La ofimática comprende herramientas informáticas como procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones que facilitan y mejoran las tareas administrativas en las empresas. El uso de estas herramientas agiliza el trabajo cotidiano, permite crear bases de datos avanzadas y realizar un mejor control de ingresos y gastos.

1. IMPORTANCIA DE LAS
HERRAMIENTAS
OFIMATICAS EN UNA
EMPRESA.
Elaborado por : Harold ramos Berrio

2. La importancia de la ofimática
en las empresas.
 Durante años, tener conocimientos de ofimática fue casi
imprescindible para trabajar en el mundo de la
administración y las finanzas. Actualmente, este
requisito no ha perdido importancia para los
reclutadores de trabajo, pero no es tan demandado
porque se presupone que muchos de los candidatos ya
tienen un manejo fluido de estas aplicaciones
informáticas, aunque en la gran mayoría de los casos
esto no sea cierto y los candidatos sólo sepan utilizarlas
de manera superficial.

3. ¿Qué es la ofimática?.
 La ofimática es un conjunto de aplicaciones y
herramientas informáticas que se utilizan en funciones
administrativas para optimizar, automatizar y mejorar
los procedimientos o las tareas.

4. La importancia de la ofimática
en las empresas.
 Agiliza el trabajo cotidiano
 Los programas de ofimática realizan una gran cantidad
de tareas que permiten ahorrar tiempo y dinero a los
empresarios. Presentaciones, cálculos, crear bases de
datos y un gran número de posibilidades que facilitan el
trabajo en miles de oficinas diariamente.

5. Múltiples aplicaciones.
 Muchos piensan que los programas de ofimática sólo
están destinados a los secretarios y secretarias, pero
esto no es cierto. Todos los miembros de una misma
oficina, con diferentes tareas, pueden beneficiarse de
estos programas, para la creación de informes, creación
de listados de datos o para crear documentos con
información importante, entre otros.

6. Beneficios de la utilización de la
ofimática.
 Creación de bases de datos avanzadas
 Herramientas como Access permite la creación de bases
de datos de clientes, proveedores ,étc y, además, se
pueden hacer de manera avanzada.

7. Control de ingresos y gastos.
 Para llevar un control de toda la contabilidad de la
empresa, es muy importante crear este tipo de
documentos que pueden realizarse en programas como
Excel.
 También podrás realizar otras funciones como: control
de la agenda, gestión de tareas y de contactos,
presentaciones gráficas o gestión y organización de
stock, entre otros.

8. ¿QUE ES ?.
 La ofimática comprende al conjunto de herramientas,
técnicas y aplicaciones que tienen la función
de facilitar, optimizar y mejorar las tareas relativas a
la oficina.
 En la medida que la mayoría de los trabajos que se
realizan en las sociedades occidentales se organizan en
forma de oficinas, todo un edificio teórico se ha
organizado para poder optimizar los tiempos y la
distribución de tareas dentro de ese espacio: la esencia
está en la utilización de procesos informáticos,
haciendo al concepto un acrónimo compuesto por
ambas palabras: ‘ofi’ (oficina) – ‘mática’ (informática).

9. ¿Para qué sirve?.
 El proceso de ofimática se basa en la creación, manipulación,
transmisión y almacenamiento de la información necesaria en la
oficina.
 Es sabido que en la actualidad lo más útil a esos efectos es utilizar
redes informáticas, que necesitan tanto una estructura
de software (redes internas, programas para la comunicación entre
diferentes partes de la oficina) como una
de hardware (computadoras, impresoras, escáneres conectados
media una red de área local, teléfonos y equipos de fax).
 La comunicación por la vía informática permite compartir en forma
mucho más veloz y eficiente lo que antes estaba completamente
mediado por la habilidad manual, transformándose a partir de la
generalización de las computadoras en una cuestión de segundos.

10. Historia de ofimática.
 La ofimática se desarrolló fundamentalmente a partir de los años setenta, en
los que la oficina se comenzó a comprender como un espacio del que sus
condiciones determinaban en gran medida el producto del trabajo.
 El reemplazo de las máquinas de escribir por las herramientas de
procesamiento de texto, además de ahorrar una gran cantidad de espacio,
fue haciendo que todo proceso que involucrara la escritura se volviera mucho
más eficiente.
 En el mismo sentido, muchas actividades que antes se realizaban en forma
manual, comenzaron a automatizarse dependiendo cada vez en menor
medida de la acción humana.
 Actualmente, las organizaciones toman como indispensable la existencia de
mecanismos automatizados y eficientes de comunicación. El intercambio de
información, la gestión de documentos administrativos, el tratamiento de
datos numéricos y la planificación de reuniones así como la administración de
los cronogramas de trabajo parece imposible de realizarse en ausencia de los
procedimientos informáticos de oficina, lo que se pone de manifiesto muchas
veces cuando en las empresas se producen problemas de acceso a la
electricidad o a Internet: es tal la dependencia, que en ausencia de esos
servicios la actividad se paraliza por completo.

11. Paquetes de ofimática.
 Existe una gran cantidad de paquetes de ofimática,
también denominados Suites que habitualmente son
realizados por los mismos desarrolladores de los
sistemas operativos.
 Actualmente la mayoría de las organizaciones utiliza el
sistema de Microsoft Office, pero algunos otros
desarrollos se destacan por cumplir alguna función de la
que Office no se encarga con éxito: OpenOffice, Sun
StarOffice, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect o
AppleWorks, estas últimas relativas a sistemas
operativos alternativos a Windows.

12. Ejemplos de herramientas de
ofimática.
1. Procesamiento de textos.
2. Desarrollo de hojas de cálculo.
3. Herramientas de presentación multimedia.
4. Bases de datos.
5. Equipos de Fax.
6. Calculadoras.
7. Teléfonos.
8. Impresora.
9. Programas de E-Mail
10. Softwares de programación.
11. Presentaciones multimedia.
12. Programas de correo de voz.
13. Programas de mensajería instantánea.
14. Herramientas de reconocimiento de voz.

13. Procesamiento de textos.
 Un procesador de texto es una aplicación informática
que permite crear y editar documentos de texto en una
computadora. Se trata de un software de múltiples
funcionalidades para la redacción, con diferentes
tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de
párrafos, efectos artísticos y otras opciones.

14. Desarrollo de hojas de
calculo.
 La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin
y se llamó VisiCalc. Actualmente y en su forma más
tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer
bases de datos numéricos, operaciones
de cálculos entre celdas, informes y representaciones
en gráfico de torta, barras y otros.

15. Herramientas de presentación multimedia.
 Prezi.
 Keynote.
 Brainshark.
 Knovio.
 PowToon.
 VisualBee.
 SlideRocket.
 SlideSnack.

16. Base de datos.
 Una base de datos es un conjunto
de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
En este sentido; una biblioteca puede considerarse
una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados
para su consulta.

17. Equipos de fax.
 Un fax es un sistema de transmisión de datos, escritos o
gráficos por vía telefónica. Se llama fax o facsímil a un
dispositivo tecnológico muy popular en las últimas
décadas del siglo XX que permitía transmitir
documentos, textos y otros datos a través de una línea
telefónica generando una telecopia.

18. Calculadoras.
 Una calculadora es un dispositivo que se utiliza para
realizar cálculos aritméticos. Aunque
las calculadoras modernas incorporan a menudo un
ordenador de propósito general, se diseñan para
realizar ciertas operaciones más que para ser flexibles.

19. Teléfonos.
 Un teléfono es un aparato que permite transmitir
sonidos a distancia mediante señales eléctricas. Fue
inventado en 1871 por Antonio Meucci, aunque el
primero en patentarlo fue Alexander Graham Bell, en
1876.

20. Impresora.
 Una impresora es un dispositivo periférico de salida, del
ordenador que permite producir una gama permanente
de textos o gráficos de documentos almacenados en un
formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos,
normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o
tecnología láser (con tóner).

21. Programas de e-mail.
 El correo electrónico (también conocido como e-mail,
un término inglés derivado de electronic mail) es un
servicio que permite el intercambio de mensajes a
través de sistemas de comunicación electrónicos. ...
Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a
destino gracias a la existencia de una dirección.

22. Softwares de programación.
 Software de programación: Es el conjunto de
herramientas que permiten al programador desarrollar
programas de informática, usando diferentes
alternativas y lenguajes de programación, de una
manera práctica. Incluyen en forma básica: Editores de
texto. Compiladores.

23. Presentaciones multimedia.
 Las presentaciones multimedia o diapositivas
informatizadas son documentos informáticos que
pueden incluir textos, esquemas, gráficos, fotografías,
sonidos, animaciones, fragmentos de vídeo… y que
pueden visionarse una a una por la pantalla del
ordenador como si de una proyección de diapositivas se
tratara.

24. Programas de correo de voz.
 Un sistema de correo de voz es un sistema centralizado
utilizado en las empresas para el envío,
almacenamiento y recuperación de mensajes de audio,
tal como lo hace un contestador automático en el hogar.

25. Programas de mensajería
instantánea.
 La mensajería instantánea (conocida también en inglés
como IM) es una forma de comunicación en tiempo real
entre dos o más personas basada en texto. El texto es
enviado a través de dispositivos conectados a una red
como Internet.

26. Herramientas de
reconocimiento de voz.
 Un sistema de reconocimiento de voz es
una herramienta computacional capaz de procesar la
señal de voz emitida por el ser humano y reconocer la
información contenida en ésta, convirtiéndola en texto
o emitiendo órdenes que actúan sobre un proceso