El documento habla sobre la historia y necesidad de la gestión documental. Explica que es necesario sistematizar y archivar la documentación de una manera ordenada y establecer criterios para la vida útil de los documentos. También identifica varios problemas comunes en la gestión documental como falta de sensibilización de los empleados, pérdida de información y dificultades en encontrar documentos. Por último, ofrece algunas soluciones como evitar documentos duplicados, eliminar documentos obsoletos y mejorar la conversión entre formatos físicos y digitales

1. INTRODUCCION

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito
para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de
papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada
vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documentales.

2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

Es necesario fijar unos criterios a la hora de archivar la
documentación y sobre todo, fijar los procedimientos de vida útil
de la misma. Todo proyecto comienza por un contacto previo en el
que se fija un presupuesto, se desarrolla, se ejecuta y se cobra. Pues
bien, tendremos que tener la documentación fijada al
proyecto, por fechas o por cliente. El criterio debe ser elegido por la
empresa, pero lo que no se puede hacer es ir utilizando distintos
criterios.

Esto nos provocará más de un problema a la hora de archivar, y
encontrar posteriormente los documentos. ¿Dónde buscamos? y
¿cómo buscamos? Por fecha de inicio o de fin, por cliente, por
producto… Si tenemos una base de datos en la que hemos
introducido toda esta información no tendremos mayor problema.
Filtramos por el criterio elegido y lo encontraremos, pero ¿qué pasa
con la documentación asociada?

3. PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA

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_Falta de sensibilización de los empleados
en el proceso de gestión documental
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_Falta de cultura de cambio
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_Perdida de información
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_Destrucción de la información
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_Software y hardware obsoleto

_Ausencia de control constante sobre la
red
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_Dificultades con el internet

_Dificultades con la con el servidor

_Versiones desactualizadas de software

_Los documentos utilizados tienen
información que ya es obsoleta
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_Generación nuevamente de
documentos perdidos.
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_Pérdida de tiempo en horas hombre en
generación, búsqueda de documentos
_Uso irresponsable de los equipos

_Dificultades con la energía eléctrica

4. SOLUCIONES DEL PROBLEMA

Para solucionar los problemas de la gestión documental de un despacho lo mejor
es detectar sus problemas

Una deficiente gestión documental presenta habitualmente unos síntomas bien
característicos. A continuación se los relacionamos para que, en caso de cumplir
alguno de ellos en su despacho puedan poner solución.

• Se conservan documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una
gran cantidad de papel y ficheros innecesarios (documentos secundarios y copias
transitorias utilizadas eventualmente para facilitar el trabajo).

En el caso del archivo tradicional de papel, la duplicación de documentos
alcanza, según los análisis de algunos expertos, el 20% de las hojas almacenadas.
Se trata principalmente de copias que realizan otras personas o departamentos
diferentes al que ha elaborado el original. Es una costumbre bastante extendida
guardar una copia de cualquier documento «por si acaso», que, en el mejor de los
casos, acaba en la papelera.

•Se mantienen documentos que han agotado su periodo de vigencia, lo cual
repercute en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el
depósito de archivo, ya en el disco duro del ordenador o las unidades de
almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad.

5. SOLUCIONES DEL PROBLEMA

El almacenamiento de la documentación, tanto en papel como en soporte
informático, es un coste oculto para las asesorías. No hay más que calcular, por
una parte, el coste del m2 —teniendo en cuenta los precios de alquiler o de venta
de las oficinas— y, por otra parte, el gasto en material informático en los diversos
soportes de almacenamiento.

•Se pierde mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos, con
un coste que puede representar entre el 10% y el 20% del tiempo de trabajo del
personal administrativo. Esto no sólo repercute en los gastos salariales, sino también
en la dilación de los trámites administrativos y en la sensación de «estancamiento»
que se genera en el ambiente de trabajo.

Es frecuente la búsqueda infructuosa o la pérdida de documentos, sobre todo de
los que presentan una mayor frecuencia de uso, lo cual ocasiona trastornos
importantes y obliga muchas veces a repetir el trabajo realizado.

•La conversión de documentos en papel a soporte informático o viceversa está
mal planteada y genera abundantes problemas, de modo que se establecen dos
procedimientos paralelos, uno tradicional en papel y otro
informático, prácticamente sin relación entre sí. Así, debido a la ausencia de
criterios documentales, una misma actividad supone un doble esfuerzo.

6. OBJETIVO GENERAL

• Ser una marca líder en el
mercado.
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• Sr una marca reconocida por su
variedad de diseños.
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•Ser el líder del mercado.

•Incrementar las ventas.

• Generar mayores utilidades.
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•Obtener una mayor rentabilidad.

•Aumentar los activos.

• Lograr una mayor participación
en el mercado.

•Sobrevivir.

•Crecer.

7. OBJETIVO ESPECIFICO

·
Capacitar a los Vendedores

·
Lograr una participación de mercado
del 20% para el segundo semestre.

·
Producir un rendimiento anual del 14%
sobre la inversión.

·
Elevar la eficiencia de la producción
en un 20% para el próximo mes.

·
Buscar mejor financiamiento

·
Lanzar una campaña de Publicidad

·
Reducir los Costos

·
Mejorar los prototipos de los semáforos
con nuevas tecnologías

·
Vender 2 000 productos al finalizar el
año.

·
Obtener una rentabilidad anual del
25%.

·

·
Generar 2 nuevas versiones de
semáforos para el segundo semestre.
Triplicar la producción para fin de año.

8. JUSTIFICACION

Este trabajo está realizado con el fin de investigar, ayudar, y aportar soluciones a
la empresa encontrada buscando el máximo rendimiento y eficacia para que
tengan un buen control de inventarios y puedan mejorar muchos aspectos que
se están manejando mal para ello nos hemos apoyado en la investigación y en
la aportación de ideas a la solución de problemas y de esta forma también
beneficiarnos ya que esto nos ayuda a fortalecernos y poder tener experiencia
que nos ayudaran en el proceso de aprendizaje.
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
Además demuestra la importancia de tener un buen control de inventario para
evitar confusiones y problemas ya que esto es una parte fundamental en toda
empresa.

Nuestra meta es identificar cada proceso en el cual interactúan hombre y
máquina, pretendiendo optimizar los diferentes factores productivos, tales como