Este documento discute los desafíos y oportunidades de la administración inteligente de información en la era digital. Gran parte de la información de las empresas es contenido no estructurado que no se administra de manera eficiente. La digitalización a través de la captura de documentos, gestores de contenido, firmas digitales y procesos de negocio puede mejorar la productividad, reducir costos y cumplir con regulaciones. Se presentan casos exitosos de digitalización con valor legal en varias organizaciones del sector público y privado en Perú.

2. Abril de 2014
Digitalización con
Valor Legal
Retos y Desafíos
de la
Administración
Inteligente
Ing. Héctor Saravia,
Gerente de Línea

3. Reto de la Información
Creación
Colaboración
Workflow
Control del Autor
Administración de Documentos
Control de la Corporación
Almacenar / Transferir
Eliminar
Aspectos Legales
Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio
Control de Acceso
Retención
Disposición
final
Tiempo
Actividad
Clasificación
Administrar, almacenar y acceder, trabajando
colaborativamente para una rápida toma de decisiones
El Gran Reto

4. Desafíos de la Administración de Información
Cheques
Documentos
Solicitudes
Audio y Video
Facturas
Manuales
Reclamos
Contratos
Formularios
Legajo Personal
70-90%
No Estructurada
10-30%
Estructurada
 La información crece en 200%
anualmente
 El contenido atraviesa las
aplicaciones
– Múltiples aplicaciones utilizan la misma
información
– Existen distintas copias de la
información, que no están
sincronizadas
La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital
para los procesos de negocios; y no administrada
eficientemente
E-mail y Adjuntos

5. ¿Porqué administrar la Información?
Niveles de jerarquía y accesos,
seguimiento de auditoria,
integridad de datos.
Cumplimiento de normas (SOX, SMV, etc.)
políticas de retención e integridad de
datos.
Reducción de costos y
crecimiento de rentabilidad
Disponibilidad, Distribuido,
Correcto, Integrado

6. Papel: Problema de Productividad
Almacenando
y encontrando
documentos
en papel
• El Papel es
voluminoso:
+ Papeles =
+ Archivos =
+ m2 = +$$
• Es difícil de
manejar y
controlar
• Acceso lento, ineficiente a la información.
• Es un medio riesgoso (y no tenemos una copia de respaldo).
• Acceso de un solo usuario por vez.

7. Digital: Problema de Productividad?
Almacenando y encontrando
documentos en formato
digital
• Cuál es la última versión?
• El documento en papel firmado no
coincide con la última versión del
documento digital.
• Email : Trabajo colaborativo?.
• Lo tenía, pero no recuerdo donde…
(PC, USB, DVD, PST…)
• Quienes trabajaron este documento?
• Difícil administración de la seguridad
(copias, fuga de información, …)

8. Microformas: Solución al Problema
Archivo de Papeles
01
Recepción de documentos
ORCINEA y AP
02
Preparación de
Documentos
03
Digitalización de
Documentos
04
Doble Digitación de
Índices
05
Control de Calidad al
100% físico y lógico
06 Revisión Muestral 07
Valor legal de la
microforma
08
Devolución de
documentos
09 10 MicroarchivosGeneración de Medios
• Línea Certificada con Valor Legal
• Sistema Integrado de Gestión y Operación.
• + 350 técnicos especializados
• Capacidad para operar 24 horas
• Producción + 150,000 folios diarios
• Alta compresión de imágenes a color
• Fedatarios Informáticos Juramentados
• Bóveda de Microarchivo Certificada

9. Explotación de Información
Proceso de Micrograbación
LIBROS
Microformas
LIBROS
Documentos
electrónicos
(firmados Digitalmente)
Custodia de Microformas
LIBROS
Microduplicados
Copias
Fieles
Almacén de
Microarchivo
Micrograbación Explotación de Información
Trabajo colaborativo
LIBROS
Sede 01
Intranet/Extranet
Gestor de Contenidos
BD negocio
Procesos BPM
Aplicativos de Consulta
Clientes
Proveedores
Sede 02 Sede 03 Sede 04

10. Procesos inteligentes
Capturar
e-mail
Faxes
Escaners
eForms
Directorios
de red
MF
Tipos de contenidos
 Invoice Number
 Vendor Name
 Purchase Date
 Subtotal
 Grand Total
 Payment Terms
 10010
 Acme Products
 30 January 2008
 $ 6,014.81
 $ 6,025.88
 Net 30 Days
Capturar Controlar Indizar
Validar y
Firmar
Entregar
 Proceso de Firma Digital a cada documento le da valor
legal y seguridad.
 La digitalización permite la población del gestor de
contenidos.
 Posibilita el uso de flujos de trabajo o BPM.
Controlar Indizar
Validar y
Firmar
Entregar
PDF
 Autenticación
 Integridad.
 No Repudio
 Time Stamping

11. Integración con Procesos
• Los documentos pueden ser
entregados al gestor de la
empresa o ser alojados en
Data Center externo.
• Data Center externo con ISO
27001
 Invoice Number
 Vendor Name
 Purchase Date
 Subtotal
 Grand Total
 Payment Terms
 10010
 Acme Products
 30 January 2008
 $ 6,014.81
 $ 6,025.88
 Net 30 Days
Capturar Clasificar Extraer
Validar y
Firmar
EntregarEntregar

12. Convirtiendo proceso de Papel a Digital
PROCESO DIGITAL
Papel
Recibido
CapturaPROCESO BASADO EN PAPEL

13. Acelera el procedimiento de documentos
PROCESO DIGITAL
Papel
Recibido
PROCESO BASADO EN DOCUMENTOS DIGITALES CapturaCaptura
• Captura de
documentos antes.
• Transformar
documentos en
información de
negocio.
• Simplificar la
integración entre la
captura y el proceso
de negocio.

14. Camino al File Digital
PDF
PDFPDF
PDF

15. Tomamos el Reto
Creación
Colaboración
Workflow
Control del Autor
Administración de Documentos
Control de la Corporación
Almacenar / Transferir
Eliminar
Aspectos Legales
Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio
Control de Acceso
Retención
Disposición
final
Tiempo
Actividad
Clasificación
Administrar, almacenar y acceder, trabajando
colaborativamente para una rápida toma de decisiones
Conseguimos

16. Solución: Combinación Perfecta
Microformas Digitales
Gestores de Contenidos (ECM)
Gestores de Procesos (BPM)
Firmas Digitales (PKI)

17. Beneficios
Incremento en la productividad de los trabajadores.
Aumento de la ventaja competitiva.
Simplicidad y ahorro de tiempo.
Reducción de riesgos (SOX).
Socialmente responsables con el medio ambiente.
Ahorros monetarios y operativos.

18. Casos de Éxito
Micrograbación de documentos del Archivo
ORCINEA y Planillas por la cantidad de 6O
MM imágenes
ONP
Micrograbación de documentos
por la cantidad de 5 MM imágenes.SMV
Digitalización de Documentos con Valor
LegalMovistar
Digitalización de expedientes relacionados a la
Ley Nº 27803 del MTPE
Ministerio de Trabajo y
Promoción del empleo
Digitalización con Valor Legal de 5 MM
de documentos
Ministerio de
Salud
Digitalización con Valor Legal de 8MM
de documentosSAT

19. PREGUNTAS?

20. Gracias
Por su atención !

21. Hector Saravia
Gerente de Línea BPO
Soluciones de Outsourcing de procesos de
negocios
GRAÑA Y MONTERO - GMD
hsaravia@gmd.com.pe