El documento describe las fases y componentes clave de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el desarrollo de un plan global, estudio de viabilidad, diseño del sistema, implementación, y control y mantenimiento. También resume cómo la Universidad del Tolima implementó con éxito un Sistema de Gestión Documental para organizar documentos, garantizar acceso y preservación a largo plazo, y lograr eficiencia administrativa.

1. Magda Liliana Vargas
Profesora: Luz Marina Arias Gonsalez

2.  Con este trabajo podemos identificar las
normatividades que rigen un Sistema de Gestión
Documental para así adquirir bases solidas en los
procesos que debe seguir una empresa para
implementarlo.

3.  DEFINICIÓN: Es un
conjunto de normas,
técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en
una organización, permitir
la recuperación de
información de manera
confiable, oportuna,
eficiente y eliminar lo que
ya no sirve, asegurar la
conservación indefinida de
los documentos más
valiosos, aplicando
principios de
racionalización y economía.

4.  Primera Fase: Desarrollar un Plan Global que
represente al SGD, el mismo que pueda estar
inmerso dentro del SGI, lo importante es que
pueda estar totalmente compatibilizado con los
objetivos, metas, misión y visión de la
organización, esto garantiza la plenitud del
desarrollo, por constituir el alma de la
organización.
 Segunda Fase: Estudio de viabilidad, análisis de
sistemas. Esta área, cuyo propósito es realizar un
estudio, con la viabilidad de aplicación del
Sistema de Gestión Documental SGD tiene varios
determinantes, que son: Revisar, analizar y
Documentar el estudio. Parte fundamental que
comprende los pasos de recopilar información
básica y fundamental para analizar la viabilidad de
los SGD, generalmente se basa en sistemas
anteriores o existentes, a fin de que estos tengan
fundamentos que deben ser analizados y
documentados de manera adecuada y
respectivamente.
 Tercera Fase: Diseño del sistema de Gestión
Documental (SGD). Esta fase supone la
consecución de cuatro etapas ineludibles, los
mismos que tienen mucho que ver con el plan
global y los objetivos del Sistema de Gestión
Documental (SGD) que se propone:
Etapa de Identificación de las Necesidades de
Información.
 Cuarta Fase. Implantación del sistema.
Después de elaborar el plan, analizado y
diseñado el Sistema de Gestión Documental,
se debe implementarlo en la vía práctica, para
comprobar y realizar las operaciones
materiales e intelectuales que constituyen la
cadena documentaria con la producción,
edición y distribución de los productos
documentales.

5.  Quinta Fase. Control y mantenimiento del
sistema. Esta última fase que resulta la más
importante de todas, permitirá el
perfeccionamiento de los resultados planteados
en sus inicios. Es el momento en que se expresa
el control y la auténtica gestión documental de la
organización.

6. ARTICULO 16. Generalidades del sistema de Gestión Documental. Las entidades públicas deben
contar con un sistema de gestión documental que permita:
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
CAPITULO III
El Sistema de Gestión Documental

7. •Establecer plazos de
conservación y eliminación para
la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas
de retención documental (TRD)
y tablas de valoración
documental (TVD).
Valorar todos los documentos
de la empresa u organización,
tanto los que se generan como
los que ingresan con el fin de
darles un tratamiento y
preservación o conservación
adecuada de acuerdo a las
normatividades ya establecidas.
Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo
con los tiempos establecidos
en las TRD o TVD.
La eliminación de los
documentos es el resultado de
la valoración apoyada en el
ciclo vital de los mismos y el
funcionamiento de la
organización o empresa

8.  Garantizar la autenticidad de
los documentos de archivo y
la información conexa
(metadatos) a lo largo del
ciclo de vida documental.
 Conservar los documentos
originales para mayor
credibilidad.
 Mantener la integridad de los
documentos, mediante
agrupaciones documentales, en
series y subseries.
 Los documentos deben ser
conservados ordenadamente de
acuerdo a lo establecido en la
Tabla de retención documental
por series y subseries en
archivos electrónicos bajo
parámetros de seguridad para
conservar su integridad y
durabilidad en los diferentes
tipos de formatos..

9.  Permitir y facilitar el acceso
y disponibilidad de los
documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean
requeridos.
 La información debe estar
organizada y salvaguardada
para permitir y facilitar su
acceso tanto a usuarios
externos como internos,
siempre y cuando no tenga
restricción legal.
 Preservar los documentos y
sus agrupaciones
documentales, en series y
subseries, a largo plazo,
independientemente de los
procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.
 Las empresas deben de contar
con un sistema tecnológico
para la el manejo de los
documentos por series y
subseries y salvaguardar la
información a largo plazo con
el fin de poder recuperar su
información.

11. Entidad visitada:
Universidad del Tolima
Ubicación: Santa Helena
parte alta
Coordinadora: Luz Nidia
Bermúdez
Contacto al: 2771219 EXT:
9174

12. Se visita el archivo central de la Universidad del
Tolima, el archivo fue creado en el año de 1998
bajo el acuerdo 0028, luego de 3 años es creada la
Tabla de retención documental para cada una de
las facultades y áreas de la Universidad con el
acuerdo 030 del 2001 las cuales son aprobadas
por el comité en el año 2005. Y el procedimiento
para la eliminación documental fue establecida en
el acuerdo 002 del 2004, en el mismo año se
autoriza la modernización de los archivos de
gestión, central y el histórico, también se
empiezan aplicar los instructivos para las series y
subseries y la modificación de la _Tabla de
Retención Documental.
En el año 2005 se publica el reglamento del
archivo general y el manual de funciones.
En el año 2006 se adopta la ventanilla única para
quejas y reclamos y en el siguiente año se adopta
el reciclaje de papel para las comunicaciones
internas, en el 2013 se reorganiza el comité de
archivo.

13. El PGD se implementa en la Universidad del Tolima para:
 Conocer, manipular y ejecutar todos los procesos, políticas, programas,
funciones y servicios, para poder ejercer control en cada una de las fases de
archivo y en los procedimientos.
 Los usuarios que podrán acceder a los archivos son internos que son todo el
personal que corresponda a la parte académica y administrativa de la
universidad y los externos como otras entidades, y los potenciales como los
investigadores que frecuentan el archivo histórico de la Universidad ubicado en
las instalaciones de la Secretaria de cultura, tercer piso de la biblioteca soledad
Rengifo.
 Eficiencia y transparencia administrativa
 Conservar los documentos electrónicos y la migración a nuevas plataformas
 Actualizaciones tecnológicas para las necesidades de cada área median una
oficina de gestión de la tecnología.
 Evitar la pérdida de documentos.

14.  Personal idóneo y
profesional que verifique el
documento debe estar
completo, que no haya sido
alterado, que sea enviado
por la persona que lo ha
creado y firma y se envié en
el momento.
 Cada funcionario debe tener
una clave y no puede alterar
la información.
 Información que está bajo
supervisión y controles de
seguridad

15. Un Programa de Gestión Documental permite y se hace
indispensable en una empresa ya sea pública o privada
siendo el apoyo para los procedimientos manuales y
sistematizados desde la correspondencia hasta el archivo
histórico.
Brindando a la empresa precisión en la toma de decisiones y
descubrir las necesidades y adoptar nuevos sistemas para
la conservación y el uso adecuado de los documentos en
diferentes tipos de formatos.