Hoja de calculo excel

Instituto de Formación Profesional Fundamentos de Microsoft Excel 0
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
LO MEJOR DE OFFICE
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La Hoja de cálculo es un programa que permite realizar operaciones matemáticas, de la misma manera en
que trabaja la más potente calculadora, además permite organizar y realizar gráficos estadísticos con
los resultados obtenidos. Las cuentas del hogar y la oficina no tendrán ningún secreto para cualquier
usuario que conozca las características básicas de Excel. En este modulo aprenderás a utilizar esta
fabulosa planilla de calculo, sabrá como se organizan los datos en filas y columnas.
Para construir una hoja de cálculo deberá crear
 Títulos
 Encabezados
 Etiquetas
y luego introducirá los números. Por último indicará por
medio de formulas los cálculos que desee realizar y la hoja
de cálculo lo realizará por Ud.
Las hojas de cálculo poseen un amplio campo de aplicación
y pueden ser adaptadas prácticamente a cualquier necesidad
particular. A manera de ejemplo, se lista a continuación
varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo:
 Liquidación de salarios
 Preparación de presupuestos.
 Conciliación de cuentas bancarias.
 Elaboración de facturas.
 Cálculo de impuestos.
 Mantenimiento de un directorio telefónico.
 Gráficos estadísticos
 Control del resultado de las evaluaciones de los alumnos de un curso ( colegio, escuela, universitario, etc.)
 Ventas mensuales, alquileres etc.
Los cálculos con lápiz, papel y calculadora pueden ser aburridos!!
Si algún dato cambia o si Ud. Desea intentar un método distinto, es
necesario volver a escribir, sumar y organizar todo de nuevo.
Con una hoja de cálculo dígale adiós a la jungla de las cuentas!
Con ella usted llegará a la última línea con mayor rapidez y exactitud.
Introduzca su información solo una vez...
y este programa lo hará todos los cálculos que usted pida.
Posee funciones financieras, estadísticas y científicas y lo podrá utilizar...
Para esto, los valores pueden disponerse en diferentes posiciones , que
recibe el nombre de celdas, todas las fórmulas que hacen uso del valor de la
celda modificada ,
son recalculadas automáticamente.
Después de introducir la información en las filas y en las columnas de una
hoja de cálculo, podrá:
 Insertar fórmulas para que efectúe cálculos automáticamente.
 Como: SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO VALOR, MINIMO VALOR,
CONTAR, VALOR VERDADERO, FILTRAR INFORMACIÓN Y
MUCHO MAS !
 Analizar información mediante la elaboración e impresión de gráficos.
 Modificar la presentación de la hoja de cálculos con diferentes estilos de
fuente y formatos.

Para crear una hoja de cálculo, lo primero que debe hacer es escribir información en celdas; las celdas están formadas
por la intersección de filas y columnas. La información puede ser texto, números, fechas u horas.
Cuando esté listo para calcular una fila o una columna, escriba una fórmula. Si tras haber introducido la fórmula,
modifica la información de las celdas a las que hace referencia, la fórmula se calculará de nuevo automáticamente y le
proporcionará un nuevo valor.
Toda columna en la hoja de cálculo está identificada por una letra y cada fila esta identificada por un número
Si las condiciones cambian o si Ud. desea especular sobre lo
que podría suceder , solo tiene que cambiar los números.
y la hoja de cálculo realizará todos los cálculos de nuevo.
Una vez que la hoja de cálculos este como Ud. desea, podrá
imprimirla o crear gráficos con ella.
Cuando la información en una hoja de cálculo se cambia, los
gráficos cambiarán automáticamente!!
Con una hoja de cálculos puede crear varios tipos de
gráficos diferentes...
 BARRA
 SECTORES
 CINTAS
 LÍNEAS PARALELAS
 Y OTROS.
Quizás la característica más atractiva de todas sea el
que usted puede compartir información fácilmente con
otras herramientas.
Por ejemplo, puede poner un gráfico en un documento
del procesador de textos.
Extraer un listado de la base de datos a una hoja de
cálculos o en un procesador de textos.

El MICROSOFT EXCEL Es una de las hojas de cálculos de mayor éxito en el mercado por su facilidad de
manejo para cualquier tipo de usuario. Se lo conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de cálculos y entre sus
principales funciones incorpora el manejo de:
 Fórmulas y funciones
 Bases de datos
 Auto formato de tablas
 Gráficos
 Imágenes
 Objetos, entre otros
EL MICROSOFT EXCEL tiene la capacidad de intercambiar entre otras aplicaciones
sin importar el fabricante
Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos
sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones de origen ahorrando tiempo y
creando productos de altísima calidad .
Inicie el computador cargue el Windows, luego debemos buscar el icono
de Microsoft Excel que puede estar en el grupo Microsoft Office .
Haga clic en el botón INICIO ,
elegimos todos los Programas , MICROSOFT OFFICE
y luego clic en EXCEL
En cualquier caso se debe buscar una icono igual al que aparece a
continuación:
Posicione el ratón sobre el icono haga doble clic y Microsoft Excel se iniciará listo para utilizarse.
Este icono sirve para cargar el programa de Excel.

Al iniciar Microsoft Excel para Windows automáticamente se genera un nuevo libro de trabajo en blanco en la pantalla
principal que aparece y es similar a la que se muestra a continuación:
Esta ventana contiene los elementos tradicionales de cualquier ventana de una aplicación Windows, como son la barra de título, la
barra del menú, los botones de maximización y minimización, y la barra de desplazamiento adicionalmente posee otros elementos
que son propios de Excel como la barra de herramientas, la regla y la línea de estado .
En particular la parte más importante de la ventana de Excel es la zona rectangular grande que se encuentra en el centro de la
ventana , esta es la zona en la que Excel despliega el contenido de la hoja , inicialmente ésta área se presenta vacía .
Los archivos de Excel reciben el nombre de libros. Cada uno de estos se componen de varias Hojas; cada Hoja contiene hasta 65536
Filas y 250 columnas abarcando así un volumen de datos grandioso.
Esto facilita el trabajo, además podemos
acceder a los datos más rápidamente,
por ejemplo si tenemos un libro
correspondientes a los salarios de los
empleados de una firma; y queremos
acceder a la liquidación de salarios del mes de enero, vasta con dar un clic en la
hoja correspondiente a enero del 2000.
En un libro se puede almacenar los salarios correspondientes a un determinado
año, en otro libro las ventas mensuales y en otro podrían ser los alquileres, etc.
cada libro puede contener un tipo de información clasificada.
Para acceder a ellas solo tendrá que pulsar sobre la lengüeta asociada a la
planilla.
Hojas del Excel
Para cambiar el nombre de las hojas se
pulsa el botón derecho sobre la hoja y
se escribe el nuevo nombre observe el
ejemplo.

La siguiente figura señala los elementos en la ventana de Excel :
Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras. Las filas se disponen de
forma horizontal y se identifican con números . A la intersección de una columna y fila se le denomina celda . Las celdas se
denominan según sus posiciones en la filas y columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama
referencia de celda . Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1. La que se encuentra una fila
por debajo de A es A2 y así sucesivamente.
Las barras de herramientas se encuentran localizadas debajo de la barra de menús. Cuando se carga el programa Microsoft Excel ,
aparece la barra de herramientas Estándar y la barra de herramientas Formato.
Estas barras contienen botones con dibujos que están relacionadas con comandos para la elección de ordenes que permiten agilizar el
trabajo con Excel .
Existen varias barras de herramientas en Microsoft Excel , cada una de los cuales pueden estar a la vista o bien quedar ocultas
dependiendo de las necesidades del momento .
Tómese unos instantes para familiarizarse con los botones existentes en la barra de herramientas estándar; si pulsa accidentalmente
un botón puede pulsar la tecla Escape .
Coloque el puntero sobre una de las herramientas, espere unos instantes aparecerá inmediatamente el nombre de la herramienta, fíjese
en la parte inferior de la pantalla aparece la descripción del botón.
Las instrucciones de este material resaltan el uso de la barra de herramientas como el método más eficaz para la mayoría de las
operaciones básicas de Microsoft Excel.
Barra de Menú
Barra de herramientas
Estándar
Celda
Columnas
Filas

La primera fila de botones , justamente debajo de la barra de menús de Microsoft Excel, es la barra de herramientas
Estándar. Esta barra de herramientas cuenta con botones para la activación de las funciones utilizadas con mas
frecuencia en el programa .
En la siguiente ilustración pueden verse identificados algunos botones de la barra de herramientas Estándar.
La barra de herramientas de Formato ( Situada justamente debajo de la barra de herramientas Estándar ). Permite realzar
el aspecto del texto en el documento, incluyendo el estilo y tamaño de los caracteres; por lo general , es mucho mas
rápido pulsar un botón de una barra de herramientas que seleccionar la orden correspondiente en los menús.
La siguiente figura muestra la barra de Formato identificando sus botones.
Nuevo Guardar Ortografía Cortar Pegar Deshacer Ordenar en forma Inserta la barra
Imprimir Ascendente de Dibujo
Abrir Correo Visualización Copiar Rehacer Asistente de Zoom
Electrónico Preliminar Auto suma Gráficos
Ayudante
Tamaño de Fuente Negrita Subrayado Millar Disminuir
Centrado decimal
Cursiva Alineación a la Porcentaje
Izquierda
Aumentar
decimal
Tipo fuente

Con Excel, es fácil introducir información dentro de una hoja y poder cambiar, suprimir y añadir dicha información. No
tiene por que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo ha hecho en
forma correcta. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos mas tarde. Cada archivo de Microsoft Excel es un
libro de trabajo con varias hojas que pueden intercambiar información entre si fácilmente e introducir rápidamente datos
entre en ellas. Puede organizar las hojas de un libro de trabajo y ponerles un nombre para poder localizar rápidamente la
información que necesita.
En esta lección aprenderá como :
 Introducir datos en una hoja - Abrir y guardar un archivo - Trabajar con libros de trabajo.
Suponga que desea transcribir la siguiente planilla usando la hoja de cálculo Excel :
NOMBRE APELLIDO SUELDO VALE BONIFICACION I.P.S. TOTDESCUENTO TOTACOBRAR
RICARDO ACOSTA 875000 65000 85400
EVER RAMIREZ 950000 45000 75000
FELIPE MEZA 650000 30000 54000
ANDRES ORTIZ 755000 85000 65000
JOSÉ BENITEZ 960000 150000 40000
LUIS MENDEZ 1200000 55000 25000
PAOLA GOMEZ 550000 65000 125000
PABLO AYALA 685000 75000 63000
MARIA ALVAREZ 750000 35000 50000
CARLOS LOPÉZ 980000 86000 78000
VIVIANA GAUTO 360000 25000 450000
RAMÓN PORTILLO 645000 45200 850000
JUAN CARRY 1450000 352000 100000
PEDRO MARTINEZ 865000 45200 75000
NELSON CASTILLO 480000 150000 30000
DEMI MOORE 580000 65000 65000
FABIOLA ALCARAZ 630000 45800 36000
NOELIA ALVAREZ 752000 25000 62000
GUSTAV MENDOZA 465000 125000 65000
JUSTO VALVUENA 550000 42000 36000
HECTOR GODOY 2500000 350000 42500
Área de entrada:
El área de entrada es la parte de la hoja de cálculo que permite introducir o modificar datos en una celda. El área de
entrada se ubica en la parte superior o inferior del área de las celdas. En el caso de Excel, está en la parte superior de las
celdas, como se muestra en la siguiente figura:
Cuando se modifica el contenido de una celda, el mismo aparece en el área de entrada.
Puede introducir texto, números y fórmulas en cualquier celda de una hoja. Seleccione simplemente una celda y luego
introduzca . Comenzará la hoja con su Liquidación de salarios del mes de Enero , introduciendo texto en la columna A
para poner rótulo a las filas de su hoja de Liquidación . Pondrá titulo a las filas con descripciones como Nombre ,
Apellido, Sueldo, Vale , Bonificación, I.P.S. , Total Descuento y Total a Cobrar . Así sucesivamente tal como se observa
en el modelo de arriba. Cuando ponga título a sus hojas, usted y otros podrán comprender el objetivo , la lógica y las
suposiciones de su hoja haciendo que sus hojas sean más fáciles de usar.
Cualquier cosa que introduzca aparece en la celda activa y en la barra de fórmulas .
Puede cancelar la entrada, pulsando ESC. Si comete un error mientras introduce datos en una celda, puede utilizar la
tecla RETROCESO o las teclas de dirección para mover el punto de inserción .
CYBERTRONIC S.A.
LIQUIDACION DE SALARIOS DEL MES DE ENERO

Para escribir el titulo puede utilizar el cuadro de texto y luego podrá modificar el color de fondo y el color del texto.
También podrá modificar el estilo de fuente y el tipo de la fuente.
Cuando introduzca los títulos de fila, las entradas largas ocuparán otras columnas o se truncarán si la columna siguiente
ya está ocupada aun cuando estén contenidas en la columna B. puede corregir esto cambiando el ancho de la columna.
Para comenzar a escribir en la hoja proceda de la siguiente forma:
1. Comience por Escribir el Titulo para ello deberá abrir un cuadro de texto y escribirá LIQUIDACION DE
SALARIOS DEL MES DE ENERO .
2. Luego haga clic en la celda A8 escriba NOMBRE , luego pulse la flecha a la derecha o ENTER (puede utilizar
TAB para desplazarse de izquierda a derecha.
3. Seleccione la celda B8.
4. Escriba APELLIDO y luego pulse ENTER
5. Seleccione la celda C8 escriba SUELDO
6. Escriba la planilla con todos los campos que contiene la muestra de la LIQUIDACIÓN DE SALARIOS.
7. Cuando termine de escribir los campos posicionese en la celda A9 allí comenzará a introducir los datos para la
planilla. Copie todos los datos dejando vacíos el I.P.S. El Total Descuento y el Total a Cobrar.
8. Su hoja deberá ser como la siguiente:
Ajuste de tamaño del documento
También puede ajustar la escala de presentación del documento para conseguir ver la totalidad de la hoja en la pantalla.
Ajuste el modo de visualización del documento para ello; pulse clic en el cuadro desplegable Zoom que se encuentra en
la barra de herramientas Estándar.
Seleccione 25%
Para ajustar el tamaño de las celda se
posiciona entre las celdas que desee
ampliar y cuando el apuntador adquiera
esta forma arrastrar para ajustar al
tamaño deseado.
Zoom: Aumenta y disminuye la visualizacion del documento.
Con éste porcentaje le permitirá visualizar la totalidad de la hoja.

Cambiar el aspecto del texto
Si ya conoce Word , las modificaciones del formato
del texto en Excel son las mismas.
Color de Relleno
Estilo de fuente: Excel incorpora los estilos
típicos de fuente: Negrita, cursiva, subrayado.
En el menú Formato de Celdas encontrará
Para acceder a la opción formato de fuentes
deberá hacer clic en el menú Format luego
Celdas – elija la carpeta Fuentes.
Allí seleccione los estilos y tipos de fuente
que desee para terminar clic en Aceptar.
En Bordes podrá modificar el grosor del borde
y aplicar color de relleno a las celdas es muy
útil para resaltar parte de la planilla.
Es importante darle un aspecto atractivo a la planilla de
calculo, teniendo en cuenta que en muchas ocasiones
contiene una cantidad inmensa de datos y resultados. Que
podrían confundir un poco, por ello aplicarles colores es
fundamental.
La opción color de relleno permite aplicar colores a la
planilla.

Guardar una hoja de cálculo
Guarde una hoja de cálculo de Excel que haya creado y editado. En Excel, cuando interrumpe el trabajo o cierra el programa, debe "Guardar", de
lo contrario, perderá el trabajo. Al "Guardar", la hoja de cálculo se almacena como un "archivo" en el equipo. Más tarde, puede abrir el archivo,
modificarlo e imprimirlo.
Para guardar una hoja de cálculo siga estos pasos.
1. Haga clic en (botón Guardar).
Haga clic en en la Barra de herramientas de acceso rápido.
2. Especifique la ubicación donde desea guardar la hoja de cálculo.
En el cuadro Guardar en especifique la ubicación donde desea guardar la hoja de cálculo. Se muestra la carpeta Mis documentos
seleccionada previamente.
Automáticamente, se especifica "Libro1" en el cuadro Nombre de archivo.
Para cambiar el nombre del archivo, escriba un nuevo nombre de archivo.
Haga clic en Guardar.
3. La hoja de cálculo se guarda como un "archivo".
El nombre de archivo en la barra de título cambia de "Libro1" al nombre de archivo guardado.
4. Compruebe la ubicación en la que se guardó el archivo.
Haga clic en (botón Inicio) y, luego, en Mis documentos.

Compruebe que el archivo guardado está en la carpeta Mis documentos.
Cerrar Excel
Para cerrar Excel siga estos pasos.
1. Haga clic en el botón de la parte superior derecha de la ventana Excel.
Haga clic en .
2. Excel se cerrará.

Qué hacer si aparece el mensaje "¿Desea guardar los cambios
efectuados en Libro1?"
Si realiza un cambio, aunque sea menor, en una hoja de cálculo y hace clic en , aparecerá un cuadro de mensaje similar al siguiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Sí. Para salir sin guardar los cambios, haga clic en No. Si hizo clic en por error, haga clic en
Cancelar.
Para crear un nuevo libro de trabajo . Una de las formas de hacerlo es ejecutar el comando Nuevo del menú Archivo, sin
embargo, usando la barra de herramientas Estándar, este proceso puede realizarse tan solo haciendo clic en el siguiente
botón:
Nuevo: Crea un nuevo documento.
El botón "Libro de trabajo nuevo" se encuentra en la barra de herramientas Inicio
Nota : Al hacer clic en el botón "Libro de trabajo nuevo" se abre un nuevo libro de trabajo basado en la plantilla
predeterminada. Para seleccionar otra plantilla guardada en el directorio de inicio o en el directorio de inicio
alternativo para que sirva como base de su nuevo libro de trabajo, elija el comando Nuevo.

Abrir una hoja de cálculo
Abra el archivo que acaba de guardar. Abrir el archivo le permite continuar con su trabajo.
Para abrir el archivo de hoja de cálculo, siga estos pasos.
Al hacer clic en (botón de Office) de Excel, el comando Abrir se muestra en el menú que aparece. Puede usar Abrir para abrir una hoja de
cálculo.
1. Haga clic en (botón de Office) y, luego, en Abrir.
2. Seleccione la hoja de cálculo que desea abrir y haga clic en Abrir.

Las formulas utilizan los valores de las hojas de cálculo para
analizar datos y realizar distintas operaciones, por ejemplo, sumas,
multiplicaciones y comparaciones.
 En esta lección aprenderá a sumar los datos de filas y
columnas, creando fórmulas sencillas y a denominar
rangos para hacer que las fórmulas y referencias sean
fáciles de comprender .
 Aprenderá a copiar formulas, y a totalizar columnas
utilizando el Autosuma.
Introducir fórmulas
Utilice una fórmula para calcular un nuevo valor a partir de los valores existentes en una hoja de cálculo. Cada vez que
cambie un número o una fórmula, Excel calculará y actualizará automáticamente la hoja de cálculo. Por ejemplo, si
escribe una fórmula que suma los valores de un grupo de celdas y a continuación, cambia uno de los números, Excel
actualizará el resultado de la fórmula.
Para escribir una fórmula en una celda
1 Haga clic en la celda donde desee que aparezca la formula.
2 Antes de empezar la fórmula, escriba el signo ( = ) o el signo ( + )
3 Escriba la fórmula.
Para nuestro ejemplo: Escriba =F8*9%
4 Pulse enter y el resultado de la fórmula aparecerá en la celda E3.
Cómo Sumar Filas Y Columnas Automáticamente.
Una de las tareas que probablemente realizará con más frecuencia en Microsoft Excel es sumar filas y columnas.
Para hallar el I.P.S.
1. Lo primero que hay que hacer es elegir la celda que será usada para introducir el valor del I.P.S.
Para este ejemplo, se selecciona la celda F8. ( La formula para el I.P.S. será Sueldo X 9% )
Basta con escribir la formula apropiada en la celda F8.
escriba =C8*9% y presione la tecla Enter
El contenido de la celda F3 se actualiza inmediatamente mostrando el resultado.
Las formulas comienzan siempre con el signo igual ( = ) o
el signo ( + ) para calcular el IPS la formula es Sueldo por
9% , escribiendo la letra de la columna y el numero de la
fila. Ejemplo: =C8*9%

Nótese que la celda F8 muestra un número en lugar de la fórmula. En realidad, la fórmula permanece almacenada en la
celda, sólo que en vez de mostrar la expresión, se muestra el resultado de la evaluación. El valor mostrado en este caso
corresponde a :
Luego calcule el Tot. A Cobrar: Allí se suman el sueldo + la Bonificación - el Tot de Descuento
La formula es Sueldo + Bonificacion – Total descuento
Posicione el cursor en la celda H8
escriba =C8+E8-G8 presione la tecla Enter
Una vez que tenemos terminada las formulas para la fila 8 podemos proceder a copiar las formulas para toda la columna.
Para copiar una fórmula en las demás celdas:
1º Seleccione la celda que contiene la fórmula y luego arrastre el controlador de relleno abajo hasta donde lo necesite.
2. la fórmula se copia automáticamente en las nuevas celdas.
En el ejercicio siguiente, copie la fórmula del I.P.S. , del Tot a Descuento y El Tot a Cobrar.
Para copiar la Fórmula del I.P.S.
1. Seleccione la celda F8.
2. Arrastre el apuntador del Mouse hasta la celda F22 y suéltelo.
La fórmula del I.P.S. se copia en las celdas F8: F22. Su hoja deberá ser como la siguiente:
El apuntador del Mouse debe
tener la forma de cruz negra
De la misma forma copie la formula del Tot
Descuento y del Tot A cobrar.
Una vez que haya terminado de copiar las
columnas deberá totalizar cada columna.
A continuación posicione el
cursor en la celda G8 en Total a
Cobrar
allí se sumará los descuentos
que sufre el empleado la
formula es VALE + I.P.S.
Escribir la formula.
=D8+F8 y presione la
tecla Enter.

Microsoft Excel nos proporciona una forma fácil para realizar operaciones matemáticas el botón Auto Suma de la barra
de herramientas Estándar crea automáticamente una fórmula para sumar las filas y columnas.
Para sumar automáticamente una columna posicione el cursor en la celda donde desee que aparezca el resultado haga clic
en Auto suma y presione Enter
Para sumar las columnas del I.P.S. proceda de la siguiente forma:
1. Seleccione la celda F23.
2. Pulse una vez el botón AutoSuma de la barra de herramientas Estándar.
El rango F8:F22 quedará marcado en un recuadro de líneas de punto, y una fórmula de sumar, =Suma(F8:F22)
aparece al pie de la columna donde esta el cursor.
Cuando haga clic sobre el botón Auto Suma aparecerá marcado
el rango que desea sumar su hoja deberá ser como la siguientes:
Pegar función
3. Pulse ENTER.
El resultado se introducen en la celda C23.
Aparece de inmediato.
Proceda a calcular los totales de las demás
columnas.
Los cálculos ya están listos ahora grabe la hoja
de trabajo.
Para ver como será impresa haga clic en el botón
presentación preliminar.
Puede utilizar Auto Suma para totalizar las filas o columnas de una planilla.
Este comando es sumamente útil para efectuar diferentes operaciones con los datos,
por ejemplo hallar el promedio el máximo valor y pruebas lógicas, contar datos etc.
Para acceder a esta opción haga clic en el botón pegar función en la barra de herramientas.
CATEGORÍA – Además de la lista de
todas las funciones o las utilizadas
recientemente, el cuadre Categorías las
muestra clasificadas por el tipo de datos
y operaciones a los que se aplica.
SINTAXIS Y DESCRIPCIÓN
En la parte inferior de la ventana se muestra
una escueta descripción de la función
seleccionada y su sintaxis. Se puede
profundizar en ella mediante la ayuda. NOMBRE - Algunas funciones y sus
variantes figuran en varias categorías. El
nombre es otro indicativo del tipo de
operación que realizan y de su relación con
otras funciones similares.

Qué significa , esto en una celda ?
Con estos símbolos Excel expresa que no puede mostrar el numero, hora o fecha porque el numero es demasiado largo
para el ancho de la celda. Si se modifica suficientemente el ancho de la celda, el numero se verá normalmente.
Promedio, Máximo y Mínimo, algunas funciones habituales
Excel cuenta con innumerables funciones, por lo que explicarlas todas resultaría una tarea interminable. A continuación
se comentan las tres funciones estadísticas, que probablemente, mas utiliza un usuario de planilla de calculo. Es bueno
practicar con ellas a fin de poder en el futuro utilizar luego funciones mas complejas.
Formato de Celdas
Cuando los números aparecen con un formato diferente a lo que necesitamos los podemos cambiar en la opción Formato
de Celdas para acceder allí haga clic en el menú Formato, luego clic en Celdas, clic en la carpeta numero. Aparecerá un
cuadro de dialogo como el que se observa abajo, allí seleccione la categoría que desee.
Cuando la celda aparece con
formato fecha y usted desea el
formato de números normales
haga clic aquí en Numero.
PROMEDIO( C8: C34 )
PROMEDIO - Se utiliza para calcular la
media aritmética de una serie de valores. Se
encuentra en la categoría Estadísticas, bajo el
nombre de Promedio. Simplemente hay que
ejecutar la función con el asistente y seleccionar
el rango de celdas a promediar.
=MIN(C8:C34)
MINIMO - El procedimiento es exactamente
el mismo que para las otras dos funciones, sólo
que ésta calcula el valor mínimo de la selección
y se denomina MIN.
En la opción categoría: Podrá seleccionar
el tipo de Formato que desee.

Si desea ordenar su planilla en orden alfabético por apellido
haga clic en el titulo Apellido, luego clic en el botón Orden
Ascendente. Y la planilla quedará ordenada alfabéticamente,
y quedara como lo muestra la ilustración.
Ordenar los Datos
Para tener ordenado los datos se utilizan los comandos Orden ascendente y Orden Descendente, en la barra de
herramientas.
En Excel puede crear una fórmula con los contenidos de las celdas y mostrar los resultados en otra celda.
Cree una fórmula que calcule la cantidad total de cada tipo de gasto para crear un libro personal de cuentas.
Crear una tabla
Primero cree una tabla donde se incluirá la fórmula.
1. Escriba los mismos encabezados que se utilizan en un libro personal de cuentas, por ejemplo, "Comidas" y "Entretenimiento".
2. En la fila donde especificó los encabezados, seleccione Tabla en el menú Insertar para crear una tabla.
3. Establezca el formato de la celda donde se muestran las cantidades totales en Moneda. Este menú desplegable se encuentra en la
paleta Número de la ficha Inicio.
Para disminuir o aumentar los
decimales haga clic en los
botones de la barra de
herramientas.
Formas del
Apuntador.
El apuntador o
flechita puede
tomar varias
formas es
importante
saber que
función realiza
cada una de
ellas.

Fórmulas simples
Inserte una fórmula que calcule automáticamente los totales de cada uno de los gastos.
En este ejemplo, los gastos especificados en el libro personal de cuentas para cada día se agrupan por tipo, y se muestran los resultados.
1. Seleccione la celda donde desea insertar la fórmula.
Haga clic en la celda "Comidas".
2. Haga clic en Autosuma en la Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.
3. La fórmula se muestra en la celda "Comidas".
El rango de cálculo se reconoce automáticamente. En este ejemplo, se reconocen las dos columnas consecutivas junto a la columna
Comidas.

Sugerencia: ¿qué es la función SUM?
En Excel las "funciones" permiten aprovechar al máximo los valores escritos en las celdas. Hay funciones para insertar fórmulas,
funciones para obtener el valor máximo o el promedio de un rango seleccionado y funciones para contar cuántas veces
aparece un carácter específico dentro del rango seleccionado.
"SUM" es una función que permite obtener el total de los números del rango seleccionado.
4. Arrastre para seleccionar "Comidas" en la tabla original.
5. La fórmula se muestra en la celda "Comidas".
6. Presione la tecla Entrar.
Se muestran los resultados del cálculo.
7. Inserte de la misma manera una fórmula mediante "Autosuma" para los otros elementos.

QUE SON LOS GRAFICOS?
Los gráficos son representaciones visuales de la información contenida en una hoja de cálculo. Cuando se crea un
gráfico, se presentarán los números de la hoja de cálculo como líneas, barras, marcadores o sectores en el gráfico,
facilitando tanto el análisis y la interpretación de los números de una hoja de cálculo como la apreciación de sus
tendencias y distribuciones.
* Serie de datos
Una serie de marcadores de
datos del mismo color o
diseño en un gráfico,
correspondientes a una fila o
a una columna de valores
relacionados en la hoja de
calculo.
* Eje de Coordenadas
Línea que rodea los datos del gráfico. Proporciona un
marco de referencia para medir o comparar. Cuando se
representa un gráfico de líneas un balance año tras año, el
eje horizontal se destina a los años y el vertical a los
valores o cantidades. Excel adaptará las proporciones del
gráfico según el mayor valor existente.
TITULO DEL GRAFICO –
Permite identificar el contenido o la
idea global del gráfico.
* Leyenda
Una clave que identifica los diseños, colores o
símbolos asociados con cada serie de datos en un
gráfico. Permite tener una referencia
prácticamente inmediata acerca de qué color está
representando a cada elemento que aparece en el
gráfico.
Cada gráfico puede tener los siguientes
elementos:

En Excel puede crear un gráfico a partir de los valores que escriba.
Cree un gráfico de columnas con los gastos de su libro personal de cuentas.
Crear un gráfico
1. Seleccione la tabla que desea convertir en gráfico.
Arrastre para seleccionar la tabla en la que se calcula cada uno de los gastos.
2. Haga clic en Cilindro agrupado desde Columna en Gráficos, en la ficha Insertar.
3.
Se muestra el gráfico de columnas.

Sugerencia: al insertar el gráfico, apareció una nueva ficha
Al insertar una ficha, aparece Herramientas de gráficos, y las fichas Diseño, Presentación y Formato se agregan automáticamente a la Cinta de
opciones. Los comandos que le permiten cambiar el tipo de gráfico y el diseño de gráfico se agrupan en la ficha Diseño. Los comandos que le
permiten especificar la posición de las etiquetas y establecer la visualización de las líneas de la cuadrícula se agrupan en la ficha Presentación. Los
comandos que le permiten modificar el texto y el tamaño del gráfico se agrupan en la ficha Formato.
Si hace clic fuera del gráfico que insertó, se ocultan las herramientas de gráficos. Para volver a mostrar las herramientas, haga clic en el gráfico.
Cambiar el contenido de visualización del gráfico
Cambie el nombre del eje horizontal del gráfico.
1. Seleccione el gráfico.
Se muestran las herramientas de gráficos.
2. Haga clic en Seleccionar datos en Datos, en la ficha Diseño de Herramientas de gráficos.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
3. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Haga clic en Editar en Etiquetas del eje horizontal (categoría).
Haga clic en la celda donde desea incluir el nombre del eje horizontal.
Haga clic en la celda que contiene "Gastos".

4. Se abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje.
Sugerencia: configurar el rótulo del eje
En este ejemplo, se especifica una celda para el nombre del eje horizontal, pero también es posible escribir directamente en Rango de
rótulos del eje.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
8. Cambia el nombre del eje horizontal del gráfico.

Existen tantas posibilidades de representar gráficamente conjuntos de datos, que sería imposible definirlas a todas en estas páginas;
pero en resumen, se puede decir que existen tres tipos de gráficos fundamentales: los de Barras, los Lineales y los circulares. La
ventaja de cada uno de ellos depende del tipo de información que quiera representar y los aspectos que quiera destacar.
Un gráfico de barras: Como su nombre
lo indica, en estos gráficos las cantidades se
reflejan mediante barras de mayor o menor
longitud. Estas barras pueden ser
tridimensionales o tener forma plana. De
una u otra forma, las barras representan los
totales, y cada segmento de barra, la
importancia que cada concepto representa en ellos. En la
contabilidad doméstica, estos gráficos son útiles para ver mes a
mes la evolución de las distintas partidas de gastos.
Un gráfico de líneas representa cada serie de valores en un gráfico con marcadores o puntos conectados por
una línea para demostrar tendencias.
Este tipo de gráfico es el más sencillo y
austero en aspecto, pues se configura con
líneas que enlazan varios puntos. Se utiliza
para comparar la evolución de varias
cantidades a lo largo del tiempo. En
nuestro caso podemos comparar la exportación agrícola en 5 años.
AMAZONA
NILOPARANÁ
PARAGUAY
RIOS MAS LARGOS
4- Seleccione el rango de los datos – Si lo hizo al
principio, aparecerá una ventana que le permitirá definir las
celdas que se emplearán para hacer el gráfico. Pulse el botón
Siguiente.
5-Opciones – En la pantalla siguiente podrá
definir el título del gráfico, el de los ejes de
coordenadas y variar la posición de la leyenda
Pulse Terminar.
Un gráfico circular representa una serie de valores como sectores, o
partes o porcentajes de un todo.
Existen múltiples variantes de este tipo de gráficos. De todos modos,
en ei modelo básico, las cantidades referidas a cada concepto están
representadas por los distintos segmentos de un círculo. De esta
manera, se puede apreciar la importancia asignada a cada rubro de
gastos según el tamaño de la porción que le corresponde en el
gráfico.
También puede incorporar una copia del gráfico a un documento del
Procesador de textos. Para más información acerca de cómo hacer
gráficos y una oportunidad de practicar, vea también ejemplos y
demos en la ayuda de Microsoft Excel para Windows.
2002 2003 2004 2005 2006
2002 2003 2004 2005 2006
2002
2003 2004
2005 2006

Antes de imprimir un gráfico, puede cambiar los márgenes, el tamaño o la orientación de página, revisarlo en
presentación preliminar , especificar impresora entre otros.
Para imprimir un gráfico
En la Barra de herramientas, haga clic en el botón "Imprimir" y elija las opciones que desee usar. O vaya en el menú
Archivo, luego Imprimir.
En unos instantes aparece el siguiente cuadro de dialogo es el mismo que apareció antes para imprimir la planilla.
Vista previa
Puede obtener una presentación preliminar de un documento de Excel para ver cómo quedará una vez impreso. Los
márgenes, encabezados, pies de página y saltos de página se muestran en sus posiciones respectivas. Es posible acercar
el texto (Zoom) para poder leerlo.
Para obtener una presentación preliminar de un documento antes de imprimirlo
1 Haga clic en el botón "Presentación preliminar" de la Barra de herramientas.
Botón "Presentación preliminar"
El documento aparecerá en la ventana de presentación preliminar
2 Para volver al documento, elija el botón "Cerrar".
-O-
Para imprimir el documento, elija el botón "Imprimir".
Zoom para acercar una página en la presentación preliminar
1 Haga clic una vez en la página preliminar para lograr un zoom del 50%.
Si hace clic de nuevo, logrará un zoom completo.
2 Para alejar la página, elija el botón "Zoom alejar".
Para desplazarse a otra página.
1 Para desplazarse a la página siguiente, elija el botón
"Siguiente".
2 Para desplazarse a la página anterior, elija el botón
"Anterior".
Para ver una muestra
de cómo saldrá en la
impresión
En numero de
copias puede
especificar la
cantidad de
hojas que desea
imprimir
Desde: Aquí se
especifica desde
que hoja hasta que
hoja se desea
imprimir.

Para crear gráficos proceda como se explico arriba
Para cada ejemplo crear 3 tipos de gráficos Modifique el color de relleno, el tamaño de la fuente, resalte lo mas posible el titulo
Verifique errores que pudiera tener, vaya a presentación preliminar Grave el gráfico, luego imprima el gráfico.
Ejercicio 1
Ejercicio 2
Ejercicio 3
Ejercicio 4
Ejercicio 5
Ejercicio 6
2010 2011 2012 2013 2014
SOJA 22000000 44000000 66000000 88000000 99000000
AALLGGOODDOONN 99000000 77000000 55000000 33000000 11000000
NILO 7200
AMAZONAS 5800
PARANÁ 2800
PARAGUAY 1800
Exportación agrícola en 5 años
RIOS MÁS LARGOS
GUTIERREZ 45%
PATIÑO 35%
AYALA 15%
OTROS 5%
ASUNCION 442 MM
CIUDAD DEL ESTE 380 MM
PEDRO JUAN CABALLERO 254 MM
ENCARNACION 180 MM
CASTELLANO 55%
GUARANI 25%
CASTELLANO GUARANI 15%
OTROS 5%
CANDIDATOS A INTENDENTE
LLUVIAS CAIDAS EN LAS PRINCIPALES CIUDADES
IDIOMAS HABLADOS EN VILLETA
JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
ALIMENTOS 700 800 850 870 1100 2200
BEBIDAS 1500 1800 1700 1750 2200 2800
JUGETES 800 1000 900 1000 1500 1900
VENTAS SEGUNDO SEMESTRE AÑO 2006

Para empezar una formula primero se escribe el signo ( = ) es igual ó es signo ( + )
TRANSCRIBIR LA SIGUIENTE PLANILLA LUEGO ESCRIBA LAS FÓRMULAS PARA EL I.P.S. , EL TOT
DESCUENTO Y EL TOTAL A COBRAR.; TOTALICE LAS COLUMNAS.
POR ULTIMO CAMBIE EL FORMATO DE LOS TÍTULOS AGREGANDO COLOR , TAMAÑO Y TIPO DE
FUENTE, OEDENE EN ORDEN ALFABETICO Y GRABE LA HOJA.
EMPRESA CYBERTRONIC S.A.
LIQUIDACION DE SALARIOS DEL MES DE ENERO
NOMBRE APELLIDO SUELDO VALE BONIFICACION IPS TOTAL DESC TOTAL A COB
RICARDO VALBUENA 875000 65000 85400
EVER RAMIREZ 950000 45000 75000
FELIPE MEZA 650000 30000 54000
ANDRES ORTIZ 755000 85000 65000
JOSÉ BENITEZ 960000 150000 40000
LUIS MENDEZ 1200000 55000 25000
PAOLA GOMEZ 550000 65000 125000
PABLO AYALA 685000 75000 63000
MARIA ALVAREZ 750000 35000 50000
CARLOS LOPÉZ 980000 86000 78000
VIVIANA GAUTO 360000 25000 450000
RAMÓN PORTILLO 645000 45200 850000
JUAN ZANABRIA 1450000 352000 100000
PEDRO MARTINEZ 865000 45200 75000
SIMON WHITE 480000 150000 30000
DENIS MARTINEZ 580000 65000 65000
FABIOLA ALCARAZ 630000 45800 36000
ZACARIAS PEREZ 750000 45000 36200
NOELIA ALVAREZ 752000 25000 62000
GUSTAVO MENDOZA 465000 125000 65000
JUSTO ACOSTA 550000 42000 36000
HECTOR GODOY 2500000 350000 42500
VALERIA DOLORES 280000 100000 50000
NORMA MIRANDA 360000 60000 80000
MIRNA LEIVA 465000 125000 63000
OSVALDO CHAMORRO 755000 36000 450000
VICTOR PEREIRA 950000 650000 155000
MIRIAN ZALA 450000 35500 86000
RAQUEL BRITEZ 550000 65000 32000
SOTELO GAMARRA 650000 120000 60000
JUSTINA MUÑOS 980000 320000 452000
OSVALDO GIMENEZ 465000 25000 42000
JUAN MENDOZA 450000 96000 25000
PEDRO LEDESMA 650000 85000 630000
ANTONIO SANCHES 720000 26000 45000
CARLOS PENAYO 550000 630000 30000
RAMON FLEITAS 3650000 45000 75000
Escriba la formula de los siguientes
ejercicios:
17+3=
8+2=
5*2=
5*2/6=

TRANSCRIBIR LA SIGUIENTE PLANILLA LUEGO ESCRIBA LA FÓRMULA PARA EL TOTAL.
LUEGO TOTALICE LAS COLUMNAS.
POR ULTIMO CAMBIE EL FORMATO DE LOS TÍTULOS AGREGANDO COLOR , TAMAÑO Y TIPO DE
FUENTE. GRABE E IMPRIMA LA HOJA.
CYBERTRONIC IMPORT - EXPORT
VENTAS DEL MES DE ENERO
CODIGO PRODUCTO PRECIO UNIT. CANTIDAD VENDIDA
P-700 PALA 17500 10
M-500 MACHETE 9250 16
A-100 ALAMBRE 72650 15
P-701 PASTILLA 20145 69
A-101 AZADA 18019 54
C-300 CUADERNO 3340 10
C-301 CLAVO 2210 157
R-800 REGLA 254 90
T-900 TENAZA 8558 28
C-302 CARRETILLA 15999 25
S-1000 SERRUCHO 7012 21
T-901 TEJIDO 5141 60
S-1001 SIERRA 5258 96
D-400 DESTORNILLADOR. 5012 39
B-200 BOLIGRAFO 530 96
C-303 CUCHARA 9650 36
B-201 BORRADOR 210 30
C-304 CARPETA 1500 58
B-202 BALDE 4012 75
T-902 TUERCA 560 27
M-501 MARTILLO 5400 13
P-703 PINTURA 72000 35
L-600 LIMA 5055 25
T-903 TORNILLO 510 63
L-601 LAPIZ 421 36
T-904 TEMPERA 345 20
P-704 PALA ANCHA 17500 19
M-502 MACHETE BELLOTA 9250 16
A-102 ALAMBRE DE PUA 72650 10
P-705 PASTILLA DE FRENO 20145 19
A-103 AZADA CON MANGO 18019 54
C-305 CUADERNO T/DURA 3340 10
C-306 CLAVO 5 1/4 2210 87
R-801 REGLA 40 CM 254 90
T-905 TENAZA CORTA 8558 28
C-307 CARRETILLA 15999 25
S-1002 SERRUCHO CORTO 7012 11
D-401 DESTOR. PLANO 5012 39
TOTAL

Responda a las siguientes preguntas:
¿Que es una hoja de cálculo?
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
¿ Describa para que consideraría útil el Excel en sus actividades cotidianas?
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Para que sirve este icono:?
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Señala estos elementos en la ventana de Excel :
Una hoja de cálculo consta de _ _ _ _ _ _ _ _ _ y _ _ _ _ _ _ _ _ .
Las columnas se disponen _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ y se identifican con _ _ _ _ _ _ _ _ _.
Las filas se disponen de forma _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ y se identifican con _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
A la intersección de una columna y fila se le denomina _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
¿ Cual es el nombre de la primera barra de herramientas de Microsoft Excel?
_ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
Los botones de esta barra de herramientas sirven para: ? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _
Si esta interesado en obtener un certificado reconocido por el MEC Ministerio de Educación y Culto, Lea el
reglamento interno Pagina 2 Nº5. También puede infórmese en secretaría sobre los requisitos.

La barra de herramientas de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ( Situada justamente debajo de la barra de herramientas Estándar )
Permite: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ __ _ ___ _ _ _
Y por lo general , es mucho mas rápido pulsar un botón de una barra de herramientas que seleccionar la orden
correspondiente en los menús.
¿Qué son los gráficos Estadísticos?
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Describa la función de estos botones:

DIRECCIÓN Y CONSULTAS TÉCNICAS Prof. ENRIQUE MEZA A.
E_Mail Cybertronic.cde@gmail.com Dirección en Internet www.cybertronic.com.py
REDACCION Prof. ENRIQUE MEZA A.
11 Edición año 2007 - Material didáctico de CYBERTRONIC.

Departamento de Enseñanza de Informática,
registro número OKO 1022195. CYBERTRONIC ®
LIBROS CONSULTADOS PARA LA ELABORACIÓN DE ESTE MATERIAL: “MICROSOFT Excel Paso a Paso“”
EDITORIAL Mc GRAW HILL. Curso Oficial de Microsoft
¨ Revistas referentes al tema¨ Dirección en Internet www.microsoft.com/latam/paraguay
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