Un sistema de gestión documental electrónico permite almacenar y organizar de manera centralizada y eficiente la gran cantidad de documentos que generan las empresas modernas. Esto facilita el rápido almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos, así como la personalización y seguridad de los datos críticos. Además, un sistema de gestión documental proporciona acceso a través de un portal web a todos los archivos y registros de la empresa desde cualquier lugar.

1. IMPORTANCIA DEL USO
DE LAS HERRAMIENTAS WEBEN LA GESTION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS EN LA WEB
YOVANNI CORDERO C.I: 7.378.762

2.  Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede
parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener
un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén
controlados y centralizados.
 Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de
organización de sus documentos. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar
con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de
documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de
gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida,
junto con instalaciones de recuperación eficientes.

3.  Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de
salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar
las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.
 Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad
de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello,
la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes
sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y
más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible. El
sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el
navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier
otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo
que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra
información archivada. Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de
aprobación con la documentación (facturas, contratos, …)