Informe

UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE
FACULTAD DE INGENIERÍA EN CIENCIAS APLICADAS
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
INFORME PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
(Secretaria General –Unidad de Archivo Central)
NOMBRE: ANDRÉS MARCELO MORENO MONGE
TUTOR: Ing. ROBERT VALENCIA
IBARRA-ECUADOR
ABRIL 2017 – JULIO 2017

CONTENIDO
1. Antecedentes.........................................................................................................3
1.1. Visión....................................................................................................................4
1.2. Misión...................................................................................................................4
2. Introducción...........................................................................................................4
3. Objetivos ................................................................................................................5
3.1. Objetivo general..................................................................................................5
3.2. Objetivos específicos..........................................................................................5
4. Justificación...........................................................................................................6
5. Planificación ..........................................................................................................8
6. Descripción general de las actividades ...............................................................8
7. Desarrollo.............................................................................................................13
7.1. Resultados .........................................................................................................13
7.2. El antes y el después ........................................................................................14
7.2.1.El Antes ............................................................................................................14
7.2.2.El Después .......................................................................................................15
7.3.Evidencias digitales ...........................................................................................15
8. Conclusiones.......................................................................................................26
9. Recomendaciones...............................................................................................27
10. Referencias de la empresa.................................................................................28
11. ANEXOS ..............................................................................................................29

1. Antecedentes
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio
exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas
de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que
son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que
van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad
administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión
documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos
en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel
o electrónico.
La Universidad Técnica del Norte (UTN) es una institución educativa, científica,
humanística y democrática. Está integrada por profesores, estudiantes,
empleados y graduados en aproximadamente 10.000. Se dedica al estudio, a la
investigación y a la difusión del saber y la cultura, orientada al conocimiento de
nuestra realidad para su transformación económica y social, en beneficio de los
sectores menos favorecidos del país. La UTN produce y recibe documentos que
se traducen en conocimiento tanto en el área científica como administrativa estos
archivos representan la gestión y la memoria de las actividades cumplidas en la
administración de la Universidad Técnica del Norte-UTN, se constituyen en
testimonio jurídico y administrativo para los ciudadanos y para el propio estado,
deben tratarse igual que si fuesen cajas fuertes.
La responsabilidad del encargado del archivo no es solo “almacenar papeles”, es
necesario asumir el cuidado de documentos como si se tratara de valioso papel
moneda. Si los archivos no están organizados será complicado determinar la
autenticidad y la integridad de la información.

1.1. Visión
La Universidad Técnica del Norte, en el año 2020, será un referente regional y
nacional en la formación de profesionales, en el desarrollo de pensamiento,
ciencia, tecnología, investigación, innovación y vinculación, con estándares de
calidad internacional en todos sus procesos; será la respuesta académica a la
demanda social y productiva que aporta para la transformación y la
sustentabilidad.
1.2. Misión
La Universidad Técnica del Norte es una Institución de educación superior,
pública y acreditada, forma profesionales de excelencia, críticos, humanistas,
líderes y emprendedores con responsabilidad social; genera, fomenta y ejecuta
procesos de investigación, de transferencia de saberes, de conocimientos
científicos, tecnológicos y de innovación; se vincula con la comunidad, con
criterios de sustentabilidad para contribuir al desarrollo social, económico,
cultural y ecológico de la región y el país.
2. Introducción
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo
tipo de empresas, la promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos
de trabajo, la agilidad ante la competencia ayuda a que las empresas estén a la
vanguardia en el mercado.
La gestión documental, supone adoptar mayores medidas en el rango de
digitalización de los papeles y de esta manera crear sistemas de información
para el uso eficiente de información en la empresa.

El 30 de Noviembre del 2015 se presentó por parte del secretario general de la
Universidad Técnica del Norte una propuesta de diseño de un sistema de gestión
documental para gestionar el fondo documental de la UTN, con lo que se inició
asignando una área en el edificio central en la planta baja, la cual tenía como
objetivo la trasferencia de todos los documentos y archivos que posean las
dependencias académicas y administrativas, gracias al apoyo del CES quien
emprendió varias acciones a través de su secretario general, con el objeto de
liderar un proceso de estandarización para la consolidación, rescate y gestión de
los archivos de las instituciones de educación superior del Ecuador a mediados
del 2014 planteo la necesidad de atender y apoyar integralmente los archivos
universitarios y promover la capacitación de los trabajadores de los archivos de
IES consolidando el programa de gestión de la memoria de la educación superior
a través del Instituto de Altos Estudios de la UTN con docentes a nivel
internacional (Venezuela) la responsable de la unidad de gestión documental y
archivo recibió la capacitación (beca) sobre tratamiento archivístico de
documentos y gestión de archivos universitarios, en el marco de la realización
de estos cursos, se firmó en fecha 1 de Julio del 2015, el acuerdo institucional
de creación de la red de archivos universitarios del Ecuador (RAUEC), como
resultado de la capacitación identifico que no es el objetivo transferir el fondo
documental acumulado sin previa revisión, por lo que a cada dependencia de la
universidad se recomendó la organización de su fondo documental acumulado
para luego ser transferidos o no al Archivo central.
3. Objetivos
3.1. Objetivo general
Establecer formas de orden y organizar el archivo administrativo de Facultad de
Educación, Ciencia y Tecnología- FECYT - UTN que se encuentran en
inadecuadas condiciones de acceso y de espacios de conservación, para su
difusión, sistematización y transferencia.
3.2. Objetivos específicos

• Recopilar e instalar materiales y equipos a utilizar en el desarrollo del
proyecto.
• Asegurar un eficiente tratamiento a la información producida en cuanto a
los expedientes académicos de la carrera de …………en la Facultad de
Educación, Ciencia y Tecnología de la Universidad Técnica del Norte.
• Registrar, Controlar y Describir el fondo documental acumulado de la
Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología de la Universidad Técnica
del Norte.
• Aplicar conocimientos adquiridos en la carrera de ingeniería industrial con
respecto a la metodología de las 5s, para garantizar la disminución de
desperdicios, el orden de la información y la reducción de costos.
4. Justificación
Las prácticas pre-profesionales son un aspecto clave en el futuro de cualquier
persona que se quiera insertar en el mundo laboral, dichas prácticas nos
permitirán conocer los pormenores de nuestra profesión, así como los obstáculos
a los que nos enfrentamos en la misma.
Es importante que todos los alumnos las realicemos, pues nos ayudará a mejorar
nuestro desempeño profesional, nos hará crecer como profesionales y como
personas. Así al llegar a ocupar un puesto en algún lugar de trabajo, ya
tendremos plenamente identificadas todas las cosas que se hallará en el área en
que se desenvuelve.
El artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo,
establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información
generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o
realicen funciones públicas.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que: "Constituye
Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores
público, y privado.

Además, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, señala
la responsabilidad del Estado de garantizar el acceso al patrimonio debe estar
orientada hacia el fortalecimiento de redes de investigación, bibliotecas,
archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y que éstos deben
operar a través de un subsistema de memoria y patrimonio por medio de
instituciones nacionales que garanticen su acceso y circulación.
El fin es respetar la ley, garantizar la organización, protección, conservación,
salvaguarda y difusión de los patrimonios de información generada en la
Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología de nuestra querida Universidad
Técnica del Norte.

5. Planificación
Las prácticas pre-profesionales se desarrollaron desde el:
Plazo de duración: lunes 17 de abril del 2017 al jueves 27 de Julio del 2016
Días de prácticas: lunes a viernes - 8:00 am - 13:00 pm
Total Horas realizadas: 270 Horas
Cabe recalcar que se realizó un plan de prácticas pre-profesionales.
6. Descripción general de las actividades
Las actividades que se desempeñaron en el Archivo administrativo de la Facultad de Ciencias de la Salud fueron las siguientes:
AÑO MES PROCESO ACTIVIDADES
17/04/2017
Al
19/04/2017
Capacitación al
pasante
Capacitación sobre Sistema de Gestión Documental y Archivo
Observación de un Video Tutorial sobre la manipulación de fondo documental
Elaboración del plan de trabajo de prácticas pre-profesionales.
Limpieza del área del archivo administrativo de la Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología
ya que se encontraba en condiciones deplorables.

Agrupación de toda la documentación en un solo lugar y separar el material que no es de
2017
20/04/2017
Al
15/05/2017
Organización
del fondo
documental
acumulado
archivo como: cartones, fundas plásticas en mal estado no aptos para la conservación de los
documentos.
Agrupación de toda la documentación de acuerdo a lo que genera cada dependencia es decir
Clasificación del fondo documental expedientes académicos, informes de prácticas y vinculación,
oficios, entre otros
Clasificación de los expedientes de alumnos por carreras, series, fechas.
Carreras:
Series: graduados, egresados, retirados
Fechas: Los egresados y retirados según la fecha en la que realizo la última actividad de estudios.
Reemplazo de las carpetas de los expedientes académicos que se encuentran en mal estado,
binchas y otros materiales que afectan a la conservación de los documentos
Eliminación de expedientes académicos que no contenían notas académicas, títulos de bachiller,
pagos en la universidad entre otros documentos que no aportaban valor.
Fijar secuencias en las agrupaciones documentales, siguiendo la cronología del trámite, teniendo
en cuenta la fecha de producción de los documentos.

16/05/2017
al
08/06/2017
Depuración Depuración d los expedientes académicos graduados de la carrera de…. , y expedientes de
graduados y egresados….. Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología, se eliminará de los
expedientes documentos que no tienen valor como duplicados idénticos, folios en blanco,
formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de apoyo de las diferentes
Unidades Académicas y/o Administrativas de la Universidad Técnica del Norte.
2017
09/06/2017
al
22/06/2017
Foliación
Foliación de los expedientes académicos de graduados de la carrera de ……y graduados y
egresados de……. La foliación es el proceso de numerar las hojas del expediente académico
desde el ultimo del expediente hacia el principio colocando tres dígitos ejemplo: 001,
002,003……..
3/06/2017
al
25/07/2017
Registro y
Almacenamiento Realización de los inventarios en Excel donde se encuentra detallado cada expediente
académico con: apellidos y nombres completos, cedula de identidad, fecha graduación (según el
caso), numero de caja, estantería, bandeja, estos son los requisitos que se debe registrar
obligatoriamente.
Agrupación de legajos y carpetas folders para colocar en cajas archivadoras.
Armado de cajas archivadoras de cartón para almacenamiento temporal y permanente de los
expedientes académicos de egresados y retirados la carrera de … de la Facultad de Educación,
Ciencia y Tecnología.

Diseño y colocación de etiquetas para las cajas archivadoras que contienen los expedientes
académicos
Diseño y colocación de pestañas para los fólderes de los expedientes académicos
Trasladado de expedientes de los estudiantes graduados en el año 2012 de las diferentes
carreras al archivo central de la universidad técnica donde serán conservados, los demás
26/07/2017
al
27/07/2017
Control y
transferencia
expedientes se encuentran en el archivo de la Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología.
Recepción de los expedientes de los estudiantes graduados en el año 2012 con inventario
impreso y en digital, instalados en cajas transferidos al Archivo Central.
Conservación y
Preservación Limpieza del espacio físicos donde van ser ubicados los archivos los expedientes académicos
de graduados de la carrera de ……..y los expedientes graduados y egresados de ……. como
también de…..

26/07/2017
al
27/07/2017
Orden y lectura de estanterías de acuerdo a la clasificación documental.
Abril a julio Consulta Servicio de consulta a los alumnos que necesitaban su expediente académico.

7. Desarrollo
El trabajo se lo realizó en el archivo administrativo de la Facultad de Educación,
Ciencia y Tecnología de la Universidad Técnica del Norte, donde se intervino el
archivo administrativo-Expedientes académicos de graduados de la Carrera en
……., expedientes de graduados y egresados de la carrera en……., y
expedientes de la carrera de ……. Las actividades principales que se
establecieron para desarrollarlas durante el tiempo de pasantía se encuentran;
la capacitación por parte de los encargados del archivo central hacia los
practicantes con la finalidad de inducir a un manejo adecuado del fondo
documental, se realizó la visita a las autoridades de la Facultad de Educación,
Ciencia y Tecnología con el propósito de una presentación formal del practicante
(mi persona) de la carrera de ingeniería industrial que realizará la intervención
del archivo administrativo de dicha facultad, también se realizó una inspección
de campo que en este caso viene a ser el área del archivo administrativo donde
se iba a identificar problemas y ver en qué condiciones se encontraba
almacenado el fondo documental. Una vez realizado esto se propuso realizar un
plan de prácticas –profesionales donde se detalló todos los procesos y
actividades con su respectiva secuencia que se debía seguir para obtener
resultados de beneficio tanto para la universidad y a mi persona como estudiante
practicante.
A continuación, se muestra los resultados obtenidos después de ejecutar todo
el proceso planteado que se encuentran detallas anteriormente en numeral 6.
7.1. Resultados
Después de todo el proceso realizado en la intervención del archivo
administrativo - expediente académicos de graduados del …. de la carrera en …
y de todos los expedientes de la carrera de……de la Facultad de Educación,
Ciencia y Tecnología, se concluyó que se ha organizado un total de …..
expedientes académicos pertenecientes a graduados y egresados de las
carreras de …….y 14 expedientes de las otra carrera como ….., además se
obtuvo un total de 29 cajas archivadoras donde se encuentran conservados de
hoy en adelante los expedientes académicos los mismos que se encuentran

distribuidos entre el archivo central de la UTN y el archivo administrativo de la
Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología. En la siguiente tabla se detalla un
resumen donde muestra el número de los expedientes académicos recopilados
de la carrera de Enfermería, Terapia Física y Saneamiento Ambiental
Carrera Serie Año
Número de
expedientes
Numero de
cajas
archivadoras
Ubicación
Topográfica
Enfermería
Graduados 2002-2005 325 16 Ac
Terapia Física
Médica
Graduados 2012 42 2 Ad
Graduados 2013 61 3 Ad
Egresados 2011-2014 116 7 Ad
Saneamiento
Ambiental
Expedientes 2008-2013 14 1 Ad
Total 558 29
AC: Archivo Central
Ad: archivo administrativo FECYT
7.2. El antes y el después
Por medio de las imágenes que se muestra a continuación se demuestra los
resultados que se obtuvo en el archivo administrativo de la facultad de ciencias
de la salud por medio de las prácticas pre-profesionales.
7.2.1. El Antes
El fondo documental de la Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología no se
encontraba en condiciones accesibles y de manera desorganizada ya que los
expedientes académicos de las diferentes carreras y otros documentos no
estaban netamente ordenados es decir se encontraban mesclados entre si lo
cual generaba problemas para la búsqueda de algún documento pedido, no
obstante los estudiantes y el personal de la facultad no podían acceder a los
expedientes académicos y demás documentos de una manera fácil y sencilla.

7.2.2. El Después
Al aplicar la metodología de las 5s en el archivo administrativo se pudo organizar
los expedientes académicos de una manera ordenada y de fácil acceso tanto
para personal administrativo como estudiantes de la misma facultad, obteniendo
un lugar limpio y en condiciones para un buen ambiente de trabajo.
7.3. Evidencias digitales
A continuación, se muestra pequeñas evidencias digitales de lo que se realizó
en las prácticas pre-profesiones como fue la realización de los inventarios de los
expedientes académicos
Inventario de expedientes académicos
Nota: Todos los inventarios se anexara digitalmente ya que son muy extensos.

Carrera
Inventario de expedientes académicos graduados
UNIVERSIDAD ACREDITADA RESOLUCIÓN 002-CONEA-2010-129-DC
Resolución Nº 001-073 CEAACES – 2013 – 13
SECRETARIA GENERAL-UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO EXPEDIENTES ACADÉMICOS GRADUADOS 2002-2005
UNIDAD PRODUCTORA: Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología
FECHA: 2017 Pág: 01/01
ORDEN APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS
CÉDULA DE
IDENTIDAD
(sin guiones)
FOLIO
FECHA DE
GRADUACIÓN
SIGNATURA
OBSERVACIONES
CAJA
N°
SIGEDA ESTANTERIA BANDEJA
día/mes/año
1 ACOSTA MENDEZ ZORAYA LOURDES 1002473260 19 08/11/2002 14 0036 0178
2 ALEMAN VINUESA JANETH GUADALUPE 0401249883 25 08/11/2002 14 0036 0178
3 AMAGUAÑA TUQUERRES SONIA RUBI 1716217300 24 05/12/2002 14 0036 0178
4 AMAYA NOGUERA RAQUEL ELIZABETH 1712630647 28 07/11/2002 14 0036 0178
5 ARROYO OBANDO ADRIANA ELIZABETH 1002525945 31 28/11/2002 14 0036 0178
6 ARROYO MUESES MARINA ESPERANZA 0401049549 28 08/11/2002 14 0036 0178
7 BARRIONUEVO GARZON MARTHA ELIZABETH 1002810412 22 28/11/2002 14 0036 0178
8 BRAZALES PAREDES MARCELA YADIRA 1002523361 24 11/07/2002 14 0036 0178
9 CALDERON PROAÑO NARCISA DEL PILAR 1002164778 18 07/11/2002 14 0036 0178
10 CANCHE LUGO FRANCELIA 1001800406 24 07/11/2002 14 0036 0178
11 CASTEÑA MORALES LUZMILA 1001188927 28 28/01/2002 15 0036 0178
12 CASTRO HERNANDEZ LUCIA VIVIANA 1002819231 21 28/11/2002 15 0036 0178
13 CHICAIZA LANDAZURI SILVIA 0400765061 8 07/11/2002 15 0036 0178
14 CHICAIZA SARA 1002184529 22 28/11/2002 15 0036 0178
15 CHULDE ISIZAN CRUZ ELENA 1002261376 30 08/11/2002 15 0036 0178
16 CHURTA DORIS 1002606802 19 28/11/2002 15 0036 0178
17 COLIMBA ALTAMIRANO NELLY DEL ROCIO 1002313219 23 28/11/2002 15 0036 0178
18 CONGO LEON ALICIA SILVANA 1002357067 20 11/07/2002 15 0036 0178
19 CUASAPAZ LUNA NORMA SALOME 1002819405 25 28/11/2002 15 0036 0178
20 CUASPUD MENESES ROSARIO ELIZABETH 0401217526 15 08/11/2002 15 0036 0178
21 DE LA CRUZ INLAGO MARIA GERORGINA 1001827730 14 14/11/2002 15 0036 0178

22 ENRIQUEZ MEJIA ELSY YOMAR 37,012,134 28 07/11/2002 15 0036 0178
23 ESTEVEZ VACA WILSON HERMENEGILDO 1002132858 17 08/11/2002 15 0036 0178
24 FLORES MARCIA 1002790309 25 28/11/2002 15 0036 0178
25 GOMEZ TORRES ZOILA MARLENE 1001578630 20 07/11/2002 15 0036 0178
26 GOVEO ANDRANGO NANCY JANETH 1002013520 22 07/11/2002 15 0036 0178
27 GRANDA CUEVA INES DEL SOCORRO 1101898755 19 08/11/2002 15 0036 0178
28 JARAMILLO VILLAREAL GLORIA ESPERANZA 1706079355 16 08/11/2002 15 0036 0178
29 JIMENEZ LERMA ALEXANDRA MARIBEL 0801682402 34 08/11/2002 15 0036 0178
30 LEITON LEITON LORENA MARGARITA 0401252366 32 08/11/2002 15 0036 0178
31 LLIQUIN CRISTINA 1002273983 14 28/11/2002 16 0036 0178
32 LOPEZ AREVALO MARGARITA DEL CISNE 1002527388 19 08/11/2002 16 0036 0178
33 LOPEZ JARAMILLO NANCY JUDITH 1707243786 14 08/11/2002 16 0036 0178
34 MEJIA ENRIQUEZ LORENA MONSERRAT 0401239017 23 08/11/2002 16 0036 0178
35 MENESES IBARRA DORIS YOLANDA 0401212063 18 08/11/2002 16 0036 0178
36 MINDA DELGADO LORENA AMADA 1002510525 29 08/11/2002 16 0036 0178
37 MORENO VASQUEZ DIANA SALOME 0401199336 18 07/11/2002 16 0036 0178
38 MUÑOZ MARQUEZ PATRICIA GERMANIA 1002268728 25 08/11/2002 16 0036 0178
39 NARVAEZ MELBA 0401143227 17 28/11/2002 16 0036 0178
40 OBANDO LIESLE 0400954970 21 28/11/2002 16 0036 0178
41 ORTEGA IMBAQUINGO PAOLA ELIZABETH 0401116165 19 11/07/2002 16 0036 0178
42 ORTIZ ALBAN MIRIAM BEATRIZ 1002005518 18 07/11/2002 16 0036 0178
43 ORTIZ BENAVIDES ARACELI DEL CARMEN 0401255401 26 08/11/2002 16 0036 0178
44 PALMA CARMEN 0401374939 24 28/11/2002 16 0036 0178
45 PANCHI REMACHE MARGARITA ALEXANDRA 1001897725 27 07/11/2002 16 0036 0178
46 RAMIREZ SARASTY JULIA PATRICIA 0401140421 19 07/11/2002 16 0036 0178
47 ROSERO PONCE MARCELITA LILIANA 1001267150 4 07/11/2002 16 0036 0178
48 TAIMAL JIMENEZ NELSON JUVINAL 0401058771 16 08/11/2002 16 0036 0178
49 TITO PINEDA AMPARO PAOLA 1002609533 24 30/05/2002 16 0036 0178
50 TOBAR MARTINEZ JAIRO FERNANDO 0401130778 21 08/11/2002 16 0036 0178
51 TORRES MARTINEZ MARCIA CECILIA 1002312344 24 08/11/2002 17 0036 0178

Carrera
52 URRESTA CASTRO TANYA DEL ROCIO 1002594149 21 08/11/2002 17 0036 0178
53 VASQUEZ TERAN ANA CECILIA 1001693298 17 07/11/2002 17 0036 0178
54 VASQUEZ XIMENA 1002829511 24 28/11/2002 17 0036 0178
Licenciatura en Terapia Física Médica años 2012
UNIVERSIDAD ACREDITADA
RESOLUCIÓN 002-CONEA-2010-129-DCUNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE
Resolución Nº 001-073 CEAACES – 2013 – 13 SECRETARIA GENERAL-UNIDAD
DE ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO EXPEDIENTES ACADÉMICOS GRADUADOS - 2012
UNIDAD PRODUCTORA: FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD - LICENCIATURA TERAPIA FÍSICA
MÉDICA
FECHA: 2017 Pág: 01/01
CÉDULA DE IDENTIDAD
FECHA DE
GRADUACIÓN
SIGNATURA
APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS (sin guiones) FOLIO N° OBSERVACIONES
día/mes/año SIGEDA ESTANTERIA BANDEJA
1 Ajaví Pasmay Liliana Elizabeth 704416718 55 17/01/2012 1 38 190
2 Albuja Narváez Lorena Alexandra 1003231048 51 18/01/2012 1 38 190
3
Angamarca Tobar Henry Byron
1003384573 61 10/04/2012 1 38 190
4 Bolaños Ibujés John Edmundo 1002150256 48 14/06/2012 1 38 190
5 Burgos Yar Jessica Lisseth 1002862199 56 15/03/2012 1 38 190
6
Cárdenas Hidalgo Rubén Darío 1002871471 51 15/03/2012 1 38 190
7 Carlosama Almeida María Margarita 1003832480 50 17/01/2012 1 38 190
8
Cervantes Gonzalez Carlos Eduardo 1003314570 52 04/05/2012 1 38 190

9 Echeverría Proaño Jenny Elizabeth 1003154521 50 11/05/2012 1 38 190
10 Encalada Moreta Corina Jasmín 1002314324 54 18/01/2012 1 38 190
11 Esparza Echeverria katherine Geovanna 1003176110 52 17/01/2012 1 38 190
12 Farinango Vinueza Gustavo Andrés 1003554589 57 23/11/2012 1 38 190
13 Flores Placencia Juan Francisco 1003162151 60 10/04/2102 1 38 190
14
Galárraga Andrade Sofía Elizabeth 1003216999 55 18/01/2012 1 38 190
15 Garrido Suárez Andrea Paulina 1002516449 55 16/01/2012 1 38 190
16 Granda Jaramillo Elizabeth Mariana 1719491183 49 11/04/2012 1 38 190
17
Guzmán Moreno Karla Ivonne 1003369251 52 17/01/2012 1 38 190
18 Herrera Osejos Manuel Mesías 1003009550 54 03/05/2012 1 38 190
19 Hidrobo Galarza Pablo Fabricio 1003144126 60 17/01/2012 1 38 190
20 Imbaquingo Pozo Johanna Teresa 1003162482 52 18/01/2012 1 38 190
21 Lopez Ruiz Sandra Vrónica 1002321154 52 1 38 190 Sin Acta
22 Mejía Enríquez Hermes Iván 2100297841 49 18/01/2012 2 38 190
23 Mora Baez Karen Vanessa 1002985156 45 18/01/2012 2 38 190
24 Ortiz Cartagena Cesar Luis 1003099304 61 17/01/212 2 38 190
25 Otero Andrade Ana Karina 1002321154 41 16/01/2012 2 38 190
26
Perez León Ana Karina 1003557897 55 16/01/2012 2 38 190
27 Pineda del Castillo Diego David 1003558259 48 23/11/2012 2 38 190
28
Pinto Recalde Jessica Maritza 1003158290 52 03/05/2012 2 38 190
29 Portilla Ulcuango Sandra Elizabeth 1721829149 52 11/04/2012 2 38 190
30 Pozo Mena Andrea Alexandra 401730940 49 16/02/2012 2 38 190
31 Quilca Esparza Sandra Maricela 1003406608 55 16/01/2012 2 38 190
32 Quintana Proaño Jahel Estephany 1003886809 51 07/01/2012 2 38 190
33 Quinteros Gonzalez Patrica Esperanza 1002973020 52 16/02/2012 2 38 190
34
Recalde Rodríguez Adriana Cristina 1003179007 53 11/04/2012 2 38 190
35 Rivera Mejía Ana Gabriel 401413307 51 17/01/2012 2 38 190
36 Rocha Romero Sandra Gabriela 1003155684 59 07/05/2012 2 38 190
37
Rosero Morales Angela Jessenia 1714268784 51 11/05/2012 2 38 190
38 Vaca Ponce Álvaro Xavier 1003102017 48 17/01/2012 2 38 190

Carrera
39 Vasquez Bonilla Johanna Verenice 1003558895 53 17/01/2012 2 38 190
40 Vasquez Ruíz Cristina Gabriela 1003070016 55 17/01/2012 2 38 190
41 Vinueza Vasquez Nelson Gustavo 1003219431 56 18/01/2012 2 38 190
42 Zamora Albuja Sandra Elizabeth 1002970380 56 16/03/2012 2 38 190
Licenciatura en Terapia Física Médica años 2013
UNIVERSIDAD ACREDITADA RESOLUCIÓN 002-CONEA-2010-129-DC
Resolución Nº 001-073 CEAACES –
2013 – 13
SECRETARIA GENERAL-UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO EXPEDIENTES ACADÉMICOS GRADUADOS -2013
UNIDAD PRODUCTORA: FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD - LICENCIATURA TERAPIA FÍSICA MÉDICA
FECHA: 2017 Pág: 01/01
CÉDULA DE IDENTIDAD
FECHA DE
GRADUACIÓN
SIGNATURA
APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS (sin guiones) FOLIO N° OBSERVACIONES
día/mes/año SIGEDA ESTANTERIA BANDEJA
1
ALMEIDA MONTENEGRO PAMELA ANDREA 1003143573 57 24/06/2013 1 E0014 B0050
2 ALMEIDA BENAVIDES PATRICIO ANDRES 1002846770 56 16/06/2013 1 E0014 B0050
3 ARCOS FUEL CLARA VERONICA 1003997259 68 02/05/2013 1 E0014 B0050
4 ARGUELLO ARTURO ANA GABRIEL 1713533527 48 12/07/2013 1 E0014 B0050
5
ARMAS NAVARRETE JINA TAMAR 1003027172 58 16/01/2013 1 E0014 B0050
6 AVILA CANO MARCELO ISRAEL 1002786893 42 2013 1 E0014 B0050
7 BAUTISTA SANDOVAL MERLYN FERNANDA 1003850839 50 01/07/2013 1 E0014 B0050
8
BEJARANO LOPEZ ELENA JHADIRA 1001779865 56 28/02/2013 1 E0014 B0050
9 BENAVIDES ROSERO VICTOR HUGO 1003547344 53 31/10/2013 1 E0014 B0050
10 CARILLO ARCINIEGA CRUPSKAYA AMÉRICA 1003200589 45 10/05/2013 1 E0014 B0050
11 CEVALLOS JARAMILLO ESTEFANIE CAROLINA 1003900923 45 02/05/2013 1 E0014 B0050
12 COLLAGUAZO SIZA JAIRO MARTÍN 1002779583 44 03/05/2013 1 E0014 B0050

13 CUASCOTA YALAMÁ SARA GABRIELA 1719297739 67 24/06/2013 1 E0014 B0050
14
CUASAPAS FLORES JEFFERSON IVÁN 1702599836 46 07/05/2013 1 E0014 B0050
15 CHACÓN BUSTAMANTE JOHANA MARGOTH 1082657112 48 03/05/2013 1 E0014 B0050
16 CHIZA MEJIA JOSE MARCOS 1002999736 36 2013 1 E0014 B0050
17
DAVILA NOBOA CRISTINA SALOME 1709413874 71 2013 1 E0014 B0050
18 DÁVILA VÁSQUEZ CARMEN GABRIELA 1002969366 40 03/052013 1 E0014 B0050
19 DE LA CRUZ SARZOSA LISBETH CATERINE 923566657 48 2013 1 E0014 B0050
20 DIAZ PINEDA KATHERINE ESTEFANIA 1003769203 33 2013 1 E0014 B0050
21 ERAZO ANDRADE KARLA ESTEFANIA 1002978607 52 19/06/2013 1 E0014 B0050
22 ESPIN SILVA MARCELA IZAMAR 1003561766 43 2 E0014 B0050
23 GARCIA QUIÑONEZ MARÍA FERNANDA 1003326830 44 02/05/2013 2 E0014 B0050
24
GARZÓN NARVÁEZ TATIANA PAULINA 1003236583 49 16/06/2013 2 E0014 B0050
25 GORDÓN GODOY MARTHA ALEJANDRA 401303029 50 15/07/2013 2 E0014 B0050
26
GOYES VIERI YAJAIRA CAROLINA 1003172556 41 28/02/2013 2 E0014 B0050
27 GUEVARA GUZMÁN FERNANDA LISSETT 1003234752 43 26/02/2013 2 E0014 B0050
28 HERNANDES DAVILA MAURICIO XAVIER 1003159801 45 06/05/2013 2 E0014 B0050
29 HERNANDES NARVAEZ RUTH EUGENIA 401661913 54 02/07/2013 2 E0014 B0050
30 HIDROBO BAEZ DOLORES VIRGINIA 1003100342 53 02/05/2013 2 E0014 B0050

Inventario de expedientes académicos Carrera Licenciatura en
Saneamiento Ambiental
UNIVERSIDAD ACREDITADA RESOLUCIÓN 002-CONEA-
2010-129-DC
Resolución Nº 001-073 CEAACES – 2013 – 13 SECRETARIA GENERAL-UNIDAD
DE ARCHIVO CENTRAL
INVENTARIO EXPEDIENTES ACADÉMICOS
UNIDAD PRODUCTORA: FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD - URGENCIAS PRE-HOSPITALARIAS
FECHA: 2017 Pág: 01/01
ORDEN APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS
CÉDULA DE
IDENTIDAD
(sin guiones)
FOLIO AÑO
SIGNATURA
OBSERVACIONES
CAJA
N°
SIGEDA ESTANTERIA BANDEJA
1
AGUILAR BRAVO SEGUNDO ANIBAL 1001596020 2008 E0017 B0063
2 CHILES AREVALO GLENDA VANESSA 1002954078 2008 E0017 B0063
3 GARCIA ENCALADA DELIA MARIA 0301510285 2013 E0017 B0063
4 HUACANES PIZANAN JORGE HERNAN 1001691630 2011 E0017 B0063
5 JUMA VARELA EDGAR PATRICIO 1002228235 2009 E0017 B0063
6 LARA FOLLECO LUIS OSWALDO 1002254769 2009 E0017 B0063
7 MORETA POZO JUAN CARLOS 1001833506 2008 E0017 B0063
8 PAILLACHO YAR MARCO FERNANDO 0401142880 2011 E0017 B0063
9 PALACIOS SANDOVAL RODRIGO MIGUEL 1002226775 2013 E0017 B0063
10 SANCHEZ DELGADO NUBIA GUADALUPE 1001204955 2009 E0017 B0063
11 VACA GUERRERO MILTON CRISTIAN 10027121069 2009 E0017 B0063
12 VALDIVIESO MENESES LUIS FERNANDO 1001524162 2013 E0017 B0063
13 VALLADARES GOMEZ HENRY PATRICIO 1002623385 2009 E0017 B0063
14 VALLEJO CARDENAS LUZMILA FERNANDA 0602937476 2006 E0017 B0063
15
Etiquetas para cajas archivadoras
El etiquetado en las cajas archivadoras es muy importante ya que se podrá
buscar de una manera menos complicada el expediente académico de un
alumno que lo requiera.

Se realizó el diseño de las etiquetas donde consta la carrera a la que pertenece
el alumno, la serie que puede ser: graduado, retirado, egresado, además el inicio
y el final del año que consta los expedientes dentro de las cajas, el número de
caja, el orden en que se encuentran los expedientes en las cajas y el nombre del
alumno. Los expedientes académicos dentro de las cajas fueron ordenados de
derecha a izquierda en orden cronológico.

Pestaña para
folders de
expedientes académicos
En el interior de cada folders de los expedientes académicos de graduados y
egresados se colocó una pestaña, esto servirá para mejorar el proceso de
búsqueda de algún expediente, si se necesita el expediente de un alumno no se
tendrá que estar retirando el folder completo de la caja para verificar el nombre
del alumno ya que al colocar la pestaña se facilitó la búsqueda. Estas pestañas
no se colocaron en los expedientes académicos de retirados por la razón de que
FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD
CARRERA LICENCIATURA EN TERAPIA FÍSICA MÉDICA
EXPEDIENTES DE GRADUADOS
AÑO 2012
CAJA 01-F.CC.SS-CLTFM
ORD DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
1 Ajaví Pasmay Liliana Elizabeth
2 Albuja Narváez Lorena Alexandra
3 Angamarca Tobar Henry Byron
4 Bolaños Ibujés John Edmundo
5 Burgos Yar Jessica Lisseth
6 Cárdenas Hidalgo Rubén Darío
7 Carlosama Almeida María Margarita
8 Cervantes Gonzalez Carlos Eduardo
9 Echeverría Proaño Jenny Elizabeth
10 Encalada Moreta Corina Jasmín
11 Esparza Echeverria katherine Geovanna
12 Farinango Vinueza Gustavo Andrés
13 Flores Placencia Juan Francisco
14 Galárraga Andrade Sofía Elizabeth
15 Garrido Suárez Andrea Paulina
16 Granda Jaramillo Elizabeth Mariana
17 Guzmán Moreno Karla Ivonne
18 Herrera Osejos Manuel Mesías
19 Hidrobo Galarza Pablo Fabricio
20 Imbaquingo Pozo Johanna Teresa
21 Lopez Ruiz Sandra Vrónica

son expedientes académicos que no tienen relevancia y debíamos minimizar
costos de materiales de oficina.
En la pestaña costa el número en el que se encuentra ordenado según la
etiqueta de la caja archivadora y el nombre del dueño del expediente académico
como se lo muestra a continuación:
1 Ajaví Pasmay Liliana Elizabeth 22 Mejía Enríquez Hermes Iván
2 Albuja Narváez Lorena Alexandra 23 Mora Baez Karen Vanessa
3 Angamarca Tobar Henry Byron 24 Ortiz Cartagena Cesar Luis
4 Bolaños Ibujés John Edmundo 25 Otero Andrade Ana Karina
5 Burgos Yar Jessica Lisseth 26 Perez León Ana Karina
6 Cárdenas Hidalgo Rubén Darío 27 Pineda del Castillo Diego David
7 Carlosama Almeida María Margarita 28 Pinto Recalde Jessica Maritza
8 Cervantes Gonzalez Carlos Eduardo 29 Portilla Ulcuango Sandra Elizabeth
9 Echeverría Proaño Jenny Elizabeth 30 Pozo Mena Andrea Alexandra
10 Encalada Moreta Corina Jasmín 31 Quilca Esparza Sandra Maricela
11 Esparza Echeverria katherine
Geovanna
32 Quintana Proaño Jahel Estephany
12 Farinango Vinueza Gustavo Andrés 33 Quinteros Gonzalez Patrica
Esperanza
13 Flores Placencia Juan Francisco 34 Recalde Rodríguez Adriana Cristina
14 Galárraga Andrade Sofía Elizabeth 35 Rivera Mejía Ana Gabriel
15 Garrido Suárez Andrea Paulina 36 Rocha Romero Sandra Gabriela
16 Granda Jaramillo Elizabeth Mariana 37 Rosero Morales Angela Jessenia
17 Guzmán Moreno Karla Ivonne 38 Vaca Ponce Álvaro Xavier
18 Herrera Osejos Manuel Mesías 39 Vasquez Bonilla Johanna Verenice
19 Hidrobo Galarza Pablo Fabricio 40 Vasquez Ruíz Cristina Gabriela
20 Imbaquingo Pozo Johanna Teresa 41 Vinueza Vasquez Nelson Gustavo
21 Lopez Ruiz Sandra Vrónica 42 Zamora Albuja Sandra Elizabeth

8. Conclusiones
• La capacitación inducida por los encargados del archivo central fue de gran
importancia para el desarrollo de las prácticas pre-profesionales ya que en el
transcurso de las mismas no hubo problema algún en cuanto al proceso de
cómo se debe intervenir un fondo documental.
• Al realizar la visita de campo al área del archivo administrativo de la Facultad
de Ciencias de la Salud se constató que no se encontraba en condiciones de
fácil acceso al personal administrativo como también a los estudiantes, por lo
tanto, se concluyó que se debe tomar acciones correctivas y realizar un plan
de mejora.
• Se desarrolló los procesos de organización del fondo documental,
depuración, foliación, registro y almacenamiento, control y transferencia,
conservación y preservación, consulta de expedientes, son todos los
procesos que se ejecutó para rescatar los expedientes académicos de la
Facultad de Ciencias de la Salud.
• Se realizó un inventario de todos los expedientes académicos según la
carrera y la serie que puede ser graduado, retirado, egresado, con la finalidad
de optimizar la búsqueda de los expedientes ya que en el inventario se
encuentra definido el número de estantería , bandeja y caja archivadora en
donde se encuentra el expediente
• La aplicación de la metodología de las 5s fue de gran ayuda en la ejecución
de este procesos ya que nos ayudó a responder a problemas en cuanto al
desorden que se encontraba e lugar y los documentos que contenía la
facultad de ciencias de la salud ya que esta metodología se basa en clasificar,
ordenar, limpiar, estandarizar y mantener la disciplina en cualquier proceso.
• Durante el proceso de consulta de expedientes académicos al principio se
tuvo muchas dificultades ya que por el desorden en el área de archivo era
muy difícil su búsqueda, después de todos el procesos que se realizó para

organizar los expedientes se tuvo resultados positivos, ya que se contaba
con un inventario el cual nos permitía saber exactamente en el numero caja
archivadora la bandeja y la estantería donde se encontraba el expediente
requerido.
• En lo personal las prácticas pre- profesional me proporcionaron una gran
experiencia, sobre todo como enfrentarme y comportarme en el campo
laboral y las responsabilidades como individuo.
9. Recomendaciones
• Se debería tomar acciones para que los encargados de los archivos de las
diferentes Unidades Académicas y/o Administrativas de la Universidad
Técnica del Norte cumplan con las directrices de organización del fondo
documental que emiten los encargados del archivo central continuamente,
ya que existe mucha desorganización en dichos archivos.
• Para una buena organización tener en cuenta metodologías existentes tal
cual se utilizó en el transcurso de las practicas pre-profesionales ya que
ayudara continuamente a ejecutar procesos sin ningún problema y en el
orden adecuado.
• Para la manipulación de documentos históricos o guardados se debería
obligar hacer uso de EPP en este caso vendrían a ser; mandil, mascarilla,
cofia, guantes de látex, y gafas con la finalidad de proteger la salud del
ejecutor evitando posibles enfermedades profesionales de los responsables
de los archivos de las diferentes dependencias.
• Se debería mejorar las condiciones del área de los archivos administrativos
en cuestión de estanterías ya que algunas no se encuentran en condiciones
de uso para el respectivo almacenamiento de todo el fondo
• La universidad técnica del norte debería implantar un software de Gestión
Documental el cual ayudaría a optimizar muchos procesos en las diferentes
dependencias y la información se encontraría guardada digitalmente con lo

que se reduciría el uso del papel ayudando a la preservación del medio
ambiente.
10. Referencias de la empresa
Dirección de la institución:
Provincia: Imbabura
Cantón: Ibarra
Ciudad: Ibarra
Calle Principal: Av. 17 de JULIO
Calle Secundaria: GRAL. JOSÉ MARÍA CORDOVA
Número de la Dirección: 5-21 Teléfonos: (593 6) 2997800
Fax: (593 6) 2997800 ext. 7001 Portal web: www.utn.edu.ec

11. ANEXOS
Actividad: Capacitacion SIGEDA y elaboracion del plan de trabajo
Lugar : Archivo central de la Universidad Tècnica del Norte Fecha
: 17/04/2017

Actividad:Limpieza del àrea del archivo administratrivo de la Facultad de
Ciencias de la Salud
Lugar : Archivo administrativo de la Facultad de Ciencias de la Salud-UTN
Fecha : 18/04/2017 al 19/04/2017
Actividad: Clasificación del fondo documental de la Facultad de Ciencias de
la Salud.
Lugar : Archivo administrativo de la Facultad de Ciencias de la Salud-UTN
Fecha : 20/04/2017 al 24/04/2017

Actividad: Clasificación de expedientes académicos según las carreras de Enfermería,
Terapia Física y Saneamiento Ambiental.
Lugar : Archivo administrativo de la Facultad de Ciencias de la Salud-UTN Fecha
:25/04/2017 al 28/04/2017
Actividad:Clasificacion de los expedie ntes academicos de graduados de la
carrera de Enfermería, graduados y egr esados de Terapia Física y de
Saneamiento Ambiental
Lugar : Archivo administrativo de la F
Fecha :03/05/2017 al 15/05/2017
acultad de Ciencias de la Salud-UTN

Actividad: Depuracipón de los expedientes Academicos de Enfermería, según
la serie : retirados , egresados . Lugar
: Archivo administrativo de la F
Fecha :16/05/2017 al 08/06/2017
Actividad : Foliación de expedientes Academicos de Enfermería Terapia
Física y Saneamiento Ambiental, según la serie : graduados, egresados
:09/06/2017 al 22/06/2017

Actividad: Elaboración del inventario de la carreras de Enfermería, Terapia
Física y Saneamiento Ambiental y colocación de los expedientes académicos
en las cajas archivadoras
:23/06/2017 al 04/07/2017
Actividad : Diseño de etiquetas para las cajas archivadoras y colocacion de las
mismas
Fecha :05/07/2017 al 13/07/2017

Actividad : Diseño de pestañas para los folderes de expedientes academicos y
colocaciòn de las mismas
:17/07/2017 al 19/07/2017
Actividad: Etiquetado de los empastados de oficios , solicitudes de la Facultad
de Ciencias de la Salud
:20/07/2017 al 21/07/2017

Actividad : Revisiòn de etiquetado de cajas archivadoras y de inventarios con
la Lic. Lucia Dàvila.
Fecha :27/07/2017

Informe

Más contenido relacionado

Similar a Informe

Último

Informe