1. ALCALDIA MUNICIPAL FRESNO
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO - MECI VIGENCIA 2012
Radicado No: 44
Subsistema de Control Estratégico
Avances
Con la nueva Administración que empezó en el 2012 y que corres su vigencia
hasta 2015, la Alcaldía Municipal de Fresno en aras de consolidar un esquema
de valores corporativos que le permitan una mejor prestación de los servicios
básicos que ofrece a la comunidad, adelanto una sensibilización respecto de
los contenidos del Código de Ética y el Código de Buen Gobierno que a la
postre se convertirá en el Marco Axiológico de la Entidad y sus funcionarios;
básicamente buscando como objetivo mejorar el clima laborar, garantizar una
real satisfacción de los usuarios, procurar un desempeño que garantice el
mejoramiento continuo y proveer a los funcionarios de herramientas practicas y
metodológicas que faciliten su labor.
Aunque la entidad no ha decidido por medio de Acto Administrativo acogerse a
la Norma Técnica de Gestión de la Calidad para las Entidades Públicas
NTCGP 1000:2005, si ha tomado la iniciativa de adoptar una serie de valores
relacionados con la Política de Calidad, entre los que se destacan una Misión,
Visión, Valores y Principios relacionados al tema.
En cuanto a las Políticas de Desarrollo del Talento Humano, la Alcaldía
Municipal a través de Resolución 359 de 2012 adopto el Plan Institucional de
Capacitación. este fue desarrollado metodológicamente a través de los
lineamientos del Gobierno Nacional en cuanto a los contenidos temáticos que
se pretende se deben desarrollar. La formulación del Plan de Capacitación se
fundamento en la aplicación de la encuesta denominada, Encuesta de
Necesidades de Capacitación, en esta básicamente lo que se pretendía era
que a través de su aplicación a todos los funcionarios de la entidad se
detectara a modo de diagnostico cuales eran los requerimientos apremiantes
en materia de capacitación, para de allí determinar los contenidos a trabajar en
el Plan dentro de la vigencia 2012 - 2015. A partir de allí, se estableció el
cronograma de trabajo y los contenidos a ofrecer durante la vigencia de cuatro
años.
Dentro de la Política de Desarrollo de Talento Humano, igualmente se
contemplan temas prioritarios como la Política de Bienestar e Incentivos para
los funcionarios, allí se pretende consolidar medidas que garanticen la
motivación para con los funcionarios y desarrollen en estos una conciencia
hacia el Mejoramiento Continuo que es el principio fundamental de la Política
de Calidad adoptada por la Alcaldía Municipal. Entre otras medidas que se han
adoptado esta la de establecer una Política de Inducción y Re inducción, esta
se desarrolla basada en el documento denominado Manual de Inducción y Re

2. inducción de la Alcaldía de Fresno, con ello se pretende mantener a los
funcionarios actualizados con los nuevos lineamientos del Gobierno Nacional
en diferentes campos, ya sea financiero, legal o administrativo; a su vez,
pretende garantizar que los funcionarios que se vinculen a la entidad cuenten
con los conocimientos suficientes para iniciar un desempeño de labores
eficiente. El Manual de Funciones y Competencias Laborales de la entidad se
encuentra adecuada a la estructura organizacional, aunque se requiere de
mayor flexibilidad que permita un mayor y mejor desarrollo de los diferentes
procesos técnico misionales, debido a que la rigidez que presenta dificulta la
interrelación entre las dependencias en algunos de los procedimientos.
En cuanto al tema de Carrera Administrativa, la entidad en cumplimiento de la
Ley 909 de 2004 realiza de acuerdo con los lineamientos del Gobierno
Nacional las Evaluación de Desempeño a los funcionarios inscritos en el
Registro Público de Carrera Administrativa; estas se realizan de forma
semestral, en cumplimiento del acuerdo 136 de 2010 de la comisión Nacional
del Servicio Civil, con esto se pretende efectuar un seguimiento permanente a
los funcionarios, elaborando como ,lo establece la Ley Planes de mejoramiento
Individual que a través de la formulación de unos objetivos y metas al inicio de
la vigencia anual determinan si dicho funcionario vienen cumpliendo con las
funciones que le fueron asignadas.
Por cuanto el elemento de Estilo de Dirección, se encuentra elaborado el
Manual correspondiente aplicando las metodologías del DAFP y de la ESAP en
la materia, en este se establece herramientas que permiten determinar que tan
adecuado o no es el estilo de dirección de la Alcaldía Municipal. Por cuanto los
Acuerdos de Gestión establecidos para los cargos de Gerencia Publica
mediante la ley 909 de 2004, La Alcaldía de Fresno no le puede dar
aplicabilidad al respecto debido a que los cargos de Gerencia Publica son
igualmente desempeñados por Secretarios de Despacho siendo esta una
excepción a la Norma.
En relación al componente de Direccionamiento Estratégico, es necesario
destacar que en el elemento Planes y Programas, la Alcaldía Municipal a través
de su Plan de Desarrollo para la vigencia 2012 - 2015 FRESNO DE TODOS Y
PARA TODOS estableció a modo de carta de navegación y en cumplimiento
del principio de planificación; en este se encuentran todos los programas y
proyectos a desarrollar durante el periodo de gobierno actual, como
complemento metodológico y programática al Plan de Desarrollo, se elaboraron
e implementaron el Plan Indicativo que garantiza realizar el seguimiento,
control y evaluación a través de las metas producto y resultado e indicadores
de gestión que se desarrollaron y con son contenidos de dicho documento. otro
de los elementos con que cuenta es el Plan Financiero o Plan de Inversiones
que a través de las proyecciones del Marco Fiscal de Mediano Plazo determina
la capacidad presupuestal para desarrollar los diferentes programas y
proyectos durante las futuras vigencias. La combinación de estos elementos
permitió que la entidad contara con Planes de acción Anuales en sus diferentes
dependencias, garantizando las herramientas que permiten la eficiencia en el
cumplimiento de las metas trazadas para el cuatrienio. Entre otras se
desarrollaron elementos como el Plan de Compras y el Plan Mensualizado de

3. Caja PAC que permiten evitar desviaciones la consecución de las metas
trazadas.
la Alcaldía Municipal cuenta con el Mapa de Procesos producto de la
implementación del Modelo de Operación por Procesos, en este se distinguen
claramente los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación que se
llevan a cabo en la Alcaldía Municipal. Este elemento fue desarrollado
siguiendo los lineamientos que para tal efecto estableció el DAFP, cuenta con
la correspondiente caracterización de los procesos, distinguiendo indicadores,
proveedores, insumos, productos, clientes, alcance, objeto y puntos de control
permitiendo el monitoreo constante y permanente de los diferentes procesos y
sus procedimientos en razón a la Política de Eficiencia Administrativa.
La estructura organizacional esta definida mediante el Decreto 068 de 2010 por
medio del cual se establece el Manual de Funciones y Competencias Laborales
de la Alcaldía Municipal de Fresno, en ella se definió que la entidad esta
conformada por cinco Secretarias de Despacho las cuales se encargan de la
totalidad de los procesos definidos en el mapa de Procesos; allí, gracias a la
conformación de Unidades Administrativas con roles claramente definidos y del
personal de planta con que cuenta la entidad se da cumplimiento a los
diferentes programas y políticas en beneficio de la comunidad como papel
imperante del estado en función del bienestar colectivo.
Del componente de Administración del Riesgo es claro mencionar que la
Alcaldía Municipal cuenta con una Política de Administración del Riesgo
claramente definida, la cual se desarrollo a través de la determinación del
contexto estratégico, ene este se hace un análisis completo del entorno en los
diferentes aspectos de cada proceso financiero, administrativo, jurídico, técnico
y humano tanto interno como externo, con ello se pretende contar con una
herramienta a modo de diagnostico de la situación de riesgos y factores de
riesgo que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y
procedimientos que se llevan a cabo en la Alcaldía Municipal.
Como parte de la Política de Administración de Riesgos la entidad cuenta con
mapas de riesgo que le facilitan en determinado momento detectar la posible
ocurrencia de situaciones que afecten los diferentes procesos, midiendo
factores como el impacto, ocurrencia y el niveles de riesgo (valoración del
riesgo) así como el análisis de aspectos como las causas, efectos, acciones de
mitigación cuando se presenta la ocurrencia de dichos riesgos.
Dificultades
Por cuanto la Administración del Talento Humano, especialmente en lo
relacionado con el Plan Institucional de Capacitación la dificultad más
apremiante tiene que ver con la insuficiencia de recursos para atender los
requerimientos del personal de la entidad en cuanto a necesidades de
capacitación, ello impide el total cumplimiento de las capacitaciones
programadas por la entidad en razón a los cambios en los esquemas jurídicos,
financieros y administrativos que surgen en virtud de la modernización del
estado y de la política de Buen Gobierno. Al igual, la política de bienestar e
incentivos así como las demás que complementan la Política de Desarrollo del
Talento Humano como la de Salud Ocupacional y otras, se encuentran

4. limitadas por la misma razón. Lo restrictivo de los recursos que se pueden
destinar a este efecto no permite que se cumplan con condiciones como la
cobertura, calidad y eficiencia de los programas desarrollados en cumplimiento
del compromiso de la entidad para con sus funcionarios en los temas
relacionados.
El estilo de Dirección es otro elemento que requiere de especial atención a
nivel institucional ya que la Alta Dirección aun no se compromete con la
medición permanente de dicho elemento, en razón a que es el indicador de
primera mano de la forma adecuada o inadecuada como se administra la
entidad; al igual la entidad al no contar con cargos de Gerencia Publica
contemplados en la Ley 909 de 2004 no se realizan acuerdos de gestión en
consecuencia este es uno de los elementos menos trabajados en Subsistema
de Control Estratégico, aunque la Dirección se encuentra completamente
comprometida con el establecimiento y mantenimiento del Sistema de Control
Interno y las recomendaciones dadas por la oficina de Control interno son
tenidas en cuenta en razón al principio de mejoramiento continuo que rige la
política de calidad institucional.
El elemento Planes y Programas, aunque se han desarrollado todos los planes
complementarios al Plan de desarrollo Municipal, estos no cuentan con las
herramientas técnicas suficientes que le permitan realizar un seguimiento
permanente a la ejecución del mismo en cumplimiento del principio de
planificación de la Administración Publica y de la ejecución del presupuesto,
ello deriva en desviaciones que a la postre no son perjudiciales, puesto que se
desarrollan políticas beneficiosas para la comunidad, algunas no están
contempladas dentro del Plan de Desarrollo desviándose de lo inicialmente
contemplado para la vigencia. No existe mucha claridad en cuenta a los
indicadores de gestión (eficiencia, eficacia y efectividad) de allí deriva el poco
seguimiento que se le hace al cumplimiento del Plan de Desarrollo.
La Estructura organizacional de la entidad no es lo suficientemente flexible para
permitir a los funcionarios cumplir eficientemente con los procesos que se le
asignan, además de que la entidad adapte a los nuevos cambios impidiendo
consolidad una entidad moderna y garantizando una mayor y mejor prestación
de servicios ; aunque se cuenta con el personal idóneo para prestar los
servicios propios de la Alcaldía Municipal, se requiere de una estructura más
flexible y dinámica que le permita a la entidad ser mas eficiente en la ejecución
de los procesos a su cargo garantizando la satisfacción del cliente en términos
de cobertura y calidad en el servicio.
Otra de las dificultades mas apremiantes del Subsistema de Control Estratégico
tiene que ver con la Política de Administración de Riesgos en lo referente a la
falta de concientización y apropiación por parte de la mayoría de funcionarios
de la importancia de manejar el tema de riesgos a nivel institucional,
previniendo la ocurrencia de los mismos y mitigando los efectos en caso de que
ya se hayan materializado. Por otra parte se requiere de mantener actualizados
los mapas de riesgos determinando ante los nuevos cambios tanto internos
como externos de los aspectos financieros, técnicos, administrativos y legales
evitando la configuración de nuevos factores que impidan el normal desempeño

5. de los fines esenciales de la Alcaldía Municipal como parte del estado
colombiano.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
Las políticas de operación materializan el concurso del Mapa de Procesos y
Procedimientos de la Alcaldía Municipal están debidamente aprobadas, se
cuenta con los procedimientos documentados que registran de forma
sistemática el normal curso de los procesos identificados en la entidad. Las
políticas de operación están debidamente aprobadas en la entidad y son de
obligatorio cumplimiento para la misma por la totalidad de los funcionarios. El
mapa de procesos y procedimientos está en proceso de actualización en
concordancia con la estructura organizacionales de la entidad y los
requerimientos de los usuarios en cuanto la prestación de los servicios que
estos buscan le sean suministrados por la Alcaldía.
Los procedimientos requeridos para el desarrollo de los diferentes procesos
vienen sufriendo una actualización conforme a la necesidad de modernización
de la entidad y de la configuración de procesos y procedimientos que mejoren
tanto el desempeño en la calidad de presentación de servicios como el
cumplimiento de los objetivos institucionales, a través del desarrollo de
procesos misionales que son los que definen la razón de ser de la entidad. Se
han incluido en el correspondiente manual, los flujogramas de los
procedimientos, poniendo de manifiesto la secuencia ordenada de los
elementos que se requieren en la prestación de un servicio o en el desarrollo
de una función, además de manifestar, los responsables de las diferentes
etapas.
Además de los flujogramas, se adiciono al correspondiente manual, la
caracterización de los procesos en los que se define los insumos para la
prestación de determinados servicios, que se consideran a su vez como
productos de la misma entidad. En consecuencia se necesitaba identificar los
proveedores de dichos insumos, así como los clientes o usuarios de los
productos o servicios, ya sean internos o externos. Entonces se puede afirmar
que en esta caracterización, se traduce la capacidad que tiene la entidad y que
desarrollan sus funcionarios para trasformar determinados productos en
servicios aprovisionando la comunidad con políticas que mejoren su calidad de
vida.
Se estableció además, documento que contiene los controles que se deben
implementar en aras de disminuir los riesgos a través de acciones preventivas
y de mitigarlos a través de acciones correctivas. Aunque el ideal es eliminar en
su totalidad los factores de riesgo, esta es una acción casi imposible, por lo que
se hace necesario el manejo de controles efectivos que permitan el normal
desarrollo de los diferentes procesos evitando la insatisfacción por parte de los
usuarios.
En cuanto al elemento de información tanto primaria como secundaria se han
diseñado importantes herramientas que permiten y facilitan el flujo de la
información tanto de fuentes internas como externas. Para el efecto de la

6. información que provienen del exterior se ha diseñado a partir de lineamientos
del gobierno nacional la puesta en marcha de la Unidad de Correspondencia
encargada de los procesos de recepción, trámite y respuesta de la
correspondencia en cumplimiento del Programa de gestión Documental. Del
mismo modo y como complemento de esta iniciativa se requería de trabajar
fuertemente en el rema de Archivo para ello la entidad ha trabajado en la
Actualización de las Tablas de Retención Documental como herramienta
técnica a la hará de pensar en la organización del patrimonio documental de la
entidad; así mismo, se ha trabajado en la consolidación del Manual de Archivo
y Correspondencia de la Alcaldía Municipal, tramite del Inventario Único
Documental y de las Tablas de Valoración Documental. La Contraloría
Departamental del Tolima realizo auditoria al Proceso de Archivo y Gestión
Documental realizando un total de 20 hallazgos; para el momento de este
informe la entidad a través del Comité Municipal de Archivo se encuentra
realizando el Plan de Mejoramiento Correspondiente.
Por otro lado, la política de comunicación también ha sufrido importantes
avances en el campo institucional, por un lado se tiene consolidado el Sistema
de peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en la Alcaldía Municipal en
cumplimiento de la Ley 1474 de 2011. La Secretaria de Gobierno a su vez
como Área de Recursos Humanos y Responsable del Control Disciplinario se
articula con la Unidad de PQRS para realizar los procesos de recepción y
tramite de las PQRS; de igual modo, además de existir la ventanilla para el
recibo de estas, la Pagina Web institucional tiene adecuado un link llamado
Quejas y Reclamos el cual está diseñado para el trámite de las mismas por
parte de la ciudadanía, igualmente la Unidad Administrativa de Salud tienen
dispuesto para los usuarios de Régimen Subsidiado el servicio de Peticiones,
Quejas y Reclamos que en general se aplican sobre las empresas prestadoras
de salud y la ESE Municipal, herramienta que permite detectar las no
conformidades de la comunidad respecto del servicio prestado por estas.
Otra política de comunicación que ha sufrido importantes avances a nivel
institucional es la de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía; a través de
Audiencias Públicas la Administración Municipal rinde de forma permanente a
la ciudadanía informes detallados de la gestión realizada en los distintos
sectores y por las diferentes secretarias. En estas audiencias se convocan a
las agremiaciones mas importantes y destacadas del Municipio y que además
tengan una representación destacada en los diferentes grupos sociales y
productivos, por otro lado se debe tener en cuenta la participación de la
Veeduría Ciudadana legalmente constituida, Representantes de los
educadores, de la juventud, de los desplazados, de los campesinos, de los
usuarios; Medios de Comunicación representativos del Municipio y ciudadanía
en general.
Por medio de esta política se pretende generar canales de comunicación entre
la entidad y sus funcionarios y la Alcaldía Municipal como institución y ente
encargado de velar por el bienestar y los derechos de la ciudadanía. Entre los
principales medios de comunicación con los que cuenta la entidad está el
perifoneo, como instancia primaria. Por otro lado se destaca la utilización de la
página web institucional en la que se dispone de la información pertinente en

7. cuanto a noticias, leyes, decretos y resoluciones que le son de vital i
importancia conocer a los usuarios. Por otro lado se cuenta con carteleras
informativas las cuales están dispuestas en lugares visibles dentro de la
entidad con el fin de suministrar información importante tanto a los mismos
funcionarios de la entidad como los usuarios.
Dificultades
Por cuanto las dificultades presentadas durante la vigencia 2012, respecto del
subsistema control de gestión se encuentran las detectadas por la contraloría
general de la república respecto del Manual de Procesos y Procedimientos la
cual determino que como herramienta resultaba anti técnica debido a que no
contaba con diagramas de flujo que permitieran llevan un orden sistemático de
las actividades realizadas en cada procedimiento. De las observaciones que se
hacían en ese momento se destacan la no identificación de los responsables
de cada una de las actividades y la falta de caracterización de los procesos.
Indicaciones estas que ya se han ido trabajando en aras de consolidar un
documento que le garantice a la entidad y sus funcionarios contar con
herramientas que direccionen el cumplimiento y desarrollo de los procesos.
En cuanto al elemento de controles, se hace necesario poner especial atención
respecto de la sensibilización a los funcionarios de la importancia de manejar
estos componentes del Sistema de Control Interno ya que este es fundamental
en la consolidación de la Política de Administración de Riesgos ya que permite
evitar tanto los factores como los mismos riesgos y en caso de ocurrencia de
los mismos facilitan la adopción de medidas que permitan mitigar sus efectos.
Los controles son fundamentales para que el sistema de control interno
funcione adecuadamente, en razón a que son el efecto de una aplicación
eficiente. Si el sistema de Control Interno funciona adecuadamente permitirá
que surjan controles eficientes para contrarrestar los riesgos. En razón a ello
surge la necesidad de consolidar una serie de medidas tanto de tipo financiero,
legal y administrativo que faciliten el ejercicio del control interno y que además
repercutan en el bienestar de la entidad.
El elemento de indicadores es también poco trabajado en la entidad;
básicamente deriva del hecho que información estadística prácticamente no se
ha consolidado lo que implica que en sectores no se cuente con líneas base
para la formulación de políticas que generen un impacto en el mejoramiento de
la calidad de vida de la comunidad fresnense. Además, la no utilización de
indicadores de gestión (eficiencia, eficacia, efectividad, cumplimiento y
resultados) impide el conocimiento real de las diferentes situaciones que se
presentan en la misma búsqueda de formular programas y proyectos que
tendrán como objeto la población.
La implementación de sistemas de información se ha dificultado bastante
durante la presente vigencia debido a que por un lado, requiere de contar con
importantes avances técnicos y tecnológicos que sirvan de herramienta en la
ejecución de procesos de producción, tramite, radicación, conservación y
disposición final de documentos. Herramientas tecnológicas para la
implementación de la unidad de correspondencia resulta una carga para el
débil presupuesto del Municipio, aunque se ha trabajado fuertemente en la

8. proyección de los actos administrativos que permitan la implementación de
estas políticas.
En el componente de comunicación la situación es similar, los medios de
comunicación para la entidad representan una carga presupuestal debido a que
la realización de las audiencias públicas de rendición de cuentas implican la
destinación de recursos. En la política de Peticiones, Quejas y Reclamos se
hace necesario de la sensibilización a la comunidad para que hagan un mayor
uso de esta herramienta que se establece como garantía en la democratización
de la administración pública. Además, se cuenta con poca participación de la
comunidad en la toma de decisiones de la Administración Municipal.
Tanto la información como la comunicación informativa requieren de especial
atención, no en el aspecto puramente aplicativo si no en el metodológico,
actualizar los procesos permite un mejor desempeño de la entidad y garantiza
el cumplimiento de las obligaciones y el fortalecimiento institucional; es
necesario entonces mantener actualizada la pagina Web, darle un mejor
utilización a las carteleras informativas y mejorar la comunicación con los
usuarios que son el fin último de la política de calidad.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
El subsistema de control de evaluación es el fin último del sistema de control
interno, en consecuencia es el de mayor importancia para la entidad que la
implementa. Por cuanto elemento de autoevaluación del control, determinado
por la presentación de los informes de control interno, estos se han ido
presentando de forma responsable y cumplida en los términos que establece la
Ley. Ello se consigue gracias a la conformación del Comité Institucional MECI-
Calidad de la Alcaldía Municipal quien conformado por los máximos directivos
de la entidad quienes por su nivel de autoridad y responsabilidad tienen la
competencia para tomar decisiones de tipo administrativo respecto de la
implementación y mantenimiento del sistema de control interno.
En cuanto al elemento de autoevaluación de la gestión, la Alcaldía cuenta con
un mapa de indicadores de gestión (eficiencia, eficacia y efectividad) esta se
consolida como una de las herramientas de primera mano a la hora de la
entidad contar con mecanismos que le permitan hacer seguimiento a la gestión
realizada, ello con el fin de evitar desviaciones que le perjudiquen a la entidad
en la consolidación de los programas y proyectos establecidos en el plan de
desarrollo como en las metas y objetivos propuestos.
La evaluación independiente, es la labor de la Oficina de Control Interno, este
como componente del sistema de control interno basa su accionar en el
programa de auditorías internas que se establece al inicio de la vigencia y que
establece su accionar en la entidad a través de revisiones, seguimiento y
evaluación a los diferentes procesos. El programa anual de auditorías 2012 se
publico en la página web de la entidad y se socializo con los distintos
responsables de los procesos a fin de contar con una herramienta que
permitiera direccionar los esfuerzos de la Oficina de Control Interno.

9. Los conceptos e informes presentados por la Oficina de Control Interno
respecto de la evaluación permanente que se le ha hecho al sistema de control
interno, han servido de base e insumo para la toma de decisiones por parte de
la alta dirección en aras del principio de mejoramiento continuo, ello
desencadena una serie de medidas tomadas para el bienestar de la
administración municipal y que redundan en la mejora de la eficiencia
administrativa y el buen gobierno. El acompañamiento, seguimiento y
evaluación al sistema de control interno por parte de la oficina de control
interno ha sido permanente y ha dejado una serie de productos que se
constituyen en pieza fundamental para la alta dirección en razón al MECI, su
mantenimiento y mejora.
En cuanto al componente planes de mejoramiento, la Administración Municipal
ha desarrollado los diferentes planes institucionales que han resultado producto
de la evaluación que realizan los entes de control, para ello se han
direccionado esfuerzos colectivos y en coordinación con todas las secretarias
para desarrollar los compromisos adquiridos con entes como la Contraloría
tanto departamental como nacional.
Los planes de mejoramiento por procesos son el producto del accionar de la
Oficina de Control Interno en cumplimiento del programa anual de auditorías.
En consecuencia de las auditorías internas realizadas por la oficina de control
interno durante la vigencia 2012 se derivaron una serie de planes de
mejoramiento por procesos que debían ser trabajador por los responsables de
dichos procesos en razón a la continuidad de la política de calidad.
Los planes de mejoramiento individual son el producto de las evaluaciones de
desempeño realizadas a los funcionarios de carrera administrativa, la oficina de
control interno dentro de su rol de acompañamiento realiza un seguimiento
permanente a dichos compromisos adquiridos por los funcionarios de carrera y
que ratifican su compromiso con la entidad y su contribución para el
mejoramiento en aspectos como la prestación del servicio, la eficiencia
administrativa y labores de apoyo.
Dificultades
El componente de Evaluación del Modelo Estándar de Control Interno en la
Alcaldía Municipal presenta dificultades más por su aplicabilidad que por su
implementación. Radican básicamente en la falta de apropiación de sistemas
de autoevaluación por parte de los responsables de los procesos. A pesar que
la entidad cuenta con un mapa de indicadores para cada proceso entre los que
se destacan indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad; resulta difícil
determinar su importancia en los procesos puesto que se hace dispendiosa su
aplicación como fuente de diagnostico.
A pesar de que la Entidad para la vigencia respectiva a través del Comité Meci
aprobó el plan de auditorías para el 2012, este no se cumplió a cabalidad
debido a que el MECI requería del trabajo de algunos de sus elementos y
componentes, limitando el tiempo y los esfuerzos destinados a la evaluación,
seguimiento y control de los otros procesos que ya se habían calendado para la
vigencia.

10. Los Planes de Mejoramiento por Procesos son otro de los elementos que
deben ser revisados y tenidos en cuenta, debido a que las auditorías realizadas
por parte de la Oficina de Control Interno determinaron unos hallazgos con
alcances administrativos, financieros y hasta disciplinarios y no se han
realizado los correspondientes planes de mejoramiento lo que limita el accionar
de este despacho en su rol de evaluador independiente, debido a que a pesar
de que se presentan las evaluaciones a los procesos; los responsables de los
mismos no adquieren el compromiso con el mejoramiento.
Fundamentar correctamente el plan de auditorías dará como resultado un
eficiente planteamiento de planes de mejoramiento por procesos en los que los
responsables de los mismos, garanticen que la prestación de servicios y la
realización de las actividades de apoyo se realicen de manera certera en aras
de la búsqueda de la excelencia institucional
Estado general del Sistema de Control Interno
El sistema de control interno de la Alcaldía Municipal cuenta con la
documentación respectiva; los actos administrativos están debidamente
documentados y socializados. El MECI se encuentra adoptado mediante
Decreto lo que le da el suficiente soporte legal y administrativo para ser
aplicado en su totalidad en la entidad. En este acto administrativo se estipula el
contenido de los diferentes componentes y elementos así como el de los tres
subsistemas que se encuentran fundamentados en el MECI 1000:2005.
El comité MECI-Calidad está debidamente implementado en la entidad, aunque
requiere de un mayor dinamismo por parte de la alta dirección puesto que
ocasionalmente se convoca y los resultados de estas convocatorias no tienen
el suficiente impacto como para confirmar su importancia dentro del sistema de
control interno. La nueva administración requiere de especial sensibilización de
la importancia de llevar un control interno al más alto nivel jerárquico y en
cumplimiento de las disposiciones de la Ley 87 de 1993, el decreto 1599 de
2005 y normas reglamentarias; en ocasión a que, la ausencia de una real
apropiación del sistema limita su aplicabilidad.
Teniendo la información documental, testimonial y legal necesaria para conocer
a fondo la situación del control interno en la Alcaldía Municipal. Hemos insistido
en el concurso de todos los niveles tanto directivos como operativos de la
empresa para transmitir la información a fin de que no se tome como represión
el Control Interno, sino como alternativa para facilitar su trabajo y mejorar su
productividad.
Recomendaciones
 El Comité MECI-Calidad requiere una mayor apropiación por parte de
sus miembros tanto en su operatividad como en su alcance en las
decisiones que se toman respecto del tema de control interno de la
Alcaldía Municipal; por tanto se sugiere, realizar las reuniones con una
mayor periodicidad y arrojar resultados substanciales que permitan
cumplir con el principio de mejoramiento continuo.
Producto del rol de evaluador independiente y de la función propia de
realizar seguimiento al sistema de control interno y de auditoría interna,
se recomienda a los responsables de los procesos prestar mayor

11. atención a las sugerencias, informes y evaluaciones que dentro de su
competencia hace la oficina de control interno posterior a las auditorías
internas.
 Sensibilizar a la totalidad de los funcionarios de la Alcaldía Municipal en
la importancia del control interno como sistema integrado a los demás
procesos y ratificar un compromiso serio con la calidad institucional y el
mejor desempeño de las diferentes dependencias en aras de mejorar la
satisfacción al cliente.
 Se requiere de articular con mayor eficiencia el sistema de peticiones,
quejas y reclamos de la entidad. Ofreciendo a la comunidad y usuarios
de canales de comunicación adecuados con la entidad, favoreciendo la
retroalimentación que permita mejorar los procesos técnicos misionales.
 El manual de procesos y procedimientos requiere de una especial
atención por parte del Equipo MECI, puesto que falta trabajar varios
elementos que incluir, indicadores, controles, riesgos; que faciliten el
desarrollo de estos.
 Se requiere una mayor sensibilización en el tema de administración
riesgos; los funcionarios responsables de los riesgos deben estar en la
capacidad de prever los riesgos a partir del análisis del contexto
estratégico en donde se deben contemplar el análisis interno y externo
en los ámbitos administrativos, financieros y jurídicos que afecten el
normal desarrollo de los procesos e impidan una eficiente prestación de
servicios.
 Desarrollar sistema de información mas eficientes que permitan una
mayor y mejor desarrollo de procesos de recepción, tramite y respuesta
de las comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas;
permitiéndole a la Alcaldía Municipal consolidar estrategias que
garanticen una respuesta oportuna a los requerimientos de la
ciudadanía, entes de control, usuarios e interesados que establezcan
comunicación con la entidad.
 Destinar mayores y mejores recursos a la política de desarrollo del
talento humano, especialmente en temas como el de la capacitación de
los funcionarios de la Alcaldía Municipal; igualmente, el tema de la
política de bienestar, incentivos, salud ocupacional, etc…
 Dedicar especial atención al tema de archivo y gestión documental,
especialmente en lo que tiene que ver con la actualización de las Tablas
de Retención Documental, Inventario Único Documental, Unidad de
Correspondencia, Organización y adecuación de las instalaciones en las
que funciona el archivo central y especialmente en la capacitación a
todos los funcionarios en el tema de Norma Técnica de Archivo en
correspondencia a la Ley 594 de 2000.
 Fortalecer los mecanismos de participación ciudadana con el fin de
brindarle a la comunidad mayores canales de interacción con la
ciudadanía.
Procurar una actualización permanente de la Pagina Web Institucional,
nutriéndola con contenidos que sean de importancia para la comunidad
usuaria de la misma.

12. Diligenciado WILLIAM ANDRES 12/01/2013
Fecha:
por: ECHEVERRY GARCIA 01:47:22 p.m.
Revisado por: Fecha:
GUSTAVO CASTAÑO 12/01/2013
Aprobado por: Fecha:
GIRALDO 01:49:56 p.m.