El documento proporciona información sobre Microsoft Access, incluyendo: 1) Explica que Access es una aplicación de base de datos visual y sus componentes principales como tablas, formularios, informes y consultas. 2) Define conceptos clave de las bases de datos como campos, registros y datos. 3) Describe cómo crear una tabla en Access incluyendo la definición de los campos y su tipo de datos.

1. CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE
PANAMÁ OESTE
MATERIA INFORMÁTICA
INTEGRANTES
YURI DE LEÓN
LAINETH MENDIETA
KAROL PINZÓN
MARISOL VARGAS

2. QUE ES EL MICROSOFT ACCESS
• Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office,
sea Access, una base de datos visual. Como todas las
modernas bases de datos que trabajan en el entorno
Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de
mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de
diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor
experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que
cualquiera puede realizar en un momento determinado -
ordenar libros, archivar documentación, etc..

3. EN LA TERMINOLOGÍA PROPIA DE LAS BASES DE DATOS HAY
TRES CONCEPTOS CLAVES DENTRO DE LAS TABLAS
• Un campo es cada uno de los tipos de
datos que se van a usar. Se hace
referencia a los campos por su
nombre.
Un registro está formado por el
conjunto de información en particular.
• Un dato es la intersección entre un
campo y un registro.

4. ¿PARA QUÉ NOS SIRVE ELACCESS?
• Sirve para crear bases de datos, las
cuales se utilizan para realizar tareas
de administración de datos como
por ejemplo almacenar, recuperar, y
analizar los datos acerca de pedidos
y clientes.

5. ¿CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE ACCESS?
• Una aplicación de Access tiene los mismos
objetos que una base de datos como:
• Formularios objetos que los usuarios ven y
utilizan directamente.
• Informes
• Tablas
• Consultas objetos de apoyo que controlan el
funcionamiento de los formularios e Macros
informes
• Módulos

6. OBJETOS DE LA BASE DE DATOS
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de
nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en
columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus
características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos
a la base de datos con el fin de extraer y presentar la
información resultante de diferentes formas (pantalla,
impresora...)
• Formulario: elemento en forma de ficha que permite la
gestión de los datos de una forma más cómoda y
visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos
de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden
almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje
Visual Basico.

7. CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS
• Campo: puede ser, por ejemplo, el nombre de una
persona. Los nombres de los campos, no pueden
empezar con espacios en blanco y caracteres
especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios
en blanco en el medio. La descripción de un
campo, permite aclarar información referida a los
nombres del campo. El tipo de campo, permite
especificar el tipo de información que cargáramos
en dicho campo, esta puede ser:
• Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta
un máximo de 255
• Memo: para introducir un texto extenso. Hasta
65.535 caracteres
• Numérico: para introducir números
• Fecha/Hora: para introducir datos en formato
fecha u hora
• Moneda: para introducir datos en formato número
y con el signo monetario
• Auto numérico: en este tipo de campo, Access
numera automáticamente el contenido
• Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es
sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No,
Verdadero/Falso, etc.
• Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico,
hoja de cálculo, sonido, etc.
• Hipervínculo: podemos definir un enlace a
una página Web
• Asistente para búsquedas: crea un campo
que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
• Registro: es el conjunto de información
referida a una misma persona u objeto. Un
registro vendría a ser algo así como una ficha.
• Campo clave: campo que permite identificar
y localizar un registro de manera ágil y
organizada. Propiedades generales de los
campos
• Para empezar a trabajar con una base de
datos primero es necesario crear las tablas.
Dentro de cada una hay que definir los
campos que contendrán la información.

8. ¿CÓMO CREAR UNA TABLA?
Para crear una tabla se selecciona la pestaña y se pulsa el botón
Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:
• 1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de
tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos:
Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los
nombres de los campos.
• 2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y
configurar el diseño de la tabla.
• 3. Asistente para tablas: el asistente pide las características
de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
• 4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de
otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar
creada por Access.
• 5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y
las originales, las modificaciones que se efectúen en los
datos se transmiten a aquéllas.

9. LAS VISTAS DE LA TABLA
Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en
cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla,
sino que además varían el menú y la barra de
herramientas.
Vista Diseño Y Vista Hoja de datos
Desde esta vista se diseñan los campos pero no se
pueden introducir datos. Si se desea introducir datos,
se pulsa el botón Vista, se abrirá la vista Hoja de datos.
El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual
los encabezados de las columnas son los nombres de
los campos y cada fila es un registro.
Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de
datos que contienen los campos o su descripción.
Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a
introducir los datos pulsando el botón Vista.
En la Vista Hoja de datos el menú añade todo lo
relacionado con "Registros" ya que en esta vista se
pueden introducir datos.

10. • Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena
la información en una base de datos. A continuación se va
a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de
datos y se pulsa Aceptar.
• En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos,
aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para
esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el
nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la
tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".
• Los nombres de los campos tienen que cumplir unas
normas. No pueden tener más de 64 caracteres, no
pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
• Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen
de la misma manera.
• Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los
nombres de los campos y un registro.
• Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se
escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el
ratón o la tecla tabulador.
• Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se
añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.
• Como aún no se han definido las características de los campos, es
conveniente hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el
modo de vista diseño.

11. VISTA DISEÑO
• Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se
le dé un nombre a la tabla. Se escribe el nombre: "Pacientes"
en el recuadro y se pulsa Aceptar. A continuación aparecerá
otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave
principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a
crear ahora, se verá más adelante en este manual.
• Después de pulsar "No", se abrirá la ventana de diseño de la
tabla ya creada con el tipo de dato definido por Access de
forma automática
• Nombre del campo: los nombres de los campos.
• Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora,
contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
• Descripción: en esta columna se introduce la
descripción del contenido del campo o su finalidad.
• Propiedades de los campos: estableciendo las
propiedades de los campos se controla la
apariencia de los datos, y se puede evitar que se
introduzcan de modo incorrecto.
• Por ahora se introduce el nombre del campo y se
selecciona el tipo de dato