3. ~~t_S E HO<pital
(júN::;}o~Att.iN::f--
Factor de riesgo
Falencias en la prestación
del serv"1cio debido a la
falta de gestión para
facilitar los recursos para
la prestación
(servicios
suministros
del servicio
públicos,
de
medicamentos, recursos
tecnológicos,
mantenimiento de
equipos e infraestructura).
Incumplimiento en las
normas y procedim·1entos
administrativos y
financieros
de la Empresa.
Incumplimiento en los
planes de acción de las
áreas adscritas a la
subdirección
administrativa y financiera
MAPA DE RIESGO 2018 -SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Descripción del riesgo
Posibilidad de Proveer la
consecudón oportuna
de los recursos
necesarios y promover la
utilización racional de
los recursos disponibles
Posibilidad de incurrir en
·1ncump!imientos en las
normas y
procedimientos
administrativos y
financieros
de la Empresa.
Posibilidad de incurrir
pérdidas economicas
y/o sanciones por el
incumplimiento en los
planes de acción de las
áreas adscritas a la
subdirección
administrativa y
financiera.
Posibles consecuencias
Disminución en la
facturación debido a la no
prestación de los servicios
de salud de forma
adecuada.
Demandas por parte de los
usuarios por falencias en la
prestación del servicio.
Multas y/o
parte de
control.
sandones por
los entes de
Multas y/o sanciones por
parte de !os entes de
control.
Impacto negativo en los
estados financieros de la
ese.
No lograr los objetivos
propuestos por !a institución
que puede afectar la
operatividad de la misma y
por ende la disminución de
la facturación.
1
Nivel de
riesgo
Alto
Alto
Medio
Controles
Se cuenta con personal
capacitado para la ejecuc1on
de cada una de las actividades
de las áreas de la institución.
Coordinación y seguimiento al
personal encargado de
realizar las actividades en
cada una de las áreas
administrativas.
Gesf1ón de recursos con la
gerencia y la intermediación
con los proveedores de la
entidad.
Comités institucionales
Reuniones de seguimiento
Manuales y procedimientos
Comités institucionales para
el de seguimiento.
Reuniones de trabajo para
hacer seguimiento a las
actividades.
Supervisión a los contratos de
prestación de servicios.
Responsables
Subdirector
administrativo
y financiero
Líderes de
cada área
Subdirector
administrativo
y financiero
Líderes de
cada área
Subdirector
administrativo
y financiero
Líderes de
cada área
Profes·1onal
universitario
de planeación
Cronograma
Permanente
Permanente ·1
Permanente
4. ~~~ES r Hospital
<;j&11f).a/;;.riHx>
Factor de riesgo
Celebración de contratos
sin verificación de
requisitos legales
Inconsistencias en la
ejecución del plan de
compras de la ínstitución
Aprobar pagos sin el lleno
de los requisitos legales o
controles establecidos
Proceso adecuado de
supervisión y revisión de
contratos
MAPA DE RIESGO 2018 -SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Descripción del riesgo
Posibilidad de incurrir en
sanciones debido a la
celebración de contratos
sin el adecuado
cumplimiento de los
requisitos legales
Posibilidad en incurrir
sanciones por una
inadecuada ejecuc1on
del plan de compras.
Posibles pagos de
manera irregular sin el
lleno de los requisitos
legales o controles
establecidos
Celebración de contratos
sin verificación de
requisitos legales
Posibles consecuencias
Procesos jurídicos en contra
de la entidad
Sanciones disciplinarias, de
responsabilidad fiscal, penal
y/o pecuniaria de acuerdo al
tipo de evento que se
materialice.
Desabastecimiento de
suministros en la entidad
por control ineficiente en el
control de suministros.
Falta de presupuesto para la
adquisición de recursos por
poco control en el plan de
compras.
Proceso de revisión y pago
extemporáneo de las
cuentas.
Procesos jurídicos en contra
de la entidad
Sanciones innecesarias para
la entidad.
2
Nivel de
riesgo
Alto
Bajo
Medio
Medio
Controles 1 Responsables
Ajuste y aplicación rigurosa 1 Gerencia
del manual de contratación.
Subdirectora
Revisión permanente de cada 1 Administrativa
uno de los requisitos legales
de acuerdo al tipo de 1 Asesor jurídico
contrato.
Plan de compras
Comité de compras
Presupuesto aprobado
Gerencia
Subdirectora
Administrativa
Profesional de
Seguimiento a la ejecución l suministros
presupuesta!.
Seguimiento y actualización al
proceso de pagos de cuentas.
Ajuste y aplicación rigurosa
del manual de contratación
Profesional de
presupuesto
Gerencia
Subdirectora
Administrativa
Cuentas por
Pagar
Tesorería
Gerencia
Subdirectora
Administrativa
Oficina
Jurídica
Cronograma
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
5. ~~~ES<'H°"fJit¡>I
<;Jrát1f)o,,.f,¡-¡fff¡s¡;i
t MAPA DE RIESGO 2018 -SUBi:¡tRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA ,¡.
Factor de riesgo Descripción del r"1esgo Posibles consecuenc"las
Nivel de
Controles Responsables Cronograma
riesgo
Gerencia
Subdirectora
Presentación de Informes
Presentación Sanciones disciplinarias y/o
Administrativa
de ley o de información
Se cuenta con un cronograma
financiera de
Extemporánea de los pecuniarias por parte de los Medio para la presentación
Gestión de
Permanente
manera
informes entes de control informes.
inoportuna Calidad
Ud eres de
áreas
Pérdida de bienes o Posibilidad de incurrir en Detrimento en el patrimonio Alto Esquema de revisiones de Gerencia Permanente
activos de la entidad pérdidas de los bienes institucional por daños, vencimiento de las pólizas
y/o activos de la entidad pérdida o robo de bº1enes o para efectuar oportunamente Subdirectora
por falencias en el activos de la entidad la renovación. Administrativa
control de los mismos. y financiera
Procesos disciplinarios para Se cuenta con un profesional
funcionarios de la entidad encargado de la Asesor jurídico
administración e los activos
de la entidad. Profesional de
activos
Auditorías a los inventarios de
activos. Control
interno
contable
Gerencia
lnefectividad e ineficiencia
Elaboración de plan de
Recursos tecnológicos Retrasos en los procesos en la elaboración y
necesidades referente a los
Subdirectora
acorde con la necesidad de apoyo que afectan la oportunidad en la entrega Alto
equipos tecnológicos
Administrativa Permanente
de la entidad gestión institucional de las actividades y
gestiones de la entidad
requeridos por la entidad
Profesional de
sistemas
3
6. •
~~¡:sr; Hospit<:d
qa,~r1:;)e/,/~1útµ'-' MAPA DE RIESGO 2018 -SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA 1
Factor de riesgo Descripción del riesgo Posibles consecuencias
Nivel de
Controles Responsables Cronograma
riesgo
Gerencia
No dar cumplimiento a Apertura de procesos Operatividad, vigilancia y Subdirectora
Proceso adecuado de la ley 909 de 2004 y disciplinarios a los control por parte de la Administrativa
provisión de cargos en la demás normas funcionarios de la entidad Medio comisión de personal de la y financiera Permanente
planta de personal reglamentarias y institución.
complementarias. Demandas a las entidad Jefe de
Talento
Humano
Falencias en la Posibilidad de incurrir en Demoras en la prestación Se cuenta con un área de Gerencia
disponibilidad de los falencias en la del servicio (ingreso y sistemas con personal
sistemas de información y disponibilidad de los registro de pacientes). competente encargado de Subdirectora
demás infraestructura de sistemas de información asegurar la disponibilidad de Administrativa
redes que permitan el y demás infraestructura Fallas en el proceso de Medio los recursos tecnológicos. y financiera Permanente
adecuado funcionamiento de redes que permitan el facturación por fallas en los
de la ese. adecuado sistemas de información. Profesional de
funcionamiento de la sistemas
ese. Pérdida de información
(D±~ui'...t J
.....
f~~
4
8. ~C¡¡;
'.:'"'"''"""
MAPA DE RIESGO PLANEACIÓN 2018
,;¡· '","'/"···
Factor de riesgo Descripción del riesgo Posibles consecuencias
Nivel del
riesgo
Controles Responsables Cronograma Indicador
Posibles sanciones por parte del
n1inisterio de salud que derivan en Elaboración de cronograma de
la no asignación de recursos a la presentación de informes
No elaboración de los entidad.
N" de informe
informes de ley que No cumplimiento en la
a
Planeación y áreas presentar / N° de
debe presentar la presentación de Informes de Posibles sanciones disciplinarias MEDIO Adecuada información para Permanente
oficina a los entes de Ley propios de la Oficina. por los entes de control elaboración de los informes involucradas informes
control
presentados
posible incumplimiento a los Funcionario capacitados para
1planes de desarrollo elaboración de informes
i
Incumplimiento en la misión de la
% ne cumpl;mieotol
t:ntidad Segui1nicnto de avance de !
No realizar ejecución de los POAS.
dt los planes d~
seguit11iento a los
Posible incumplimiento a Planeación y lideres acción: Números de
los planes, prograinas y Perdida de la credibilidad por parte MEDIO de las áreas de la Trimestral planes de acción
Planes de Acción de
proyectos de la entidad. de los usuarios Retroalimentación a las áreas de
entidad revisados / número
las dependencias las posibles desviaciones de las
de planes de acción
Detritnento de los ingresos metas de cada una de las áreas
revisados
financieros de la entidad
Afectación en la oportunidad de Realizar backup de Los equipos de
toma de decisiones la oficina
No impletnentación Planeación y
Números de PC del
de medidas de control Pérdida de la información de Adecuado sisten1a de seguridad de subdirección
la oficina/Número
para evitar pérdidas gestión de la oficina de MEDIO las oficinas administrativa y Permanente
de buckup
de información en la planeación Pérdida de confidencialidad y financiera - realizados
oficina de planeación. disponibilidad de la información. Sistemas
Establecer contraseñas o claves
seguras para el acceso al sistema.
~
9. ,,
~''•' ""'''''"'<:_fr1f'f·.9r~~~1.!~<'f/,
Factor de riesgo Descripción del riesgo
La no elaboración de
• •
MAPA DE RIESGO PLANEACIÓN 2018
Posibles consecuencias
Ausencia de una adecuada
planeación para la adquisición de
equipos biomédicos y demás
elementos
Nivel del
riesgo
Controles
Confom1ar banco de proyectos de
inversión
proyectos de inversión deja 1---------------1
No elaborar proyectos
de inversión publica
en salud
sin posibilidad a Ja entidad
para gestionar recursos para
comprar equipos
bion1édicos, industriales y
muebles enseres
No hacer seguimiento ¡inoportunidad en la
a la ejecución de los realización de los comités
coinités
institucionales
institucionales
Poca o ausencia de inversión en
equipos bimnédicos y demás
elementos para la ESE
Poca oportunidad para adquirir
equipos biomédicos
Falta de acompañamiento en la
toma de decisiones de la gerencia.
Incumplimiento de la nonna sobe
la regulación de los comités
institucionales
MEDIO
Medio
Adecuada infom1ación, sobre el
manejo del Plan Bienal de
inversión en salud
Conocimiento de las necesidades
de equipos biomédicos, industriales
y muebles o enseres de la entidad.
Cronograma de reunión de comités
de la vigencia.
Seguimiento trimestral a la
ejecución de comités.
J~e los comités
ria de planeación
Responsables
Profesional
universitario de
Planeación
Subdirector
ad1ninistrativo y
financiero
gerente
Profesional
universitario oficina
de planeación
Subdirector
científico
subdirector
administrativo y
financiero
Cronograma
Pennancnte
Trimestral
Indicador
Nº proyectos
aprobados/Nº
Proyectos
elaborados
No de comités
ejecutados en las
fechas establecidas/
No de reuniones de
comités
programados según
cronograma.
11. ~~ES.E Hosprral
(.?ntP/Je"!,~~~·1€v
MAPA DE RIESGO-ÁREA DE PRESUPUESTO 2018
Factor de
Descripción del riesgo
Posibles Nivel de
Controles Responsables Cronograma Indicador
riesgo consecuencias riesgo
•Registro tardío en Presentación de la Informe
Demora en la entrega de reconocimientos de relación de la • Subdirección facturación
'
Información la información acerca de los ingresos. facturación dentro administrativa. dentro de los
Medio
de la facturación generada •Demora en la de los primeros dos Permanente primeros dos(2)
facturación mensualmente presentación de días del mes • Área de días del mes 1
información siguiente. Facturación siguiente al
presupuestal. facturado
Software sin
Falta de integración en
los módulos del software • Información no Actualización del Integración de 1
integración Medio • Gerencia '(contabilidad, consolidada. software dinámica Permanente los módulos dei ]
en los
módulos
presupuesto, tesorería, • Diferencia en 1os gerencial software !I
recursos humanos) registros
' • Eventual daño ante
flujo irregular en el
nivel de energía • Subdirección
eléctrica. administrativa.
Optimo
Equipos de
Se cuenta con equipos • Demora en el
Medio desempeño
de computación sin UPS procesamiento de Dotación de U.P.S • Área de Permanente
Computo
la información suministro
equipos de
• Perdida de
computo
información. • Área de sistemas
• Reprocesamiento
de la información
El incumplimiento de las • Falta de Informar a la • Gerencia.
metas presupuestales presupuest.o para
Alto
dirección la
EquilibrioDéficit
afectaría la operación de adquirir ejecución • Subdirección Permanente
presupuesta!
1a institución. obligaciones. presupuesta! administrativa.
Presupuesta!
~
13. l'
MAPA DE RIESGO INSTITUCIONAL
AREA: FACTURACION
RESPONSABLE: TERESA ALVAREZ CALDERA
PERIODO: ENERO A DICIEMBRE DEL 2018
VALORACION DEL RIESGO CLASIFICACI IDENTIFICACION DE CONTROLES MANEJO DEL RIESGO
FACTOR DE
IDESCRIPCION DEL RIESG0
1· · POSIBLES • • IHN1v1~[11EL ,• .i¡'U' i' '
R!:Sl'ONSABLES
RIESGO• · •· CO!ílS~ClJENCIAS . ,· ~ '. n !iiiríll~llFF.. CRONOGRAMA INDICADOR
,. ' '1··' •'"•
'qlff ~~·'' 'I'•
Falta de base de datos,
Gamites de
Admision de
Fosyga Mala identificacion de la
Seguimiento a las
Mercadeo, Auditores % de devolucion de facturas
usuarios
desactualizado,Soporte de empresa responsable ALTO
actualizaciones de las
concurrentes, Permanente por errores en bases de
documentos de del pago de la atencion
bases de datos
Facturacion datos
identificacion
Incumplimiento por parte La no expedicion de la Revision yseguimiento
Subdireccion
No.de facturas no radicadas
ldentificacion de
de la EPS en lo que respectiva autorizacion a las minutas
Administrativa,
por falta de autorizacion de
pagador
establece la norma sobre correpondiente a la ALTO contractuales,
Jurídica de Cartera,
Permanente atenciones a hijos de menor
los hijos de menor de 1 atencion de niños Rendicion de informes
Mercadeo
de 1 año/No. de facturas no
año nacidos en la lPS por area radicadas
La glosa adminsitrativa
La falta de soportes en la
por falta de soportes,
Comité instituciones Subdireccion % de glosas y devoluciones
Soportes de Demoras en el proceso
facturas
historia clinica de servicios
de la liquidacion de la
ALTO de las causales de Cientifica, Auditorres Permanente por la causal falta soporte/%
facturados
factura, Egresos sin
glosas y devoluciones concurrentes de devolucion de facturas
facturar
El no cumplimiento de
La no autorizaciion por los porcentajes de
Revision periodica de Subdireccion
Autorizaciones
parte de las Empresas de radicacion de facturas.
ALTO la facturacion cientifica, Auditorres Permanente 0/ode la facturacion radicada.
los servicios prestados por Hallazgos
pendiente de radicar concurrentes
la IPS administrativos por parte
de los entes de control
No cumplimiento de los
Seguimiento y revision
Subdireccion
La no celeridad en las tiempos de la liquidacion Cientifica, Auditorres
Auditorias
auditorias de cuentas de la factura establecida
ALTO de las auditorias de
concurrentes y de
Permanente ºlo de facturas sin auditar
en los procesos
cuentas
Cuentas
Demoras en los
Elaboracion de
Equipos de computas no
procesos de admision
proyectos de Tiempo de atencion de
Tecnologia
compatibles
facturacion, central de ALTO
adquisicion de equipos
Gerencia Planeacion Permanente
liquidacion de facturas
autorizaciones, RlPS y
de computo
radicacion
14. i'
Demoras en los
Caida del Sistema lnterrupcion del sistema procesos de facturacion Superviison y control Subdireccion
Hora de llegada de
Dinamica D.G. en el modulo de y la atencion de los ALTO al Software Dinamica Administrativa, Permanente
usuarios/Hora de atencion
Gerencial facturacion usuarios en consulta Gerencial Sistemas
externa
La no verificacion de los Extemporanidad de los
lnterrupcion en el
usuarios en la admision y tiempos de solicitudes Gerencia Numero de reportes de
no utilizacion de las de autorizaciones en ALTO Disponibilidad de pago Subdireccion Permamente interrupciones del servicio de
servicio Internet
plataformas de urgencias y Admministrativa internet
autorizaciones hospitalizacion
Falta de insumos
Demoras en la Oportunidad en la entrega de
Insumos
necesarios para la
radicacion de la ALTO
Disponibilidad de Subdireccion
Permanente insumos para elaboracion de
elaboracion de las facturas
facturacion
insumos administrativa
la factura
como papel, tonner, CD,
Requerimientos de las
Gerencia,
Variedad de
EPS en las plataformas de Demoras en la
Disponibilidad de Subdireccion Oportunidad en la
plataformas
autorizaciones y de RIPS radicacion de la ALTO
personal en RIPS Administrativa,
Permanente
elaboracion de los RIPS
que requieren mucho facturacion
tiempo
Facturacion
Desconocimiento en
como se debe de
Comité de Gerencia Subdireccion
Contratos
La no socializacion de los facturar lo que ocasiona
ALTO para socializacion de Administrativa, Permanente ºlo de Contratos Socializados
contratos con las EPS errores en la facturacion
contratos Mercadeo, Sistemas
y anulacion de las
mismas
La no actualizacion en la
La facturacion erronea y
Parametrizacion de sistemas, auditores
Codigos CUPS plataforma de facturacion
Rips por la no
ALTO codigos CUPS en concurrentes de Permanente
o/oNumero de facturas
actualizacion de los corregidas por codigos CUPS
de los codigos CUPS
CUPS
sistemas facturacion
cJJ....,y
ÍERESA ALVAREZ CALDERA
FIRMAhEL RESPONSABLE
16. • •
MAPA DE RIESGO OFICINA JURIDICA 2018.
FACTOR DE RIESGO
OESCRIPCION
DEL RIESGO
POSIBLES
CONSECUENCIAS
1. Interposición de acciones
1. No solicitud de legales por parte de los
Incumplimiento de lo: liquidación por parte del contratistas
.érminos legales par supervisor de contrat_o. 2.No liberación de saldos en
'la liquidación de 2. Falta de mformac1on el presupuesto
~ontratos / por parte del supervisor 3. Pérdida de la facultad
· del contrato a la oficina legal para liquidar los
Interposición
demandas
!procesos
sancionatorios (
jurídica. contratos por parte del
hospital.
1. Condena, sanción y
multa, entre otros perjuicios
1. Falta de previsión de que se deriven para el
d1iesgos asociados a la Hospital, por hechos que
y! prestación de servicios afecten la prestación del
e salud. servicio y/o que se deriven
2. Falta de seguimiento a de la ejecución del proceso
la ejecución contractual, contractual.
l
por parte de los 2. Afectación en la
supervisores designados. prestación del servicio en la
entidad.
NIVEL
DEL
RIESGO
ESTRATEGIAS RESPONSABLES 1 CRONOGRAMA lINOICADOR
,Supervisores dE
1. Capacitación a los Contratos
.Constancia de recibo por Profesional de
1 área de presupuesto de poyo área
~
upervisores de contratos. sesora Jurídica
ALTO as liquidaciones ontractual
ALTO
fectuadas, cuando a ello Profesional de
hubiere lugar. esorería
1. Seguimiento a las
~emandas y/o procesos
bancionatorios contra o
iniciados por la entidad 2.
Respuesta y asistencia
permanente de las distintas
acciones o demandas
interpuestas a la ESE. 3.
Atender diligentemente
k;ualquier solicitud que se
haga al Hospital por parte
de otras entidades, entes
de control y personas
!naturales y/o jurídicas.
Profesional de
Presupuesto
Supervisores
de contrato
Abogados de
defensa
judicial- Oficina
Asesora
Jurídica.
Permanente
Permanente
Número de
~ontratos
liquidados en
los términos
legales/Núme
ro de
!
solicitudes de
contratos por
liquidar
Cualitativo
(En el evento
en que
ocurra)
~j
1
17. FACTOR DE RIESGO
Incumplimiento de lal
l
normatividad qLIE
,regula el Derecho
Fundamental de
!Petición.
DESCRIPCION
DEL RIESGO
•
POSIBLES
CONSECUENCIAS
1. Interposición de tutelas en
¡contra del Hospital por
violación al derecho
1. Error en el trasla_do undamental
NIVEL
DEL
RIESGO
de la pet1c1on, 2.multas y/o sanciones,
remitiéndola a persona 3.lnicio de procesos V'ILTO
no competente para disciplinarios para los
dar respuesta. uncionaríos que no dan
respuesta oportuna a los
!derechos de petición.
1. Incumplimiento de
normas.
Falencias en la Defensa 2. Condenas, multas,
•
•
ESTRATEGIAS RESPONSABLES 1 CRONOGRAMA! INDICADOR
1. Elaboración oportuna de
¡1as respuestas aemitir, con Gerencia -Asesor<
previo visto bueno del uridica
~sesor de Jurídica, para Profesional de
revisión y firma en poyo
!
Gerencia. Líderes que
2. traslado oportuno de las Intervienen en las
peticiones a la oficina Respuestas- oficina
k;orrespondiente de su e archivo
respuesta.
1. Atender diligentemente
ualquier solicitud que se
haga al Hospital por parte
e otras entidades, entes
e control y personas
naturales y/o jurídicas. 2.
ener seguimiento
Permanente
Número de
peticiones
conlesladas/
Número de
peticiones
recibidas
Número de
'
'Fallas en la Defensa¡ Institucional Y sanciones administrativas,
Institucional Vencimiento de disciplinarias y/o penales, ALTO onstante sobre los
Asesora
Jurídica
Profesional de
Apoyo dE
Defensa
Judicial
Supervisores
de Contrato
Permanente
proceso
actualizados
en el SIPROJ
/Número deTérminos. . que pueden conllevar a un
detrimento patrimonial.
Registro : 1. Volumen de
¡extemporáneo de los contratación de personal
k;ontratos en 1 mediante orden de
plataforma del prestación de servicios y
ISECOP. corta periodicidad de los
1. Incumplimiento de la
norma por vulneración al
principio de publicidad
MUY
ALTO
y/o
investigaciones de tipo
~
, dministrativo que cursen
ontra el Hospital y el
umplimiento de los
érminos.
Designar a un responsable
lpara el proceso de IG .
¡ bl' .. d 1
erenc1apu 1cac1on, e a
dependencia jurídica.
~compañamiento del área
Permanente
procesos
Número de
n la~
ontratos
egistrados
plataforma 1 ~¡
~¡
2
18. •
• •
DESCRIPCION POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO
mismos, lo que genera de sistema, para el manejo SECOP de
gran cantidad de del soflware. manera
contratos y/o adiciones ~portuna/Nú
y/o prorrogas que mero de
implican tiempos de ~ntratos
legalización que impiden legalizados
la oportunidad de su
registro en la plataforma
2. Extemporaneidad de
la entrega de garantias
por parte de los
contratistas y/o
proveedores, que afecta
el inicio de la ejecución
del contrato.
Cordialmente,
~~~~JCoordinadora Oficina Jurídica.
3
20. ·~..r:-
~"ESE Hoopital
C?t:.."1, l'Jet;i5ftim-t.>
./ o ·-·~
MAPA DE RIESGO 2018 ÁREA DE ARCHIVO YGESTIÓN DOCUMENTAL
Factor de riesgo
Inadecuada
infraestructura.
Desorganización
Descripción del riesgo
En este momento la
infraestructura del área de
archivo y gestión
documental no cuenta con
una infraestructura
adecuada para el
funcionamiento del área de
archivó y gestión
documental de acuerdo a
la norma.
Posibles consecuencias
Deterioro y perdida de
información en especial
de las historias clínicas y
demás documentos, por
permanente humedad '
del área.
Posibilidad de desarrollar ,
enfermedades
Nivel de
riesgo
En este momento el
archivo colapso, situación
que pone en riesgo la
generalizadas debido a ALTO
la exposición que se
encuentra en el área.
:conservación la
documentación de la
.entidad y en especial la de
.las historias clínicas '
(Memoria Institucional)
No hay espacio para el
archivo y por ende hay
desorganización
organización en el área
de archivo y gestión
documental.
A la fecha se han ido Dificultad en la
organizando de acuerdo a manipulación, entrega y
la necesidad y al espacio q 'recibo de las historias
existe en la ESE. clínicas y de la
Aun así encontramos información estadística
organización generada en el área.
Controles
Reubicación
documentación
de la
buscar
un espacio auxiliar
para las historias
clínicas inactivas.
Reorganización y
adecuación de la
infraestructura para
evitar la humedad,
malos olores y brindar
seguridad al área.
Limpieza permanente
de los archivos con
equipos de aspersión y
fumigación.
Organizar las historias
clínicas de acuerdo a la
normatividad vigente.
Capacitar a los
funcionarios
encargados de la
manipulación de las
historias clínicas y
en los archivos de
historias clínicas.
ALTO garantizar su
Requerimientos de
carácter organizacional
por los entes de control.
estabilidad en el área.
Dotación de equipos de
cómputo que permitan la
fluidez de la información
Responsables
Subdirección
Administrativa
Mantenimiento.
Archivo
Sección de
1nformación
Subdirección
Administrativa.
Oficina de
Control 1nterno
Subdirección
Administrativa.
Cronograma
De acuerdo
al Plan de
mantenimient
o de las
Indicador
Número de
reparaciones
y
adecuacione
s realizadas
Vs. Número
de
instalaciones. adecuacione
s
programadas
De acuerdo
al pla"n de
capacitació
n.
Número de
funcionarios
del área
capacitados
en el tema Vs.
Número total
de
funcionarios
del área.
21. ~~ESEHospit¡l.l
<;;~-.-¡,.9d::!:_f!fI!V
'MAPA DE RIESGO 2018 ÁREA DE ARCHIVO YGESTIÓN DOCUMENTAL
Factor de riesgo Descripción del riesgo Posibles consecuencias
Traumatismo en el
proceso de atención al
usuario.
La inseguridad que Pérdida de la cita médica
presenta el espacio físico Y solicitada por el usuario.
el fácil acceso de personas Posibles demandas
Nivel de
riesgo
Controles
Dar mayor seguridad a
las instalaciones.
Buscar alternativas de
atención al usuario que
particulares al mismo, así judiciales contra el
. . como la manipulación de hospital.
Perdida de las historias clínicas por ALTO
requiera la historia ·
clínica, sin que tenga
acceso al interior de la
dependencia.
historias clínicas 'parte de los funcionarios Alteración de la
responsables de su información contenida en
Pérdida de
'información en el
sistema.
Inestabilidad
personal.
manejo, permiten el las historias clínicas.
extravío de estos
Llevar registros diarios
de salida y entrada de ·
historias clínicas, con la
firma del responsable
que la manipula.
documentos.
Daño en la base de datos
o acceso a los archivos a
través de la red.
La no oportuna respuesta
a los requerimientos
judiciales.
Imposibilidad de dar Tener backup de la
información veraz a la información generada.
administración.
Posible vulneración
instalaciones,
documentos, etc.
ª MEDIO Establecer contraseñas
o claves de acceso al
sistema.
Frecuente rotación del Personas sin experiencia y Ofrecer capacitación al
personal encargado. del
manejo de historias
clinicas.
del
personal auxiliar
maneja el archivo
historias clínicas.
que condici()(les requeridas
de !para su trabajo con
,calidad.
Pérdida y confusión de ALTO
historias clínicas.
Desorganización
administrativa.
Procurar la estabilidad
del personal de esta
área.
Identificar el personal
que tiene experiencia,
Responsables
Subdirección
Administrativa.
Archivo.
Archivo
Gestión
Documental
Sección
Información.
Cronograma
Permanente
y
de
Oficina
Sistemas.
de ,Permanente
Subdirección
Administrativa.
Alta Gerencia
Subgerencia
Administrativa
De acuerdo
al plan de
capacitación.
Indicador
Número de
historias
clínicas
entregadas
Vs. Número
de historias
clínicas
recibidas.
1nforrnación
requerida
completa.
Ausencia
de ingreso
a archivos
sin
autorización
Número de
funcionarios
que han
sido rotados
en el área
durante el
semestre.
22. .::.:~~e;;iospital
gfdi1fJc'!J.:..t;~~··· t
Factor de riesgo Descripción del riesgo
~ff
()pJ(!f ~
1
BRIANDA OLIVARES SIBAJA
Coordinadora de Archivo
ESE Hospital San Jerónimo
MAPA DE RIESG~2018 ÁREA DE ARCHIVO V"GESTIÓN DOCUMENTAL
Posibles consecuencias
Deficiencia
prestación del
los usuarios.
en la
servicio a
Nivel de
(1esgo
Controles
para ubicarlo en el área
en caso de rotación o
reemplazo temporal.
Responsables
t
Cronograma Indicador
24. MAPA DE RIESGOS OFICINA DE CONTROL INTERNO ESE.HSJM 2018
Factor de riesgo
Descripción
del riesgo
Posibles
Consecuencias
Nivel del
riesgo Controles Responsables Cronograma Indicador
Influencia en las
visitas
Las visitas de
seguimiento, evaluación
y/o control, se pueden
ver frustradas por
ofrecimientos de dádivas
y amenazas, con el fin
de evitar la detección y
sanción de indebidos
manejos.
Selección subjetiva
de áreas y procesos
a controlar.
Impunidad que
favorece a los
corruptos.
Desmotivación a
funcionarios de
eficiente y eficaz
productividad.
ALTO
Elaborar Plan anual de
acción.
Estricto cumplimiento al
plan de visitas.
Oportuno informe a la
gerencia sobre
impedimentos y/o
resultados.
Control Interno
De acuerdo al
Plan de
Acción.
Número de
visitas
realizadas Vs.
Número de
visitas
programadas
Poca atención a las
recomendaciones
dadas por la oficina.
Las dependencias
visitadas pueden dar
caso omiso a las
recomendaciones dadas
por la oficina de Control
Interno.
Se obstaculiza la
labor encomendada
a la oficina.
No cumplimiento a
las recomendaciones
para aplicar los
correctivos de
acuerdo con los
procedimientos
establecidos.
ALTO
Verificar y confrontar el
cumplimiento de la
gestión.
Establecer
compromisos y exigir
cumplimiento a los
planes de
mejoramiento de las
dependencias.
Control Interno
Conforme a
los
compromisos
establecidos
en el Plan de
Acción.
Porcentaje de
cumplimiento
de
recomendacion
es.
No. de visitas
de verificación
realizadas Vs.
No. visitas
proyectadas.
Poca asimilación a
la capacitación
impartida.
Los funcionarios
asistentes a los cursos
de capacitación sobre
el Sistema de Control
Interno no le dan la
importancia que al
mismo le corresponde
dentro de la gestión
diaria.
Que no se pueda
llegar a crear y
fomentar la cultura
del autocontrol.
Poca importancia a
la información
solicitada por la
oficina.
Poco interés en el
mejoramiento
continuo del sistema
de control interno del
área a u cargo.
ALTO
Realizar talleres de
capacitación dentro de
su área.
Control de asistencia a
los cursos de inducción
y capacitación.
Convocatorias firmadas
por la Gerencia.
Control
Interno
Talento
Humano.
De acuerdo
con lo
programado
en el Plan de
Acción
Número de
capacitaciones
dictadas Vs No.
Capacitaciones
proyectadas.
Que no se pueda
constatar el
funcionamiento del
Sistema de Control
Interno en las
diferentes
dependencias.
La magnitud de las
actividades
desarrolladas en la
entidad , el gran
número de áreas
existentes y el
reducido número de
funcionarios en la
oficina de control
interno, hacen difícil el
Que el Sistema de
Control Interno no
responda a las
expectativas de
integración de las
distintas
dependencias de la
entidad a partir del
fomento de la cultura
ALTO
Fortalecimiento de la
oficina de control
interno con personal
multidisciplinario.
Ofrecer asesoría a
través de los jefes de
las diferentes áreas.
Coordinar con los
diferentes jefes área, la
Gerencia
Control Interno
Jefes de todas
las áreas.
De acuerdo
con lo
establecido
en el Plan de
Acción
Número de
asesorías
brindadas Vs
Número total
dependencias
25. MAPA DE RIESGOS OFICINA DE CONTROL INTERNO ESE.HSJM 2018
cumplimiento de su
Plan de acción
del autocontrol.
Trabajo
descoordinado entre
las diferentes
dependencias.
Evaluación poco
confiable sobre el
Sistema de Control
Interno.
socialización de las
decisiones y acuerdos
que se tomen en las
reuniones del Comité
de Control Interno.
Incumplimiento en
la entrega de
informes.
Puede existir demora
en la elaboración y
presentación oportuna
de los informes de
resultados de gestión
a las dependencias
visitadas y/o entes de
Control del orden
territorial o nacional.
Las
recomendaciones
urgentes no se
aplican.
No se toman
decisiones
oportunas.
Resultan informes no
confiables.
Establecimiento de
sanciones
disciplinarias y/o
pecuniarias por parte
de los entes de
control.
ALTO
Notificar a las
diferentes
dependencias sobre la
entrega de información
oportuna a la Oficina
de Control Interno.
Dotar a la Oficina de
equipos actualizados
de sistemas.
Conectar en red a la
Oficina.
Tener acceso al
Internet para la
obtención de
información
actualizada.
Gerencia
Oficina de
Control Interno
Subgerencia
Administrativa.
Oficina de
Sistemas.
De acuerdo a
la
programación
de los
órganos de
control.
Número de
informes
solicitados Vs.
Número de
informes
presentados en
la fecha
programada.
27. FACTOR DE
RIESGO
DESCRIPCION DEL
RIESGO
POSIBLES CONSECUENCIAS
NIVEL DE
RIESGO
CONTROLES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
No verificacion de la
informacion en otras
areas
No existe oportunidades de
revisión de la información
suministrada por las
dependencias.
No existe confiabilidad en la
información suministrada
Medio
Se cuenta con apoyo de la
ofina para Verifcar
informacion
periodicamente.
subdireccion
administrativa
Tesoreria
Permanente
Definir tiempos
que se permitan establecer una
minuciosa revisión de la información
con el fin de detectar
incosistencias. Continuar con los
controles existentes.
No se registran en
forma oportuna las
cuentas por pagar
No es posible realizar la
contigencia por parte del
proceso de tesoreria
No se pueden realizar
oportunamente los pagos de la
contigencia respectiva
Medio
Realizar revisión oportuna
de las cuentas por pagar
Cuentas por
pagar
Subdireccion
Administrativa
Permanente
Determinar periodos que garanticen
una oportuna verificación delas
cuentas por pagar de la entidad.
Incumplimiento de
las metas de
recaudo
Gestionar el recaudo
oportuno de las diferentes
entidades
Al no haber recursos, la ese
no cumpliría los compromisos
adquiridos
Alto
Realizar una oportuna
gestión del recaudo por
parte de los funcionarios
responsables.
Subdirección
Administrativa
Cartera
Permanente
Establecer una metodología de
gestión de recaudo donde se definan
controles que permitan establecer
una oportuno recaudo por parte de
los responsables
Área de trabajo
reducida para
realizar los
procesos de área
la oficina cuenta con área
restringida para el
volumen de información
y la necesidad de un
archivo para el manejo
de la información
exposición publica de la
informacio.perdidas de
documentos.
Medio
ampliacion o
adjudicacionde
espacios con
dotaciones de
archivadores
subdireccion
administrativa
suministro
Permanente Ampliacion area de trabajo
Proteccion
inadecuada de
Equipos de
computos
Se cuenta con equipos de
computacion que no
estan protegidos y puede
existir perdida de
informacion
Eventualmente el flujo de
energia es
irregular,perdida de
informacion,procesamiento
de la informacion
inoportuno.
Medio
dotacion de C P U,
estabilizadores de
energia
subdireccion
administrativa
suminstro
sistemas
Permanente
Optimo desempeño en equipos y
mantenimientos
MAPADE RIESGO DE TESORERÍA 2018
RESPONSABLE - PABLO SOLAN SUAREZ
29. ,.
BANCO DE '.);NCHE ESE IlOSP:TAL SAN JERONIMO
DESCRIPCION POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO
-+ La no presentación del' Dificultad para ubicar al -+ Solicitar documento dE
documento de donante en caso identificación.
deidentidad e necesario.
Número
presentación de -+ Verificar la información donantes Vs.
Falsedad el documento false -+ Al encontrarse en diligenciada en el
-+ Personal del
Número de
en
ventana inmunológica, no registro de donación Registros de
!suministro de permite que el donante BAJO Banco de Permanente
información. no de información
se le puede hacer el oportunamente.
Sangre
Donación
veraz tanto en su
seguimiento respectivo.
-+ Contar con una base d€
iligenciados
identificación como er -+ Mal uso de! servicio para datos actualizada, que
~n el
el desarrollo de la el objetivo que cumple el permita identificar al
rimestre.
encuesta. Banco de Sanqre. donante reoetitivo.
-+ La persona puede -+ Presentación de -+ Confirmar si su estadc
presentar alteracione::; Lipotimia, desmayo, de salud le permite Número total
en la salud durante y/o hematomas, entre otras. donar sangre. je donantes
después de la
Pérdida del donante, ya Presencia del médico
~s Númerc
donación. -+ -+
-+ Personal del ~e donantes
Reacción adversa que éste posiblemente no en el momento de la
debido a la fiebotomia regresará.
BAJO
flebotomia.
Banco de Permanente ~on algún tipo
Sangre de reacción
-+ Posibles demandas de -+ Crear estímulos que post
tipo legal ante la incentiven al donante. ílebotomia en
presencia de alguna ~I trimestre.
reacción.- -
-+ La manipulación e-+ Se pueden entregar -+ Identificar
identificación indebida resultados de pruebas oportunamente la'
de las muestra~ pre transfusionales a muestras que se-+ Jefes de
tomadas en lm pacientes que no le toman, indicando el enfermería de
diferentes servicio~ pertenecen. paciente y el sitio donde las áreas de Número de
(hospitalización ésta se toma. Hospitalización
solicitudes
Identificación errónea -+ Provocar reacción recibidas Vs.
de las muestras para
urgencias), pueder
transfusional que puede S/._1,. -+ Llevar un registro de las
y urgencias.
Permanente Número dEgener;:i.n confusión en
ransfusión.
los resultados.
ocasionar el fallecimiento muestras tomadas ) -+ Personal del hemocompo-
del paciente. hemocomponentes Banco de nentes
entregados. Sangre. entregados.
-+ Supervisión exhaustiva
por las enfermera~
'-------· " -
-~ -- - - - - - - - - --- ~fes de cada servicio. --· --
30. DESCRIPCION POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO
-+ Las fallas eléctricas y-+ Deterioro de equipos ~ Revisión del SISTEMP
pueden ocasiona ELÉCTRICO DE LA Total de
deterioros de equipos ' Pérdidas económicas
ESE. reactivos
renctivos, al para la institución
Gerencia
perdidos POI
interrumpirse el~ Realizacíon inoportuna
~ Llevar registro del' alias
DETERIORO DE
proceso que se esté consumo de todos los-+ Sección de eléctricas Vs.
EQUIPOS Y en la entrega de ALTO reactivos utilizados en Permanente
REACTIVOS realizando en el hemocomponentes a Mantenimiento. Total dE
momento. transfundir
cada proceso. reactivos
¡su111i nistrados
-+ No se determina el costo en el
que ocasiona el proceso rimestre.
realizado.
~ La no revisión ~ Pérdida de ingresos de ~ Revisión de manera
exhaustiva y oportuna manera inmediata para el oportuna de la cuenta y
de la historia clínica hospital. la historia clínica para ~ Auditoría
del paciente hace quE
~ Acumulación de glosas
saber si el usuario fue
Médica. Número de
no se registre en
parciales y/o definitivas.
transfundido. unidades
algunas ocasiones !o:: ~ Personal de suministradas~ El personal de turne
~o facturación del procedimientos de ~ Los datos estadísticos
encargado del proceso
Facturación. Vs. Número
servicio prestado transfusiones suministrados no MEDIO Permanente
de unidadesinforme al punto de ~ Personal del
sanguineas corresponden a la
facturación para que los Banco dE debidamente
~ La falta de información
realidad.
hemocomponentes SE Sangre acturadas, en
y/o cuidado en la facturen. e! trimestre.
elaboración de la
factura no Incluye ell
cobro.---
32. ..
NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DESCRIPCION POSIBLES
DEL CONTROLES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
RIESGO
./ Ajustar y socializar los
./ Dificultad en el recaudo procedimientos con el
de cartera. propósito de disminuir la
ocurrencia del riesgo,
./ Desequilibrio y riesgo fijando metas y plazos.
financiero en el
./ Deficiencia en el presupuesto de la ./ Elaborar en forma ./ Gerencia
proceso de Entidad. correcta las minutas de
Falta depuración de depuración de la contratación a fin de ./ Subdirección Actividades
./ No razonabilidad en los reflejar en ellas los Administrativa. realizadas/
la cartera de la ESE cartera de la ALTO Permanentemente
Entidad.
saldos de cartera procedimientos de Resultados
reflejados en el Balance. recaudo, establecidos en ./ Todos los obtenidos
la norma, para evitar la funcionarios de
./ Posible detrimento evasión de pago por Cartera
patrimonial por indebida parte de las EPSs.
gestión de cobro, que
pudieran establecer !os ./ Contratación para el
entes de control. área de Cartera, de
personal idóneo, con
buena actitud hacia el
trabajo.
DESCRIPCION
POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
1 DEL CONTROLES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
. . . . RIESGO
./ Inexactitud en los saldos ./ Ajustar y socializar los
./ Respuesta de cartera. procedimientos con el
extemporánea a propósito de disminuir ./ Gerencia
objeciones. ./ Demora o imposibilidad la ocurrencia del
de recaudar la cartera por riesgo, fijando metas y ./ Subdirección
./ Subregistro de no ser consistente, al no plazos, con evaluación Administrativa
objeciones. estar registrado en debida de resultados.
Número de
forma el proceso de ./ Supervisor de
Objeciones
Deficiencia en la ./ Aceptación de objeciones y trámites. ./ Repetir contra Contratos
recibidas/
Ejecución del Proceso objeciones después ALTO funcionarios o
Número total
de Glosa de vencidos los ./ Posible pérdida de los empresas ./ Funcionarios Permanente
términos. recursos, por no responsables. responsables
objeciones
completar todos los de desarrollar
subsanadas
./ Aceptación de todo procesos de manera ./ Contratación de el proceso de
lo objetado por la adecuada y oportuna. personal idóneo, con respuestas y
EPSs, sin verificar la buena actitud hacia el levantamiento
ocurrencia cierta de ./ Tipificación de riesgo trabajo, o con la de glosas.
su causa. financiero, al convertirse responsabilidad de
la vena de servicio en un asumir las pérdidas
C1L
33. DESCRIPCION POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL CONTROLES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO
gasto para la entidad. por negligencia o por
tareas desarrolladas
./ Posibles sanciones por de manera
detrimento patrimonial, inadecuada.
por parte de los entes de
control.
DESCRIPCION POSIBLES NIVEL
FACTOR DE RIESGO
DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO
./ Ausencia de control sobre
los bienes muebles de la
Entidad. ./ Ajustar y socializar los
procedimientos con el
./ Inexactitud en la relación propósito de disminuir la
detallada de los bienes ocurrencia del riesgo,
./ No se conoce con muebles, que se atendiendo los plazos,
certeza el número total encuentran registrados en establecidos en la
de bienes muebles de nuestro sistema de nonna. ./ Funcionario
la Entidad, toda vez infonnación, por falta de responsable de
"ºtal de
que no se realiza con actualización de los ./ Realizar levantamiento activos fijos.
Desconocimiento de los
la periodicidad inventarlos. fisico de inventario,
~ctivos/
Inventarios reales y
establecida la ALTO mínimo una vez al año. ./ Subdirección
Periódico ajustado ~azonabilidad
detallados de Activos
en
a la Nonna ~e la cuenta del
Fijos (Bienes Muebles)
norma el 1nventario ./ No razonabilidad en la Administrativa y
~rupo16 del
físico de los mismos, cuenta del Grupo 16 ./ Detenninar Financiera.
~alance
para su respectiva correspondiente a los inconsistencias y
depuración y bienes muebles, que depurarlas previo el lleno
clasificación en las refleja el Balance, por la de requisitos de ley.
diferentes áreas. no depuración de los
mismos. ./ Realizar valoración de
inventarios mínimo cada
./ Posible detrimento tres años.
patrimonial por falta de
control sobre los bienes de
la Entidad.
./ Gerencia
./ Falta de oportunidad ./ Incumplimiento de la ,,, Ajustar y socializar Jos
en el envío de los Nonna en lo relacionado procedimientos con el ./ Subdirección !rotal de
Presentación de infonnes infonnes periódicos a con tiempos y plazos de propósito de disminuir Administrativa ./ Trimestral nconsistencias
sin consolidar toda la usuarios externos, presentación. ALTO la ocurrencia del riesgo, ./ Semestral ~orregidas
nfonnación por parte de las atendiendo Jos plazos, ./ Diferentes ./ Anual sobre registros
diferentes áreas ./ Posible sanción de los establecidos en Ja áreas Periódicos.
responsables del entes de control. norma. responsables
oroceso del oroceso
Proyectó: Ana Cristina Álvorez-Contador-Mantería, Agosto 17 de 2018 r_&.-,
35. ~
~
,
MAPA [)E f(fESGO AREA ALllINISTRTIVA
:i.l4CONTABíLIDAD y ce;:; ;·us
1FACTO~ DE RIESGO
DESCRIPCION POSIBLES NIVEL .... ·.·.
.INDICADOR 1CONSECUENCIAS
. •.
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA
. ·. DELRIESGO .
RIESGO :-. ~·: - -. -. .. - ,. __ ..
-+ Hacer seguimiento y1, Registro al proceso de
trámite, de la
.,. Inconsistencia en la
información.
información -+ Revisar la información
.,. Los estados
y en caso de existir
diferencias informar a
1
financieros no sean la dependencia
1
.,. Envío de 1
consistentes y no respectiva para
información
reflejen la realidad aclararlas.
incompleta, sin
económica y social
1
de la entidad. '7 Solicitud verbal o
soportes y/o fuera escrita a las diferentes '7 Todas la' ¡Puntualidad
[lnforrnación inoportuna. del tiempo previsto, .,. Presentación de MEDIO dependencias para dependencias Permanente en la
1
por parte de las informes que reparten la de la entidad. información.
i diferentes extemporáneos.
1
información completa
dependencias que la .,. Sanciones a la y debidamente
generan.
1 entidad. soportada.
1
.,. Presentación -+ Oportuna conciliación
1
deficiente de la entre contabilidad y
ir.formación las áreas involucradas
contable.
1
y en caso de existir
diferencias se informa
a la dependencia
1
respectiva para que la
aclaren.
.,. Se presentan .,. Demora en el .,. Exigencia
,.,. Sección de frota! d
Deficiencia en lm irregularidades en: ! registro por administrativa y Contabilidad '
regist~os Recepción de ¡ devolución de las ALTO autocantrol de cada Costos. Permanente
s corregida¡
1
cuentas con cuentas. area responsable de
SubQerencia sobre, .,.
36. ~~
1 DESCRIPCION POSIBLES NIVEL 1 1 ·· · -- -
1 FAC iOR DE RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS DEL , ESTRATEGIAS RESPONSABL23, CRONOGRAMA INDICADOR i
1 RIESGO! 1 !
1
Inseguridad de
!archivos contables
Informes
lextemporaneos
soportes 1 ~ Registros 1 i
incompletos; error en 1 incorrectos en el ¡
la liquidación de los sistema contable ·
~
diferentes
descuentos en las
cuentas por pagar y
en la definición del
servicio prestado.
Falta de
oportunidad en el
envío de los
informes mensuales
por parte de las
diferentes secciones
responsables del
proceso y ta
incorrecta aplicación
de descuentos,
conlleva a errores de
carácter contable.
7 Guardar en un
mismo rugar tos
lo~ archivos y copias de
seguridad de la
información
contable.
7 Demora en la
elaboración y/o
presentación
inoportuna de Jos
informes a los entes
de control
requeridos.
~ Confusión en la
aplicación del
correcto porcentaje
de descuento por
imouestos.
-io Que la información
contable de la
Empresa no
cumpla con los
princ1p1os de la
Contabilidad
Pública.
~ Toma de
decisiones erradas
por mal cálcuto.
~ Que los estados
financieros no sean
consistentes y no
refiejen la realidad
económica.
~ Pérdida total de la
información en
caso -de eventos
catastróficos o
robo.
7 Estabtecimienlo de
sanciones
disciplinarias y/o
pecuniarias por
parte de los entes
de control.
ALTO
ALTO
ALTO
los soportes de las
cuentas.
+ Capacitación
permanente a
funcionarios del área.
-)- Requerimientos
mediante oficio det
Grupo de Contabilidad
y División Financiera.
-7 Asistencia técnica 7
permanente que
permita la adecuada
1~
implementación del
software.
..+ Disponer de un área
especial fuera de la
-7
entidad para la I~
conservación de las
copias de seguridad.
Administrafr:::: !
Contabilidad y
Costos.
Recursos
Económicos
Subgerencia
Administrativa
Mensual
Subgereneia 1 Inmediatamente
Administrativa.
registros
periódicos.
~~' Jlinconsiste~cia 1
Is corregidas!
'¡s~bre j
:registros ,
periódicos.
-7 Notificar a las 7 Gerencia ~Número de
diferentes informes
dependencias sobre la ~ Recursos De acuerdo a lasolicitados Vs.
~ntrega .. de Económicos. programación d ~úmero d1
1nformac1on oportuna. _, Control los órgan?s d nformes
. ontrot presentados
-7 Dotar a la Oficina de Interno · en la fecha'
~ Apertura de 1 equipos Y software ~ Subgerencia programada. J'------~~~~~~l_~~~~~~~~~L_~~-2!r~o~c~es~o~s~~~--_Jl~~~J_~~~~~~~~~_¡_:__:___.:::__~~~L_~~~~~--'~.c_~~~
37. DESCRIPCION
FACTOR DE i11ESG0
DEL RIESGO
' ~ Falta de
' sincronización con Ja
causación de los
Información errónea pagos por el modulo
de costos
IEI software no permite
~ No se puede mirar
una información
mirar· vigencias
histórica de los
Eteriores
costos
FACTOR DE
DESCRIPCION
RIESGO DEL RIESGO
' Error al Ingresar
elementos y/o
equipos al almacén y
no verificar la calidad
y especificadones de
Ingreso errado de
elementos.
los elementos y/o
equipos, ni cumplir
con los
'procedimientos
establecidos para el
proceso de recepción.
~
~OSI BLES NIVEL
C::L';SECUENCIAS
DEL .
RIESGO
:1sciplinarios a los
responsables.
' Toma de
decisiones
inadecuada de la
informa de costos BAJO
' No se puede
acceder a tomar
decisiones
ALTO
,
.
~ "~ '-
ESTF~ATEGIAS RESPONSABLES CRONOG~AMA
.
actu:iliz2,dos. Administrativa.
~ Tener acceso al~ Oficina dE
!nte:rnet para la Sistemas.
obtención de
información
actualizada.
-+ Socializar la
importancia con
' Costos,
Cada vez que se
cuentas por pagar, Jurídica,
nuevos contratos de Cuentas
genere un
jur'1dica, área de pagar,
'conlrato por mano
mercadeo Mercadeo
de obra
' Búsqueda de
actualización
del,~ Subdirección
software administrativa
Anual
1.17ACTIVOS FIJOS
POSIBLES NIVEL
CONSECUENCIAS
DEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES CRONOGRAMA
RIESGO
' Recepción de ' Contar con
elementos con defectos manuafes de
de fabrica. procedimientos
actualizados y dar
' Recepción de
estricto cumpiimiento
e~ementos diferentes a ~ Sección d< De
los especificados. MEDIO a éstos:
Recursos
acuerdo a
-+ Designar Físicos
Plan de Compras.
Detrimento al patrimonio de
a un
1
funcionario
la empresa.
que
tenga pleno
Traumatismos en el con.ocimiento para
desarrollo de los servicios que certifique la
··-
INDICADOR
Informes dE
~ctividades
correcto,
/alor de
procedimiento
s en la vent<
::fe ser1icios
Búsqued:j
a informació
histórica
INDICADOR
1
k;antidad de
elementos y
equipos
recibidos Vs.
Cantidad de
elementos
solicitados.
38. ~~~
FACTOR DE
Dt:3CRIPCION POSIBL~.3 NIVEL
CRONOGRA1!;, 1 llJDICADORDEL ESTRATEGIAS RESPONSABLES
RIES.GO DEL RIES.GO CONSECUEMCIA3
RIESGO
prestados. calidad técnica de
los elementos en el
proceso de
recepción de los
mismos.
~ Verificar el
cumplimiento de lo
estipulado en los
contratos de
suministro de
elementos.
-+ Informar y devolver
inmediatamente los
1
elementos que no
cumplan con las
especificaciones
1
solicitadas.
-+ Equivocación al -+ Contar con un ~ Realizar
1
elaborar los inventario de periódicamente
registros de los elementos no acorde a inventario de
bienes y elementos la realidad, al presentar elementos tanto en Bienes y
recibidos, inconsistencia en lo bodega como en las -+ Sección de elementos
ingresándolos con registrado y lo diferentes Recursos 1
existentes Vs.
Registro errado en especificaciones y existente. MEDIO dependencias y Físicos Semestral Bienes y
la información. características efectuar los ajustes
Oficina de elementos
diferentes las pertinentes. -+
registradosa
Control Internoreales.
~ Plan de inducción y en inventario.
estabilidad del
funcionario en el
área.
~Desorganización -+ Pérdida de elementos -+ Realizar Elementos
en el manejo de devolutivos. periódicamente -+ Sección de devol utivos
elementos al no inventarios en las Recursos existentes Vs.
Inventarios tener certeza de la -+ Que los bienes
diferentes áreas. Físicos Semestral ElementosMEDIO
desactualizados ubicación y 1
reintegrados sean
devolutivos
responsable de los
devueltos incompletos o ~ Mantener -+ Oficina de
registradoscon partes diferentes a actualizado el Control Interno.
1 1
mismos.
1 kardex. en inventario.
39. ~~
FACTOR DE ··
DESCRIPCIOli POSIBLES NIVEL
1 RES?ONSABLES INDIC,DD.~Di:L . ESTRATEGIAS CRONOGRAMA
RIESGO DEL RIESGG CONSECUENCIAS
RIESGO
las entregadas.
~ No contar
1
con un j
1
inventario rea! y
actualizado al presentar
diferencia entre lo
registrado y
existencias.
~ Bienes en servicio sin
responsables a cargo.
1
~ Información contable no
~-
confiable.
~ Falta de claridad en ~ Utilización del Hospital ~ Verificar la
los términos de Jos por parte de las procedencia de los
convenios con otras empresas, para evasión bienes y su estado
1
entidades para la de impuestos. previamente a la
1 ~ Oficina de
!Falta
recepción de bienes firma del convenio. Número de
dar
~ Que los elementos Recursos
bienes
claridac
y no
recibidos no sean de utilidad ~ Revistón previa Físicosde cumplimiento a las
y
recibidos Vs.
en los convenio~
especific.aciones,
para la entidad.
ALTO
verificación de los
~ Subgerencia
Al momento de
Número de
con otra' calidad y ~ Que los elementos
términos del
Administrativa.
ocurrencia.
bienes
entidades. procedencia de los recibidos presenten deterioro
convenio por parte
acordados en
bienes acordados o estén próximos a dañarse.
de la Oficina ~ Oficina convenios.
en los convenios. Jurídica. Jurídica.
~ Afectan los activos fijos de
~ Definir y establecer
la empresa.
la utilidad de los
bienes recibidos.
~ Que el bien ~ Se desmejora la calidad -+ Realizar contratos
suministrado por las del bien y por ende la con las Caract8risticas
aseguradoras en calidad del servicio. aseguradoras y
~ Oficina de del bien que
reposición sea de
~ Dispendiosos trámites
compañias de
Recursos se recibe en
Inconsistencias er baja calidad y vigilanciano
de reclamación. Fisicos Al momento de reposición
la reposición de tenga MEDIO jurídicamente ocurrencia. Vs.
bienes. caracteristicas claros. ~ Oficina Característica
similares o mejores
-+ Verificar las
Jurídica s del bien que
del que se repone.
características del se repone.
"
bien que está siendo
40. '~ ',
1
DESCRIPCION POSIBLES lllV ~L '1
1 F.6.CTOR DE
.
L RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS
Di:L ESTRATEGIAS RESPONSABL:03 CRONÜGRAMA INDICADOR
RIESGO!
'
~
1 recibido en '
1 reposición. 1
1
-7 Que los bienes .; Inconsistencias en los _, Realizar
detectados oomo inventarios físicos. periódicamente
sobrantes no sean
Pérdida
inventario de
incorporados a los
-7 de.. e!ementos
elementos tanto en
Deficiencias en le inventarios y/o sean
y/o equipos.
bodega como en las Elementos
incorporación de reemplazados por -7 Detrimento en el diferentes -7 Oficina dE existentes Vs.
elementos
otros de menor patrimonio de la BAJO dependencias y Recursos Bimensual Elementos
sobrantes. calidad o empresa. efectuar los ajustes Físicos registrados
características. pertinentes. en inventario.
-7 Apertura de
investigación para -) Generar cultura de
determinar autocontrol.
resoonsables. .
-7 Dar de baja un 1 -7 Dar de baja elementos -) Tener en cuenta el
elemento sin sin haber terminado su manual de
identificar su estado vida útil. procedimientos para
de vida útil. la baja de
-7 Desechar elementos
que aunque cumplieron
elementos.
su vida útil aún pueden -) Justificar mediante -7 Sección dE Número de
Inconsistencias er
ser utilizados. hoja de vida la baja Recursos elementos
la baja dE -7 Despilfarro económico.
de bienes de la Físicos, Comité dados de
elementos
MEDIO empresa. de activo: Anual baja Vs.
devolutivos. -7 Pedir conceptos fijosa:Gerencia, Número de,
técnicos sobre el Contabilidad, elementos en 1
estado de suministros inventario.
obsolescencia o
deterioro del bien.
~
-7 Establecer planes de
reposición de
eauioos.
~ Que los bienes -7 Inconsistencia en los -7 Exigir el
1
entregados por el inventarios.
Elementos
Deficiencia en la cumplimiento del ~ Sección de
almacén
entregados
entrega de no
Pérdida de elementos sin BAJO procedimiento para Recursos Permanente
correspondan a los
-7 Vs.
elementos establecer responsables.
la entrega de Físicos Elementos
solicitados y/o elementos. solicitados.
41. '•
---·
DESCRIPCION PJSIBLES NIVEL
FACTOR OE
RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS
DEL ESTR,'.;EGIAS RESPONSABLES CR01·I :<:;RAMA INDICADOR
.
RIESGO .
autorizados, o éstos ., No aplicación del ., Mants-ne~ inventarios
se entreguen sin procedimiento establecido actu~li~ados.
soporte. para tal fin.
-7 Designación en
funcionario
responsable para
cumplir esta
actividad.
~ Que los bienes no ~ Pérdida de elementos o ~ Asegurar todos los
se encuentren equipos en detrimento bienes de la entidad. Número de
debidamente del patrimonio ~ Sección dE bienes de la
amparados con institucional.
~ Estar pendiente de Recursos empresa Vs.
No aseguramientc
pólizas expedidas ALTO
la renovación de las Físicos Anual Número de
¡de los bienes por compañías
~ Apertura de pólizas.
bienes
investigaciones, ~ Subgerencia
aseguradoras
para
Administrativa. amparados
establecerdebidamente
responsables.
con pólizas.
t reconocidas. 1
~ No disponer de las ~ Deterioro de los ~ Disponer de
instalaciones físicas elementos suficientes equipos
. adecuadas para el almacenados. (neveras, aire
! almacenamiento de,
~ Dificultad
acondicionado) en
1
materiales y equipos
para
buen funcionamiento
identificar Área adecuada
debidamente
medicamentos
para el para el
clasificad os según almacenamiento de ~ Sección dE
Infraestructura vencidos. servicio Vs.
inadecuada. sus características. ALTA medicamentos. Recursos Permanente
Area total de
~ Desorganización interna Fisicos
almacenamie~ Disponer de
para el suministro e
estantería bien nto.
inventario de los
instalada.
elementos.
~ Compra de elementos
existencia es alta.
~ No participar ni ~ Pérdida económica para ~ Participación o
~ Oficina dE
apoyar a la entidad la entidad por la designación de un
Sistemas.
Número de
Inadecuada en la toma de inadecuada adquisición funcionario para elementos
adquisición dE decisiones de herramientas
ALTO
asesorar, emitir ~ Mantenimiento Segun Plan dE adquiridos
elementos relacionadas con la tecnológicas. concepto y apoyo al Hospitalario Compras Vs. Número
ecnológicos. necesidad de proceso de diseño o
Sección de
de asesorías
adquirir o desarrollar desarrollo según ~
brindadas.
un nuevo sistema resultado del
Recursos
42. r--FACTOR DE
RIESGO
.No se coordina u~
¡eta de paz y salvcj
de parte de lal
oficina de activos!
jos, recurs~
¡humano y oficina¡
,de pagos, para quel
ial finalizar los
contratos individua
o colectivos, se de
-7
·JESC.RIPCION
DEL RIESGO
ele información,
sobre los elementos
:Je hardware,
software, redes o
comunicaciones
existentes.
No se coordina un
acta de paz y salvo
de parte de la
oficina de activos
fijos, recurso
humano y oficina de
pagos, para que al
finalizar los
contratos individual
o colectivos, se de
constancia de la
persona deja los
activos al finalizar la
relación laboral. 1
constancia.
(SE ENTREGÓ Al
P.REA DE CALIDAD UN
FORMATO PAZ Y
,SALVO Y ESTA EN
ESPERA DE
REPUESTA DEL
ICOMITE DE CALIDAD)
POSIBLE3
CONSi':CUEllCIAS
-7 Perdida de activos fijos.
~ Activos fijos sin
responsables.
NIVEL
DEL
1RIESGO
ALTO
ESTRATEG!-.3
estudio.
-7 Conocer la
-7
-7
plataforma y
estructura de red y
productos que se
han implementado
en el hospital.
Implementar un
proceso de entrega
de paz y salvo por
parte de la oficina de
recurso humano,
activos fijos y pagos.
Proceso integral
...
RESPONSABLES 1CRONOGiZll,J>< f 1NDICADOR 1
Físicos.
-7 Activos fijos.
-i- Recurso Permanente
humano
INo. De activos
fijos
extraviados/N
o. Total de
activos fijos
No. De actas .
1
de paz y
salvo
realizadas/No
Total de
activos fijos
44. *!SE~
q(JI<~
E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO
MAPA DE RIESGO OFINA DE CONTROL INTERNODISCIPLINARIO VIGENCIA FISCAL 2018-----
FACTOR DE DESCRIPCION DEL POSIBLE NIVEL DEL CONTROLES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
RIESGO RIESGO CONSECUENCIAS RIESGO
Que se realicen las Incompleta y fuera de los Falta de credibilidad Medio Tener publicado Profesional Trimestral - Abril - N!! de Solicitudes
quejas de Términos de acuerdo al o esté exento de en Operador Agosto -Diciembre Incompleta o
manera incompleta - artículo 30 de la ley 734 de responsabilidad Web de la ESE Disciplinario jefe de 2018. Prescrita de
sin 2002. disciplinaria de quien Hospital San Oficina de control acuerdo al
soportes o fuera del realice o cometa la Jerónimo interno artículo 30 de la
Términos de conducta en el los requisitos de disciplinario - ley 734 de 2002.
prescripción de la cumplimiento de sus acuerdo a la Gerencia y
acción disciplinaria deberes como disposicº1ón legal Sistemas
que de acuerdo al servidor público.
artículo 30 del Código
Único Disciplinarlo ley
734 de 2002 prescribe
a los cinco
Años.
No cumple las etapas Ilegal - no cumple el Falta de Credibilidad Bajo Cumplimiento de Profesional - Cuatrimestral - N!! de Solicitudes
Procesales- descritas Procedimiento requisitos en el Operador Abril - Agosto - incompleta o
en· el Artículo 66. Que establecido en la ley 734 proceso de Disciplinario Diciembre de 2018. fuera de los
establece la Aplicación de 2002 articulo 66. selección y términos
del procedimiento calificación, en el establecidos
disciplinario, proceso de
est~blecido en la estudio y
presente ley y que evaluación y
deberá aplicarse por posterior
las respectivas oficinas firma de autos y
de control interno Providencias de
disciplinario acuerdo a la ley
734 de 2002.
No cumple las etapas Incumplimiento a los opiniones Medio Productos MECI- Profesional - Cuatrimestral - Expediente de
Procesales articulo 66 deberes consagrados en la desfavorable a la de acuerdo al Operador Marzo- Julio - procesos
ley 734 de 2002. ley 734 de 2002(Art. 34) a gestión 11
deficiente" decreto 943 de Disciplinario Noviembre- 2018. adelantados
las obligaciones de los 2014 emanado de
servidores públicos en la la función publica
aplicación de la
1herramienta MECI.
47. Infraestructura: Disponibilidad
recursos tecnologicos.
de losl Inadecuada o insuficiente infraestructura
TIC en donde residen los elementos para
la prestación de servicios tecnológicos.
Infraestructura:
reubicación de
tecnologica.
Cambio de sitio o¡Modernización, apropiación, demanda del
la infraestructura servicio Ydecisiones administrativas.
Oesactualizac1ón y Obsolecencia
Tecnológica a causa de actualizaciones
limitacion de equipos de computo por
areas, lo que reduce la calidad en Ja
prestacion de servicios.
Personal: Mala utilización de lal Falta de planes y politicas asociadas a lal Retrasos en la prestacion de los servicios.
infraestructura tecnologica implementada. administración y el manejo de la
infraestructura tecnologica. Rotación o
cambios de personal.
La 1mplementación de nuevas tecnologias
que día a día son cambiantes trae consigo
una necesidad de actualización del
hardware y software y la adaptación de
los mismos. La desactualización
tecnologrca conlleva la afectación de
servic1ona1es o estrategicos.
La necesidad de remodelar areas de la
entidad, lleva consigo el traslado de las
mismas a otros puntos, lo que genera
retrasos en la cantidad de equipos que
pueden ser utilizados por diferentes
limitantes como puntos de red LAN o
electrices.
La implementación de nuevas tecnologías
y servicios que día a dia son cambiantes
en el ámbito tecnológico trae consigo una
necesidad de actualización de
conoci mientes para la adaptación de los
mismos
Obsorescenc1a tecnolog1ca,
indisponibilidad o retrasos en la prestación
del servicio
Interrupción del servicio, reclamos e
Insatisfacción del cliente y perdida de
credibilidad e imagen institucional
Interrupción del servicio, daños, bloqueos
o desconfiguración de los equipos
Tecnología: Equipos desactualizados ºIFalta de equipos adecuados
con inconvenientes en su funcionamiento. garantizar la disponibilidad de
servicios tecno/ogicos.
para¡ Interrupción del servicio TI causados por 1Los recursos tecnologicos pueden llegar ªI Interrupción del servicio, daños. bloqueos
los daños en la infraestructura tecnológica. presentar inconvenientes funcionales. o desconfiguración de los equipos
:ecnologia: Daño t.otal o parcial del Equipos . en estado avanzado del Limitacion de equipos de computo por
1nfrestructura tecnolog1ca. obsolenc1a. areas, to que reduce la calidad en la
prestacion de servicios.
"5isJt>n-, q,
Areas con deficiencia de equipos de
computo
Obsolescencia tecnologica.
indisponibilidad o retrasos en la prestación
del servicio
•
"
