Este informe resume los avances y dificultades del sistema de control interno de la Alcaldía Municipal de Fresno entre noviembre de 2012 y marzo de 2013. Se destacan los avances en la adopción de planes anticorrupción y de atención al ciudadano, así como en la comunicación con la ciudadanía. Sin embargo, existen dificultades como la falta de actualización de riesgos administrativos y del modelo de operación por procesos. El informe recomienda fortalecer la autoevaluación, la apropiación del sistema de control interno,

1. INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE FRESNO – LEY 1474 DE 2011
13 DE NOVIEMBRE DE 2012 – 12 DE MARZO DE 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
AVANCES
Entre los avances más importantes del subsistema de control estratégico es
necesario destacar que en cumplimiento del mandato del articulo 73 y 76 de la Ley
1474 de 2011, en donde se establece que todas las entidades públicas deben
adoptar un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el cual contendrá un
Mapa de Riesgos de Corrupción de la entidad, en el cual se mencione los factores de
riesgo más considerables que se presentan en la entidad, así como los efectos en
caso de ocurrencia, las causas que los generan y el impacto, que evidentemente en
el caso de la corrupción siempre es catastrófico. De esta manera se le dio un
importante manejo al componente de Administración del Riesgo, definiendo los
principales factores que en el caso de la Alcaldía Municipal de Fresno se pueden
constituir en causas que desencadenen en hechos de corrupción que afecten
negativamente el patrimonio público de la comunidad fresnense.
En ocasión a esto, se hizo necesario también hacer una revisión al componente
estratégico de la Alcaldía Municipal en virtud de la construcción de un Plan de
Atención al Ciudadano en el que este se consolide como el eje principal del actuar de
la Administración Publica Municipal; para ello, fue necesario hacer una revisión a los
valores institucionales de la entidad y partir de allí para determinar las estrategias
que garanticen la satisfacción de la ciudadanía a la hora de la prestación de los
servicios.
DIFICULTADES
A pesar de que se presentaron importantes avances en materia de consolidación de
riesgos, este solo se limito a los riesgos de corrupción, de los que habla la ley 1474
de 2011, pero no se le prestó igual importancia a los riesgos de tipo administrativo,
que al igual presentan un impacto negativo en mayor o menor magnitud en los
diferentes procesos del Municipio de Fresno. Se requiere entonces hacer revisión a
este componente que a la fecha se encuentra desactualizado en razón a la falta de
apropiación por parte de los funcionarios del Sistema de Control Interno. El Modelo
de Operación por Procesos se encuentra desactualizado lo que genera
embotellamientos en algunos procedimientos, se requiere entonces de un
acompañamiento permanente al responsable de su actualización por parte de los
responsables de los procesos para realizar los ajustes correspondientes.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION
AVANCES
En virtud del ya mencionado Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se
realizo un importante avance en materia de comunicación organización e informativa

2. y medios de comunicación, estableciendo como política del municipio la estrategia de
Rendición de Cuentas a la Ciudadanía reglamentada mediante acto administrativo y
en la que la entidad y sus funcionarios se comprometen a realizar como mínimo una
audiencia pública de rendición de cuentas en la que se convocan entre otros, a las
veedurías ciudadanas, a las organización civiles y comunitarias, a las asociaciones
productivas y en general a toda la ciudadanía interesada en conocer el manejo y
desempeño de la administración municipal.
Entre otros importantes avances es necesario destacar que nivel del componente de
información se ha venido trabajando en la consolidación de la Ventanilla Única de
Correspondencia para la Alcaldía Municipal de Fresno, que se encargara de los
procesos de recepción, trámite y distribución de toda la correspondencia recibida y
enviada por parte de la entidad. Este órgano permitirá consolidar en términos de
eficiencia y celeridad el proceso de gestión documental. Así mismo, se tomo como
política estratégica mejorar los canales de comunicación de la entidad con la
ciudadanía, soportados en medidas como publicación de horarios de atención,
buzones de Peticiones, Quejas y Reclamos en donde la ciudadanía muestre su
opinión y conceptos sobre muchos de los temas de la Administración Municipal.
DIFICULTADES
La principal dificultad detectada para la consolidación de políticas de mejoramiento
del subsistema de control de gestión, radican básicamente en la carencia de
recursos financieros para la implementación de estrategias que faciliten el flujo de
información primaria y secundaria, se requiere para este efecto la adquisición de una
serie de software que permitan hacer seguimiento a la correspondencia manejada al
interior de la entidad. Se requiere además una actualización de las Tablas de
Retención Documental, el Archivo General del Municipio requiere de una revisión
importante en cumplimiento de la Ley General de Archivo 594 de 2000, debido a que
el acervo documental del Municipio se encuentra en grave estado de deterioro,
además de ausencia de sistematización en los procedimientos de gestión
documental.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES
Los principales avances presentados en el subsistema control de evaluación se
dieron en el componente de evaluación independiente, puesto que se consolido el
papel de la oficina de control interno en su rol de auditor interno. Para ello se
construyo el Programa de Auditorías Internas PGA para la vigencia 2013 en el que
se consideraron auditorias en procesos como el de gestión en educación y salud,
auditorias al Modelo Estándar de Control Interno, Seguimiento al cumplimiento del
Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011, entre otros.
Adicionalmente, luego de realizada la auditoria por parte de la Contraloría
Departamental del Tolima al proceso de Archivo y Gestión Documental de la Alcaldía

3. Municipal, se pretende suscribir un Plan de Mejoramiento Institucional en el que se
pretendan subsanar los diferentes hallazgos administrativos detectados por este
organismo de control durante las vigencias 2011 y 2012.
DIFICULTADES
Aun la administración Municipal y en especial el nivel directivo de la Entidad, no se
han apropiado totalmente del Sistema de Control Interno, en razón a que las
recomendaciones realizadas en virtud de la función de auditoría interna, no son
tenidas en cuenta, lo que no permite cumplir con el principio autoevaluación y de
mejoramiento continuo que es la base del sistema de control interno.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema de control interno de la Alcaldía Municipal de Fresno ha surtido toda su
fase de implementación, aunque es imprescindible que supere la de aplicación y
funcionamiento. Puesto que el sistema a pesar que se encuentra implementado en
todos sus componentes, si es necesario que se presente una mayor apropiación por
pate de los funcionarios del sistema ante la necesidad de cumplir con el
ordenamiento del Gobierno Nacional de consolidar un estado más eficiente, moderno
y trasparente. Para ello, es necesario que las entidades tengan la capacidad de
autoevaluarse y auto regularse basado en los principios éticos del Buen Gobierno.
RECOMENDACIONES
Fortalecer el Componente de Autoevaluación en la Administración Municipal,
estimular la apropiación en los funcionarios del Sistema de Control Interno como
mecanismo para lograr una prestación de servicios más eficiente y eficaz que
permitan la eliminación de las no conformidades. Fortalecer el componente de
indicadores de gestión que facilite el seguimiento y control de los principales
procesos llevados a cabo en la entidad en razón al impacto, cumplimiento y
ejecución buscando mayores y mejores resultados en las políticas públicas y de
desarrollo socioeconómico en el Municipio de Fresno.
WILLIAM ANDRES ECHEVERRY
JEFE DE CONTROL INTERNO
Alcaldía Municipal de Fresno