Gestion del tiempo recuetime

Gestión del Tiempo para
Desarrollo de habilidades para la acción
Gestión del Tiempo para
Alcanzar Resultados
Alberto Gómez TorresAlberto Gómez Torres
Facultad de Economía y Negocios

Gestión del Tiempo para Alcanzar Resultados
Martes de Liderazgo
Agenda
Nuestra
Agenda
para Hoy
Presentación
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre
Alberto Gómez Torres www.alemgoto.com

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Supongamos que se nos ha dado la opción deAgenda
para Hoy
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Supongamos que se nos ha dado la opción de
elegir una vida para ser vivida en perfecta
armonía y orden
Datos
Retos
armonía y orden…
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
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…o, por el contrario, una existencia signada
por el caos y el desorden
por el caos y el desorden

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Datos
Retos
¿Quién en su sano juicio
elegiría el desorden delTécnicas
Herramientas
Cierre
elegiría el desorden del
caos?...Cierre

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Sin embargoAgenda
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Sin embargo…
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
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U i l d t é d ifi tAgenda
para Hoy
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Un mayor nivel de estrés pone de manifiesto
el uso poco eficiente de la
gí di iblDatos
Retos
energía disponible
para desarrollar los
d l idTécnicas
Herramientas
Cierre
procesos de la vida.
Cierre

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P l l tiAgenda
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Para las empresas, el tiempo es…
Datos
Retos Y se mide en…
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre
Para otros, el tiempo es la Vida…

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¿Será necesario…
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre
d ll HABILIDADES PARA LA…desarrollar HABILIDADES PARA LA
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO?

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Todos empezamos cada día con la misma cantidad
d ti t t d 86 400 g dAgenda
para Hoy
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de tiempo en nuestro contador: 86.400 segundos.
De cada uno de
d dDatos
Retos
nosotros depende
cómo administramos
iTécnicas
Herramientas
Cierre
1. 60 segundos en un minuto
2 60 minutos en una hora
ese tiempo:
Cierre 2. 60 minutos en una hora
3. 24 horas en un día
4. Y 168 horas en una
semana…
El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto
tenemos… sino de cómo lo utilizamos.

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Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre
http://www.nytimes.com//interactive/2009/07/31/business/
20080801‐metrics‐graphic.html

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La mayoría de las
Datos
Retos
La mayoría de las
personas gastan más
tiempo energías enTécnicas
Herramientas
Cierre
tiempo y energías en
hablar de los
Cierre
problemas que en
afrontarlos.
Henry Ford

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En un primer momento podríamos pensar que una persona a
la que le falta tiempo para finalizar sus tareas es una persona
con más obligaciones que otra que sí las termina Pero
Datos
Retos
con más obligaciones que otra que sí las termina. Pero
entonces por qué el dicho de “si quieres que algo se haga,
encárgaselo a una persona ocupada”.
Técnicas
Herramientas
Cierre
Por regla general, la realidad es otra y
tiene que ver con la capacidad para la
i ió d l i SiCierre organización del tiempo. Si
habitualmente nos falta tiempo
deberíamos plantearnos cómo estamos
organizados.

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¿Gestionar el tiempo?Agenda
para Hoy
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¿Gestionar el tiempo?
Datos
Retos Es la gestión de nuestras propias
ti id dTécnicas
Herramientas
Cierre
actividades, para asegurarnos que se
desarrollaran en el tiempo disponible o
d t i d l tiCierre
determinado, ya que el tiempo es un recurso
escaso y continuo.

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Datos
Retos
¿Por CUÁL actividadTécnicas
Herramientas
Cierre
¿Por CUÁL actividad
empezar? ¿Qué tienes queCierre
hacer?

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Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Cuatro claves para sacar mayor
rendimiento a las horas del día:
Datos
Retos
1. Deje de hacer cosas innecesarias1. Deje de hacer cosas innecesarias
Técnicas
Herramientas
Cierre
2. Analice y luego actúe.2. Analice y luego actúe.
Cierre
3. Delegue.3. Delegue.
4. Si no quiere perder su tiempo no se lo
haga perder a otras personas.
4. Si no quiere perder su tiempo no se lo
haga perder a otras personas.

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f l lf l lAgenda
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Deje de hacer cosas
innecesarias
Deje de hacer cosas
innecesarias
Define claramente los
objetivos y selecciona lo
más importante
Define claramente los
objetivos y selecciona lo
más importante
Datos
Retos
‐ Analiza como gastas tu tiempo‐ Analiza como gastas tu tiempo
Técnicas
Herramientas
Cierre
Analice y luego
actúe.
Analice y luego
actúe.
‐ Analiza como gastas tu tiempo.
‐ Lleva una lista de tareas
pendientes.
‐ Planea tu día desde el día anterior.
‐ No dejes las cosas para después.
‐ Analiza como gastas tu tiempo.
‐ Lleva una lista de tareas
pendientes.
‐ Planea tu día desde el día anterior.
‐ No dejes las cosas para después.
Cierre
DelegueDelegue
‐ Delega en los demás.
‐ Aprende a decir “NO”.
‐ Concéntrate en la tarea actual.
‐ Delega en los demás.
‐ Aprende a decir “NO”.
‐ Concéntrate en la tarea actual.

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Plan personal de uso eficaz del tiempoAgenda
para Hoy
Presentación
Plan personal de uso eficaz del tiempo
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Nuestra Plan personal de uso eficaz del tiempoAgenda
para Hoy
Presentación
p p
Fases
Descubrir como funcionamos en relación al tiempoDescubrir como funcionamos en relación al tiempo
Datos
Retos
Descubrir como funcionamos en relación al tiempo.
•El propio recurso tiempo
•Nuestros hábitos
•El comportamiento de nuestro entorno
Descubrir como funcionamos en relación al tiempo.
•El propio recurso tiempo
•Nuestros hábitos
•El comportamiento de nuestro entorno
Técnicas
Herramientas
Cierre
Decidir que queremos conseguir
•Largo Plazo
•hasta mañana
Decidir que queremos conseguir
•Largo Plazo
•hasta mañana
Cierre
Eliminar todo lo que perjudique nuestra eficacia
•Defendernos de nuestros ladrones de tiempo
Eliminar todo lo que perjudique nuestra eficacia
•Defendernos de nuestros ladrones de tiempo
Desarrollar nuestras capacidades
•personales
•de las personas que dependen de nosotros
Desarrollar nuestras capacidades
•personales
•de las personas que dependen de nosotros
•de las personas que dependen de nosotros•de las personas que dependen de nosotros

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¿Cómo establecer prioridades?Agenda
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¿Cómo establecer prioridades?
1 P i i ióDatos
Retos
1. Priorización
(C )Técnicas
Herramientas
Cierre
2. Eficacia
(Covey)
Cierre
(Pareto)
3. Inmediatez
(Para ayer!)
(Para ayer!)

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1. Priorización
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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1. Priorización
Importante
Tenemos tendencia
a reaccionar mejor
Datos
Retos
EVITAEVITA DECIDEDECIDE
te
SINO
a reaccionar mejor
frente a la urgencia
que frente a la
importancia:
Técnicas
Herramientas
Cierre
EVITAEVITA
HACERLOHACERLO
DECIDEDECIDE
CUANDO DEBESCUANDO DEBES
HACERLOHACERLO
Urgent
NO
1. Clasifica tus
tareas: encuadrar
importancia:
Cierre
DELEGADELEGA
EN OTROSEN OTROS
HÁZLOHÁZLO
AHORAAHORA
SI
las tareas en cada
uno de los bloques.
2. Disciplina: realizar
las tareas en el
Fuente: First things first Steven R Covey
EN OTROSEN OTROS AHORAAHORA
MISMOMISMO
orden correcto.
Fuente: First things first. Steven R. Covey.

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Situaciones más frecuentesAgenda
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Importante
SINO
Situaciones más frecuentes
Datos
Retos
•• TrivialidadesTrivialidades
•• PasatiemposPasatiempos
•• Tareas improductivasTareas improductivas
•• EntretenimientosEntretenimientos juegosjuegos
•• PrevenciónPrevención
•• Construcción de relacionesConstrucción de relaciones
•• Planificación y preparaciónPlanificación y preparación
•• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas
Urgente
NO
Técnicas
Herramientas
Cierre
•• EntretenimientosEntretenimientos -- juegosjuegos
•• Cualquier otra cosaCualquier otra cosa
•• Desarrollos de sistemasDesarrollos de sistemas
•• Conocimiento profesionalConocimiento profesional
•• InterrupcionesInterrupciones
Al ll d t l fó iAl ll d t l fó i
•• Situaciones de pánicoSituaciones de pánico
A t t tA t t tCierre •• Algunas llamadas telefónicas oAlgunas llamadas telefónicas o
mailsmails
•• Algunas reunionesAlgunas reuniones
•• Reuniones no preparadasReuniones no preparadas
•• Asuntos estresantesAsuntos estresantes
•• Fuego cruzadoFuego cruzado
•• Proyectos con plazos marcadosProyectos con plazos marcados
SI
p pp p
•• Actividades popularesActividades populares

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Hacia una estrategia inteligenteAgenda
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Presentación
Hacia una estrategia inteligente
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Hacia una estrategia inteligenteAgenda
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Presentación
Hacia una estrategia inteligente
Importante = f (valor para empresa)
SINO
Datos
Retos
IrresponsabilidadIrresponsabilidad
VisiónVisión
PerspectivaPerspectiva
po)
O
Técnicas
Herramientas
Cierre
Dependencia de otrosDependencia de otros EquilibrioEquilibrio
ControlControl
= f (tiemp
NO
Cierre
Fuera de controlFuera de control
Sentimiento deSentimiento de
ictimi aciónictimi ación
Nos estresamosNos estresamos
Urgente
SI
victimizaciónvictimización
Enfoque al corto plazoEnfoque al corto plazo
Nos quemamosNos quemamos
S

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Datos
Retos Piedras
GrandesTécnicas
Herramientas
Cierre
Grandes,
Estableciendo
prioridadesCierre prioridades

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Presentación
2. Técnica de Pareto
Se basa en la doble aplicación de
l gl d l 80 20
Datos
Retos
la regla del 80-20.
1. El 80% de las tareas puede
li l 20% d l ti lTécnicas
Herramientas
Cierre
realizarse en el 20% del tiempo, y el
20% de tareas incompletas nos
ocupa el 80% del tiempo restante.
2 Por su parte el 80% de nuestraCierre 2. Por su parte el 80% de nuestra
productividad proviene del 20% de
las tareas (previamente priorizadas
por el valor que generan alpor el valor que generan al
proyecto).

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Presentación
3. Inmediatez
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Nuestra
Agenda
para Hoy
Presentación
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre
T di i l
Tradicionales…

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Nuestra ManicTime, gestión personal del tiempo
Agenda
para Hoy
Presentación
, g p p
Se trata de
una
li ió
Datos
Retos
aplicación
que
instalamos
en elTécnicas
Herramientas
Cierre
en el
ordenador
donde
queremosCierre queremos
controlar
en qué se
estáestá
ocupando
el tiempo
de trabajo
http://www.manictime.com/
j

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Nuestra RescueTime, monitorización online del tiempo
Agenda
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Presentación
, p
de trabajo en la empresa
Se trata de
una aplicación
Datos
Retos
una aplicación
online que nos
facilita el
análisis delTécnicas
Herramientas
Cierre
análisis del
tiempo de
trabajo y en
quéCierre qué
aplicaciones lo
ocupamos.
Además nos ayuda a definir proyectos y definir los tiempos de los mismos de
forma sencilla, o bloquear aplicaciones mientras estamos trabajando para que
no nos distraigan y mantengamos la concentración.
no nos distraigan y mantengamos la concentración.
https://www.rescuetime.com/

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Nuestra timeEdition, gestión de tiempo y de tareas
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Más que un programa
para auditar de forma
automática el tiempo
Datos
Retos
que pasamos delante
de nuestro ordenador
o en qué estamos
Técnicas
Herramientas
Cierre
trabajando combina
un temporizador con
gestor de tareas.
Cierre
Se trata de ir
añadiendo para
quién estamosquién estamos
trabajando y en qué
proyecto o tarea lo
estamos haciendo.
http //www timeedition com/
http://www.timeedition.com/

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Presentación
Alguien se ufanó ante UNAMUNO:
Datos
Retos “Yo duermo menos que usted”.
Si replico Don Miguel pero yo cuandoTécnicas
Herramientas
Cierre
Si, replico Don Miguel, pero yo, cuando
estoy despierto, estoy más despierto
que usted”Cierre
que usted

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Presentación
PlanificarPlanificar programarprogramar ejecutarejecutar
Datos
Retos
El uso del tiempo solo es importante cuando existen objetivos que
alcanzar. La mayoría de las personas presta poca atención a los
Técnicas
Herramientas
Cierre
objetivos. Simplemente va respondiendo a los hechos de cada día;
o reacciona en función de las demandas y las presiones de las
personas que nos rodean.Cierre
Definir ObjetivosDefinir Objetivos Definir las
actividades o tareas
Definir las
actividades o tareas
Diseñar un plan de
acción
Diseñar un plan de
acción
• Que?
actividades o tareasactividades o tareas
• Cómo
acciónacción
• Cuando?

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Nuestra Planificar Programar
Agenda
para Hoy
Presentación
g
Antes Después
Definir qué hay que hacer.
Decidir cuando se hace.
Asignar recursos
Datos
Retos
Asignar recursos.
Consejos útiles:
Técnicas
Herramientas
Cierre
‐ Preparar un programa de trabajo antes de iniciar la jornada,
dedicándonos a actividades elegidas deliberadamente y no reaccionando
a lo que va presentándose.
P l ti id d f ió d l bj ti lCierre ‐ Programar las actividades en función de los objetivos, pues lo que
cuenta son los resultados, no las actividades.
‐ Agrupar asuntos y temas relacionados. Se cortara el tiempo para
atenderlos y ayuda a la concentración (Enfoque)atenderlos y ayuda a la concentración (Enfoque).
‐ Asignar a cada actividad un tiempo no excesivo, porque al final las cosas
llevan más tiempo del deberían.
‐ Liberar algún tiempo
‐ Liberar algún tiempo .

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TRAMPAS EN EL CONTROL DE
NUESTRO TIEMPO
Datos
Retos
NUESTRO TIEMPO
•El excesivo PERFECCIONISMO
•No saber decir NoTécnicas
Herramientas
Cierre
No saber decir No
•Estar muy ocupado (recordemos el cuento de
los dos leñadores…)Cierre
•Dejar las cosas importantes para luego
•La adicción al trabajo
L “ it ió d l i ” “l i l i•La “excitación del riesgo”: “la prisa suele servir
para ahorrar minutos…….después de haber
malgastado horas”
malgastado horas

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LADRONES DE NUESTRO
TIEMPO‐ Visitas ‐ Visitas
Datos
Retos
TIEMPO
Los ladrones de
tiempo son esa
suma de
inesperadas. inesperadas.
‐ Reuniones. ‐ Reuniones.
Técnicas
Herramientas
Cierre
suma de
imprevistos que
nos resta
minutos e
‐ Papeleo y
lectura.
‐ Papeleo y
lectura.
Cierre minutos e
incluso horas de
trabajo efectivo.
Detectarlos nos
‐ Desorden. ‐ Desorden.
‐ Comunicación ‐ Comunicación Detectarlos nos
ayudará a
combatirlos
ineficaz. ineficaz.
‐ Escasa disciplina
personal.
‐ Escasa disciplina
personal.

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Nuestra
DECALOGO DEL USO DE TIEMPOAgenda
para Hoy
Presentación
DECALOGO DEL USO DE TIEMPO
1 DECIDE A DONDE QUIERES IR d i t bj ti
Datos
Retos
1. DECIDE A DONDE QUIERES IR, es decir, tus objetivos
2. PLANIFICA TUS ACTIVIDADES para llegar allí
3. ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO
ÁTécnicas
Herramientas
Cierre
4. COMIENZA POR LA MÁS IMPORTANTE
5. SIGUE TU PROGRAMA, salvo que surja algo más
importante.Cierre
6. HAZLO YA, no lo dejes para luego
7. CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO
8. ACABA LO QUE COMIENCES8. ACABA LO QUE COMIENCES
9. HAZ EL MEJOR USO DE TU PRÓXIMO MINUTO
10. TOMATE TIEMPO PARA TI MISMO; desarróllate,
disfruta vive
disfruta, vive.

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para Hoy
Presentación
POR QUE EL TIEMPO PASA MAS RÁPIDO…
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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Agenda
para Hoy
Presentación
POR QUE EL TIEMPO NO SE DETIENE…
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
CierreCierre

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para Hoy
Presentación
Adiós, tiempo
Datos
Retos
Técnicas
Herramientas
Cierre
Luis Biedma
Cierre
Lo que más me angustia de existir, es el paso del tiempo. En lo que me lleve
escribir este pensamiento, se habrán consumido sesenta segundos que ya
nunca volverán. Mientras discurro, un minuto de mi vida se está
marchando para siempre, o para nunca, quien sabe. Adiós, tiempo. Te
llevas contigo parte de mi historia, unos cuantos latidos de mi corazón, y
algún que otro miedo que hace un minuto no quería, pero por el que ahora
lo daría todo.

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Agenda
para Hoy
Presentación
La vida hecha del
tiempo o La vida y
Datos
Retos
p y
el desperdicio del
tiempo
Técnicas
Herramientas
Cierre
p
Cierre

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Presentación "¿Amas la vida?
Datos
Retos
¿Amas la vida?
No desperdicies
el tiempo porqueTécnicas
Herramientas
Cierre
el tiempo porque
es la sustancia de
que está hecha."Cierre
Benjamin Franklin.
que está hecha.

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Alberto Gómez TorresAlberto Gómez Torres
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E-mail: agomez@unitecnologica.edu.co / agomez@alemgoto.com
Teléfono de contacto: 3002136294

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