The objective of this manual is to facilitate the export process for those companies that wish to start as direct exporters of coffee. It is desired to cover the minimum aspects required to export coffee from Costa Rica, complying with the requirements of both the customs administration and the Costa Rican Coffee Institute (ICAFE), which is the entity in charge of regulating the coffee activity in Costa Rica between producers, processors and exporters.

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MANUAL DE EXPORTACIÓN DE CAFÉ
COSTA RICA
Proyecto de Integración Económica Regional Centroamericana (INTEC)
Componente 3: Fortalecimiento de la capacidad centroamericana para el comercio
de bienes y servicios con vistas a aprovechar el Acuerdo de Asociación UE/CA -
Promoción del comercio sostenible
Preparado en el marco de la iniciativa Conectando Centroamérica por CBI (Centre for
the Promotion of Imports from Developing Countries of the Netherlands Enterprise
Agency (RVO)
Diciembre 14, 2021

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Contenido
1. Información General 3
2. Introducción 4
3. Glosario 5
4. Exportación de Café 7
4.1. Inscripción como Exportador 7
4.1.1. PROCOMER 7
4.1.2. ICAFE 7
4.2. Proceso Comercial 8
4.2.1. El Contrato de Compra 8
4.2.2. El Contrato de Venta 12
4.2.3. Fijación de precios 15
4.3. Proceso de Exportación 17
4.3.1. Envío de muestra de aprobación 17
4.3.1.1. Análisis Químico de Glifosato 17
4.3.1.2. Envío de Muestra 18
4.3.2. Instrucciones de embarque 18
4.3.3. Reserva con la naviera (booking) 22
4.3.4. Instrucciones a la naviera 25
4.3.5. Permiso de exportación ante ICAFE 27
4.3.6. Previo a la carga del contenedor 29
4.3.7. Carga de contenedor 30
4.3.8. Aviso de embarque 32
4.3.9. Documentación necesaria 33
4.3.10. Envío de documentación y cobro de contrato 36
4.4. Seguimiento de embarque y satisfacción del cliente 36
5. Requisitos adicionales de ICAFE 37

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1. Información General
Antecedentes
Centroamérica: necesidad de integración económica regional y facilitación del comercio.
En marzo de 2017, la Delegación de la Unión Europea (UE) en Nicaragua y la Secretaría de
Integración Económica Centroamericana (SIECA) firmaron un proyecto de €20.000.000 sobre
Integración Económica Regional (INTEC). Con el fin de fortalecer la integración económica en
Centroamérica (CA) y maximizar los beneficios del Acuerdo de Asociación UE-CA (AA UE/CA), firmado
en junio de 2012, la UE apoyará la facilitación del comercio y la capacidad de comerciar en
Centroamérica a través de tres componentes diferentes.
El CBI implementa parcialmente el Componente III, a través de su iniciativa "Conectando
Centroamérica", que está cofinanciada por la Unión Europea y el Ministerio de Asuntos Exteriores de
los Países Bajos y que simula apoyar a aproximadamente 60 Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES)
y cooperativas centroamericanas de sectores seleccionados para que sean (más) competitivas en el
mercado europeo, en estrecha colaboración con socios locales de Centroamérica (intervenciones a
nivel micro). Paralelamente, el CBI y sus socios locales tienen como objetivo mejorar el "Entorno
Favorable a la Exportación" para las PYMEs y cooperativas de estos sectores (intervenciones a nivel
meso).
La necesidad del manual de exportaciones.
El manual de exportaciones de café es un documento clave para facilitar el proceso de exportación
de café. Resume en un documento de fácil lectura los pasos prácticos que hay que dar para la
exportación. Este documento constituye una base sólida para aportar a los exportadores de café una
guía de exportaciones que puede ser adaptada en función de particularidades que se puedan dar.
En la mayoría de las organizaciones exportadoras de café no existe este documento formalizado.
Aunque parezca increíble, este sería el primer manual de exportaciones público que estaría disponible
para cualquier actor interesado. Sus usos pueden ir desde el manejo de exportaciones, la formación,
el fortalecimiento del área de logística, y/o la difusión de sus contenidos. Con este manual el CBI
está cubriendo una necesidad del sector y abriendo la oportunidad de poder replicarlo en todos los
países productores y exportadores de café. Su difusión está asegurada gracias a la red del CBI que
incluye las organizaciones del programa Connecting Central America.

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2. Introducción
La actividad cafetalera Centroamericana ha venido evolucionando en los últimos años, convirtiéndose
en uno de los orígenes más apetecidos por los grandes mercados internacionales, al pasar de
comercialización de cafés más convencionales a un enfoque en cafés de especialidad. Situación que le
abre las puertas a pequeñas y medianas empresas a querer ser parte de esta nueva forma de hacer
negocios.
Por tanto, este manual tiene como objetivo orientar a esas compañías que desean implementar por
primera vez un proceso de exportación directa de café o que requieren soporte para implementar o
estandarizar dicho proceso. Describe los insumos, los aspectos clave y el paso a paso requerido para
exportar café desde Costa Rica hacia cualquier parte del mundo, cumpliendo con los requerimientos
aduaneros y marcos legislativos vigentes.
Es importante mencionar que esta guía parte de empresas o personas físicas que están debidamente
establecidas y que las habilita legalmente para poder ejecutar este proceso, por lo que el paso a paso
requerido para el establecimiento legal no será parte del marco de este documento. A su vez, no
incluye los requisitos de exportación particulares del país de destino, por lo que se recomienda
verificar con el cliente o con el ente institucional que corresponda en el país de destino cualquier
requerimiento adicional.
Finalmente, es importante mencionar que la información que contempla este manual está basada en
los requisitos para exportar vigentes a diciembre 2021, por lo que se recomienda consultar las fuentes
oficiales que se mencionan, ante una eventual actualización. Sin embargo, para facilidad de los
usuarios, se citan los sitios oficiales de referencia para que puedan ser consultados en cualquier
momento.

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3. Glosario
AP: Preparación Americana (American Preparation).
B/L: Bill of lading o Carta de embarque.
CBI: Centro de Fomento de las Importaciones de los Países en Desarrollo.
CCSS: Caja Costarricense del Seguro Social
CFR o C&F: Costo y flete (siglas en ingles).
CIF: Costo, seguro y flete (siglas en inglés).
Cuota: La cuota de exportación se compone de todos aquellos contratos de compra adquiridos por
el exportador y debidamente inscritos en el ICAFE que sustentan una determinada exportación.
DGA: Dirección General de Aduanas
ECC: European Contract for Coffee.
EP: Preparación europea (European Preparation).
EU/UE: Unión Europea.
FCL: Full Container Load. Contenedor totalmente lleno. El contenedor es para uso exclusivo del
exportador y la naviera da por ciertos los datos de carga indicados por el exportador sin inspección.
FDA: Food and Drug Administration. Entidad gubernamental estadounidense a cargo de la regulación
de los alimentos y medicamentos.
FOB: Free on Board o Puesto a bordo. Aplica para carga marítima.
FOT: Puesto en el camión o Free on Truck (siglas en ingles).
GCA: Green Coffee Association.
HB: Hard Bean (Grano Duro).
ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica
ICE: Intercontinental Exchange
LCL: Less than Container Load. Se utiliza cuando un contenedor es compartido, no lleva carga
completa o se requiere la inspección de un tercero para confirmar la carga indicada.
NCAD o CAD: Net Cash Against Documents.
NIRS: Sistema de análisis de ADN para muestras de café.
NSW: Net Shipping Weight (Peso Neto Embarcado).
NYBOT: New York Board of Trade.
OIC: Organización Internacional del Café
Procomer: Promotora de Comercio Internacional
Rieles: Termino nacido en la época en que el café se movilizaba por tren y en el cual se pactaba que
la entrega de café se realizaba puesto en el vagón del tren, sobre los “rieles” o vías del tren. Este
término, quedo marcado dentro de la cultura cafetalera costarricense y se sigue empleando hasta el

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día de hoy como termino comercial (incoterm). La condición implica entregar el café en la puerta de
la bodega del comprador.
SAS: Sujeto a aprobación de muestra. Siglas en inglés para “Subject to approval sample”.
SHB: Strictly Hard Bean (Grano Estrictamente Duro).
VUCE: Ventanilla de Comercio Exterior.

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4. Exportación de Café
4.1. Inscripción como Exportador
Para iniciar el proceso de exportación de café en Costa Rica, además de estar debidamente
constituido como compañía (en el caso de las personas jurídicas) e inscrito ante la DGA debe de
inscribirse ante PROCOMER y ante el ICAFE como exportador.
4.1.1. PROCOMER
Toda empresa que desee exportar, sin importar su tamaño, debe estar registrada ante PROCOMER
y en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE).
Para realizar el registro ante esta institución solamente se deben presentar los siguientes requisitos:
- Persona física: Documento de identidad, ya sea la cédula física o cédula de residencia en el
caso de extranjeros. El pasaporte no será un documento válido para este registro.
- Persona jurídica:
o Personería jurídica digital, notarial o registrar, emitida en un periodo no mayor a un
mes.
o Documento de identidad del o de los representantes legales de la compañía.
- Para registrarse en el VUCE se debe hacer a través de la página dedica para este fin
https://vuce20.procomer.go.cr/, el proceso completo de inscripción puede encontrarlo en
este enlace.
4.1.2. ICAFE
Una vez inscrito ante PROCOMER, el siguiente paso es realizar la inscripción ante el ICAFE. Este
trámite debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Solicitud original escrita dirigida a la Unidad de Asuntos Jurídicos. Dirigir la carta a la jefatura
del departamento legal.
- Esta solicitud debe ir firmada por el solicitante, en el caso de las personas físicas, con
fotocopia adjunta y legible del documento de identidad. En el caso de las personas jurídicas,
debe ir firmada por el o los representantes legales de la organización, aportando fotocopia
del o los documentos de identidad y la certificación en original de la personería jurídica con
un periodo de emisión no mayor a un mes.
- Localización exacta de oficina o instalaciones e indicar medios de comunicación que se
tengan.
- Llenar formulario de autorización en lo referente a la presentación única de documentos.
- Poseer bienes inscritos o aportar una garantía de acuerdo con los parámetros establecidos
por el ICAFE; esto como garantía de cumplimiento.
- Estar al día con las obligaciones ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).
Si desea información más detallada sobre los requisitos lo puede consultar en este enlace.

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4.2. Proceso Comercial
Todo proceso de exportación esta precedido por un proceso comercial donde se adquiere un lote de
café localmente, para posteriormente venderlo a un comprador en el exterior. Es importante aclarar,
que, como ya se mencionó, la actividad cafetalera en Costa Rica está regulada por el ICAFE, y todo
el proceso de comercialización debe seguir los lineamientos estipulados en la ley 2762. Para efectos
de este manual, no vamos a profundizar en los aspectos de esta ley, pero si es importante mencionar
que los productores de café deben entregar su café en fruta a un beneficio inscrito y autorizado por
el ICAFE; y únicamente los beneficios registrados y autorizados ante y por el ICAFE, pueden comprar
café en fruta, realizar el proceso y posteriormente vender el producto procesado a un
comercializador, exportador o torrefactor local.
Cualquier compañía exportadora de café, previo a realizar una exportación, debe haber celebrado un
contrato de compra con un beneficio de café. Este contrato debe ser aprobado y registrado en el
ICAFE y será el respaldo a cualquier exportación futura. Estos contratos son el soporte y derecho del
café a exportar. Esto quiere decir que una compañía tendrá derecho a exportar tantos kilos de café,
en la misma proporción que tenga contratos de compra realizados a un beneficio registrado. Estos
contratos serán referidos al momento de exportar y se conocerán con el nombre de “cuota de
exportación”.
Aun cuando las personas o compañías que produzcan beneficien y exporten su propio café, deben
estar registrados tanto como productores, beneficiadores y exportadores, sin importar si es una
misma persona física o jurídica. Y debe celebrar contratos entre su figura como beneficiador y su
figura como exportador para poder tener esta cuota de exportación. Es importante mencionar, que
en los contratos donde un mismo ente económico es comprador y vendedor, no tienen implicaciones
hacendarias y son únicamente válidos para cumplir las regulaciones del ICAFE.
4.2.1. El Contrato de Compra1
El contrato de compra, como ya se mencionó, es el que se convierte en cuota de exportación y debe
ser registrado y aprobado por el ICAFE. El proceso de registro se hace de forma digital en la
plataforma del ICAFE en este enlace.
Para ello se debe solicitar la creación de un usuario de la plataforma en la Unidad de Liquidaciones
al teléfono (506) 2243-7800. Es importante mencionar que para este proceso es necesario contar
con una firma digital. No vamos a profundizar en este manual sobre el proceso de obtención de la
firma digital, pero puede ser consultado en este enlace.
- El primer paso es realizar el Informe de Compra-Venta del café. Este es el reporte en el cual
el exportador informa la o las compras realizadas de café verde (oro exportable) a un
beneficio de café. Es muy importante mencionar que dicho informe debe ser realizado el
mismo día en que se pactó la compra-venta; ya que todo contrato entre beneficios y
exportadores, está sujeto a revisión y aprobación por parte del ICAFE, y para dicha
aprobación se toman en consideración los parámetros de precio internacional del día del
informe.
En este informe se debe indicar:
o Comprador. En este caso es el exportador y se debe indicar bajo su código de ICAFE,
que es el código que se le asignó al momento de registrarse como exportador.
o Vendedor del café. Este es el Beneficio de café y que igualmente debe indicarse por
el código de ICAFE que se le asignó al momento de registrarse como beneficio.
1
Fuente Instituto del Café de Costa Rica.

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o Fecha del informe.
o Cosecha en que se realiza el contrato (la cosecha cafetalera va del 1 de octubre de
un año al 30 de setiembre del siguiente año.
o No. De interesado: Es el número asignado por el comprador como referencia de su
contrato. Al momento de la inscripción el ICAFE asignara su número de contrato, el
cual es el que se utilizara con referencia en el proceso de exportación.
o Tipo de Contrato: Precio fijo o en consignación por fijar el precio (solo con el
diferencial a aplicar).
o Calidad y preparación: Igualmente acorde a los parámetros establecidos por el
ICAFE. Las principales “calidades” y comúnmente utilizadas son: Primer Pergamino,
Segundo Pergamino, Tercer Pergamino y Borras (inferiores). Para las
“preparaciones” las más comunes son: Chorro Europeo, Chorro Americano,
Cataduras, Otros inferiores.
o Categoría: determinada por el beneficio de acuerdo con el lugar de donde obtuvo el
café en fruta.
o Tipo de café: esta se estipula de acuerdo con los parámetros del ICAFE. Los
principales y comúnmente utilizados son:
o Fecha de entrega: puede ser un rango de fechas de uno o más meses. Ejemplo del
1 de marzo al 31 de marzo, o del 1 de marzo al 31 de mayo.
o Proceso de beneficiado: Lavado, miel, natura, anaeróbico, etc., según corresponda.
o Peso neto: Cantidad de kilogramos pactados.
o Precio: expresado en dólares por saco de 46 kilogramos ($/46kg) y en Rieles
(termino comercial local que implica colocar el café en las puertas de la bodega del
comprador). Los términos comerciales más utilizados en Costa Rica son Rieles y FOB.
La base de estipulación de precio siempre acorde al mercado de NY más el respectivo
diferencial son tomados como base “FOB”, por lo que al expresarlo en término
“Rieles” debe aplicarse la conversión de precio respectiva. Esta conversión está
regulada por el ICAFE y se determina de la siguiente manera; Al valor FOB se le
deben deducir los impuestos de exportación pagaderos al ICAFE que corresponde al
1.50% sobre el valor FOB; posteriormente deben deducir los costos de exportación
aceptados por el ICAFE que corresponden a $2.79 por saco de 46kg. El resultado es
el valor rieles.
Ejemplo: Si el valor FOB de un contrato es $250.00/46kg. El valor correspondiente
a impuestos será $250.00 * 1.50% = $3.75/46kg. El costo acepto de exportación es
$2.79/46. Aplicando ambas deducciones:
El precio del contrato también puede ser pactado en diferencial. Esto quiere decir
que se estipula el premio o descuento a aplicar a la base de la bolsa de NY. En este
caso debe indicarse que la condición de precio es FOB convertible a Rieles (una vez
que se haya fijado el precio final del contrato).
o Forma de pago: plazo en el que se deberá pagar el café.
o Lugar de entrega: bodega en la cual se pacta será entregado el café.
o Observaciones: cualquier observación o condición particular que se quiera estipular
en el contrato. Puede ser un premio adicional, embalaje en particular o cualquier otra
condición o particularidad que se desee indicar.
Tipo de Café Altitud
Strictly Hard Bean (SHB) 1200 metros y superior
Good Hard Bean (GHB) De 1000 a 1200 metros
Hard Bean (HB) de 800 a 100 metros
250.00
$ Valor FOB
(3.75) Impuestos de exportación
(2.79) Costos de exportación aceptados
243.46
$ Valor Rieles

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En la siguiente imagen se puede apreciar como se ve la pantalla de informe en la plataforma del
ICAFE.
El informe no constituye un contrato en sí mismo. Simplemente se efectúa para cumplir con el
requisito de informar el día que se realizó el negocio.
- El Contrato de Exportación es el documento que respalda el informe y el negocio realizado
entre el beneficio y el exportador. Este debe ser enviado igualmente de forma digital y
firmado por ambas partes en los 15 días hábiles siguientes a la realización del informe. Todos
los datos mostrados en el contrato tienen su origen en el informe de compra-venta y no
podrán bajo ninguna circunstancia ser diferentes.
Es importante señalar que, de no cumplirse la presentación del mismo en los 15 días hábiles
estipulados, dejará sin efecto el informe de compra-venta y deberá realizarse un nuevo
informe apegándose a las nuevas condiciones del mercado internacional para su aprobación.

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Contrato de Compra-Venta de Café de Exportación

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4.2.2. El Contrato de Venta
Este es el contrato que se realiza con el cliente en el país de destino. En este se deben estipular
todas las condiciones pactadas en la venta del café y que deberán cumplirse en el futuro.
Todo contrato de exportación debe incluir como mínimo la siguiente información:
- Participantes. Aquí se identifican quienes son las partes involucradas en el contrato.
o Vendedor: Aquel quien es propietario del café y se compromete a entregar el café en
las condiciones y formas estipuladas en el contrato.
o Comprador: Es quien se compromete a comprar y recibir el café en las condiciones
y formas estipuladas en el contrato.
o Exportador: Es quien se encargará de ejecutar el proceso de exportación. Puede ser
el mismo vendedor o puede ser un tercero convenido por el comprador y el vendedor.
o Importador: En algunas ocasiones, el comprador puede designar una compañía para
que realice el proceso de importación en destino.
o Agente o intermediario: La relación de compra-venta puede darse de forma indirecta
a través de un agente o intermediario. Estos deben ser mencionados en el contrato
e informados de todos los pormenores. Normalmente incluye una comisión que debe
ser contemplada en el contrato.
- Calidad: En este punto se deben incluir todos aquellos parámetros que permitan estipular
claramente qué tipo de producto se está comprometiendo, que en muchas ocasiones puede
incluir variables de tipo subjetivo, pero que deberían ser lo más claras y descriptibles
posibles. Estos descriptores deben incluir aspectos como:
o Tipo de café (SHB, HB, etc.),
o Calidad (primera, segunda, inferior, etc.).
o Origen: país y/o zona específica.
o Preparación:
 Specialty, no más de 5 defectos secundarios, cero defectos primarios.
 Preparación Europea (EP), máximo 8 defectos segundarios, cero defectos
primarios.
 Preparación Americana (AP), no más de 23 defectos. (especial, chorro
europeo, chorro americano, etc.),
o Proceso (lavado, honey, natural, anaeróbico, etc.).
o Variedad (Geisha, SL28, Catuaí, etc.).
o Nota de catación
o Entre otras, como tener no más de un 5% debajo de zaranda 15 y una humedad
entre el 10.50% y el 12.00%
o Se debe señalar si el café requiere algún tipo de certificación como Orgánico,
Fairtrade, Rainforest Alliance o alguna otra.
- Cantidad: La cantidad exacta de sacos, bultos o kilos totales comprometidos. Si la cantidad
es estipulada en sacos o bultos, es importante mencionar el peso de cada uno, por ejemplo
250 sacos de 69kilos.
- Términos de aprobación: debe indicar si el contrato requiere envío de muestra, previo al
embarque del café. Normalmente se utiliza el termino SAS “subject to approval sample” que
significa que el contrato está sujeto a aprobación de muestra antes del embarque.
- Precio: Es el valor pactado por el café negociado. Este puede ser pactado en precio fijo con
un valor final para el contrato o puede ser pactado a fijación, donde se determina un
diferencial que se sumará o restará según corresponda sobre la base utilizada que en este
caso es la bolsa de café de New York (NYBOT - ICE).

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El precio puede ser expresado de diferentes formas, pero las más comunes son “centavos de
dólar por libra” (cts/lb); “dólares por saco de 46kg” (usd/46kg); “dólares por libra” (usd/lb).
o Ejemplo de precio fijo: $250.00/46kg. FOB.
o Ejemplo diferencial: NY (NYBoT ICE) +$90.00/46kg. Los precios a diferencial quedan
sujetos a fijación normalmente a opción del vendedor, quien es el que indica el
momento de fijar el contrato, pero siempre antes del embarque o entrega de este.
- Términos comerciales o de entrega (Incoterms): Esto determinará cuales son las condiciones
de entrega de la mercancía. El inconterm pactado determinará las responsabilidades sobre
cada una de las partes con respecto a las mercancías y definirán que costos asume cada
parte. Existen variedad de términos de entrega, pero estos son los más utilizados en la
exportación de café.
o FOB: Free on Board o Puesto en el barco. Como ya se mencionó, este es el más
común e implica que el vendedor es responsable por la mercancía hasta el momento
en que ésta es entregada a la compañía naviera transportista y puesta dentro del
barco. El vendedor está en la obligación de coordinar toda la logística y cubrir todos
los costos relacionados con el proceso de exportación hasta ese momento. Una vez
puesta la mercancía en el barco, las responsabilidades y costos adicionales correrán
por cuenta del comprador. Es importante mencionar que, bajo este esquema, la
selección de la compañía naviera es a criterio del comprador.
o CIF: Cost, insurance and freight o costo, seguro y flete. Esta condición indica que el
exportador es responsable además de cubrir los costos de flete y seguro marítimo
de la carga hasta el puerto de destino pactado. Tiene los mismos compromisos que
el FOB, pero con la diferencia que se cubren los costos hasta la llegada de la
mercancía a puerto de destino. En esta situación, la selección de la compañía naviera
transportista es a criterio del vendedor.
o C&F o CRF: Cost and Freight o Costo y Flete. Este término es similar al CIF, pero en
este caso el vendedor queda excluido de pagar el seguro marítimo de la carga, que
correrá por cuenta del comprador. Al igual que en el CIF, el derecho de selección de
compañía transportista es del vendedor.
o FOT: Free on Truck o Puesto en el camión. En este tipo de incoterm, el exportador
se compromete a cargar la mercancía dentro del contenedor, pero el comprador es
quien se encarga de coordinar y cubrir los costos desde ese punto.
- Embarque: Fecha o rango de fechas en las cuales el café debe ser embarcado. La fecha de
embarque se puede designar de diferentes maneras:
o Mes de embarque: Compromete que el café sea embarcado dentro de los días de un
mes especifico. Por ejemplo, si se indica “embarque marzo”, el vendedor debe
procurar realizar el embarque en cualquier día del 1 de marzo al 31 de marzo, y
estará cumpliendo con lo estipulado en el contrato.
o Embarque inmediato: dentro de los 15 días siguientes de la firma del contrato.
o Embarque pronto (prompt): dentro de los 30 días siguientes a la firma del contrato.
- Términos de pago: Deben ser pactados en el mismo momento en que se realiza el contrato
y dependerán del tipo de relación entre los partes y el grado de confianza que se tengan.

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o NCAD o CAD (net cash against documents): Pago contra primera presentación de los
documentos. La carga no es entregada al comprador sino presenta documentos
originales, que serán enviados contra pago recibido. Es el más común y requiere
cierto nivel de confianza entre las partes
o En confianza o intrust: Se envían los documentos sin pago previo. No es muy
recomendado, salvo cuando existe demasiada confianza entre las partes y una
relación comercial de mucho tiempo.
o Cobranza: Los documentos son enviados a través de un banco local a un banco en
destino, que entregara los documentos al cliente solo cuando el pago haya sido
recibido. Implica pago de comisiones a los bancos por la operación.
- Condiciones de Peso: Es una cláusula común e importante que el café será cancelado de
acuerdo con su volumen (peso total de la carga) en un determinado punto. Los más comunes
son:
o Peso neto embarcado (net shipping weight – NSW). Significa que la referencia de
peso será de acuerdo con los pesos reportados en los documentos de embarque.
Normalmente incluye una cláusula de “franquicia o franchise” que implica una
tolerancia máxima de diferencia de peso neto recibido. Esta tolerancia es de 0.50%
de variación.
o Peso neto recibido. Algunos clientes exigen este tipo de cláusulas y normalmente
aplican para embarques de cafés especiales de muy alto valor empacados al vacío.
- Tipo de contrato: Es la forma de designar las reglas por las cuales se hará cumplir el contrato.
Las utilizadas son ECC (European Contract for Coffee) para el mercado europeo y GCA (Green
Coffee Associatoin) para el mercado norteamericano.
- Arbitraje: En esta cláusula se debe definir a que organizaciones o mecanismos se acudirán
en caso de una disputa ante un incumplimiento del contrato o alguna de sus cláusulas.
- Otras condiciones: Cualquier condición adicional que se quiera dejar clara y sea parte de los
requerimientos esperados del producto y su entrega debe ser bien estipulado. Por ejemplo,
que se requiera de una marca particular para los sacos, algún embalaje especial como
empaque al vacío, bolsa hermética, sacos de diferentes tamaños, etc.
- Firmas: Para que todo contrato tenga validez, debe ser firmado por ambas partes por las
personas con las potestades legales que permitan el cumplimiento de este.
Todas las condiciones establecidas en el contrato deben ser revisadas con sumo cuidado, para estar
claros que puedan ser cumplidas por ambas partes y sin perjuicio de ninguna de ellas. Además de
que cualquier condición estipulada que implique costos adicionales debe considerarse al momento
de establecer o ajustar el precio del café.
Cualquier cambio que se realice en las condiciones del contrato deben ser aceptadas por ambas
partes y se debe firmar nuevamente por todos los involucrados con los cambios incluidos.

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4.2.3. Fijación de precios
Tal y como se mencionó, los precios de un contrato pueden ser estipulados en precio fijo o con
diferencial.
Este procedimiento no aplica para contratos de precio fijo, en donde las partes acuerdan un precio
final por la unidad del café contratado, sino para aquellos que se definieron con un diferencial sobre
el valor de la bolsa de New York. Una de las ventajas de este tipo de contratos consiste en que el
vendedor toma la decisión de cuanto fijar el precio y esto le abre la posibilidad de aprovechar alguna
ventana de subida de precio para obtener un mejor precio final.
Por otra parte, un contrato de precio abierto conlleva una inestabilidad que puede tener
variaciones drásticas del precio a lo largo de los meses, semanas o incluso dentro del mismo día que
es aceptada una oferta. Las tendencias de los precios fluctúan ampliamente por factores no
controlables como sequias, heladas, enfermedades como también por tendencias de oferta y
demanda. Este tipo de contratos es el más utilizado en el mercado internacional.
La fijación de los precios se hace a través de los mercados de futuros, específicamente en este caso,
en el mercado de café de New York.
Los futuros son contratos financieros que obligan ambas partes -vendedor y comprador- a negociar
un activo (en este caso un contrato de futuros de café café) de una calidad específica, a un precio y
una fecha de entrega predeterminados. La cantidad que se negocia de cada contrato de café es fija:
375 quintales (sacos de 46 kilos).
Para fijar un futuro se debe de establecer el precio de bolsa vigente del momento y el periodo de
entrega que corresponde a intervalos de meses llamados posiciones. Para permitir una mayor
estandarización de un producto de entrega, las posiciones de fijación agrupan diferentes meses de
entrega. Organizándose de esta manera:
Posición Bolsa NY Código de Posición Meses de Entrega o Embarque
Marzo KCH Diciembre, Enero y Febrero
Mayo KCK Marzo y Abril
Julio KCN Mayo y Junio
Setiembre KCU Julio y Agosto
Diciembre KCZ Setiembre, Octubre y Noviembre.
Así, por ejemplo, si tenemos un contrato por 250 sacos, para ser embarcados o entregados en el
mes de febrero 2022, con un diferencial de 25 dólares por encima de la bolsa de New York, la clausula
de precio se estipulará de la siguiente manera:
“Precio: KCH22 +$25.00/46kg”
Donde “KC” es el código para café, “H” es el código de la posición Marzo contra la cual se fijan las
entregas del mes de febrero, y el “22” para especificar el año.
En los contratos a fijación, lo más usual es que el derecho de decisión de cuanto fijar el contrato sea
del vendedor. Pero es importante mencionar que los contratos a diferencial deben ser fijados antes
de ser embarcado o antes del vencimiento de la posición contra la que se debe fijar.
Existen diferentes tipos de órdenes de fijación como:

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Orden por el día: Es cuando emitimos una orden a un determinado nivel, esperando que el mercado
alcance ese nivel y se ejecute. De no alcanzarse queda sin efecto al final del día.
Orden al mercado: Se emite una orden de comprar o vender “al valor actual del mercado”, se ejecuta
de forma inmediata.
GTC (good till cancel): Es una orden con un valor especifico, que seguirá vigente después del cierre
del día por un periodo indefinido los días siguientes hasta que se alcance el precio esperado o se
cancele la misma.
Stop Loss: Esta orden se da cuando se alcanza un nivel mínimo deseado, pero se quiere dar una
oportunidad de buscar un nivel mejor sin arriesgar el precio actual. Por ejemplo, si el mercado tiene
un nivel de $210.00 y se quiere optar porque siga subiendo, pero $200.00 es un nivel aceptable. En
ese caso se puede poner una orden “stop loss a $200.00”. La orden no se va a ejecutar si el precio
sigue subiendo a menos que el mercado baje $200, en cuyo caso se ejecutara como orden “al
mercado”. Esta puede ser por el día o puede ser GTC.
Es muy importante mencionar que para cualquier orden GTC, cuando se desee hacer una fijación a
otro nivel, se deben cancelar la puesta anteriormente para evitar duplicar la orden.
Adicional a estas órdenes de futuros, existe un grupo llamados “Opciones” que de dividen en “Calls”
que son opciones de compra y los “Puts” que son opciones de venta. Las opciones son como un
seguro, en el cual la persona paga por el derecho de comprar o vender un futuro a un determinado
nivel, pero sin que se convierta en un futuro como tal cuando se alcanza ese nivel.
Por ejemplo, con los mismos niveles anteriores, con un mercado en $210.00, se podría pagar por un
Put a ese nivel, donde quien lo hace, tiene la opción o el derecho de vender a $210.00. Si el precio
de mercado sigue subiendo, se puede abstener de ejecutar la opción de vender a ese precio, sin
embargo, si el precio baja a $190.00, seguirá teniendo el derecho de vender a $210.00. Es por eso
que se compara con un seguro.
Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario abrir una cuenta con un bróker de futuros o
institución que ofrezca este servicio, pero esto conlleva un costo financiero y riesgos para el flujo de
caja, pero se puede acceder a ellas a través de intermediarios o con los mismos clientes a quienes
se le vende el café. Muchos de ellos cuentan con las herramientas para poder realizar contratos a
fijación.
Es indispensable mantener una adecuada administración de la posición en la bolsa, así como también
de la posición con respecto al café físico, debido a que un proceso de exportación de café eficiente
no será suficiente para asegurar la rentabilidad de la organización si paralelamente mantiene un alto
riesgo por fluctuaciones de bolsa.
Existen diversas plataformas para poder dar seguimiento al comportamiento del precio de la bolsa
de café de New York. Existen varias que se puede consultar de forma gratuita, pero que normalmente
tienen un retraso con respecto al reporte del precio. Aquellas plataformas que muestran el precio en
tiempo real usualmente tienen un costo de $300.00 por mes.

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4.3. Proceso de Exportación
Dejando establecido el punto principal en una relación de compra venta, que es el contrato, se debe
iniciar con el proceso de exportación. Este inicia con al menos un mes de antelación a la fecha de
embarque pactada e inicia con el envío de la muestra para aprobación del café y para lo cual se va
a partir de que existe un lote de café preparado el cual se tiene la intención de embarcar al
comprador.
4.3.1. Envío de muestra de aprobación
Es importante mencionar que la muestra debe enviarse con suficiente antelación para obtener los
comentarios del cliente antes del periodo de embarque estipulado. Pueden darse situaciones donde
la muestra es rechazada y es requerido realizar un nuevo envió de muestra para una partida nueva,
por lo que este tiempo adicional es algo que se debe contemplar.
Así mismo, debemos tomar en cuenta los tiempos de tránsito y des almacenaje de las muestras por
parte del cliente a la hora de planificar el envío.
La muestra de embarque debe ser una representación fiel del lote de café que se planea entregar al
comprador y que debe ir acorde a todas las condiciones de calidad pactadas en el contrato.
4.3.1.1. Análisis Químico de Glifosato
Algo que se debe tener en consideración, es que para las exportaciones a la Unión Europea y para
destinos diferentes cuando el cliente lo solicite, se exigirá un Análisis químico de Glifosato para
asegurar que el producto exportado está libre de este compuesto, el cual es un herbicida que ha sido
clasificado por la Organización Mundial de la Salud como “probablemente cancerígeno para los seres
humanos” y que suele ser utilizado en las fincas para reducir sus costos de mantenimiento.
Los análisis pueden realizarse a cualquier muestra de café y en particular a cualquier café que se
necesite por requerimiento del cliente. Es importante mencionar que debe hacerse al 100% comprado
o procesado como orgánico.
Es importante contar con la certeza que el café recibido se encuentra libre de glifosato antes de
realizar el envío de la muestra pre embarque al comprador. De igual manera se debe buscar un
laboratorio certificado que permita realizar una prueba confiable sobre residuos de glifosato en el
café.
Para la muestra del laboratorio, se debe asegurar que la toma de misma sea lo más representativa
y homogénea posible, para aumentar la confiabilidad del análisis. A la hora de tomar la muestra, se
debe tener muy claro la partida o estiba que se va a muestrear, manteniendo muy clara la
trazabilidad de la misma. Teniendo claro el silo de origen o el proveedor.
Si se trata de café orgánico, debe haber quedado muy claro con el proveedor de la relevancia de
esta prueba.

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4.3.1.2. Envío de Muestra
Los envíos de muestra se hacen normalmente por vía área a través de courier o servicio de correo;
y las cantidades a enviar deben ser mínimo de 350 gramos para permitir al comprador realizar todos
los análisis requeridos, por muestra. No hay un límite máximo establecido para la muestra de café,
pero envíos superiores a los 500 gramos pueden resultar muy costosos; ya que las compañías de
Courier usualmente tienen precios especiales para envíos con peso menor a los 500 gramos, por lo
que se recomienda no sobrepasar ese tamaño de muestra.
La muestra debe ser enviada en un paquete que garantice mantener la calidad y la integridad de
esta hasta que llegue al cliente final. Utilizar bolsas herméticas o empacadas al vacío es siempre más
recomendable.
La muestra debe contener la información suficiente que permita al comprador tener claro que va a
evaluar, de quien viene y que calidad es. Se recomienda al menos la siguiente información:
 Información del vendedor (con logo si se tiene)
 Número de muestra
 Comprador
 Persona a quien va dirigida
 Contrato (referencia del comprador y vendedor)
 Calidad
 Cantidad
 Cosecha
 Fecha de embarque
Cualquier información adicional que sea relevante para el cliente siempre es bienvenida como número
de lote, proceso, variedad, finca, etc.
Al momento de enviar la muestra es importante tener las siguientes consideraciones:
 Dirección exacta del cliente
 Tiempo de tránsito
 Documentación necesaria: factura comercial, certificado fitosanitario (si se requiere), aviso
al FDA (si es para Estados Unidos).
 Cualquier documento o requerimiento adicional necesario en el país de destino debe ser
verificado con anticipación y consultado con el cliente.
 Debe enviarse al cliente notificación del envío de la muestra, con el número de guía
respectivo.
En caso de rechazo de la muestra, se debe estar claro de las razones para corregirlas antes de enviar
la muestra del lote de reemplazo.
Si la muestra es aprobada, podemos continuar con el siguiente paso del proceso.
4.3.2. Instrucciones de embarque
Una vez aprobada la muestra pre-embarque y de forma inmediata se debe solicitar al cliente las
instrucciones de embarque. Es obligación del comprador el envío de estas, para que el vendedor
pueda realizar la reserva de espacio con la naviera, pero es también responsabilidad del vendedor
solicitarlas lo más pronto posible para evitar atrasos con el embarque.

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Las instrucciones de embarque contienen las indicaciones necesarias para el embarque de la carga,
pero que en ningún caso deben contradecir o afectar las condiciones pactadas en el contrato.
La información necesaria, además de la básica del contrato, que debe contener la instrucción de
embarque es la siguiente:
- Consignatario o Consignee: Es el dueño final de la carga y quien tiene autorización de retirar
la carga al momento del arribo a destino y con presentación de los documentos de embarque.
Normalmente el consignatario es el comprador, pero en otras ocasiones el comprador hace
solicitud de que el consignatario sea “to the order”, esto significa que el BL de la naviera no
va dirigido a una persona en particular, sino que a quien quiera que presente el documento;
es como un cheque hecho al portador. Y al igual que un cheque debe ser endosado por su
parte posterior con la firma y sello del exportador.
- Notificar o Notify Party: Es a quien se le debe notificar de la salida y previo arribo de la
mercancía. Puede ser el mismo comprador o un importador o bodega designado por el
comprador. En algunos casos la instrucción puede solicitar más de un notificado.
- Naviera: En el caso de los contratos en termino FOB, la selección de la naviera es decisión
del comprador y es aquí donde debe indicar cuál es la línea naviera de su selección.
- Service contract number o service agreement number: Los compradores usualmente tienen
contratos establecidos con las compañías navieras para negociar las tarifas y disponibilidades
de espacio. Cuando estos acuerdos existen, el comprador requerirá la mención del número
de contrato al momento de hacer la reserva con la naviera.
- Tipo de movimiento: Puede ser de dos tipos:
o LCL/FCL – Donde la carga debe ser supervisada por un tercero contratado por la
naviera y que se asegura de que se carguen las cantidades indicadas. Tiene un costo
adicional.
o FCL/FCL – Donde la carga del contenedor se da sin ningún tipo de supervisión y la
naviera asume por responsabilidad del exportador que se cargaron las cantidades
indicadas por el exportador. Esta es la más común y no implica costos adicionales.
- Tipo de contenedor: Normalmente para café la indicación es “20ft” de 20 pies de tamaño y
“dry” que significa contenedor para carga seca.
- Marcas: Las marcas que se imprimen en el saco deben como mínimo los siguientes datos
para cumplir con las regulaciones necesarias:
o Café de Costa Rica
o Número de la OIC: es un número identificador del exportador que se compone de
tres partes de la siguiente manera “5-1234-0001”.
 Donde el primer número es el identificador del país ante la OIC (organización
internacional del café), donde el “5” pertenece a Costa Rica.
 Los siguientes 4 números son los identificadores del exportador en el país de
origen.
 Los últimos 4 números corresponden al consecutivo para el embarque y que
deben reiniciarse al inicio de cada cosecha (a partir del 1 de octubre de cada
año).
Adicionalmente a estas marcas, el comprador puede solicitar adicionales, como la
calidad, logo, origen, variedad, número de lote, etc.

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Ejemplo de una marca de saco simple:
- Tipo de embalaje: Lo más comúnmente utilizado es empaque en sacos de yute para 69
kilogramos, pero pueden hacerse solicitudes de otro tipo como sacos herméticos, empaque
a granel, en big bags de 1 tonelada, sacos de otro tamaño, etc.
- Otra opción de empaque que se da cuando se exportan lotes de café especial, es la de
empaque al vacío. Este proceso consiste en utilizar una bolsa especial, normalmente de 15
o 30 kilogramos, a la cual se le extrae todo el oxígeno en una maquina especial para este
propósito y que es sellada para garantizar la conservación de la calidad del café por un
periodo más prolongado de tiempo.

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- Estas bolsas posteriormente son empacadas en cajas de cartón para su exportación. Toda la
información de la marca del café, incluido origen, numero de OIC y otros aspectos
adicionales, deben ser indicados en cada caja, lo más practico es realizarlo con stickers como
se muestra a continuación:
- Destino: El puerto de destino donde debe ser enviada la carga.
- Puerto de carga: Puede ir vinculado al service contract, pero va a depender de la
disponibilidad de la naviera.
- Documentos requeridos: Los documentos mínimos requeridos para cualquier comprador son
la factura comercial, B/L (carta de embarque), certificado fitosanitario y certificado de origen.
Pero puede incluir algunos otros como el Packing List (lista de empaque), certificado de
calidad, certificado de fumigación (si se requiere), entre otros.
- Cualquier otro requisito adicional.

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A continuación, un ejemplo de instrucción de embarque.
4.3.3. Reserva con la naviera (booking)
Ya recibidas las instrucciones de embarque, donde tenemos conocimiento de la naviera seleccionada
se procede a ponerse en contacto con la misma para reservar un espacio en el próximo barco
disponible. A esta reserva de espacio se le conoce comúnmente como “booking”. Nuevamente, para
esta parte del proceso se asume que las mercancías ya cuentan con muestra aprobada, y se
encuentran listas para su embarque.
Prácticamente todas navieras tienen salidas semanales, por lo que en un periodo de un mes se
pueden contar con 4 fechas o salidas de barco disponible; pero es muy importante tener en cuenta
que en las épocas pico de embarque (de enero a abril), las solicitudes de espacio son muchas y
puede haber inconvenientes para encontrar el espacio requerido, hay que tener especial cuidado
cuando nuestro embarque implica una cantidad importante de contenedores.
La mayoría de las navieras trabaja con plataformas digitales para hacer las reservas de espacio en
los barcos, donde el primer paso será conocer las próximas salidas programadas y hacer solicitud de
espacio. Mucha de la información necesaria para el booking es proporcionada en las instrucciones de
embarque, pero la mínima requerida es la siguiente:
- Nombre de la compañía que solicita la reserva
- Consignatario de la carga

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- Service contract
- Nombre del barco y numero de viaje (de acuerdo con el itinerario)
- Puerto de Salida
- Puerto de Destino
- Cantidad de contenedores
- Tipo y tamaño del contenedor
- Peso neto y peso neto de la carga
- Tipo de movimiento
Con estos datos se puede hacer el “booking”. Una vez aceptado por la naviera se enviará una
confirmación, en la cual indican el número de booking y se asigna en ese momento el número que
tendrá el BL o carta de embarque.
Posterior a esto la naviera debe asignar contenedor que usara para la carga del contenedor y enviar
a este el número correspondiente.
En la siguiente página se puede apreciar un ejemplo de una confirmación de booking.

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Confirmación de booking

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4.3.4. Instrucciones a la naviera
Una vez que la naviera ha asignado el número de contenedor, se pueden incluir las instrucciones de
embarque. Si bien es cierto que hay mucha información que ya se incluyó en el booking, al momento
de completar las instrucciones se deben confirmar los siguientes datos:
- Información del exportador: Nombre, dirección y dato de contacto.
- Información del consignatario. Nombre, dirección y dato de contacto (a menos que sea “to
order”).
- Información completa del notificado. Nombre, dirección, y dato de contacto.
- Nombre y número de viaje del barco.
- Referencia del exportador y referencia del consignatario. Por ejemplo, el número de contrato.
- Puerto de carga.
- Puerto de destino.
- Lugar de entrega del contenedor.
- Lugar de carga del contenedor.
- Fecha y hora para colocar el contenedor en el lugar de carga.
- Se deben indicar cuales gastos son pre pagados (por el exportador) y cuáles serán cubiertos
por el comprador, los cuales serán indicados como “collect”. En un embarque FOB se deben
pagar todos los gastos correspondientes en origen: flete terrestre, THC origen (terminal
handling charge – manejo de carga en puerto) y cualquier gasto en puerto de origen. Los
gastos como flete marítimo, THC destino y cualquier gasto de puerto en destino serán
cubiertos por el comprador.
- Tipo de documento: Para el BL, lo usual es que sea documento original con 3 documentos
originales y 3 copias. En otro caso puede ser la modalidad Seaway bill o express release, que
implica que la carga puede ser retirada con una copia del BL. Esto solo debe hacerse cuando
se tiene una relación de confianza con el cliente.
- Número de contenedor.
- Cantidad de bultos en el contenedor, tipo de bultos y peso de cada bulto.
- Peso neto y peso bruto de la carga.
- Código arancelario.
- Detalle de las marcas de los sacos.
- Descripción detalla de la mercancía.
- Tipo de movimiento.
- Quien paga el flete marítimo.
- Solicitudes especiales como empapelado del contenedor. Algunos clientes no lo piden, pero
siempre es recomendable hacerlo.
Nota importante: las instrucciones de embarque para la naviera tienen una fecha y hora límite (cut
off) para ser enviadas. Se debe tener muy presente esa fecha.
Igualmente aplica para la instrucción de colocación del contenedor. Los contenedores tienen una
fecha y hora límite para llegar al puerto de carga, por lo que se aconseja que la carga del contenedor
en bodega se haga con un plazo mayor a las 24 horas previas a ese límite.
Se adjunta ejemplo de instrucciones de embarque para la naviera.

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Instrucciones de embarque para la naviera
Luego se debe informar a la naviera el Peso Bruto Verificado (VGM – Verified Gross Mass) como parte
de las normas de exportación internacional y que consiste en reportar el peso total bruto del
contenedor a exportar, incluyendo mercancía, embalaje y contenedor. Para el caso de café, se solicita
a la naviera el peso del contenedor y se suma al peso total de la carga, por ejemplo, en un contenedor
cargado con 275 sacos, en un saco de yute de 700 gramos y con un contenedor que pesa 2,200 kg,
el VGM sería el siguiente:
Antes de continuar con la siguiente parte del proceso, se debe hablar de otro de los participantes, el
cual será muy relevante y de mucha ayuda para el exportador.
Agente Aduanal
La agencia o agente aduanal es una persona u organización con experiencia en el área logística que
sirve de enlace con las autoridades aduaneras y exportadores e importadores. Tiene autorización de
Rubro Kilogramos Cantidad Ud Peso total kg
Peso del café x saco 69.00 275 18,975.00
Tara del saco de yute 0.70 275 192.50
Peso del conte 2,200.00 1 2,200.00
VGM 21,367.50

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parte de la Dirección General de Aduanas para actuar ante ellos como representante de los
exportadores o importadores de mercancías.
Además de contar con la experiencia y autoridad legal para ejecutar estos trámites, son un apoyo
para el exportador en el correcto desarrollo de las actividades de exportación, por lo que siempre
vamos a requerir de una. En el mercado nacional hay una gran cantidad de opciones a elegir.
4.3.5. Permiso de exportación ante ICAFE
Como ya se ha mencionado, en Costa Rica el ICAFE es el ente regulador de la actividad cafetalera,
y el proceso de exportación debe pasar por su autorización. Este proceso se da mediante un
documento digital conocido como la Nota Técnica 80 (NT80), que es una solicitud formal de embarque
y que se realiza mediante la plataforma VUCE (Esta plataforma también es conocida con el nombre
de TICA). Este es un trámite que se realiza a través de la agencia aduanal. En ellos se puede delegar
el usuario y contraseña obtenidos para la plataforma VUCE y así ejecutar de manera directa la
confección de la NT80. Un dato importante que se deberá suministrar para los permisos de
exportación es la indicación de la partida arancelaria. Para café verde es la 090111.
Para ello, es necesario enviar a la agencia aduanal nuestra factura comercial y adicionalmente vía
correo electrónico la indicación de las partidas (por OIC) que requieren confección de NT80, con la
respectiva cuota a utilizar (el contrato de compra que respalda la exportación) y los kilogramos
exactos.
Esta factura debe hacerse con el valor indicado en la cuota de exportación. Ejemplo de factura
comercial para aduana:

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Una vez confeccionada la NT80, esta aparecerá dentro del sistema del ICAFE, para su aprobación.
Con esta información, la agencia aduanal también genera el Formulario Aduanero de Desalmacenaje,
también desde la plataforma VUCE y se hace solicitud de generación al MAG, del certificado
fitosanitario.
Formulario Aduanero de Desalmacenaje
Una vez realizados estos pasos, se debe enviar un correo electrónico, dirigido a la unidad de
liquidaciones del ICAFE, solicitando:
- Toma de premuestra de embarque para análisis NIRS. Esta toma de muestra debe hacerse
mínimo dos días antes de la carga del contenedor y con el lote de café ya listo y ensacado
para exportación. Si el lote de café es empacado al vacío, la muestra debe solicitarse para el
día de empaque. No se autoriza ninguna exportación que no haya sido pre muestreada. La
solicitud de premuestra debe ser en un periodo de al menos 24 horas antes de la toma de
muestra.

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- Solicitud de inspección de carga. Adicional al premuestreo, el ICAFE debe tener un inspector
de la unidad de liquidaciones en la bodega el día de carga del contenedor. Por lo que la carga
de este debe ser informada en un periodo no menor a 24 horas antes del día de carga. Es
recomendable solicitar la inspección (con lugar, fecha y hora de carga) en el mismo momento
que se solicita la premuestra.
4.3.6. Previo a la carga del contenedor
Con todo lo anterior en orden, se puede proceder con la carga del contenedor, pero de previo es
importante realizar algunas coordinaciones como:
- Verificar que todos los tramites anteriormente descritos están en orden y todas las personas
están debidamente informadas.
- Coordinar la marca de los sacos, ya sea con el beneficio seco o con un tercero.
- Informar a la bodega la fecha y hora exacta en que llegará el contenedor para ser cargado.
- Informar el número de contenedor y si se tiene el chofer y placa del vehículo.
- Si se requiere fumigación del café, haber coordinado con suficiente antelación la fumigación
y retiro de productos antes de la carga. Los días previos necesarios dependerán del producto
solicitado para hacer la fumigación.
- Si se requiere acompañamiento de custodios de seguridad, sistemas GPS o cualquier otro
sistema; realizar la solicitud y coordinación con suficiente antelación. En el caso de requerir
custodios, se debe informar a la bodega y línea naviera de esto, e indicar el nombre de la
persona.
- Si la carga tiene como destino Estados Unidos, se debe tener claro que se debe estar
registrado como exportador ante la FDA, al igual que la bodega de carga debe cumplir con
dicho requisito. Adicionalmente se debe cumplir con el requisito de aviso previo llenando el
formulario ISF (Importer Security Filing). Este formato es proporcionado por el cliente, donde
el exportar lo completa con los datos solicitados y lo debe enviar con un mínimo de dos días
de anticipación a la salida del barco. El formulario se muestra a continuación.

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4.3.7. Carga de contenedor
El día de carga, se debe estar pendiente de la llegada del contenedor a la bodega designada. En caso
de retraso, se debe verificar con la naviera las razones del atraso e informar tanto a la bodega como
al inspector del ICAFE.
Inspección del contenedor. Una vez que el contenedor ha llegado, se debe revisar el contenedor,
tanto por dentro como por fuera para verificar que este en las condiciones correctas para cargar un
producto alimenticio. Que no tenga ningún tipo de daño u olor que pueda afectar la integridad y
calidad del café.
Se debe verificar por fuera:
- Los lados, fondo y techo, que no tenga golpes o rajaduras que puedan significar ingreso de
agua o cualquier otro material.
- Las puertas que los empaques estén en perfecto estado y sellen bien. Que no tengan golpes
o rajaduras, y que cierren completamente y los mecanismos de cerrado contengan las
ranuras para colocar los sellos respectivos.
- Adicionalmente y de ser posible, se debe mojar el contenedor, par que, al momento de hacer
la verificación interna, se pueda observar que no ingresó agua dentro del contenedor.
Por dentro se verifica:
- Estado de las paredes, techos y pisos, que estén en perfectas condiciones y no tengan golpes,
rajaduras, levantamientos o filos que permitan ingreso de agua u otros materiales, o que
puedan dañar el empaque del café.
- Que no tenga ningún tipo de olor extraño que se puedan adherir al café.
- Si el contenedor viene empapelado, se debe levantar el empapelado para realizar la
inspección de la forma correcta.
- Se solicita a algún miembro del equipo que ingrese al contenedor y se cierren las puertas
con él dentro, para verificar que sea totalmente oscuro y no haya filtraciones de luz.
En caso de encontrar cualquier anomalía que pueda comprometer la integridad del café, se debe
informar tanto a la bodega como a la naviera, y solicitar a esta última, la sustitución del equipo, por
otro en las condiciones adecuadas. Al recibir el nuevo contenedor se debe repetir el proceso.

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Acá se puede encontrar un formato de inspección de contenedor, que ayuda a guiar este proceso:
Partiendo de que el contenedor se encuentre en las condiciones adecuadas, se debe verificar que ya
se cuenta con la presencia del inspector del ICAFE. En ninguna circunstancia se debe iniciar la carga,
sino se cuenta con el inspector del ICAFE en ese momento.
Carga del contenedor. Con el inspector en sitio, se procede a cargar el café. Es importante acotar
que para el momento de carga es recomendable tomar fotografías de los sacos y del proceso de
carga, ya que algunos clientes pueden solicitarlas.
Inspección del ICAFE. Durante el proceso de carga, el ICAFE, verificará que las cantidades
reportadas y marcas incluidas correspondan en documentos con la realidad. Finalizado el proceso de
carga, el inspector informa del mismo a la unidad de liquidaciones y procede a poner el sello o
marchamo del ICAFE al contenedor. Es importante mencionar que junto con el marchamo del ICAFE

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debe ir también al menos uno de la naviera y ambos deben ser colocados antes de que el contenedor
salga de la bodega.
Por finalizada la carga, el ICAFE deberá aprobar el NT80, y con esta aprobación y los números de
marchamo disponibles, la agencia aduanal puede confeccionar la Declaración Única Aduanera.
Levante. Confeccionado el DUA, este es enviado por parte de la agencia aduanal al exportador y
este a su vez, lo remite a la bodega, lo que constituye el Levante o permiso definitivo de salida del
contenedor.
Salida del contenedor. Con el levante listo, el contenedor puede ser despachado de la bodega, no
sin antes revisar que las puertas estén bien cerradas, los marchamos bien colocados y sellados y
entregar al chofer la documentación necesaria (guía de salida de la bodega y copia del DUA). Una
observación que hay que tener en cuenta es que los vehículos de carga pesada no pueden circular
entre las 4 pm y 7 pm por regulaciones viales, por lo que siempre es aconsejable que las cargas se
realicen en la mañana y poder despachar los contenedores antes de las 3 pm. Adicionalmente por
razones de seguridad se aconseja que los contenedores no circulen en altas horas de la noche.
Pago de impuesto. Después de aprobada la NT se deben cancelar los impuestos de exportación del
1.5% al ICAFE. Se cuenta con un periodo de 6 días hábiles para realizar este pago sin recargo de
intereses.
4.3.8. Aviso de embarque
Cuando el contenedor ha sido cargado en el barco, se debe solicitar un borrador del BL a la naviera.
Esto para realizar una revisión previa del documento, pero adicionalmente, para tener los datos e
información necesaria para enviar el aviso de embarque al cliente.
Este es un documento sencillo que da la información básica al comprador del embarque para que
pueda realizar un seguimiento de este. Pero principalmente para que esté informado él y terceros
interesados del estado del embarque. Adjunto se puede encontrar un formato básico de aviso de
embarque.

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4.3.9. Documentación necesaria
Confirmada la salida del barco, se debe iniciar con la preparación de toda la documentación necesaria
para el cliente. Como se mencionó previamente, los documentos mínimos requeridos son:
- La factura comercial: es la factura que se realiza al cliente por el cumplimiento de embarque
del café y respetando los parámetros de precio y cantidad estipulados previamente.
- El BL (bill of landing) o carta de embarque de la naviera. Es el documento que respalda que
el contenedor fue cargado a satisfacción en el barco indicado y que se convierte en la base
para que el cliente pueda reclamar sus mercancías. Deben ser emitidos con 3 sets de
documentos en original y 3 copias (según se haya solicitado). El borrador enviado por la
naviera debe ser revisado con sumo cuidado por el exportador, para que toda la información
contenida sea veraz y acorde a las indicaciones del exportador. Y debe incluir toda la
información solicitada por el exportador. De existir inconsistencias, deben ser corregidas
previo a la impresión de los documentos finales originales, para evitar contratiempos al
momento de des almacenar. Cualquier cambio después de aceptado el BL e impreso el
original va a significar costos adicionales para el exportador. A continuación, un ejemplo de
BL:

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- Certificado fitosanitario: Toda exportación de café realizada desde Costa Rica, debe incluir
un certificado fitosanitario, expedido por el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del
Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). Este es solicitado por la agencia aduanal al SFE
con copia del BL para su confección; y es recibido vía digital por el exportador. La solicitud
del permiso fitosanitario se debe hacer a través de la nota técnica 265.

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- Certificado de origen de la OIC: Este es el documento generalmente solicitado como
certificado de origen. Aunque existen otros formatos, este será el más comúnmente utilizado.
Con la copia del BL se solicita en la plataforma del ICAFE y posterior a aproximadamente dos
días, este es emitido y enviado de forma digital.
- Otros documentos que pueden solicitarse:
o Certificado de peso: emitido generalmente por la bodega de carga.
o Certificado de calidad: emitido por un tercero calificado para este fin. Como ICAFE o
la Asociación de Cafés Finos de Costa Rica.
o Packing list o lista de empaque: lista detallada de las mercancías incluidas en el
contenedor, con su descripción y cantidad. Es emitida por el exportador.
o Certificado de fumigación (cuando aplique): emitida por el ente fumigador,
especificando el producto utilizado, fecha, dosis y tiempo de exposición.
o Documentos de certificación RFA, Fairtrade, Orgánico, etc., cuando corresponda.
En algunas ocasiones el proceso puede verse interrumpido por factores externos, ajenos al control
del exportador; y este puede encontrarse en situaciones que le impide embarcar el café en las fechas
comprometidas. Pueden darse situaciones en las que la naviera cancela un booking ya realizado o
no acepta una solicitud de booking por razones como:
- No disponibilidad de contenedores aptos para la exportación de productos alimenticios.
- Retrasos en la llegada del barco.

36. 36
- Sobre demanda de espacio en barco por época pico.
- Problemas climáticos.
- Bloqueo de puertos, entre otras.
En cualquiera de las circunstancias anteriores, siempre debe mantenerse informado al cliente de la
situación, para buscar alternativas que solucionen el problema, como cambio de línea naviera, para
que el cliente ajuste sus esquemas de venta y producción o simplemente para justificar el no
cumplimiento del plazo por fuerza mayor.
4.3.10. Envío de documentación y cobro de contrato
Con todos los documentos revisados y en original, se envían de forma digital al cliente para su
revisión y aceptación.
Como parte de los documentos, es enviada la factura comercial. Se inicia el proceso de cobro del
contrato, que normalmente es en condiciones CAD (contra presentación de documentos). Con el
pago recibido, se puede hacer envío vía Courier de la documentación original.
Se debe considerar el tiempo de tránsito de la mercancía, para estar seguro de que los documentos
serán recibidos por el cliente a tiempo para su desalmacenaje sin pagar demoras.
Si las condiciones de pago fueron pactadas bajo el esquema de cobranza, se deben tener muy claros
los datos del banco en destino para enviar la información completa y correcta a nuestro banco en
origen, junto con los documentos originales y un listado que indica todos los documentos que se
están enviando con sus originales y sus copias.
4.4. Seguimiento de embarque y satisfacción del cliente
Después de recibido el pago y enviados los documentos y recibidos a satisfacción por el cliente, se
podrá dar por concluido el proceso de exportación, sin embargo, es muy importante como parte del
servicio, se dé un seguimiento al embarque para asegurarse que las mercancías llegaron al
comprador en la forma y calidad esperadas.
En caso de darse alguna situación que cause una disconformidad con el cliente, es importante
siempre analizar las causas y las razones por las que se generó la disconformidad, buscar las
soluciones que permitan proteger la relación con el cliente sin prejuicio para el exportador, asumir
las responsabilidades puntualmente cuando exista responsabilidad de quien embarcó la mercancía,
o hacer uso de los mecanismos legales y de seguros que permitan resolver cualquier conflicto de la
forma más adecuada.

37. 37
5. Requisitos adicionales de ICAFE
Como parte de los requisitos que debe cumplir todo exportador, y de la mano de la regulación de la
utilidad del mismo, al cierre de cada año cafetalero, y con fecha limite al 10 de octubre, se debe
presentar ante el ICAFE la liquidación de la utilidad del exportador.
En este procedimiento se deben declarar todas las ventas realizadas con valor FOB durante el año,
el valor de todas las compras y un detalle de los gastos aceptados en el proceso de operación como
exportador y que sean debidamente aceptados por la dirección general de tributación directa.
Esta declaración deberá mostrar la utilidad final del exportador producto de la diferencia entre el
valor de sus ventas y sus compras, deduciendo los costos aceptados y los impuestos de exportación.

38. 38
CBI – Centro para la Promoción de Importaciones de Países en Desarrollo
Prinses Beatrixlaan 2
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