El documento describe la evolución de las tecnologías y cómo esto ha impactado la economía y la gestión de las organizaciones. Explica que las nuevas tecnologías han permitido la convergencia de voz, video y datos y han fomentado las transacciones en tiempo real. También cubre conceptos como la gestión documental, la gestión electrónica de documentos y los sistemas de información.

2. A medida que avanza el siglo XXI, las nuevas tecnologías
aumentan su capacidad de procesamiento, posibilita la
convergencia de voz, video y datos; fomenta las
transacciones en tiempo real y la interactividad. Así
enfrentamos la construcción de los sectores
económicos.
La capacidad para asegurar altos niveles de seguridad,
privacidad, fiabilidad y disponibilidad es una capacidad
distintiva, que determina el éxito final de la organización
y de la supervivencia, y la gestión hace parte de todo
este entorno.

3. Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace
referencia a la acción y al efecto de gestionar o
de administrar. Gestionar es realizar diligencias
conducentes al logro de un negocio o de un
deseo cualquiera.
El término gestión, por lo tanto, implica al conjunto
de trámites que se llevan a cabo para resolver
un asunto o concretar un proyecto.

4. En términos generales los conceptos de
administración, gerencia y gestión, son
sinónimos.
Por gestión se entiende el
conjunto de diligencias que
se realizan para desarrollar
un proceso o para lograr
un producto determinado.

5. EVOLUCION DE ValdésTECNOLOGIA
Ing. Edgar
LA Castro
Economía Economía Economía de
agrícola industrial redes
1900 1950 2000
Telégrafo

6. CARACTERISTICAS ECONOMIA INDUSTRIAL ECONOMIA DE REDES
Estandarización de trabajo Trabajo de conocimiento
Innovaciones Especialización de empleo expansión de empleo,
operativas Operación en línea de montaje equipo de trabajo
Estructura de la cadena de valor (personal y virtual),
Del sector subcontrataciones y
asociaciones, redes de
valor
Coordinación en red,
Coordinación jerárquica,
Innovaciones incentivos en acciones;
basado en la conformidad;
De gestión modelo de control
incentivos de pago por
<aprendizaje> basados
realización, planificación
en la distribución de
centralizado
información.

7. SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
SISTEMA DE GESTION
PENSAMIENTO
ORGANIZACIONAL
GESTION GESTION DE
ESTRATEGICA PROCESOS
PRACTICAS, TECNICAS Y GESTION DE
HERRRAMIENTAS LA CULTURA
GERENCIALES

8. Monitoreo, análisis y prospectiva tecnológica.
Planificación del desarrollo tecnológico.
Diseño de estrategias de desarrollo tecnológico.
Identificación, evaluación y selección de tecnologías.
Adaptación e innovación tecnológica.
Negociación, adquisición y contratación de tecnologías.
Comercialización de tecnologías de la empresa.
Patentamiento.
Financiación del desarrollo tecnológico.
Selección y capacitación de asesores y operadores tecnológicos.
Gestión de proyectos de investigación y desarrollo.
Suministro y evaluación de información técnica.

9. Según la Ley General de Archivos
Se define Gestión Documental:
Al Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

10. La empresa actual requiere fortalecer y ampliar
su participación en un mercado global
competido. Ello exige plantearse una estrategia.
Las opciones más comunes son:
innovación de productos,
imitación que es una
posición de seguidor o la
búsqueda de nichos
específicos en el mercado.

11. En la prospectiva se está hablando mucho
de los futuro o posibles y deseables Esto
refuerza el concepto de que el futuro no
es para esperarlo sino para hacerlo.
Tampoco es una prolongación del pasado.

12. Acá se debe elaborar el diagnóstico externo
referido a puntos como los siguientes.
Competitividad tecnológica (líder, media,
débil); ubicación principal de la tecnología
(producto, proceso, maquinaria, servicio);
posición en el ciclo de vida de la
tecnología; empresas líderes; grado de
disponibilidad.

13. Como plan funcional debe incluir, además
de la misión y diagnósticos, unas políticas,
objetivos, estrategias y portafolio de
proyectos con unos presupuesto,
indicadores y mecanismos de evaluación
y control.
.

14. En palabras sencillas la innovación se da
cuando el invento se comercializa. La
definen como "Avance del conocimiento
humano aplicado efectivamente para
satisfacer necesidades de las personas o
de organizaciones". Esa aplicación se
hace efectiva por mecanismos de
mercado o servicios del Estado.

15. Normalmente se asocia este concepto al de
comercio ó mercado de tecnología. Implica
aspectos como selección, evaluación,
negociación, propiedad intelectual.
. La transferencia se puede dar en el interior de la
empresa desde los grupos de innovación hacia
la producción. A escala nacional se da entre las
empresas; desde el sector académico y
gubernamental; también desde los inventores.

16. Se trata de valorar un paquete tecnológico
a partir de una serie de indicadores para
seleccionar la más rentable
o más conveniente para
la empresa.

17. Busca asimilar y mejorar la tecnología en la
empresa. Puede utilizar, mecanismos como:
El copidiseño o ingeniería inversa (parece que
Japón la hizo masivamente después de la
Segunda Guerra Mundial).
El registro tecnológico de la información: En
Colombia la cultura sobre la información
tecnológica es verbal. La otra vez se accidentó
un bus donde murieron varios técnicos y casi se
acaba la empresa.

19. Implica una serie de procesos en los que
están implicados dispositivos de digitalización
como escáneres y cámaras digitales,
programas para el tratamiento de ficheros
gráficos, aplicaciones para la elaboración y
adaptación de documentos electrónicos para
su integración en los sistemas de tratamiento
y recuperación de información documental
como las bases de datos documentales que
son en definitiva las que posibilitan la
utilización, aprovechamiento y difusión de
esos documentos.

20. Están basados en
Microordenadores de
alto nivel y en memorias
ópticas y sirven para
automatizar diversos
procesos de la cadena documental,
desde la entrada de la información, hasta la
reproducción facsímil del documento original,
pasando por su recuperación y consulta en
monitores de alta resolución

21. Evitan la manipulación repetida de
papel, ahorran espacio de
almacenamiento y garantizan la
recuperación segura y rápida de
toda la información corporativa
de la empresa.

22. •Ahorro de espacio, ya que
un disco óptico de 12 cm, por
ejemplo, puede contener
unos 20.000 documentos, el
equivalente a 20
archivadores de carpetas
colgantes con cuatro cajones
•Aumento de la velocidad de
recuperación de información
en relación a los sistemas
manuales

23. •Posibilidad de múltiples
criterios de recuperación de
la información gracias a los
distintos índices de la bdd
asociada a la imagen de los
documentos
•Seguridad, ya que los discos
worm pueden proporcionar
siempre copias exactas del
original, con una vida
garantizada entre 10 y 100 años.

24. En un sistema integrado GED se pueden considerar los
siguientes subsistemas:
• entrada, compuesto
por un escáner que se
utiliza para digitalizar
los documentos
• tratamiento y control,
compuesto por un
microordenador de
gama alta

25. • almacenamiento, compuesto
por discos ópticos tipo worm o
magneto ópticos y por un disco
duro convencional como
memoria masiva auxiliar
• visualización y
reproducción, formado por
un monitor de alta
definición
• una impresora láser

26. La gestión electrónica de documentos se articula en
torno a dos ejes principales: un sistema de
grabación/recuperación de la imagen/documento y
otro de gestión de las descripciones textuales
asociadas a los documentos, que constituyen la
parte facsímil y la parte referencial respectivamente.

27. DEPURACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO .
DIGITALIZACIÓN .
ACCESO ELECTRÓNICO .

28. Este proceso consiste en contrastar los
documentos que conforman el expediente físico
de cada compañía, con el listado de
documentos que de acuerdo a nuestra Base de
Datos, deberían estar en dicho expediente.
Esto nos permite asegurar que únicamente los
documentos previamente verificados llegarán a
la etapa de digitalización.

29. Además nos permite comparar la información contenida
en los documentos físicos con la que está almacenada
en nuestra Base de Datos. Con esto logramos depurar
también la información de la Base de Datos.
Para hacer esta depuración, realizamos un análisis de la
información contenida en nuestra Base de Datos y a
partir de ella, generamos un listado de todos los
documentos que según esta, deberían conformar el
archivo físico, y los separamos en las tres secciones:
general, jurídica y económica.

30. LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR
BASE DE
DATOS
Para realizar esta depuración, hay que realizar efectivamente la
comparación del expediente físico de cada una de los expedientes, contra
el listado previamente generado.

31. Una vez depurado, cada uno de los expedientes
de las compañías pasa al proceso de
digitalización.
Para esto, era necesario contar con una
aplicación que permita digitalizar los
documentos y almacenarlos de forma segura,
de tal manera que fuera sencillo poder
consultarlos posteriormente.

32. Se evaluaran las distintas alternativas con el fin
de seleccionar la mejor opción. Hay que decidir
entre adquirir un software comercial, y
desarrollar una aplicación que se adapte a
nuestras necesidades y que esté hecha a la
medida. Cada alternativa tiene ventajas y
desventajas.

33. Ventajas de un software comercial:
Presta muchas funcionalidades a la hora de
digitalizar los documentos, aunque algunas son
innecesarias.
Está probado en el mercado

34. Desventajas de un software comercial:
La integración con los recursos tecnológicos
(Bases de Datos, Sistemas, etc.) requiere de
mucho esfuerzo.
No se dispone del código fuente y cualquier
cambio implica solicitar al propietario del
producto que realice dichos cambios, lo cual
genera dependencia.
Es costoso puesto que implica licenciamiento.

35. Ventajas de un software a la medida:
Es menos costoso debido a que no se requiere
realizar ningún licenciamiento.
Fácilmente integrable con los recursos
tecnológicos de la institución.
Se dispone del código fuente, lo que facilita
realizar futuros cambios.

36. Desventajas de un software a la medida:
No tendría todas las funcionalidades (muchas
de ellas innecesarias) que tiene el software
comercial.
Podría presentar errores al no estar
previamente probado.

37. Una vez que se desarrollaron al interior de la Institución,
los programas para dar inicio de instalación,
capacitación, y al proceso digitalización de nuevos
archivos, tenía que implantarse a toda la organización.
En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo
conformado por los expedientes de las compañías que
están sujetas a su control. La suma de todos estos
Archivos dan como resultado el Archivo Total.

38. se instala un Servidor de Base de Datos en
cada una de estas oficinas. De esta manera, los
documentos digitalizados en cada oficina, esto
mejora el tiempo de respuesta del Sistema, toda
vez que si se hubiera pretendido almacenar
directamente en el Servidor Central, el Sistema
se hubiera vuelto extremadamente lento e
ineficiente, esto en función del tamaño de los
documentos digitalizados.

39. Todas las oficinas están conectadas a través de
enlaces dedicados, estos permiten que desde
cualquiera de ellas se pueda conectar con el
Servidor Central.
si algún funcionario desea consultar un
documento digitalizado que está almacenado en
otra oficina, el Sistema se conecta a la Base de
Datos de esa oficina y extrae el documento
correspondiente

40. Listado de documentos
a digitalizar
Digitalizar Guardar Digitalizar Guardar
En las noches los documentos
se transmiten al servidor central
BASE DE
BASE DE
DATOS
DATOS
Consultar Consultar
Consultar

41. El nuevo entorno competitivo presenta grandes
retos para las organizaciones
Las Tecnologías de Información pueden ayudar
a que una organización compita de manera más
eficaz
Sin embargo, es necesario entender la relación
entre los recursos de información y las
estrategias y procesos de negocio, para poder
aprovechar las oportunidades que brindan las TI
Más aún, es indispensable tener una visión
empresarial del negocio

42. • TRIANA TORRES, Jorge William (Comp). Manual de Archivística, Guía para
la Implementación de un Programa de gestión Documental, Archivo General
de la Nación : Bogotá, 2006.
• GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS. [en línea] disponible en:
<http://www.iberius.net/es/AisManager?Action=ViewDoc&Location=getdocs:///
DocMapCSDOCS.dPortal/2501> [visitado el 10/09/11]
• PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN. Gestión Electrónica de Documentos
[en línea] disponible en:
<http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1992/octubre/gestin
_electrnica_de_documentos_ged.html> [visitado el 10/09/11]