trabajo

1. República Bolivariana deVenezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Instituto Universitario Politécnico
Santiago Mariño
Extensión Maturín
Alumno: César Rodríguez - 18927029Profesor: Ramón Marcano

2. Basamos el título de la siguiente entrada en una
interrogante, debido a que en varias oportunidades
hemos visto la tendencia que existe en confundir los
términos Proceso y Procedimiento, si bien están
relacionados, hay diferencias de base en cada uno.
Como hemos comentado en entradas anteriores,
la esencia de un Proceso radica en que el mismo
transforma entradas en salidas, que es lo que
fundamenta cada actividad que ocurre dentro del
mismo, es decir, éstas logran el cambio de estado
de dichas entradas. Ahora bien, un Procedimiento
es una forma específica de llevar a cabo una
actividad que ocurre dentro de un proceso
El proceso se centra en obtener resultados producto de
las transformaciones que producen las actividades que lo
componen, es por ello que los procesos deben tener
objetivos relacionados con sus resultados y se debe ejercer
el control oportuno para que las entradas sean las
adecuadas y las actividades se realicen de forma correcta.
El procedimiento por su parte, permite que se realice
cada actividad y tal cual como establece la Norma ISO
9001 permite a las organizaciones contar con
procedimientos documentados que sirven para establecer
documentalmente la manera de llevar a cabo una actividad
o la forma en la que se debe trabajar para lograr completar
una determinada tarea. Ambos términos son básicos a la
hora de implementar cualquier sistema de gestión de
calidad en una organización basado en Normas ISO.

3. En resumen, un procedimiento es un documento
escrito que está impulsado por la culminación de
una tarea, en cambio un proceso está impulsado
por la consecución de un resultado. Las
organizaciones implementan procedimientos, en
cambio operan y gestionan procesos. Los
procedimientos se centran en el cumplimiento
de normas, pero los procesos se centran en la
satisfacción de los clientes y otros elementos de
interés.
En dichos documentos se:
• Describen procesos operativos
• Definen responsabilidades
• Establecen los documentos (planillas, informes,
registros) a emitir y controlar
• Define los controles necesarios y los puntos donde
deben realizarse

4. ¿QUÉ ELEMENTO DEBE CONTENER UN
PROCEDIMIENTO?
1. OBJETIVO: describe la RAZON, el fin último por el que se escribe
el Procedimiento.
2. CURSOGRAMA: es una representación gráfica de la actividad
y lo primero a elaborar.
3. RESPONSABILIDADES: Quien debe realizar cada actividad
4. INSTRUCCIONES: descripción detallada de las actividadesTítulo;
Código; Alcance; Definiciones; Referencias;Anexos; etc.

5. • Reunir a todos aquellos que sepan sobre la
actividad a documentar
• Definir el objetivo y alcance del documento
• Reunir toda la documentación disponible sobre
el tema
• Elaborar una secuencia de acciones asignando
responsabilidades para cada actividad
• Definir los documentos complementarios,
incluidos los registros
• Redactar las instrucciones detallando las
acciones a seguir anteriormente enunciadas
• Preparar la versión preliminar del
procedimiento
• Consensuar el mismo con todos los
involucrados
• Preparar la versión definitiva del mismo
teniendo en cuenta los comentarios
• Emitir el documento
• Distribuirlo a todos los involucrados.
• Utilizarlo toda vez que se lleve a cabo la
actividad descripta
• Confeccionar y archivar los registros derivados
Los registros brindan las evidencias de que las
actividades se han desarrollado de acuerdo a lo
descripto en los distintos documentos
PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN
DE UN PROCEDIMIENTO

6. En esencia, una norma es una manera aceptada de
hacer algo. Puede tratarse de la fabricación de un
producto, el manejo de un proceso, entregar un
servicio o suministrar materiales. Las normas pueden
cubrir una enorme gama de actividades que realizan
las organizaciones y que usan sus clientes.
Las normas son la sabiduría destilada de la gente con
experiencia en el tema y quienes conocen las
necesidades de las organizaciones que representan,
tales como fabricantes, vendedores, compradores,
clientes, asociaciones comerciales, usuarios o
reguladores.
Nuestra cartera se extiende a más de 30,000 normas
actuales. Están diseñadas para su uso voluntario así que
depende de usted, no se le fuerza a seguir un conjunto de
reglas que le hagan la vida más difícil sino que le ofrezcan
maneras de hacer su trabajo mejor.
Las normas son conocimiento. Son herramientas
poderosas que pueden ayudar a impulsar la innovación y
aumentar la productividad. Pueden hacer que las
organizaciones sean más exitosas y hacer más fácil, segura
y saludable la vida cotidiana de la gente.

7. El punto de una norma es proporcionar una base
confiable para que la gente comparta las mismas
expectativas acerca de un producto o servicio.
Esto ayuda a:
facilitar el comercio
proporcionar un marco de referencia para lograr
economías, eficiencias e interoperabilidad
mejorar la protección y la confianza del
consumidor.
Las organizaciones pueden usar:
Una norma de gestión de calidad para ayudarles
a trabajar más eficientemente y reducir las fallas
en los productos
Una norma de gestión medioambiental para
ayudar a reducir el impacto ambiental, reducir el
desperdicio y ser más sustentable
Una norma de salud y seguridad para ayudar a
reducir los accidentes en el lugar de trabajo
Una norma de seguridadTI para ayudar a
mantener segura la información sensible
Una norma de gestión de la energía para ayudar
a reducir el consumo de energía

8. • Los productos elaborados conforme a normas son
más aptos, más seguros, de buena calidad y poseen
información para guiar al consumidor.
• Las normas aseguran la compatibilidad de los
productos y la disponibilidad de repuestos que
prolongan la vida útil del producto.
• Las normas facilitan el comercio, colaboran en la
regulación del mercado, permiten la transferencia
de tecnología y promueven el desarrollo
económico.
• Las normas protegen la salud, seguridad y
propiedad, de peligros, como el fuego, las
explosiones, los químicos, las radiaciones y la
electricidad.
• Las normas protegen el medioambiente.
• Las normas representan resultados probados de
investigación tecnológica y desarrollo.
• En el ámbito empresarial, las normas sobre materiales y
componentes facilitan los pedidos y aceleran las entregas.
• Las normas nacionales alineadas a las internacionales
facilitan el acceso a los mercados de exportación.
• Las normas permiten innovar, anticipar y mejorar
productos.
• Las normas de sistemas de gestión ayudan a encontrar
oportunidades de mejora y reducir costos.
¿QUÉ ELEMENTO DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO?
Las normas están en todas partes y nos protegen a todos:

9. Un manual de procedimientos es un instrumento
administrativo que apoya el que hacer cotidiano de
las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son
consignados, metódicamente tanto las acciones
como las operaciones que deben seguirse para
llevar a cabo las funciones generales de la empresa.
Además, con los manuales puede hacerse un
seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en orden
lógico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión
cronológica y secuencial de un conjunto de labores
concatenadas que constituyen la manera de
efectuar un trabajo dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las
actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de
recursos materiales, tecnológicos y financieros, la
aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las
diferentes operaciones de una empresa.

10. • Permiten una adecuada coordinación de actividades a
través de un flujo eficiente de la información
• Proporcionan la descripción de cada una de sus
funciones al personal
• Proporcionan una visión integral de la empresa al
personal
• Se establecen como referencia documental para
precisar las fallas, omisiones y desempeños de los
empleados involucrados en un determinado
procedimiento
• Son guías del trabajo a ejecutar
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
• Auxilian en el adiestramiento y capacitación del
personal
• Auxilian en la inducción al puesto.
• Describen en forma detallada las actividades de
cada puesto
• Facilitan la interacción de las distintas áreas de la
empresa
• Indican las interrelaciones con otras áreas de
trabajo
• Permiten que el personal operativo conozca los
diversos pasos que se siguen para el desarrollo
de las actividades de rutina

11. La elaboración de Manuales de Procedimientos
dentro de la institución o empresa es una función de
los directores, gerentes y demás personas con
autoridad para la toma de decisiones, conducentes a
mantener bien informados a los colaboradores sobre
la forma de realizar las tareas de su competencia y
evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus
funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento
de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y
dónde se ejecutan las labores que son
responsabilidad de cada funcionario

12. Elaboración de inventario de procedimientos
Integración de la información
Análisis de la información
Graficar los procedimientos
Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas
y áreas responsables
Implantación y recomendaciones para la
simplificación de los procedimientos
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:
· Introducción
· Objetivos
· Áreas de aplicación
· Responsables
· Políticas
· Descripción de las operaciones
· Formatos
· Diagramas de flujo
· Terminología
Recopilación de información
Estudio preliminar de las áreas

13. La presentación es muy importante, para lo
cual hay que considerar:
• Logotipo
• Nombre de la empresa
• Lugar y fecha de elaboración
• Responsables de la revisión y autorización.
• Índice con la relación de capítulos que
forman el manual
• Carátula, portada, índice general,
introducción, parte sustancial del manual,
diagramas y anexos
• Formatos de hojas intercambiables para
facilitar su revisión y actualización en
tamaño carta u oficio
• Utilizar el método de reproducción en una
sola cara de las hojas
• Utilizar separadores de divisiones para los
capítulos y secciones del manual

14. Revisión, aprobación, distribución e implantación
Una vez concluido el documento tiene que ser
revisado para verificar que la información esté
completa, que sea veraz y no tenga
contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe
aprobar el contenido para su impresión, difusión y
distribución con los ejecutivos y empleados que
deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere
capacitar al personal encargado de realizar las
actividades.
Actualización
Es necesario mantener los manuales
permanentemente actualizados. mediante revisiones
periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de
la operación.
Un Manual de Procedimientos debidamente
elaborado, permite al funcionario de la institución o
empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo,
cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también
los recursos y requisitos necesarios para
cumplimentar una determinada tarea.

15. Las partes principales de un manual pueden ser
las siguientes:
Tabla de contenido
Introducción
Instrucciones para el uso del manual
Cuerpo del manual
Flujogramas
Glosario de términos
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos