL
Formulación
de
• objetivos
• planes
• responsables

Registro de
resultados y
calculo de
desviaciones
Análisis de
desviaciones
por:
• causas
•responsable
s
Identificación,
elaboración y
selección de
acciones
correctoras
Implantación
de acciones y
seguimiento
de las
mismas
La secuencia expuesta culmina con la selección e
implantación de a c c io ne s d e a jus te para corregir los
problemas o aprovechar las oportunidades identificadas en el
análisis de desviaciones.

24. El sistema de control:
Sistema de información

El sistema de información de la empresa, fluye por su
estructura y alimenta el proceso de control.
--El sistema de información es especifico de cada caso, depende
El sistema de información es especifico de cada caso, depende
de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y
de aspectos tales como sus actividades, entorno, estrategia y
organización.
organización.
-- Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a
Incluye elementos internos de la propia empresa y externos a
la misma, específicos de su entorno.
la misma, específicos de su entorno.

25. El sistema de control:
Sistema de información
DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE
RESULTADOS
1. INFORME FUNCIONAL
Concepto
Real
Desviación *
1000
100
Costo de ventas
600
(70)
Gastos comerciales
110
(20)
90
(5)
200
5
70
(8)
130
(3)
Ventas
Gastos generales
Resultado de explotación
Gastos financieros
Resultado
(*) Las desviaciones que reducen el beneficio aparecen entre paréntesis para
señalar que son desfavorables.

26. El sistema de control:
Sistema de información
DOS ALTERNATIVAS DE INFORME DE CUENTA DE
RESULTADOS
1. INFOR
ME POR CAUSAS
Concepto de desviación (efecto sobre el
beneficio)
Desviación *
Mayores ventas en unidades
120
Menor precio de venta
(20)
Mayores costos de materiales
(70)
Mayores costos de mano de obra
(10)
Menores costos generales de producción
10
Mayores gastos comerciales
(20)
Mayores gastos generales
(5)
Mayores gastos financieros
(8)
• Por tipo de interés
1
• Por volumen de financiación (9)
Desviación del resultado
(3)

27. El sistema de control:
Sistema de información



En ambos formatos de informes de resultados referidos
a una misma situación, se expresa que el resultado real
ha sido inferior en 3 unidades monetarias al
presupuesto.
Si se revisan uno y otro, se podrá comprobar cómo el
segundo informe es sensiblemente mas explícito en
subrayar las causas del menos beneficio.
Cuando se ha de explicar las causas hay que entender
que también debe identificarse al responsable de la
desviación, porque en general él será el mas adecuado
para corregirla.

28. Requisitos para un control eficaz


El sistema de control ha de ser especifico para cada
organización, pues debe adaptarse a sus características
de negocio y operativas.
Requisitos del sistema:

29. Requisitos para un control eficaz

Requisitos del sistema (continua)

30. Requisitos para un control eficaz

Estos ocho principios son aplicables a cualquier sistema
de control y conviven con su diseño especifico.
Probablemente, con que falle uno solo de estos
principios, la función de control será incapaz de cumplir
con su misión.