Aumenta la eficiencia y desempeño laboral en diferentes equipos y áreas, tales como en operaciones, administración y ventas con múltiples tips, conceptos y entendiendo que las personas trabajan en sistemas y estos se desarrollan bajo tecnología. Presentación de WorkMeter y PDA Coach.

1. Gestión Efectiva del Tiempo
Personal y para Equipos
Sep 2016
(con enfoque laboral)
Rodrigo Rojas Fernández
Gerente General
rrojas@timehunter.co
cel. 977498887
www.TimeHunter.co

2. QUIENES SOMOS
Nuestro objetivo PRINCIPAL es ayudar a las
empresas a hacerlas más productivas a través
de métodos aplicados y herramientas de
medición y gestión para los equipos de trabajo,
asegurando un ROI positivo, a la vez de crear
una cultura de alto rendimiento y gestión.

3. “Nuestro tiempo en parte nos lo roban,
en parte nos lo quitan, y el que nos
queda lo perdemos sin darnos cuenta.”
FUENTE: Seneca

4. Prisionerodel tiempo de otros
(y nuestro)

5. Libredel tiempo

6. ¿Por qué tendríamos que ser o buscar
ser más PRODUCTIVOS en el día a día?
Pregunta 1:

7. Simple, trabajo repetitivo
Trabajar mas duro, mas rápido
La energia no importaba
Fácil de lograr atención
El foco no importaba
Horario de trabajo 9-6
Dueño de tu propia atención
LA ECONOMIA DEL TIEMPO

8. LA ECONOMIA DEL TIEMPO
Gran trabajo mental
Trabajar duro en lo que es importante
Agotado y fatigado
Facil de distraerse
Menos foco = mas tiempo
Horas flexibles (e increíbles)
Conectado 24/7
EL CONOCIMIENTO

9. ¿Para tener una vida mas integra o mas plena?
¿Para poder conseguir mas dinero?
¿Para tener una mejor salud?
¿Para pasar mas tiempo con mi familia?
¿Por qué tendríamos que ser o buscar
ser más PRODUCTIVOS en el día a día?

10. Pregunta 2:
¿Qué debemos hacer para ser más
PRODUCTIVOS en este día a día?

11. Pregunta 3:
¿Podemos nosotros mismos aprender a tener
un grado alto de PRODUCTIVIDAD día a día?

12. ¿Como funciona nuestro
cerebro y cuerpo en relación
a la PRODUCTIVIDAD?
(3 componentes)

13. Tiempo
debemos medirlo y asignarlo
Para ejecutar cualquier tarea necesitamos:

14. Energía
y este es un aspecto clave para el cambio
El ser humano necesita para moverse:

15. Atención
hoy es una competencia en extinción
Para hacer cualquier cosa necesitamos:

16. Tiempo Energia
Atención
Productividad

17. Productividad
hoy es una competencia en extinción
Para hacer cualquier cosa necesitamos:

18. ¿Cuáles son las causas de
no ser PRODUCTIVOS? en
el trabajo o la empresa?

19. ➡ Baja capacitación de la fuerza laboral.
➡ Ladrones del tiempo.
➡ Forma inadecuada de medir y controlar.
➡ Estructura mental de los directivos.
➡ Manejo de información innecesaria.
➡ Falta de procedimientos adecuados.
➡ Nuevas tecnologías sin implementación.

20. ESTADISTICAS DE PRODUCTIVIDAD
5 increibles y desconocidas
Que te harán pensar
TU EFICIENCIA EN EL TRABAJO

21. 01 Time Management
“En la mayoría de las veces una tarea nos
toma casi el doble de tiempo en terminarla
en relación a lo que pensamos
inicialmente.”
FUENTE: The Meeting Wizard

22. “De 10 a 12 minutos diarios en planificar
nuestro día nos ahorrará 2 horas de tiempo
y esfuerzo perdido durante el transcurso
del día.”
FUENTE: Brian Tracy, “Eat the Frog”
02 Time Management

23. “Un gerente en promedio gasta 3
horas cada día en interrupciones.”
FUENTE: Shirley Fine Lee - The Meeting Wizard
03 Time Management

24. “Investigadores han demostrado que la
productividad baja hasta un 40% cuando las
personas hacen dos o más cosas al mismo
tiempo.”
FUENTE: Entrepreneur, University of Michigan
04 Time Management

25. “Cada día un empleado revisa su
correo 50 veces y usa mensajería
instantánea 77 veces.”
FUENTE: RescueTime
05 Time Management

26. 2 formas
para despertar a la Gestión Efectiva del Tiempo

27. 2. Con Métodos, técnicas y
herramientas (válido solo por un corto tiempo)
1. Con un Plan Estratégico a Mediano
Plazo (de gestión eficiente del tiempo) RECOMENDADA
2 formas

28. Métodos, Técnicas y Herramientas
para una Gestión Efectiva del Tiempo

29. VIDEO
https://www.youtube.com/watch?v=J4VoK2F2hyw
Cómo administrar tu tiempo en 10 pasos

30. los ladrones del tiempo

31. TAREAS Y PLANIFICACION01

32. No multitareas
Aprende a medir tus tareas
Tener y utilizar un administrador de Tareas
método GTD
Programa la mente
con mini-descansos
Crear hábitos buenos
no cambiar hábitos malos
Ordenar tareas comunes o similares
Regla del "Minuto de Oro"
Termina, no comiences
No acumules problemas
Utiliza la Técnica del Pomodoro
Mide continuamente tu uso del tiempo
Regla de 3
Aplica "Principio de Pareto 80/20"
Administrar la procastinación
TAREAS Y
PLANIFICACION

33. VIDEO
Técnica del POMODORO
https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs

34. Distracciones vs interrupciones02

35. El teléfono = distracción o email
Distracciones: YO
interrupciones: ELLOS
Minimiza el tiempo de
la distracción para
mantener la atención
Aplica minuto de oro
No todo por email
Anota rápido lo que te piden
Practica el “Sí” pero “No”
Distracciones vs
interrupciones

36. Interrupciones
“56 interrupciones cada día tiene
un empleado promedio.”
Culpable 2

37. “3 minutos le toma a un empleado
retomar el trabajo al cambiar de
tarea.”
Interrupciones
Culpable 2

38. “2 horas se malgastan en
distracciones por día.”
Interrupciones
Culpable 2

39. “80% de las interrupciones en el
trabajo son consideradas triviales
(innecesarias).”
Interrupciones
Culpable 2

40. “sólo el 40% o menos del
tiempo en el trabajo es
PRODUCTIVO.”

41. FUENTES:
1.Designed by Hyperakt
2.Developed by Atlassian
3.Email Usage/Penetrations • EmailStatCounter
4.A Pace Not Dictated by Electrons • University of California
5.Disruption and Recovery of Computing Tasks • Microsoft Research
6.'Infomania' worse than marijuana • BBC News
7.Meetings in America • Verizon Business
8.State of Meetings Today • EffectiveMeetings
9.Why & How Your Employees are Wasting Time at Work • Salary.com
10.Time Management Statistics • Key Organization Systyems
11. Blog de Workmeter

42. URGENCIAS04

43. Cuadrante de decisión
Aprender a delegar efectivamente
Un gerente de ventas
trabaja 75%/25%
URGENCIAS

45. EMAILS05

46. Evita el CC masivo
No abrir al inicio del día
Usar el email es como
usar los WC de los
aviones
Acción con cada mail,
bórralos, no acumules
Aplica minuto de oro
Revisar 1 vez al día
(excepciones)
Toda acción va
al administrador de tareas
EMAILS
Utiliza herramientas de
seguimiento de correos

47. Excesivo Email
“304 correos de trabajo recibidos
semanalmente en promedio.”
Culpable 5

48. “36 veces en promedio un empleado
revisa su email cada hora.”
Excesivo Email
Culpable 5

49. “16 minutos se desperdician
enfocándose después de revisar el
correo.”
Excesivo Email
Culpable 5

50. Costo anual en productividad por empleado:
➡ USD 1.200 en spam
➡ USD 1.800 en correos innecesarios
➡ de USD 2.100 a 4.100 en comunicaciones
inefectivas
(En una empresa de 100 empleados esto es: USD 510.000 en un año)
Excesivo Email
Culpable 5

51. REUNIONES06

52. Define próximas accionesTeléfonos en silencio, no
usarlos
Designa un time keeper
(con carácter!)
Envía agenda y objetivos
anticipadamente
Sobre 45-50min
es inefectiva
Al proponerla comunícala bien
Prepárate, se respetuoso
con el tiempo de otros
Con el tiempo, reemplázalas por
herramientas de medición y control
(CRM, internal messaging, etc.)
REUNIONES

53. Reuniones
“62 son las reuniones en las que
participa la mayoría de los empleados
cada mes.”
Culpable 6

54. “El 50% de las reuniones es
considerado tiempo perdido.”
Reuniones
Culpable 6

55. “31 horas se pierden mensualmente en
tiempo improductivo en reuniones.”
Reuniones
Culpable 6

56. En reuniones, el empleado común :
➡ 91% del tiempo SUEÑA DESPIERTO
➡ 39% del tiempo DUERME
➡ 45% del tiempo se siente SOBREPASADO por las reuniones
➡ 73% del tiempo HIZO OTRA COSA
➡ 47% del tiempo RECLAMO por las reuniones como tiempo perdido
Reuniones
Culpable 6

57. “Se perdieron USD 37.000.000.000
en salarios por reuniones
innecesarias en EEUU el 2015.”
Reuniones
Culpable 6

58. VIDEO
La mejor app del mundo: “SALIR”
https://www.youtube.com/watch?v=11YPuf1ft0E

59. Hábitos tecnológicos
Ropa
Trucos
Cuerpo
Planificación
Comida
Mente

60. y como hacerlo en
(para + de una persona y sincronizadamente!)

61. Ventas /
ProductividadAmbienteinterno
Tecnología
Método
Ambienteexterno KPI’s
ALINEACION

62. La forma correcta:
Entender
quienes
somos
01
Implementar
un método
efectivo
02
Utilizar la
tecnología
adecuada
03
PERSONAS METODOLOGIA TECNOLOGIA

63. Plan Estratégico a Mediano Plazo
para una Gestión Efectiva del Tiempo

64. Metodologías en Productividad
Mide y gestiona la productividad
CRM para equipos comercialesDesarrollo personal en equipos
01
para una Gestión Efectiva del Tiempo
Plan Estratégico a Mediano Plazo
02 03
04

65. Lo primero…
…debemos conocernos y medirnos

67. WorkMeter Plataforma de Productividad
para personas y equipos

68. Un modelo de gestión de la eficiencia, basado en:
Plataforma tecnológica Metodología sistematizada

69. Es una visión innovadora de gestión
de las personas y de los equipos.

70. VIDEOWorkMeter, productividad para equipos
https://www.youtube.com/watch?v=D_qKks0Cx-E

71. USOS y beneficios de
WorkMeter en la empresa.

72. • Optimizar gestión del tiempo.
• Responsabilizar al Gerente y
empleados sobre las métricas.
CORRESPONSABILIDAD01

73. • Mejorar foco en actividades claves.
• Eliminar los ladrones de tiempo.
PERFIL OPTIMO02

74. • Comparar KPI’s con resultados
por puesto de trabajo.
• Realizar un benchmarking entre
equipos y personas.
CALIDAD DEL TRABAJO03

75. •Implementar medidas de flexibilidad /
movilidad laboral.
• Convertir la flexibilidad en ahorro
para personas y organización.
MOVILIDAD
Diseño
Programa
Piloto
01 Seguimiento y
evaluación de
resultados
02 Ajustes y
Definiciones03 Despliegue proyecto al
resto de la organización04
04

76. • Reducir costos.
• Identificar e implementar medidas
de ahorro.
CONTROL DE COSTOS05

77. “Los resultados fueron prácticamente inmediatos y
el rendimiento de los trabajadores mejoró entre un
20 y un 30%.”
Jordi Rosés
Director Estrategia y Desarrollo Negocio

78. “Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad
del 50% al 90%, hemos ahorrado en costos gracias al trabajo
remoto y hemos reducido el absentismo a la mitad.”
Arancha Mosquera
Directora RRHH, Gesif

79. en resumen...
una Gestión Efectiva del Tiempo
Personal y para Equipos
…puede hacerse de 2 maneras

80. ✓ Con métodos, técnicas y herramientas
(para resultados a corto tiempo y manejo de la ansiedad)
✓ Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo
(para conseguir un fin o propósito como empresa)
…puede hacerse de 2 maneras

81. ¿seguirás Prisionero
o
aprenderás a ser Libre?

82. Rodrigo Rojas Fernández
Gerente General
rrojas@timehunter.co
cel. 977498887
www.TimeHunter.co