Este documento proporciona orientación sobre la elaboración de manuales de procedimientos y funciones. Explica que un manual de procedimientos describe las actividades que deben seguirse para realizar las funciones de una unidad administrativa, mientras que un manual de funciones contiene las tareas de cada funcionario. Además, detalla los componentes clave que deben incluirse en estos manuales como la identificación, índice, introducción, objetivos, responsables, políticas, procedimientos y diagramas de flujo.

1. GUÍA TÉCNICA
PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
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Manual de Procedimientos.
Un manual de procedimientos es el documento
que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones
de una o más unidades administrativas.

3. Manual de procedimientos
• El manual incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participación.
• Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa
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• En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión
la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente.
• También el manual de procedimientos contiene una
descripción precisa de cómo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento
interno, del que se debe registrar y controlar las copias
que de los mismos se realizan.

5. Utilidad del Manual de Procedimiento
• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta
a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución.
• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en forma detallada
las actividades de cada puesto.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un
sistema. Interviene en la consulta de todo el personal que se
desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para
establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
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6. • Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
• Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por
fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación
del control interno y su evaluación.
• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que
deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de
actividades y evitar duplicidades.
• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
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Utilidad del Manual de Procedimiento

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8. Conformación del manual
• Identificación: logotipo
• Índice o Contenido
• Introducción
• Objetivos del
procedimiento
• Área de aplicación o
alcance
• Responsables
• Políticas o normas de
aplicación
• Procedimientos
• Conceptos (técnicos,
explicación extensa)
• Formulario de impresos
• Diagrama de flujo
• Glosario (palabras
relacionadas con la
forma, contenido)
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Terminal.- Indica el inicio o la terminación del flujo
Operación.- Representa la realización de una operación o actividad (Es el único
símbolo que se numera)
Documento.-Representa cualquier tipo de documento que se genere en los
procedimientos.
Decisión o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios
caminos alternativos.
Conector.- Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del mismo.
Conector de página.- Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en
la que continua el diagrama de flujo
Almacenamiento.-Indica el depósito de un documento o información dentro de un
archivo, o de un objeto en un almacén.
Simbología.

12. Manual de funciones
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Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en
sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente
basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán
tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices
de los superiores, y estableciendo con claridad la
responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles.

13. Ficha de puesto de trabajo y competencias
laborales
La ficha de puesto de trabajo es un documento o formato que
contiene las características y responsabilidades a las que se
acceden en un puesto de trabajo. Tiene como principales
componentes los siguientes datos de un puesto de trabajo:
•Identificación del cargo: cargo, área, jefe inmediato,
•Nivel y Código: nivel jerárquico al que pertenece y la
denominación del cargo dentro del respecto nivel.
•Grado: grado de remuneración
•No de cargos: cantidad de cargos iguales en la empresa.
•Objetivo
•Funciones del trabajador
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14. Ficha de puesto de trabajo
• Competencias Laborales personales, intelectuales y
organizacionales:
• Personales: honestidad, integridad
• Intelectuales: solución de problemas etc
• Organizacionales: control, manejo de la información
etc
• COMPLEJIDAD DEL CARGO
• CONOCIMIENTOS BÁSICOS
• REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
• ADIESTRAMIENTO. 14

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