Este documento presenta un trabajo de investigación sobre sistemas de gestión documental. En primer lugar, define qué es un sistema de gestión documental y sus requisitos. Luego, explica las generalidades de un sistema de gestión documental según el Decreto 2609 de 2012. Finalmente, describe la visita a la Gobernación de Antioquia para analizar su sistema de gestión documental.

1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO POR: GLORIA ELENA SÁNCHEZ RUIZ
GRUPO: TRES
PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
GESTION DOCUMENTAL II
MARZO DE 2015

2. INTRODUCCION.........................................................................................................................................................................
1
OBJETIVOS................................................................................................................................................................................
2
1. INVESTIGUE Y DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS SE DEBEN DE
TENER EN CUENTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN...............................................................................................................5 y
6
2. INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.....................................................................................................................7, 8 y
9
3. USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Y
ES LLAMADO(A) A DAR SU OPINIÓN SOBRE CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR DICHO
SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE UNA TABLA EN LA CUAL INCLUYA LAS CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE
REUNIR EL SISTEMA Y EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE CADA UNA DE ELLAS.............................................................10 Y
11
4. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E
INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA, SI ES POSIBLE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES
DESDE SU PROYECTO HASTA LA FASE FINAL DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO..................................................12 A LA 19
5. INDAGUE EN LA MISMA ENTIDAD LO SIGUIENTE: ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN
CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS? ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN
GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?.................................................................20 A LA 23
CONCLUSIONES..........................................................................................................................................................................
24
BIBLIOGRAFIA...............................................................................................................................................................................
25

3. Con el desarrollo del trabajo individual vamos inicialmente a investigar en que consiste
un Sistema de Gestión Documental, posteriormente se analizara que beneficios aporta
el decreto 2609 de 2012 a la implementación del sistema según los lineamientos ya
establecidos por la normatividad archivística.
También se hará una visita a una Unidad de Información en donde tendremos la
oportunidad de identificar si se están aplicando los conceptos que hemos construido
teóricamente.

4. OBJETIVO GENERAL
Generar conocimientos en los estudiantes sobre los temas investigados previamente
para la elaboración del trabajo, reconociendo cuales son los componentes y
características que se deben tener en cuenta al momento de levantar un sistema de
gestión documental en una entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Practicar lo aprendido en la visita a la Unidad de Información identificando cada uno
de los elementos que componen el Sistema de Gestión Documental.
2. Combinar los aspectos normativos con los parámetros establecidos internamente por
la entidad para llevar planear y ejecutar el Sistema de Gestión Documental.

5. La gestión documental es el conjunto de actividades,
normas y técnicas que permiten a la empresa administrar
su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del
mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o
aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más
altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

6. NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS TECNOLOGICOS ECONOMICOS
 Cumplir con la
normatividad
vigente.
 Conocer el
manual de
funciones y
procedimientos de
la entidad.
 Factor humano.
 Garantizar la
seguridad y
control de la
información.
 Consulta.
 Software.
 Hardware.
 Equipo de
computo.
 Contar con
presupuesto para
la implementación
y desarrollo de los
procesos.

7. GENERALIDADES
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos a través de cuadros de
clasificación documental.
Significa clasificar los documentos de acuerdo a la estructura a la cual pertenecen para
luego ser identificadas en el cuadro de clasificación en donde a cada agrupación se le
asigna un código.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tas TRD y TVD.
Se hace un análisis y valoración de la información, según los valores primarios y
secundarios que posea se definen los tiempos de retención en cada una de las fases
del
ciclo vital de los documentos, una vez cumplidos estos valores establecidos en las TRD
o TVD se eliminan o se conservan totalmente como testimonio para la historia.

8. c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD y TVD.
Una vez hayan terminados los valores primarios y cumplidos los tiempos de retención
establecidos se aplica los procesos de eliminación a aquella información que no
amerite
ser conservada totalmente en el archivo histórico ya que no son fuente de información
cultural, investigativa y científica.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
Conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
Quiere decir que desde el momento mismo de la creación del documento este mismo
debe tener explicito algunos datos que me garantizan que el documento es autentico,
por ejemplo: los nombres de las personas que intervienen, asunto, la fecha de creación,
etc.
e) Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
Conformación de unidades documentales simples o compuestas garantizando el buen
uno y manejo de los documentos y la seguridad de la información.

9. f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad.
Tener la información disponible para efectos de consulta a usuarios tanto internos como
externo, excepto cuando la información es considerada como de reserva.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en series y
subseries a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.
Que independientemente del soporte en que fueron creados los documentos sea
físicos o electrónicos se debe garantizar la integridad de la información, para cumplir
con
los objetivos se pueden llevar a cabo las siguientes actividades: utilizar el material
adecuado en el papel, en las tintas, el almacenamiento de los documentos, las
condiciones ambientales de iluminación y ventilación, y cumplir previamente con los
parámetros establecidos por la normatividad Colombiana para la debida conservación
del os documentos.

10. CARACTERISTICAS MINIMAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
CONFORMIDAD: Respaldar la información mediante el desarrollo de las funciones
administrativas, entre ellas tenemos la planeación, dirección, organización, coordinación
y el controlar de todo el sistema administrativo.
INTEROPERABILIDAD: Es intercambiar información entre dos sistemas de gestión
documental, asi mismo poder utilizar la información en cada uno de los sistemas.
SEGURIDAD: Garantizar la seguridad de la información en todas sus fases desde el
inicio hasta la disposición final; teniendo en cuenta aspectos a nivel de consulta,
préstamo y almacenamiento.
METADESCRIPCION: Se debe cumplir con los lineamientos establecidos por cada
entidad para controlar el manejo de la información física y electrónica, pueden ser
manuales o automatizados.
ADICION DE CONTENIDOS: Que se puedan agregar datos a los documentos en forma
de metadatos sin dañar la estructura inicial y alterar el contenido de los documentos ya
existentes.

11. DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO: El sistema debe garantizar el fácil manejo por parte de
los usuarios.
GESTION DISTRIBUIDA: Que se puede importar y exportar información masivamente
hacia otros sistemas de gestión documental.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO: Los documentos deben ser exequibles y fáciles de
entender por los usuarios, además deben guardar sus características originales, también
que puedan ser procesados y utilizados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA: Se puede elegir las tecnologías que se van a utilizar
en el desarrollo de los procesos, siempre y cuando se respeten las normas y conceptos
internacionales establecidos previamente por estos organismos.

12. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION DE ANTIOQUIA.
La Gobernación de Antioquia establece la manera en la que da cumplimiento a los
requerimientos establecidos en la norma técnica NTC GP 1000 y MECI y de el se
derivan la misión, visión, política, caracterizaciones de procesos, procedimientos,
formatos, entre otros.
MAPA DE PROCESOS
Compuestos por los procesos misionales, procesos estratégicos y procesos de apoyo
que son la base para el desarrollo de las actividades y el buen funcionamiento de la
entidad.

13. PROCESOS MISIONALES PROCESOS
ESTRATEGICOS
PROCESOS DE APOYO
 Promoción del
desarrollo económico.
 Promoción del
desarrollo político.
 Promoción del
desarrollo territorial.
 Promoción del
desarrollo social.
 Seguimiento y
evaluación de la acción
municipal.
 Asesoría y asistencia
técnica.
 Atención a la
ciudadanía.
 Inspección, vigilancia
y control.
 Comunicación
publica.
 Gestión de la mejora
continua.
 Estructura
organizacional y
empleo publico.
 Planeación del
desarrollo.
 Desarrollo del capital
humano.
 Gestión Jurídica.
 Contratación
administrativa.
 Soporte logístico.
 Planeación y
administración de las
TIC.
 Gestión documental.
 Gestión financiera.
Administración de los
tributos.
 Fabricación de licores
y alcoholes.
 Comercialización de
licores y alcoholes.

15. Dentro de el sistema de Gestión Documental se cuenta con un modulo de
DOCUMENTACION el cual nos permite, documentar, publicar y controlar los
documentos y registros, utilizando plantillas determinadas y dinámicas para sus
procedimientos, instructivos, manuales, entre ellos podemos contar:
 Listado maestro de documentos.
 Listado maestro de documentos externos.
 Listado maestro de actas.
 Tablas de retención documental.
INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.
Son utilizados para generar reportes consolidados y gráficos con los resultados de la
medición de manera automática, tales como.
 Visualización.
 Reportes
 Medición.
 Estadísticas.

16. TALENTO HUMANO
Se evalúan las competencias del personal de la compañía a partir de su experiencia,
formación y habilidades. Califica la eficacia de las capacitaciones mediante pruebas y
cuestionarios.

17. Se maneja el modelo de control interno de la
Entidad.

18. Los principales componentes que intervienen en el sistema de gestión
documental son los siguientes:
 Captura: Se utilizan distintos métodos en los cuales los documentos pueden ser capturados,
entre ellos: escaneo de documentos, entrada manual y carga de objetos.
 Flujo de trabajo (Workflow): Se direccionan automáticamente los documentos a usuarios
definidos. El enrutamiento es determinado para soportar el proceso que es utilizado.
 Búsquedas: El SGD soporta búsquedas predefinidas, como búsquedas de documentos
esperando una aprobación, búsquedas de contenido de documentos, tipos de documentos, o
documentos asociados a un tema en particular.
 Obtención: Se obtiene o recupera contenido de distintos documentos para luego ser
exportados a otros sistemas externos.
 Distribución: Es la capacidad que tienen los nodos del SGD para se distribuidos a distintas
redes, permitiendo que la información pueda ser obtenida manera más eficiente y rápida.
 Control de acceso: El control se utiliza para determinar a que contenido puede acceder el
usuario.
 Almacenamiento: El almacenamiento se refiere a la capacidad que tiene el sistema para
almacenas datos.

19. Por ultimo el desarrollo cada uno de los procesos están basadas en el ciclo P.H.V.A
cuyo objetivo principal es gestionar el recibo y entrega de la correspondencia, la
administración, custodia y consulta de los documentos y la asesoría y capacitación en
temas de archivo bajo criterios de calidad y oportunidad.

20. - ¿ CUALES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA
SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
Los criterios que se han tenido para la selección del sistema de Gestión Documental
son la estandarización y documentación de los procesos que se desarrollan en la
entidad los cuales ayuden a tener el control de todo lo que pasa en la entidad; además
La adopción de las normas NTC GP 1000, MECI y Sisteda.
NTC GP 1000 (norma Técnica de Calidad de la gestión publica): Permite evaluar y
dirigir el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, de
manera sistemática.
MECI (Modelo estándar de control interno): Permite el diseño, desarrollo y operación
del sistema de control interno en las entidades.
SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo): Esta orientado al fortalecimiento de la
capacidad y el desempeño institucional.

21. - ¿DE QUE MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA
INFORMACION EN EL SISTEMA ARCHIVISTICO?
La Gobernación de Antioquia garantiza la integridad de la información ejecutando
dos procesos en el primero se le aplica todos los criterios archivísticos a la
documentación física y electrónica, teniendo en cuenta desde que se inicia el tramite
hasta que finalice cumpliendo con todos los lineamientos en materia de seguridad y
conservación de la información, el segundo proceso es la sistematización y
automatización de la documentación para esto se cuenta con el aplicativo Mercurio.

22. MERCURIO, está diseñado para apoyar la labor del Centro de Información Documental
de la organización, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de
una forma más eficiente, eficaz, segura y con menores costos. En este software se
encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la
Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los documentos
inactivos.
Se dispone de una aplicación con un alto grado de flexibilidad, óptima calidad y
disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo y control de
los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones.

23. NOMBRE DE LA ENTIDAD VISITADA
PERSONAS QUE ATENDIERON LA VISITA
GEMMA VICTORIA BOTERO LONDOÑO,
BEATRIZ ARISTIZABAL, Y
ARNULFO CASTRO.

24. Obtuve nuevos conocimientos ya que inicialmente estaba confundida entre un sistema
de gestión documental y el programa de gestión documental, ahora ya se cual es la
diferencia entre los dos.
Fue gratificante poder visitar una Unidad de información y comparar si el sistema que
se maneja si esta cumpliendo a cabalidad con todos los requisitos que tiene dicho
sistema para su implementación.

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26. GRACIAS.