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- 1. UF0325 Organización de reuniones y eventosreuniones y eventos
- 2. CONTENIDOS 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES 2. LA NEGOCIACIÓN 3. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 4. EL PROCOLO EMPRESARIAL
- 3. TEMA 1: ORGANIZACIÓN DE REUNIONES •Conocer los distintos tipos de reunión según su finalidad y según su carácter. •Presentar las pautas a seguir en la planificación y desarrollo de una reunión.planificación y desarrollo de una reunión. •Aprender el contenido de los medios escritos que dan oficialidad a las sesiones. •Asumir el papel del asistente de dirección como responsable de organizar la reunión.
- 4. CONTENIDOS •Tipos de reuniones •Planificación de las reuniones •Preparación de las reuniones •Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas •El desarrollo de la reunión. Etapas de una•El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración pausas, almuerzo y otros •Tipología y funciones de los participantes en una reunión •El papel de la secretaria el día de la reunión •La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión
- 5. METODOLOGÍA 22 agosto: Prueba diagnóstica 22 agosto: Xustificación de seis puntos (2 ½ hrs) 25, 26, 29 y 30: Combinación de clases con trabajo en grupo para preparar temas que se asignarán. El día 30 deben estarque se asignarán. El día 30 deben estar concluidas las presentaciones ppoint y se expondrá el día 1 a partir de las 4:15 pm. Duración 45 minutos por grupo mínimo. 1 de septiembre: Prueba escrita
- 6. 1.TIPOS DE REUNIONES: Asistencia a un determinado grupo de personas a un lugar, día y hora concretos, con el fin de lograr un propósito previamente definido SEGÚN SU FINALIDAD • Reunión informativa• Reunión informativa • Reunión consultiva • Reunión por objetivos • Reunión para provocar acción • Reunión de toma de decisiones • Reunión de revisión • Reunión de resolución de problemas • Reunión de negociación
- 7. SEGÚN SU CARÁCTER Ordinarias • Formales Extraordinarias Extraordinarias de carácter urgente • Medias Comité de Empresa Grupo de calidad • Informales Reunión del Departamento Planeamiento semanal
- 8. SEGÚN SU ÁMBITO COMUNICATIVO: • INTERNAS: Junta General de Accionistas Asamblea General Consejo de Administración Junta Directiva Comité directivoComité directivo • EXTERNAS: Mesa redonda Conferencia Congreso Seminario Simposio Convención Negociación
- 9. 2. PLANIFICACIÓN DE LAS REUNIONES. •CUESTIONES PREVIAS: Si es necesaria o no, puede ser sustituida por videoconferencia, llamada telefónica o pequeños grupos de trabajo. •.•.
- 11. •OBJETIVOS •CONCEPCIÓN ESTRATÉGICA: Decidir qué tipo de reunión. •LOGÍSTICA: Relacionar todos los recursos humanos y materiales. Desde la sala hasta la documentación, aperitivos. Medios audiovisuales (comprobar que funcionan). Maletín de(comprobar que funcionan). Maletín de supervivencia… todo bajo control. •COMUNICACIONES: Convocatoria, acta o envío posterior de documentación generada durante el encuentro. •PRESUPUESTO: El presupuesto es fundamental. Determina los recursos económicos necesarios.
- 12. 3.PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES • COMUNICACIÓN EFICAZ: informar de todo a quien actuará de anfitrión. Revisamos tabla 1-23 Importante hora de inicio y hora prevista de finalización. Llamar para confirmar o recordar la asistencia.
- 13. 3.PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES • LOGÍSTICA: Sala de reunión, mobiliario, aparcamientos, accesibilidad, cercanía transporte público … Vemos 1.25 Mesas preparadas para ordenadores, micrófono, auriculares, etc. Precedencias: Mesa rectangular con cabecera jerarquizada Mesa rectangular con cabecera equilibrada Mesa rectangular con cabecera única simétrica Mesa rectangular con cabecera única para arbitraje Mesa rectangular para dos delegacionesMesa rectangular para dos delegaciones Mesa rectangular de doble espejo Mesa cuadrada y redonda Mesa invertida en U Documentación, tarjeta nominativa, agua, material de oficina, regalo, medios tecnológicos, caramelos, recipientes multiusos.
- 14. • MEDIOS AUDIOVISUALES: Ordenador, cañón, megafonía, televisor, pizarras. • CATERING: Según horario. Tazas al lado derecho de la documentación, mesa auxiliar a modo de bufé (reponer), Este formato puede valer para aperitivo a medio día (junto a la puerta) o si son varios descansos en otra oficina. • ALOJAMIENTO Y TRANSPORTES: Por agencia de viajes, caso contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque.caso contrario enviar reserva PDF y/o tarjeta de embarque. • RECURSOS HUMANOS: Secretaria, auxiliar, otro personal de la empresa, comisionado para traslados, etc. • SEGURIDAD Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Seguridad pública o privada.
- 15. 4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN REUNIONES, JUNTAS Y ASAMBLEAS 1-35 CONVOCATORIA ACTA
- 16. 5. EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN. ETAPAS DE UNA REUNIÓN. DURACIÓN, PAUSAS, ALMUERZO Y OTROS • DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Comienzo, desarrollo y conclusión (sintetizar) • REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES.• REUNIONES ENTRE DOS DELEGACIONES. Protocolo para delegaciones • ALMUERZOS: Elección del menú. Evitar fritos, picantes. Ayuda maitre. Alimentos según cultura o necesidades, no bebidas alcohólicas. Media hora prudencial entre comida y continuación de la reunión
- 17. 6. TIPOLOGÍA Y FUNCIONES DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN • Director • Secretario • Moderador • Tesorero• Tesorero • Vocales • Invitados
- 18. 7. EL PAPEL DE LA SECRETARIA EL DÍA DE LA REUNIÓN • ANTES DE LA SESIÓN: Preparación convocatoria tanto “borrador” como definitiva. • DURANTE: Tomar notas para el acta, pendiente de imprevistos, traslado de mensajes, ventilación sala, ordena documentos, cambiar botellas de agua, avisar alordena documentos, cambiar botellas de agua, avisar al catering para reponer bufé (buffet) • DESPUÉS DE LA SESIÓN: Devolución de documentos a archivo, destrucción de documentos innecesarios, elaborar borrador del acta ser confirmada por el director y/o enviada a participantes para VºBº. Definitiva en libro de actas, debidamente firmada. Próxima reunión y envío de informes o documentos que se acordaron enviar.
- 19. 8.EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN. ACTUACIONES POSTERIORES A LA REUNIÓN. • INFORME: Alcance de los objetivos y la corrección de la gestión organizativa. Presupuesto. Adjuntar documentación generada (o indicar donde se archiva). • AGRADECIMIENTOS: A todas aquellas personas que han colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas yhan colaborado en tarjetas personalizadas, manuscritas y firmadas por él director (puede ser una carta). • CIERRE DEL PRESUPUESTO: Desviaciones gastos según lo presupuestado (se habrá dejado un margen de un 15% para imprevistos). Justificantes de gastos en vuestro poder trasladarlos al departamento respectivo, con constancia de ello.
- 22. http://www.youtube.com/watch?v=CSmFaYb5TcY COMO ORGANIZAR EVENTOS http://www.youtube.com/watch?v=559NlKnFVNI http://www.youtube.com/watch?v=9PqsN4pJfPw FITUR http://www.youtube.com/watch?v=5G5GGjDxsuw 10 PASOS PARA ORGANIZAR CONGRESO Y EVENTOS https://www.youtube.com/watch?v=ZrOVWBZbG2w ATERRIZAR AVION
- 23. ENLACE CON MODELOS DE DOCUMENTOS http://actualicese.com/modelos-y-formatos/convocatoria- junta-de-socios-y-asamblea-de-accionistas/ MODELO DE ACTAS https://www.youtube.com/watch?v=XOHlyalvtlU SALUDOS https://www.youtube.com/watch?v=iTNAfkQxXmA PRECEDENCIAS ACTOS EMBAJADAS