SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. TRABAJO (INVESTIGACIÓN)
GESTION DOCUMENTAL II
Grupo 03
EDWIN D. TARQUINO Q.
BOGOTÁ
2015

2. Los sistemas de gestión documental son gestores administrativos para
el tratamiento de documentos, mediante normatividades, técnicas y
recursos que posibilitan un estándar en la actividad y en el resultado
del ciclo vital de los documentos. Por medio de la tecnología se
promueve la optimización y diseño congruente para la integración
equilibrado entre físico y digital
Requisitos:
Definir las políticas para el archivo en materia de Gestión Documental.
Instaurar los planes y estrategias de trabajo para tomar decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad.
Establecer directrices para las actualizaciones de las TRD y TVR y concretar
planes para su correcta aplicación.
Definir los medios informáticos y tecnológicos para la Administración
Documental.
Garantizar la mejora e implementación del Modelo de Gestión Documental

3. Según el decreto 2609 de 2012 se especifica las siguientes generalidades:
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental:
Mediante la organización física y electrónica se garantiza una rápida búsqueda
y recuperación de la información así como la identificación por medio de
palabras claves la cuales además de acceder por medio de cualquier dato a
un documento, describe alguna o varias características del contenido.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD):
La correcta elaboración de estas dos tablas permiten mantener una valiosa y
consultada información, la cual garantiza la conservación de la memoria
institucional y la ecología de los beneficios “cero papel”

4. c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD:
La eliminación parcial y / o completa de los documentos permiten garantizar la
conservación de los documentos que realmente son necesarios dentro de un archivo,
de allí la importancia que tiene la adecuada identificación y la gestión en el proceso
de las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento:
la validez de la información y de las características relacionadas mediante los metadatos
son de gran importancia puesto que la digitalización y aquellas características son la
consulta y la identificación que en una consulta se requiere
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries:
De igual manera que la validez de la información, la integridad y la adecuada agrupación
de series y subseries, permiten la recuperación eficaz de un documento, y la
integridad del documento en físico o en digital

5. f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo
por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos:
la consulta y el fácil acceso de los documentos de archivo son derechos que la
ciudadanía tiene, es por eso que las actividades de un programa de gestión
documental, requiere toda la pertinencia y fidelidad con los pasos y
planteamientos elaborados por el AGN y por las normas de gestión de
calidad, para garantizar de esta manera el acceso a estas consultas
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación:
La preservación en físico de los documentos seleccionados para largo plazo
según las series y subseries, son una copia de resguardo que
complementan la estrategia de preservación documental como mecanismo
de resguardo de memoria institucional.

7. Ejemplo:
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de
Gestión de documentos?
• Abrir una dependencia adscrita a la Secretaria General de la Universidad, la cual
vigila el desarrollo de las Políticas de Gestión de Documentos, el funcionamiento del
Sistema de Archivos y el cumplimiento de los Lineamientos en Gestión de la
Información y Documentación de la institución. Así mismo se identifican los
siguientes aspectos
• Asegura el correcto manejo del patrimonio y memoria documental.
• Asesora, desde el punto de archivos a los Centros de Administración de Documentos
de las diversas sedes.
• Realiza el apoyo a las dependencias nacionales en la administración de documentos.
• Responde por las actividades de protección, conservación y acceso de los archivos
central e histórico de la Institución.

8. Ejemplo:
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

9. Ejemplo:
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
Mediante el siguiente mapa de procesos se puede identificar la integridad que la
universidad cooperativa de Colombia tiene para la implementación del sistema
de gestión documental

10. •http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
•http://www.ucc.edu.co/gestion-documental/Paginas/inicio.aspx
•http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_tc_browse.htm?commid=48856
•https://www.youtube.com/watch?v=xdYJAkatKgI&feature=youtu.be
•http://www.gestiondocumental.gob.ec/
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