Este documento describe un sistema de gestión documental. Explica que tiene el objetivo de normalizar de forma sistemática un programa de gestión documental para estandarizar la información de una entidad. Detalla los requisitos para la implementación de un sistema de gestión documental como determinar los documentos necesarios y su estructura, y decidir las tecnologías a utilizar. Además, explica las características que debe tener como fiabilidad, integridad y conformidad.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
Docente
Luz Marina Arias González
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2015

2. OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática un programa de Gestión Documental, para
estandarizar la información que se genera en la entidad, dando seguridad, confianza
y calidad, apoyando la toma oportuna de decisiones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la
entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.
2. Garantizar la obtención de mejores resultados en el almacenamiento y manejo
confidencial de la información.
3. Aplicar el correcto manejo de un sistema de información electrónica, basados en
las pautas estipuladas de la normatividad vigente.
4. Preservar correctamente la documentación de una forma establecida, como el
manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estén almacenando.

3. INTRODUCCIÓN
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera
vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor
importancia para una empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran
cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de
documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un
sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil
almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación
eficientes.

4. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?
El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un
conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo tipo en
una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Los sistemas de gestión documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren
en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de
datos convencionales, o de aplicación general, que se
utilizan para la gestión de documentos administrativos.

5. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
- Determinar los documentos que deberían
ser creados en cada proceso de negocio y la
información que necesario incluir en dichos
documentos
- Decidir la forma y la estructura en que los
documentos se deberían crear e incorporar
al sistema, y las tecnologías que tienen que
usarse
- Decidir la forma y la estructura en que los
documentos se deberían crear e incorporar
al sistema, y las tecnologías que tienen que
usarse

6. - Determinar los
requisitos para
recuperar, usar y
trasmitir
documentos.
•Decidir cómo
organizar los
documentos.
•Evaluar los riesgos
que se derivan de
la ausencia de
documentos.
- Conservar los
documentos y
permitir el acceso a
los mismos a lo
largo del tiempo
• Cumplir los requisitos
legales y
reglamentarios, las
normas aplicables y
la política de la
organización
• Garantizar que los
documentos se
conserven en un
•Garantizar que los
documentos sólo se
conserven durante el
periodo de tiempo
necesario o requerido
•Identificar y evaluar las
oportunidades para
mejorar la eficacia,
eficiencia o calidad de los
procesos

7. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Organizar los
documentos físicos y
electrónicos,
incluyendo sus
metadatos a través de
cuadros de
clasificación
documental.
Garantizar la
autenticidad de los
documentos de
archivo y la
información conexa
(metadatos) a lo
largo del ciclo de
vida del documento.
) Ejecutar procesos
de eliminación
parcial o completa
de acuerdo con los
tiempos
establecidos en las
TRD o TVD.
Establecer plazos de conservación
y eliminación para la información
y los documentos electrónicos de
archivo en tablas de retención
documental (TRD) y tablas de
valoración documental (TVD).
Mantener la
integridad de los
documentos,
mediante
agrupaciones
documentales, en
series y subseries.
Permitir y facilitar el
acceso y
disponibilidad de
los documentos de
archivo por parte de
la ciudadanía y de la
propia entidad,
cuando sean
requeridos.
Preservar los
documentos y sus
agrupaciones
documentales, en series
y subseries, a largo
plazo,
independientemente de
los procedimientos
tecnológicos utilizados
para su creación

8. CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA
DE GESTIÓN DE CALIDAD
CARACTERÍSTIC
A
CONCEPTO
FIABILIDAD
Deberá funcionar de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables:
• Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las actividades de la organización
• Organizar los documentos reflejando el contexto de producción
• Proteger los documentos frente a modificaciones, eliminaciones o accesos no autorizados
• Ser fuente primordial de información para la organización y los actos de la misma que los
documentos testimonian
• Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos.
• Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo tanto en el sistema de gestión
no deberán repercutir en las características de los documentos
• La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las características de los
documentos.
INTEGRIDAD Deberá desarrollar medidas para el control del acceso, la identificación de los usuarios, la
destrucción autorizada. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema de gestión de
documentos o ser externas al mismo. Adquiere especial relevancia para los documentos
electrónicos.
CONFORMIDAD Debe ser consistente con los requisitos derivados de las funciones y actividades propias de la
organización, debe cumplir también con las expectativas de la sociedad y con el proceso de
rendición de cuentas.
SISTÉMICO Los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse en el sistema de gestión de forma
sistemática.

9. VENTAJAS EN LA APLICACIÓN DEL SGD

10. POLÍTICAS DEL SISTEMA GESTIÓN
DOCUMENTAL
• Aprobar el Sistema de gestión documental y sus documentos
a través del órgano de gobierno competente.
• Promover y apoyar las políticas encaminadas a motivar la
participación en el Sistema de gestión documental.
• Asegurar la disponibilidad de los recursos humanos,
económicos, técnicos y materiales para poder implantar y
mantener el Sistema.
• Asegurar la implantación de los procesos de gestión
documental.
• Apoyar a las acciones para la mejora del Sistema.
• Establecer los mecanismos para asegurar la calidad del
Sistema.
• Promover la integración del Sistema en los diferentes Sistemas
de gestión de la organización.

11. GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA UNAB
Entre las prioridades de nuestro Programa de Gestión Documental
tenemos la de establecer un sistema centralizado respecto a la
recepción y envío de documentos institucionales. Por documentos
institucionales se deben entender aquellas comunicaciones recibidas
o producidas en el desarrollo normal de las funciones de la
Universidad. La centralización mejorará la administración documental
en cuanto a la distribución, trámite, conservación y archivo de los
mismos. Así mismo se ubicarán de forma rápida y precisa al
momento de consultarlos o requerirlos.
De acuerdo a lo anterior, todo documento institucional debe ser
enviado y recibido por nuestra oficina (Archivo Central) ubicada en el
primer piso del Bloque A. Allí será radicada y registrada en el
software especializado.

12. GESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA
INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN -
GUIDO

13. ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BUCARAMANGA
“GUIDO” – GUESTIÓN UNIVERSITARIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
Entrevistada: Celina Diaz Diaz
– Bibliotecóloga e Historiadora
Dirección: Avenida 42 No.48-
11 El Jardín
Teléfono: 6436111 Ext.225
Ciudad: Bucaramanga

14. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA
PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
Disponer de recursos de información para la
toma de decisiones al interior de la empresa
Normalizar y racionalizar la producción
documental.
Agilizar los procesos.
Controlar y administrar
el sistema de archivo
de una manera
eficiente y eficaz.
Optimizar los
recursos
disponibles.
Racionalización y
normalización de la
documentación.

15. CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA
PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
Manejo integral de la información.
Normalización de tareas
archivísticas. Modernización
administrativa
Evaluación y valoración de
documentación.
Normalizar la utilización de
materiales, soportes y equipos de
calidad y que a la vez preserven el
cuidado del medio ambiente
Simplificación de trámites
Regular el manejo y organización
del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de
la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad

16. CÓMO REALIZA LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
A LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Tiene los mismos procesos que la
gestión documental físico, está
identificada en la TRD y se le da el
tratamiento de los proceso
archivísticos electrónicos en el
aplicativo ALFANET

17. CONCLUSIONES
El Programa de Gestión Documental implementado por la empresa,
contribuye eficientemente al control y administración de documentos
que recibe y produce la entidad, gracias al apoyo de todas las personas
que laboran en las diferentes áreas de la entidad.
El establecimiento de flujos de trámite documental brinda beneficios en
la organización, administración y control de todo Sistema Archivístico y
Programa de Gestión Documental, permite ahorrar tiempo y recursos en
tareas innecesarias, y detectar que procesos pueden ser simplificados.
El PGD permite mejorar y agilizar los procesos de intercambio de
información entre las dependencias y a su vez puede ser utilizado en
los programas en línea con otras entidades.
Mejora sensiblemente el control y organización de los documentos y
contribuye al logro de los objetivos propuestos por la entidad.

18. BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. (06 de 09 de 2015). Archivo General de la
Nación Colombia. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/
Machicado Mendoza, F. (2006). Metodología para establecer un sistema de
gestión documental en unaorganización. Revista de bibliotecología y
ciencias de la información - UMSA, 10(15), 68-73.