Introducción de una auditoria de sistemas, auditoria de la ofimática y de la dirección, breve resumen

1. AUDITORIA DE LA OFIMÁTICA
AUDITORIA DE LA DIRECCIÓN.
Giovanny Forero Yemayuza
Karenth Paola Sierra Medina

2. OFIMÁTICA
¨Sistema informatizado que genera, procesa
almacena, recupera, comunica y presenta
datos relacionados con el funcionamiento de la
oficina¨
¨Schill¨

3. El concepto de ofimática surge en la pasada década
y se basa sobre las computadoras centrales de las
organizaciones. Aunque se dice que las oficinas
han sido pioneras en la utilización de herramientas
informáticas, desde los años noventa se ha
incrementado una fuerte demanda por los sistemas
informáticos. (hojas de calculo, aplicaciones de
tareas, control de flujos de trabajo). La evolución de
las tendencias informáticas hacen que los cosos de
las computadoras o productos de alta calidad

4.  Se puede decir que las aplicaciones
ofimáticas han sido un poco
desplazadas por plataformas
microinformáticas y redes de área local.
Es muy visible que hoy en día los
productos desarrollados en plataformas
ofrecen una relación costo-beneficio a
las soluciones sobre computadores
centralizados. Se han desarrollado dos
paradigmas fundamentales el escritorio
virtual y el trabajo cooperativo.

5.  Escritorio virtual: es un
único panel representado
por la pantalla del
computador, donde
aparecen todas las
herramientas necesarias
para el desarrollo de las
actividades del oficinista.

6. CONTROLES DE AUDITORIA
La mayoría de los problemas
que se producen en la
informatización de las oficinas no
difieren de otros ámbitos de la
organización.
surgen dos problemáticas, la
distribución de las aplicaciones
por los diferentes departamentos
en lugar de encontrarse en una
única ubicación.
Y el traslado de responsabilidad
sobre ciertos controles.

7. ECONOMÍA, EFICACIA Y EFICIENCIA
Determinar si el inventario
ofimático refleja con exactitud los
equipos y aplicaciones existentes
en la organización.
Un inventario poco fiable puede
repercutir en el balance de la
organización

8. DETERMINAR Y EVALUAR EL PROCEDIMIENTO DE
ADQUISICIONES DE EQUIPOS Y APLICACIONES
Una política de adquisiciones
descentralizada en la que cada
departamento se encargue de
realizar sus compras, ofrece
ventajas en cuanto a flexibilidad y
capacidad de reacción de los
mismos.

9. DETERMINAR Y EVALUAR LA POLÍTICA DE
MANTENIMIENTO DEFINIDA EN LA
ORGANIZACIÓN.
Los procedimientos descentralizados
han proporcionado que en ocasiones
los equipos adquiridos no sean
incluidos ni en los contratos de
mantenimiento ni en el inventario

10. EVALUAR LA CALIDAD DE LAS APLICACIONES DEL
ENTORNO OFIMÁTICO DESARROLLADA POR PERSONAL
DE LA PROPIA ORGANIZACIÓN.
La utilización de herramientas ofimáticas por
los usuarios finales ha proporcionado el
desarrollo de aplicaciones en muchos casos
sin las debidas garantías de fiabilidad.

11. SEGURIDAD
 Determina si existe
garantías suficientes
para proteger los
accesos no autorizados a
la información reservada
de la empresa misma.

12. NORMATIVIDAD VIGENTE
Determinar si en el
entorno ofimático se
producen situaciones
que puedan suponer
infracciones a lo
dispuesto en la ley
orgánica 51/1999 de
protección de datos de
carácter personal.

13. La organización es un reflejo de las características de su
dirección.
Las empresas dedican a la tecnología de la informática
grandes sumas de dinero, el uso correcto de la tecnología
hacen necesaria la evaluación independiente de la función
que la gestiona.
AUDITORIA DE LA DIRECCIÓN

14. ACTIVIDADES BASICAS DE TODO PROCESO DE
DIRECCIÓN:
 Planear
 Organizar
 Coordinar
 Controlar

15. PLANIFICAR
 Se trata de prever
la utilización de las
tecnologías de la
información en la
empresa.

16. PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN:
Es el marco básico de
actuación de los sistemas de
información de la empresa,
debe asegurar el alineamiento
de los mismos con los objetivos
de la misma empresa.
Factores:
• La cultura de la propia
empresa.
• El sector de la actividad.
• El sector financiero.

17. Otros planes relacionados
Operativo
anual
Dirección
tecnológica
Arquitectura
de la
Información.
Recuperación
ante
desastres.

18. ORGANIZAR Y COORDINAR
 El proceso de
organizar sirve para
estructurar los
recursos, los flujos de
información y los
controles que permiten
alcanzar los objetivos
marcados durante la
planificación.

19. Comité
de
Informáti
ca
Posición
del
departam
ento de
Informáti
ca en la
Empresa.
Descripci
ón de
funciones
y
responsa
bilidades
del
Departam
ento de
Informáti
ca
Estándar
es de
funciona
miento y
procedim
ientos.
Descripci
ón de los
puestos
de
trabajo.
Gestión
de
recursos
humanos
:
selección
,
evaluació
n del
desempe
ño,
formació
n,
promoció
n,
finalizaci
ón.
Comunic
ación
Gestión
económic
a
Seguro
s.

20. COMITÉ DE INFORMÁTICA
 Es el primer lugar de
encuentro dentro de la
empresa de los
informáticos y sus
usuarios; es el lugar en el
que se debaten grandes
asuntos de la informática
que afectan a toda la
empresa y permite a los
usuarios conocer las
necesidades del conjunto
de la organización.

21. FUNCIONES DEL COMITÉ
 Aprobación del plan
estratégico de sistemas
de información.
 Aprobación de las
grandes inversiones en
tecnología de la
información.
 Fijación de prioridades
entre los grandes
proyectos informáticos.
 Vigila y realiza el
seguimiento de la
actividad del
Departamento de
Informática.

22. POSICIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA EN LA EMPRESA.
 El departamento
debería estar
suficientemente alto en
la jerarquía y contar
con masa critica
suficiente para
disponer de autoridad
de independencia
frente a los
departamentos
usuarios.

23. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA
Es necesario que dentro del
D.I. tenga sus funciones
descritas y sus
responsabilidades claramente
delimitadas y documentadas.
Igualmente, es necesario que
este conocimiento se extienda
a todo el personal
perteneciente a informática.
Así mismo que exista una
división de funciones y
responsabilidades.

24. Estándares de funcionamiento y procedimientos.
Descripción de los puestos de trabajo.
 Deben existir estándares de
funcionamiento y
procedimientos que
gobiernan la actividad del
departamento de informática
por un lado y sus relaciones
con los departamentos
usuarios por otro.
 De particular importancia
son los aspectos
relacionados con la
adquisición de equipos o
material para el
departamento.

25. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
 La calidad de los
recursos Humanos
influye directamente en
localidad de los
sistemas de
información producidos,
mantenidos y operados
por el departamento de
informática.

26. COMUNICACIÓN
Es necesario que exista
una comunicación
efectiva y eficiente entre
la dirección de
informática y el resto del
personal del
departamento.
 Actitud positiva hacia
los controles.
 Integridad ética.
 Cumplimiento de la
normatividad interna.
 Seguridad informática.

27. GESTIÓN ECONÓMICA.
 Presupuestación:
El departamento de
informática debe tener
un presupuesto,
normalmente es anual.

28. Adquisición de bienes y
servicios.
 Los bienes y servicios
deberán estar descritos
en el plan operativo
anual, y/o que se
demuestren necesarios a
lo largo del ejercicio han
de estar documentados y
alineados con los
procedimiento de
compras del resto de la
empresa.

29. Medida y reparto de
costes:
 La dirección de
informática debe en todo
momento gestionar los
costes asociados con la
utilización de los
recursos informáticos,
humanos y tecnológicos.
 la medición esta dada
por la cultura
empresarial.

30. Seguros:
* La dirección de
informática debe tomar
las medida necesarias
con el fin de tener
suficiente cobertura no
solo para el hadware,
sino también para
infidelidad de los
empleados, la continuidad
en la prestación de los
servicios.

31. CONTROL Y SEGUIMIENTO
 Se ha de vigilar el
desarrollo de los planes
estratégico y operativo y
de los proyectos que lo
desarrollan, la ejecución
del presupuesto, la
evolución de la cartera
de peticiones de usuario
pendiente y recursos
como capacidad de
memorias, de
impresoras, etc.

32. CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD LEGAL
Se debe controlar que la
realización de sus
actividades se llevan a
cabo dentro del respecto a
la normativa legal
aplicable, en particular, los
relativos a seguridad e
higiene en el trabajo.
 Protección de datos
personales.
 Propiedad intelectual
 Transmisión de datos
por líneas de
comunicación.

33. BIBLIOGRAFIA
Capitulo 9: Auditoria de la Ofimatica
Capitulo 10: Auditoria de la Dirección.