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CONTENIDO DEL MANUAL
 DE PROCEDIMIENTOS




    REQUISITOS Y
  RECOMENDACIONES
La presentación de un procedimiento aislado
no permite conocer la organización de una
empresa o institución administrativa. Por lo
que surge la necesidad de que todos los
procedimientos     se agrupen en forma
ordenada     en    un    solo     documento
denominado:
Los manuales de procedimientos son instrumentos
administrativos que están considerados            como
elementos fundamentales para la coordinación,
dirección, comunicación y control administrativo, el
manual de procedimiento es útil para registrar,
transmitir la información relacionada a la organización
y al funcionamiento dela entidad.

Por lo tanto es un documento que contiene en forma
ordenada y sistemática la información necesaria
sobre la organización de la empresa, lo cual dicha
información contenida en mencionado documento,
son de gran valor e importancia, para la mejor
ejecución del trabajo.
SE ENTIENDE POR PROCEDIMIENTO; la
sucesión cronológica o secuencial de
actividades enlazadas que precisan de manera
sistemática la forma de realizar una función o
un aspecto de ella.
Que contiene o que incluye el manual de
              procedimientos?

contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa.

Incluye los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de
la empresa.
Elementos que integran el
        manual de procedimientos

1)   Identificación.
2)   Índice
3)   Introduccion
4)   Objetivos del manual
5)   Desarrollo de los procedimientos .
EXPLICACION DE CADA UNO DE LOS PUNTOS.



IDENTIFICACIÓN.

Se refiere a la primera pagina o portada del manual, en
ella deberán anotarse los siguientes datos.

1.- logotipo de la empresa.
2.- nombre de la empresa o dependencia.
3.-Nombre o siglas de la empresa o unidad administrativa.
4.-Titulo del Manual de procedimientos.
5.- fecha de elaboración en su caso la actualización
   ÍNDICE O CONTENIDO.

   Relación de los capítulos y páginas
    correspondientes que forman parte del documento.

En el orden siguiente:

a) Introducción
b) Objetivo del manual
c) Nombre de los procedimientos desarrollados
PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Se refiere, a la explicación que se dirige al lector sobre el
panorama general del contenido del manual, Objeto, áreas de
aplicación e importancia de su revisión ,de su utilidad y de los
fines y propósitos que se pretenden cumplir a través del manual
de procedimientos. / se deberán emplear los siguiente.

Como se usara
Quien lo usara
Como y cuando se hará las revisiones y actualizaciones.

Se recomienda que al formular la introducción se emplee un
vocabulario sencillo a efecto de facilitar su entendimiento.
También deberá identificarse con.

OBJETIVOS DEL MANUAL:

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.        Los objetivos son equilibrar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Su elaboración a
los siguientes lineamientos.

*Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
*La redacción será clara , concreta y directa.
*La descripción se iniciara con un verbo infinitivo.
*Se describirá en una extensión máxima de 12 renglones
*Se evitara objetos calificativos como: Bueno, Excelente, Etc

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y
en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá
expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS.


Procedimientos constituye la parte central o sustancial del Manual de
Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:

· El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
· La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
· No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.

a).- Propósito del Procedimiento:
Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o bien que es lo
que se persigue con su implantación.

b).- Alcance:
Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que
áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
c) Referencias.
Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar
el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc.
d) Responsabilidades.
Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración,
emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también,
quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo.
e) Definiciones.
Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido
específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones
del diccionario.
f) Método de Trabajo.
Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los
siguientes apartados:
I) Políticas y lineamientos.
II) Descripción de actividades.
III) Diagrama de flujo.
IV) Formatos e instructivos.
Políticas y lineamientos:
Son una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de
los cuales han de realizarse las actividades.

Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente y
prevengan todas las situaciones alternativas que pueden presentarse al
operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qué hacer o a qué
criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan
habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento.

Para la elaboración de las políticas se deberán considerar los siguientes
puntos:

Deberán orientar en la toma de decisiones con relación al curso de las
actividades que habrán de realizar los trabajadores o subordinados en
sus áreas de trabajo. Estas deberán ser claras y concisas, a fin de que
sean comprendidas,
FORMULARIO IMPRESOS O FORMATOS DE PROCEDIMIENTOS; son Formas
impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como complementos. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
EJEMPLO:
Formulario de procedimientos
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una herramienta fundamental para la elaboración de un procedimiento, ya que a través de ellos
Podemos ver gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.
También es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad
necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deberá iniciar con un verbo en
infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
Diagrama de flujo procesos
GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.
Ejemplo definiciones de




         GLOSARIO                DEFINICION
     Procedimientos      Formas, maneras medios
     Formularios         Reglamentario, sistematizado
     Diagrama            Croquis, plano, bosquejo
     Cronológica         Ordenada, secuencial
AL FINALIZAR EL MANUAL   DE
      PROCEDIMIENTOS


DEBERÁ EMPLEAR LA   LEYENDA


TERMINA PROCEDIMIENTO
¿Dentro dela empresa quienes son las personas facultadas para
conformar y elaborar un Manual de procedimientos?¡¿




                           Un buen equipo técnico, que
                           mantenga buenas relaciones
                         humanas dentro de la empresa y
                          que conozca perfectamente los
                                     objetivos y
                           estructura, organización de la
                         entidad, la misma deberá tener el
                           conocimiento y la experiencia
                                     necesaria
* RECOMENDACIONES* :

Es conveniente que el manual de procedimientos sea elaborado
con la participación de las áreas administrativas de la empresa
y que tienen y conocen las responsabilidades en las actividades
y que además cuenten con su manual de organización.
Terminado el manual deberá contarse el numero de paginas que lo
integran, numerarlas incluyendo descripciones, formatos y guías
de llenado y la información documental necesaria.

La utilidad de los manuales de procedimiento radica en la
veracidad de la información que contiene, por lo que es
necesario mantenerlas permanentemente actualizadas a través
de revisiones periódicas apoyándose en los avances y los
logros dela empresa.

Se recomienda que el manual de procedimientos se encuentre al
alcance de jefes, supervisores y personal administrativo, con el
fin que se consulte las veces que sea necesario para la mejora
y seguimiento de la empresa.
como puede apreciarse la elaboración de un manual de
procedimientos es bastante extensa y se apega a diversos
requisitos y recomendaciones tangibles que deberán ser
tomados en cuenta para que el manual pueda ser aceptado
y comprendido por las personalidades y jerarquías
competentes que tengan a bien revisarlos, además de que el
manual de procedimientos se          realiza acorde a las
necesidades de la empresa o institución.
UNIVERSIDAD DEL SUR
             4º. CUATRIMESTRE DE L.A.E.

ASIGNATURA              ANALISIS Y DISEÑO DE
                        PROCEDIMIENTOS
MAESTRO:                RODRIGUEZ CANDELARIO INDILI.



             TRABAJO PRESENTADO POR:




                     Lupita

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Manual de procedimientos

  • 1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REQUISITOS Y RECOMENDACIONES
  • 2. La presentación de un procedimiento aislado no permite conocer la organización de una empresa o institución administrativa. Por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen en forma ordenada en un solo documento denominado:
  • 3. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, comunicación y control administrativo, el manual de procedimiento es útil para registrar, transmitir la información relacionada a la organización y al funcionamiento dela entidad. Por lo tanto es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática la información necesaria sobre la organización de la empresa, lo cual dicha información contenida en mencionado documento, son de gran valor e importancia, para la mejor ejecución del trabajo.
  • 4. SE ENTIENDE POR PROCEDIMIENTO; la sucesión cronológica o secuencial de actividades enlazadas que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.
  • 5. Que contiene o que incluye el manual de procedimientos? contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa. Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
  • 6. Elementos que integran el manual de procedimientos 1) Identificación. 2) Índice 3) Introduccion 4) Objetivos del manual 5) Desarrollo de los procedimientos .
  • 7. EXPLICACION DE CADA UNO DE LOS PUNTOS. IDENTIFICACIÓN. Se refiere a la primera pagina o portada del manual, en ella deberán anotarse los siguientes datos. 1.- logotipo de la empresa. 2.- nombre de la empresa o dependencia. 3.-Nombre o siglas de la empresa o unidad administrativa. 4.-Titulo del Manual de procedimientos. 5.- fecha de elaboración en su caso la actualización
  • 8. ÍNDICE O CONTENIDO.  Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. En el orden siguiente: a) Introducción b) Objetivo del manual c) Nombre de los procedimientos desarrollados
  • 9. PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Se refiere, a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, Objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión ,de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través del manual de procedimientos. / se deberán emplear los siguiente. Como se usara Quien lo usara Como y cuando se hará las revisiones y actualizaciones. Se recomienda que al formular la introducción se emplee un vocabulario sencillo a efecto de facilitar su entendimiento.
  • 10. También deberá identificarse con. OBJETIVOS DEL MANUAL: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son equilibrar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores. Su elaboración a los siguientes lineamientos. *Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. *La redacción será clara , concreta y directa. *La descripción se iniciara con un verbo infinitivo. *Se describirá en una extensión máxima de 12 renglones *Se evitara objetos calificativos como: Bueno, Excelente, Etc El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
  • 11. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS. Procedimientos constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados: · El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. · La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. · No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno. a).- Propósito del Procedimiento: Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantación. b).- Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
  • 12. c) Referencias. Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales internos, Normatividad, etc. d) Responsabilidades. Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo. e) Definiciones. Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario. f) Método de Trabajo. Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados: I) Políticas y lineamientos. II) Descripción de actividades. III) Diagrama de flujo. IV) Formatos e instructivos.
  • 13. Políticas y lineamientos: Son una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Es conveniente que las políticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el procedimiento. Para la elaboración de las políticas se deberán considerar los siguientes puntos: Deberán orientar en la toma de decisiones con relación al curso de las actividades que habrán de realizar los trabajadores o subordinados en sus áreas de trabajo. Estas deberán ser claras y concisas, a fin de que sean comprendidas,
  • 14. FORMULARIO IMPRESOS O FORMATOS DE PROCEDIMIENTOS; son Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como complementos. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. EJEMPLO:
  • 16. DIAGRAMA DE FLUJO Es una herramienta fundamental para la elaboración de un procedimiento, ya que a través de ellos Podemos ver gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada. También es una representación gráfica que muestra la secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deberá iniciar con un verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
  • 17. Diagrama de flujo procesos
  • 18. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Ejemplo definiciones de GLOSARIO DEFINICION Procedimientos Formas, maneras medios Formularios Reglamentario, sistematizado Diagrama Croquis, plano, bosquejo Cronológica Ordenada, secuencial
  • 19. AL FINALIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEBERÁ EMPLEAR LA LEYENDA TERMINA PROCEDIMIENTO
  • 20. ¿Dentro dela empresa quienes son las personas facultadas para conformar y elaborar un Manual de procedimientos?¡¿ Un buen equipo técnico, que mantenga buenas relaciones humanas dentro de la empresa y que conozca perfectamente los objetivos y estructura, organización de la entidad, la misma deberá tener el conocimiento y la experiencia necesaria
  • 21. * RECOMENDACIONES* : Es conveniente que el manual de procedimientos sea elaborado con la participación de las áreas administrativas de la empresa y que tienen y conocen las responsabilidades en las actividades y que además cuenten con su manual de organización. Terminado el manual deberá contarse el numero de paginas que lo integran, numerarlas incluyendo descripciones, formatos y guías de llenado y la información documental necesaria. La utilidad de los manuales de procedimiento radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlas permanentemente actualizadas a través de revisiones periódicas apoyándose en los avances y los logros dela empresa. Se recomienda que el manual de procedimientos se encuentre al alcance de jefes, supervisores y personal administrativo, con el fin que se consulte las veces que sea necesario para la mejora y seguimiento de la empresa.
  • 22. como puede apreciarse la elaboración de un manual de procedimientos es bastante extensa y se apega a diversos requisitos y recomendaciones tangibles que deberán ser tomados en cuenta para que el manual pueda ser aceptado y comprendido por las personalidades y jerarquías competentes que tengan a bien revisarlos, además de que el manual de procedimientos se realiza acorde a las necesidades de la empresa o institución.
  • 23. UNIVERSIDAD DEL SUR 4º. CUATRIMESTRE DE L.A.E. ASIGNATURA ANALISIS Y DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS MAESTRO: RODRIGUEZ CANDELARIO INDILI. TRABAJO PRESENTADO POR: Lupita