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• Introducción a Microsoft Lists
• Principales características de Microsoft Lists
• Experiencias de usuario en el uso de Microsoft Lists
• Opciones de Extensibilidad de Microsoft Lists
• Roadmap de Microsoft Lists
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¿Qué son las listas de Microsoft Lists?
• Una evolución de las listas de SharePoint o listas con esteroides , que aportan:
Inteligencia
Mantén a todo el
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reglas y edición
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¿Evolución o involución?
Experiencia clásica Experiencia moderna 1.0
Microsoft Lists
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Principales características de Microsoft Lists
• Utilizado cualquiera de las plantillas de lista
disponibles de caja (8)
• Utilizando las plantillas de lista corporativas
que se hayan provisionado
• Desde cero (Listas personalizadas)
• A partir de un archivo Excel
• A partir de una lista existente
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Principales características de Microsoft Lists
• Posibilidad de crear listas personales vs. crear
listas en Sitios de SharePoint
• Distintos tipos de vistas (Calendario, Galería, y
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• Edición de campo imagen en línea
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con soporte de menciones (@)
• Experiencia móvil de primera clase (De
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Principales características de Microsoft Lists
Añade de forma sencillas a cualquier registro con
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notificaciones con un enlace al registro
Visualizar y seguir de forma rápida y simple
cualquier comentario realizado
Principales características de Microsoft Lists
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• …
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Principales características de Microsoft Lists
• Compartir la lista completa o bien compartir
elementos de lista concretos:
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global (Tenant) o particularizada (Sitio de
SharePoint, OneDrive)
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• …
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Principales características de Microsoft Lists
• Personalizando las vistas a través de modificar
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• Personalizando las columnas a través de
modificar las plantillas de columna o bien
mediante código JSON
• Personalizando los formularios de edición y
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(Cabecera, Cuerpo y Pie) + Cambiar el orden
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Principales características de Microsoft Lists
Personalización de los
formularios de lista con JSON
Principales características de Microsoft Lists
• Mejorables:
 Integración con Power Apps
 Integración con Power BI
• Automatizables:
 Reglas de Lista
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Algunos límites en Microsoft Lists
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# de elementos que se pueden guardar en una lista 30 Millones
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Estos límites cambiarán con la incorporación de Project
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Demo #1: Un primer vistazo a
las listas de Microsoft Lists
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¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
• Microsoft Lists está disponible en cualquier plan de Microsoft 365 sin coste adicional
• Cualquier lista en un sitio de SharePoint es una lista de Microsoft Lists
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¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
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¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
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de SharePoint
¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
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• …
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¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
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Principales características de Microsoft Lists
• A través de añadir una lista existente a un
canal de Teams mediante una nueva pestaña
• A través de crear una nueva lista en un canal
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Microsoft Lists para Teams como tal
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Demo #2: Microsoft Lists en
Microsoft Teams
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Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
• 4 reglas disponibles para enviar notificaciones
cuando:
 Una columna cambia
 El valor de una columna cambia
 Se crea un nuevo elemento
 Se borra un elemento existente
• Las notificaciones habilitan que todo el
mundo esté al día con los cambios realizados
• Posibilidad (Por llegar) de aplicar lógica
If/then para ejecutar acciones dependiendo de
cambios en un registro de la lista
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Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
Crear reglas o
administrar las existentes
Plantillas de reglas
disponibles actualmente
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Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
Diseñador de Reglas
Listado de Reglas
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Extensibilidad con la Power Platform
Extender formularios de
listas con Power Apps
Crear Flows personalizados
con Power Automate
Extensibilidad con la Power Platform
Integración nativa con
Power BI
Informe generado por
defecto
Demo #3: Reglas y
Notificaciones
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Controles de Administración para Microsoft Lists
• Un Administrador Global o de SharePoint
puede:
 Deshabilitar la creación de listas
personales en ODFB
 Deshabilitar plantillas predefinidas
 Añadir plantillas de lista personalizadas
• Para hacer uso de estos controles se requiere
hacer uso del SPO Management Shell
Referencia: https://docs.microsoft.com/en-
us/sharepoint/control-lists
#Deshabilitar la creación de listas personales
Set-SPOTenant -DisablePersonalListCreation $true
#Deshabilitar plantillas por defecto
Set-SPOTenant -DisableModernListTemplateIds '<template ID>’
#Habilitar de nuevo plantillas deshabilitadas
Set-SPOTenant -EnableModernListTemplateIds '<template ID>’
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Controles de Administración para Microsoft Lists
#Creamos un Site Script a partir de una Lista existente
$SPOSiteScriptFromList=Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl https://itechcs.sharepoint.com/sites/Intranet/Lists/Company%20Devices
#Añadimos el Site Script
Add-SPOSiteScript -Title "Company Devices Lists Site Script" -Description "Company Devices Lists Site Script" -Content $SPOSiteScriptFromList
#Obtener el Site Script creado
Get-SPOSiteScript -Identity fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e
#Provisionamos el Site Script como un Diseño de Lista
Add-SPOListDesign -Title "CompanyDevices" -SiteScripts fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e
#Consulta los Diseños de lista provisionados
Get-SPOListDesign
#Eliminar un diseño de lista concreto
Remove-SPOListDesign -Identity 3402a8cc-3172-4763-9664-6047f21373f4
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+ Información: Custom list templates - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs
Controles de Administración para Microsoft Lists
Antes de deshabilitar
listas personales
Después de deshabilitar
listas personales
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Controles de Administración para Microsoft Lists
Antes de deshabilitar las plantillas
de lista por defecto
Después de deshabilitar las
plantillas de lista por defecto
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Demo #4: Controles de
Administración para Microsoft
Lists
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FAQs de listas de Microsoft Lists
• Las listas de Microsoft Lists son una evolución
de las listas de SharePoint
• Microsoft Lists no es una App de Tareas
• Las listas personales se almacenan en el sitio
personal (ODFB) del usuario
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gobierno
• Timing: Microsoft Lists está disponible de
forma general, incluyendo una App para iOS
• Las reglas no se basan en Power Automate
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de la lista
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Roadmap de Microsoft Lists
Roadmap de Microsoft Lists
Mejoras en productividad Mejoras en características base
• Recomendaciones inteligentes (Litas que
visitar)
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• Enlace compartido para listas
• Acceso de usuarios externos/invitados con
código OTP
• Paridad de los comentarios con los
comentarios en archivos (Integración con
tareas)
Integración con Microsoft Teams
• Más plantillas de listas
• Compartir elementos de lista, Reglas y
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• Espacios de reuniones para elementos de lista
• Integración con Power Automate en la App de
listas
• Mensajes accionables
• Trabajo con listas Offline gracias a Project
Nucleus
• Instalar Microsoft Lists como una PWA
• Ordenación, filtrado y agrupaciones con scroll
para listas grandes
• Mejoras en vistas existentes (Calendario,
Galería) y nuevas vistas (Gantt)
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Roadmap de Microsoft Lists
Soporte de Personalizaciones Trabajo con reglas y notificaciones
• Crear tareas a partir de las reglas
• Envío de notificaciones a Teams desde las
reglas
Personalización de Formularios de listas
• Diseñador visual para personalizar formularios
• Compartir formularios
• Soporte de vista de calendario en el Web Part
de lista
• Códigos de color por elemento de lista
• Vista de Calendario de Día y Semana
• Nueva Gallery View
• Vista Kanban
Y más novedades
• Integración de la App de listas en la App Bar
de SharePoint
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Roadmap de Microsoft Lists
Acceso a la App de Listas
en la SharePoint App Bar
Visualización de listas de
Microsoft Lists en la App
Bar
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Conclusiones
• Microsoft Lists es una evolución de las listas de SharePoint fáciles de utilizar, personalizar y extender
• Microsoft Lists se puede utilizar a través de la App de Microsoft Lists en Microsoft 365, integrada con SharePoint
Online o a través de la App de Microsoft Lists en Teams
• Las listas de Microsoft Lists se pueden mejorar y extender con vistas de listas a las que se aplique formato, así como
aplicando formato a columnas, creando reglas o bien a partir de la integración con Power Apps, Power Automate y
Power BI
• A nivel de controles de administración, se pueden deshabilitar la creación de listas personales, ciertas plantillas de lista
por defecto o bien añadir plantillas de lista personalizadas
• Microsoft Lists continuará evolucionando y añadiendo más capacidades
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Bonus: Referencias rápidas
• Get started with Microsoft Lists:
 https://support.microsoft.com/en-us/office/get-started-with-microsoft-lists-10b12560-fb20-471e-9258-
773aec6a4a2f
• Microsoft Lists Teams App:
 https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-lists-app ?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Admin Controls for Microsoft Lists:
 https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/control-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Microsoft Lists Look book:
 https://resources.techcommunity.microsoft.com/wp-content/uploads/2020/07/Microsoft-Lists_Look-Book.pdf
• Microsoft Lists Resources Center:
 https://resources.techcommunity.microsoft.com/microsoft-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Microsoft Lists Mobile App:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/get-the-microsoft-lists-app-for-ios/ba-p/2072844
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Thank you!
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Microsoft Lists o como crear aplicaciones a la velocidad de la luz para M365 y Microsoft Teams

  • 1. Microsoft Lists o como crear Aplicaciones a la velocidad de la luz para Microsoft 365 y Microsoft Teams Juan Carlos González | Office Apps & Services MVP | M365 SME & Delivery Manager @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN 6 of November 2021
  • 4. Agenda • Introducción a Microsoft Lists • Principales características de Microsoft Lists • Experiencias de usuario en el uso de Microsoft Lists • Opciones de Extensibilidad de Microsoft Lists • Roadmap de Microsoft Lists @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 5.
  • 6. ¿Qué son las listas de Microsoft Lists? • Una evolución de las listas de SharePoint o listas con esteroides , que aportan: Inteligencia Mantén a todo el mundo actualizado a través del uso de reglas y edición rápida Flexibilidad Personaliza las listas de acuerdo a tus requerimientos de negocio Simplicidad Es muy sencillo crear, compartir y seguir listas con cualquiera y en cualquier dispositivo @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 7. ¿Evolución o involución? Experiencia clásica Experiencia moderna 1.0 Microsoft Lists @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 8. Principales características de Microsoft Lists • Utilizado cualquiera de las plantillas de lista disponibles de caja (8) • Utilizando las plantillas de lista corporativas que se hayan provisionado • Desde cero (Listas personalizadas) • A partir de un archivo Excel • A partir de una lista existente @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 9. Principales características de Microsoft Lists • Posibilidad de crear listas personales vs. crear listas en Sitios de SharePoint • Distintos tipos de vistas (Calendario, Galería, y más por venir como la vista de Gantt) • Edición de campo imagen en línea • Añadir comentarios a registros de una lista con soporte de menciones (@) • Experiencia móvil de primera clase (De momento solo App para iOS) • Instalar la App como una Aplicación en Windows (Progressive Web App) @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 10. Principales características de Microsoft Lists Añade de forma sencillas a cualquier registro con un simple clic. Si se usan menciones, se envian notificaciones con un enlace al registro Visualizar y seguir de forma rápida y simple cualquier comentario realizado
  • 11. Principales características de Microsoft Lists • Edición rápida de datos con la modificación en línea (similar a Excel) • Hacer/Deshacer de forma masiva cambios realizados • Nuevos tipos de campo de persona, elección, enlace, fecha y hora y boolean • Cabeceras y columnas fijas (sticky) • Anchura Fija vs Autoajustar la anchura de las columnas • Renombrado de la columna Título • Exportar a CSV | Excel • … @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 12. Principales características de Microsoft Lists • Compartir la lista completa o bien compartir elementos de lista concretos:  Uso de la configuración de compartir global (Tenant) o particularizada (Sitio de SharePoint, OneDrive)  Establecer una fecha de expiración  Establecer una contraseña • … @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 13. Principales características de Microsoft Lists • Personalizando las vistas a través de modificar las plantillas de vista o bien mediante código JSON • Personalizando las columnas a través de modificar las plantillas de columna o bien mediante código JSON • Personalizando los formularios de edición y visualización mediante código JSON (Cabecera, Cuerpo y Pie) + Cambiar el orden de los campos y su visibilidad (mediante reglas) @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 14. Principales características de Microsoft Lists Personalización de los formularios de lista con JSON
  • 15. Principales características de Microsoft Lists • Mejorables:  Integración con Power Apps  Integración con Power BI • Automatizables:  Reglas de Lista  Flows de Power Automate @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 16. Algunos límites en Microsoft Lists Límite Valor # de elementos que se pueden guardar en una lista 30 Millones # de elementos que se pueden guardar en la lista en el caso en el que se rompa la herencia de permisos 100.000 # máximo de permisos únicos 50.000 Límite recomendado de permisos únicos 5.000 # de Asignaciones de Role por permiso único 5.000 Estos límites cambiarán con la incorporación de Project Nucleus y las mejoras a nivel de rendimiento de listas @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 17. Demo #1: Un primer vistazo a las listas de Microsoft Lists @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 18. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists? • Microsoft Lists está disponible en cualquier plan de Microsoft 365 sin coste adicional • Cualquier lista en un sitio de SharePoint es una lista de Microsoft Lists • Las listas clásicas siguen estando soportadas, aunque no habrá mejoras ni cambios
  • 19. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists? Home de Microsoft Lists
  • 20. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists? Microsoft Lists en un Sitio de SharePoint
  • 21. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists? • Seguir y administrar listas desde el dispositivo móvil • Ver listas recientes y listas favoritas • Crear y compartir listas a partir de las plantillas predefinidas • Personalizar vistas usando ordenación, filtro y agrupaciones • Editar listas personales y elementos de lista • Capturar y añadir fotos con soporte para código QR • Modo oscuro • Soporte de políticas de MDM y MAM de Intune • … @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 22. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists? Microsoft Lists en Microsoft Teams
  • 23. Principales características de Microsoft Lists • A través de añadir una lista existente a un canal de Teams mediante una nueva pestaña • A través de crear una nueva lista en un canal de Teams • Conversaciones sobre elementos de listas publicadas en el canal de Teams • Nota: Por el momento no hay una App de Microsoft Lists para Teams como tal @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 24. Demo #2: Microsoft Lists en Microsoft Teams @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 25. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones • 4 reglas disponibles para enviar notificaciones cuando:  Una columna cambia  El valor de una columna cambia  Se crea un nuevo elemento  Se borra un elemento existente • Las notificaciones habilitan que todo el mundo esté al día con los cambios realizados • Posibilidad (Por llegar) de aplicar lógica If/then para ejecutar acciones dependiendo de cambios en un registro de la lista @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 26. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones Crear reglas o administrar las existentes Plantillas de reglas disponibles actualmente @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 27. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones Diseñador de Reglas Listado de Reglas @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 28. Extensibilidad con la Power Platform Extender formularios de listas con Power Apps Crear Flows personalizados con Power Automate
  • 29. Extensibilidad con la Power Platform Integración nativa con Power BI Informe generado por defecto
  • 30. Demo #3: Reglas y Notificaciones @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 31. Controles de Administración para Microsoft Lists • Un Administrador Global o de SharePoint puede:  Deshabilitar la creación de listas personales en ODFB  Deshabilitar plantillas predefinidas  Añadir plantillas de lista personalizadas • Para hacer uso de estos controles se requiere hacer uso del SPO Management Shell Referencia: https://docs.microsoft.com/en- us/sharepoint/control-lists #Deshabilitar la creación de listas personales Set-SPOTenant -DisablePersonalListCreation $true #Deshabilitar plantillas por defecto Set-SPOTenant -DisableModernListTemplateIds '<template ID>’ #Habilitar de nuevo plantillas deshabilitadas Set-SPOTenant -EnableModernListTemplateIds '<template ID>’ @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 32. Controles de Administración para Microsoft Lists #Creamos un Site Script a partir de una Lista existente $SPOSiteScriptFromList=Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl https://itechcs.sharepoint.com/sites/Intranet/Lists/Company%20Devices #Añadimos el Site Script Add-SPOSiteScript -Title "Company Devices Lists Site Script" -Description "Company Devices Lists Site Script" -Content $SPOSiteScriptFromList #Obtener el Site Script creado Get-SPOSiteScript -Identity fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e #Provisionamos el Site Script como un Diseño de Lista Add-SPOListDesign -Title "CompanyDevices" -SiteScripts fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e #Consulta los Diseños de lista provisionados Get-SPOListDesign #Eliminar un diseño de lista concreto Remove-SPOListDesign -Identity 3402a8cc-3172-4763-9664-6047f21373f4 @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN + Información: Custom list templates - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs
  • 33. Controles de Administración para Microsoft Lists Antes de deshabilitar listas personales Después de deshabilitar listas personales @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 34. Controles de Administración para Microsoft Lists Antes de deshabilitar las plantillas de lista por defecto Después de deshabilitar las plantillas de lista por defecto @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 35. Demo #4: Controles de Administración para Microsoft Lists @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 36. FAQs de listas de Microsoft Lists • Las listas de Microsoft Lists son una evolución de las listas de SharePoint • Microsoft Lists no es una App de Tareas • Las listas personales se almacenan en el sitio personal (ODFB) del usuario • Disponible para nubes comerciales y de gobierno • Timing: Microsoft Lists está disponible de forma general, incluyendo una App para iOS • Las reglas no se basan en Power Automate • Los comentarios se almacenan en el esquema de la lista @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 38. Roadmap de Microsoft Lists Mejoras en productividad Mejoras en características base • Recomendaciones inteligentes (Litas que visitar) • Mejores Lookups • Auto-indexado de listas grandes • Más plantillas por defecto Compartir, colaborar y comentar • Enlace compartido para listas • Acceso de usuarios externos/invitados con código OTP • Paridad de los comentarios con los comentarios en archivos (Integración con tareas) Integración con Microsoft Teams • Más plantillas de listas • Compartir elementos de lista, Reglas y Notificaciones • Espacios de reuniones para elementos de lista • Integración con Power Automate en la App de listas • Mensajes accionables • Trabajo con listas Offline gracias a Project Nucleus • Instalar Microsoft Lists como una PWA • Ordenación, filtrado y agrupaciones con scroll para listas grandes • Mejoras en vistas existentes (Calendario, Galería) y nuevas vistas (Gantt) @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 39. Roadmap de Microsoft Lists Soporte de Personalizaciones Trabajo con reglas y notificaciones • Crear tareas a partir de las reglas • Envío de notificaciones a Teams desde las reglas Personalización de Formularios de listas • Diseñador visual para personalizar formularios • Compartir formularios • Soporte de vista de calendario en el Web Part de lista • Códigos de color por elemento de lista • Vista de Calendario de Día y Semana • Nueva Gallery View • Vista Kanban Y más novedades • Integración de la App de listas en la App Bar de SharePoint @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 40. Roadmap de Microsoft Lists Acceso a la App de Listas en la SharePoint App Bar Visualización de listas de Microsoft Lists en la App Bar @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 41. Conclusiones • Microsoft Lists es una evolución de las listas de SharePoint fáciles de utilizar, personalizar y extender • Microsoft Lists se puede utilizar a través de la App de Microsoft Lists en Microsoft 365, integrada con SharePoint Online o a través de la App de Microsoft Lists en Teams • Las listas de Microsoft Lists se pueden mejorar y extender con vistas de listas a las que se aplique formato, así como aplicando formato a columnas, creando reglas o bien a partir de la integración con Power Apps, Power Automate y Power BI • A nivel de controles de administración, se pueden deshabilitar la creación de listas personales, ciertas plantillas de lista por defecto o bien añadir plantillas de lista personalizadas • Microsoft Lists continuará evolucionando y añadiendo más capacidades @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 42. Bonus: Referencias rápidas • Get started with Microsoft Lists:  https://support.microsoft.com/en-us/office/get-started-with-microsoft-lists-10b12560-fb20-471e-9258- 773aec6a4a2f • Microsoft Lists Teams App:  https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-lists-app ?WT.mc_id=M365-MVP-4015732 • Admin Controls for Microsoft Lists:  https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/control-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732 • Microsoft Lists Look book:  https://resources.techcommunity.microsoft.com/wp-content/uploads/2020/07/Microsoft-Lists_Look-Book.pdf • Microsoft Lists Resources Center:  https://resources.techcommunity.microsoft.com/microsoft-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732 • Microsoft Lists Mobile App:  https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/get-the-microsoft-lists-app-for-ios/ba-p/2072844 @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 43. Office 365 for IT Pros • $10 discount:  https://o365itpros.gumroad.com/l/O365IT/Offiice365isgreat @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN
  • 44. Office 365: The best recipes for developers • 20 % discount:  Discount code: 4q8kso9  https://gumroad.com/l/DgSSr  https://guitaca.com @SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN

Notas del editor

  1. Template may be modified but please keep the title and the sponsor slide. Twitter hashtag: #CollabdaysBCN for all sessions
  2. Microsoft Lists o como crear aplicaciones a la velocidad de la luz para M365 y Microsoft Teams
  3. Introducción a Microsoft Lists Principales características de Microsoft Lists Experiencias de usuario en el uso de Microsoft Lists Opciones de Extensibilidad de Microsoft Lists Roadmap de Microsoft Lists