El documento habla sobre la importancia de los manuales de procedimientos en las empresas. Explica que los manuales de procedimientos describen los pasos que se deben seguir para brindar un servicio o elaborar un producto de manera estandarizada. Además, detalla los seis elementos clave que debe contener un manual de procedimientos, como son la portada, el objetivo, los responsables, el procedimiento paso a paso, los formatos y documentos de soporte, y los diagramas de flujo.

1. ¿ALGUNA VEZ HAS INTENTADO LLEGAR
A UN SITIO SIN UN MAPA?
O
¿HAS INTENTADO PREPARAR UN PLATO
DE COCINA SIN UNA RECETA?
No significa que no vayas a llegar al objetivo, pero sin
duda te tomará más tiempo y tendrás más intentos
fallidos antes de llegar a la meta.

2. DE ESO SE TRATAN LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
• Son documentos en los que alguien nos dice
cuáles son los pasos que se deben seguir en una
empresa para brindar un servicio, o elaborar un
producto, nos ayudan a tener claro quién es el
responsable de cada tarea, y como las
acciones de todos en la empresa, se articulan
para llevar a cabo las tareas cotidianas.

3. • Ayuda a que siempre se
realicen las tareas y
actividades de la misma
manera,
independientemente de
quien las realice.

4. ENTONCES,
¿QUÉ ELEMENTOS DEBE CONTENER UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?

5. 1. Todo manual debe contener la información básica de
cualquier documento, como es una portada con
identificación y nombre del procedimiento a describir, así
como logotipo de la empresa.
Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

6. II. Para que el manual tenga sentido, debe tener un
objetivo claro del procedimiento que se detallará, pues
como hemos indicado, es una descripción de tareas pero
que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la
cual desde el principio debe quedar clara para el lector y
plasmada en el objetivo.

7. III. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los
responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es,
explicar detenidamente qué personas y/o
departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes
son los responsables de cada acción a realizarse.

8. IV. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a
buscar y los responsables que participarán en las
actividades a describir, habrá entonces que describir las
actividades o como se dice correctamente, explicar el
procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se
debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y
acción.

9. V. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento
de las acciones a través de una serie de formatos, documentos,
mensajes, comunicados, etcétera.
Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder
completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar un
oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se
hayan llevado a cabo, así que el manual debe contener los
formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán.

10. VI. Ya con toda esta información se deben incluir en el
manual diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la
secuencia de la información o de los documentos a lo
largo del procedimiento que se describe.

11. • La tarea del manual de procedimiento es también ser una
guía para que al final de algún periodo o como parte de
una auditoría de calidad, la persona responsable de revisar
que los procesos se cumplan como se indicaron en el
manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea
efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

13. EL DIAGRAMA DE FLUJO
LOS DIAGRAMAS DE FLUJO REPRESENTAN LA SECUENCIA
LÓGICA O LOS PASOS QUE TENEMOS QUE DAR PARA
REALIZAR UNA TAREA MEDIANTE UNOS SÍMBOLOS Y
DENTRO DE ELLOS SE DESCRIBEN LOS PASOS HA REALIZAR.
POR LA TANTO SON UNA EXCELENTE HERRAMIENTA PARA
COMPRENDER EL PROCESO A SEGUIR ASÍ COMO PARA
IDENTIFICAR POSIBLES ERRORES ANTES DEL DESARROLLO
FINAL DE LA TAREA.

14. 1. TODOS LOS SÍMBOLOS HAN DE ESTAR CONECTADOS.
2. A UN SÍMBOLO DE PROCESO PUEDEN LLEGARLE VARIAS LÍNEAS.
3. A UN SÍMBOLO DE DECISIÓN PUEDEN LLEGARLE VARIAS LÍNEAS,
PERO SÓLO SALDRÁN DOS (SI O NO, VERDADERO O FALSO).
4. A UN SÍMBOLO DE INICIO NUNCA LE LLEGAN LÍNEAS.
5. DE UN SÍMBOLO DE FIN NO PARTE NINGUNA LÍNEA.
Reglas Básicas Para la Construcción de
un Diagrama de Flujo

18. EL PLAN DE COMUNICACIÓN
INTERNA EN UN PROCESO
DE CAMBIO.

19. PODEMOS DEFINIR LA CULTURA DE UNA EMPRESA
COMO SU PERSONALIDAD, SU FORMA DE
COMPORTARSE CON SUS TRABAJADORES, SU
MANERA DE INTERACTUAR EN EL MERCADO, SU
POLÍTICA Y SUS COSTUMBRES.
LA IDENTIDAD SE EXPRESA EN NOMBRES, SÍMBOLOS,
LOGOTIPOS Y COLORES QUE LA EMPRESA UTILIZA
PARA DISTINGUIRSE Y DIFERENCIAR SUS MARCAS.

20. ¿Y qué hace una empresa al comunicar
si no es transmitir lo que es y
cómo se conduce?

21. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ELABORAR UN PLAN DE
COMUNICACIÓN INTERNA ?
El objetivo general de Programa de Comunicación Interna
es mejorar las estructuras, generar flujos y cultivar los hábitos
necesarios para que la información relevante, llegue donde
deba llegar para volver convertida en pautas, procedimientos y
decisiones.

22. 1. CHECK LIST: DEFINICIÓN DE POLÍTICAS
• Definir los valores que sustentarán la cultura de la empresa.
• Crear la identidad corporativa.
• Misión, visión.
• Definir objetivos departamentales.
• Asignar presupuestos.
• Establecer qué, cuándo, cuánto, quién , a quiénes y porqué
comunicamos.

23. CHECK LIST: INDICADORES QUE PROPICIAN LA
COMUNICACIÓN.
• Puesta en marcha de reuniones transversales.
• Saber escuchar.
• La empresa transmite valores al equipo y predica con el ejemplo.
• Los problemas se plantean de forma sincera y abierta.
• Existe un intercambio de información entre las diferentes áreas de la
empresa.
• La formación es de vital importancia para el desarrollo de la empresa y de sus
trabajadores.

24. CHECK LIST: INDICADORES QUE NO PROPICIAN LA
COMUNICACIÓN.
• Existe una distancia clara en ter mandos y restos de trabajadores.
• Se ocultan los problemas por temor.
• La empresa es excesivamente burocrática.
• La información importante es confidencial y se fomenta la
rumorología.
• La formación cae a un segundo plano.
• Se dan excesivas órdenes.

25. ¿ CÓMO PUEDO INICIAR UN PLAN DE
COMUNICACIÓN?
• Defina objetivos.
• Comprenda los actores críticos del éxito de su negocio.
• Enfoque los mensajes y segmente las audiencias.
• Priorice los mensajes y escuche más que hable.
• Evalúe la efectividad de las acciones que ponga en
marcha.