El documento presenta 6 razones fundamentales para incorporar la gestión documental electrónica en las organizaciones: 1) Mejora la colaboración entre departamentos al centralizar y clasificar los documentos. 2) Aumenta la seguridad al implementar controles de acceso y copias de seguridad de los documentos digitales. 3) Genera ahorros en procesos, búsquedas, almacenamiento y consumo de materiales. 4) Preserva el conocimiento interno de la organización al normalizar y digitalizar los documentos. 5) Mejora la imagen corporativa al util

1. 6 RAZONES FUNDAMENTALES PARA INCORPORAR LA GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN LAS ORGANIZACIONES
Lima, febrero del 2014.- Las empresas en el Perú vienen invirtiendo en sistemas tradicionales
como el ERP o CRM para la gestión de información estructurada (bases de datos, tablas, entre
otros) que ayuden a optimizar procesos internos. Sin embargo, la cantidad de información está
creciendo de manera exponencial y está generando una pesadilla para los especialistas de
tecnologías de la información, encargados de la entrega de información confiable y oportuna
para la toma de decisiones en las empresas.
El problema se presenta en la gestión ‘no estructurada’ de información (e-mails, papel, faxes,
PDFs, documentos Office, reportes, etc.), que representaría el 80% de todo el volumen de
información existente, y para lo cual las empresas han invertido muy poco en el manejo y
gestión de la misma.
Y por si fuera poco, el panorama se complica cuando se combinan estos nuevos desafíos con
los documentos tradicionales, como recursos compartidos de archivos, portales, registros,
formularios, informes y datos cuantitativos. Es aquí donde, Nelson Cano, Director y Cofundador de CIMA LA, explica, a través de 06 razones fundamentales, la necesidad de aplicar e
incorporar la gestión documental electrónica:
1. Colaboración:
Los empleados de los diferentes departamentos se encuentran con dificultades para trabajar
de forma colaborativa sobre los proyectos, dossieres y expedientes de trabajo, debido a que
sus criterios de clasificación y archivo no son los mismos para todos. Un gestor documental
centralizado proporciona las herramientas de búsqueda, facilita la localización, el acceso y el
tratamiento de los documentos por todos los departamentos: comercial, administración,
calidad, etc.
2. Seguridad:
Resulta complicado implantar las adecuadas medidas de seguridad en el acceso y en el
almacenamiento de los documentos en papel. Pueden deteriorarse, destruirse, ‘traspapelarse’
y ser accesibles de forma incontrolada. La gestión documental electrónica aporta la tecnología
que permite cumplir la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la
información, mediante controles de acceso y automatización de las copias de seguridad, backup y copias en remoto.

2. 3. Ahorros:
Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y
almacenamiento de documentos y expedientes, en los tiempos de búsqueda de la información
y en el consumo de material de oficina. (papel, tóner, fotocopias). También optimiza los
recursos informáticos y de los sistemas de información, gracias a la organización racional de los
documentos evitando duplicidades y copias no controladas.
4. Gestión del conocimiento:
Con mayor frecuencia de lo deseado se produce la destrucción arbitraria de papeles con
información vital para la organización con la pérdida del conocimiento interno consiguiente. La
gestión documental segura, preserva la información acumulada en los años de experiencia del
equipo humano de la compañía. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y de los sistemas
internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales. Por ejemplo,
mediante las plantillas de formularios precargados en cada nuevo expediente que se crea, se
guía al personal en la recopilación y procesamiento eficiente de la información y del
conocimiento.
5. Imagen corporativa:
Mejora la imagen corporativa frente a los clientes por la utilización de tecnología avanzada,
que además, reduce los plazos de entrega y mejora el servicio. Además, la gestión documental
digitalizada contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el
consumo de papel. Mejora la imagen interna y aumenta la motivación de los empleados
porque minimiza las tareas manuales monótonas y de escaso valor añadido.
6. Productividad:
Todas estas razones se resumen en una, que en los últimos años está en boca de todo el
mundo, porque ha quedado patente que es lo único que puede permitirnos volver a la senda
de la competitividad: la productividad.
Podemos concluir entonces que un sistema informático de gestión documental es una
herramienta para compartir, distribuir y gestionar la documentación en formato digital,
representando una oportunidad para mejorar la productividad en todo tipo de organizaciones.

3. Acerca de CIMA LA
CIMA Latin America, empresa multinacional, subsidiaria de CIMA Software Corporation, brinda
soluciones de gestión de última generación diseñadas para ayudar a las organizaciones a
incrementar su productividad y competitividad, reducir costos y mejorar la toma de decisiones,
mediante la optimización de la gestión de información aplicada a procesos críticos de negocio.
Las soluciones de CIMA LA, comprenden una plataforma de productos de software factory y
consultoría avanzada, posicionados en importantes clientes del Perú y Latinoamérica.