Presentación de mi sesión sobre Microsoft Lists en el Collab Days Barcelona 2021 que tuvo lugar el 6 de noviembre de 2021.

1. Microsoft Lists o como crear Aplicaciones a la velocidad
de la luz para Microsoft 365 y Microsoft Teams
Juan Carlos González | Office Apps & Services MVP | M365 SME & Delivery Manager
@SUG_Cat @CollabDays #CollabdaysBCN 6 of November 2021

2. @jcgm1978
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3. Online
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4. Agenda
• Introducción a Microsoft Lists
• Principales características de Microsoft Lists
• Experiencias de usuario en el uso de Microsoft Lists
• Opciones de Extensibilidad de Microsoft Lists
• Roadmap de Microsoft Lists
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6. ¿Qué son las listas de Microsoft Lists?
• Una evolución de las listas de SharePoint o listas con esteroides , que aportan:
Inteligencia
Mantén a todo el
mundo actualizado a
través del uso de
reglas y edición
rápida
Flexibilidad
Personaliza las listas
de acuerdo a tus
requerimientos de
negocio
Simplicidad
Es muy sencillo crear,
compartir y seguir
listas con cualquiera
y en cualquier
dispositivo
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7. ¿Evolución o involución?
Experiencia clásica Experiencia moderna 1.0
Microsoft Lists
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8. Principales características de Microsoft Lists
• Utilizado cualquiera de las plantillas de lista
disponibles de caja (8)
• Utilizando las plantillas de lista corporativas
que se hayan provisionado
• Desde cero (Listas personalizadas)
• A partir de un archivo Excel
• A partir de una lista existente
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9. Principales características de Microsoft Lists
• Posibilidad de crear listas personales vs. crear
listas en Sitios de SharePoint
• Distintos tipos de vistas (Calendario, Galería, y
más por venir como la vista de Gantt)
• Edición de campo imagen en línea
• Añadir comentarios a registros de una lista
con soporte de menciones (@)
• Experiencia móvil de primera clase (De
momento solo App para iOS)
• Instalar la App como una Aplicación en
Windows (Progressive Web App)
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10. Principales características de Microsoft Lists
Añade de forma sencillas a cualquier registro con
un simple clic. Si se usan menciones, se envian
notificaciones con un enlace al registro
Visualizar y seguir de forma rápida y simple
cualquier comentario realizado

11. Principales características de Microsoft Lists
• Edición rápida de datos con la modificación en
línea (similar a Excel)
• Hacer/Deshacer de forma masiva cambios
realizados
• Nuevos tipos de campo de persona, elección,
enlace, fecha y hora y boolean
• Cabeceras y columnas fijas (sticky)
• Anchura Fija vs Autoajustar la anchura de las
columnas
• Renombrado de la columna Título
• Exportar a CSV | Excel
• …
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12. Principales características de Microsoft Lists
• Compartir la lista completa o bien compartir
elementos de lista concretos:
 Uso de la configuración de compartir
global (Tenant) o particularizada (Sitio de
SharePoint, OneDrive)
 Establecer una fecha de expiración
 Establecer una contraseña
• …
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13. Principales características de Microsoft Lists
• Personalizando las vistas a través de modificar
las plantillas de vista o bien mediante código
JSON
• Personalizando las columnas a través de
modificar las plantillas de columna o bien
mediante código JSON
• Personalizando los formularios de edición y
visualización mediante código JSON
(Cabecera, Cuerpo y Pie) + Cambiar el orden
de los campos y su visibilidad (mediante
reglas)
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14. Principales características de Microsoft Lists
Personalización de los
formularios de lista con JSON

15. Principales características de Microsoft Lists
• Mejorables:
 Integración con Power Apps
 Integración con Power BI
• Automatizables:
 Reglas de Lista
 Flows de Power Automate
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16. Algunos límites en Microsoft Lists
Límite Valor
# de elementos que se pueden guardar en una lista 30 Millones
# de elementos que se pueden guardar en la lista en
el caso en el que se rompa la herencia de permisos
100.000
# máximo de permisos únicos 50.000
Límite recomendado de permisos únicos 5.000
# de Asignaciones de Role por permiso único 5.000
Estos límites cambiarán con la incorporación de Project
Nucleus y las mejoras a nivel de rendimiento de listas
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17. Demo #1: Un primer vistazo a
las listas de Microsoft Lists
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18. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
• Microsoft Lists está disponible en cualquier plan de Microsoft 365 sin coste adicional
• Cualquier lista en un sitio de SharePoint es una lista de Microsoft Lists
• Las listas clásicas siguen estando soportadas, aunque no habrá mejoras ni cambios

19. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
Home de Microsoft Lists

20. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
Microsoft Lists en un Sitio
de SharePoint

21. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
• Seguir y administrar listas desde el dispositivo
móvil
• Ver listas recientes y listas favoritas
• Crear y compartir listas a partir de las
plantillas predefinidas
• Personalizar vistas usando ordenación, filtro y
agrupaciones
• Editar listas personales y elementos de lista
• Capturar y añadir fotos con soporte para
código QR
• Modo oscuro
• Soporte de políticas de MDM y MAM de
Intune
• …
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22. ¿Cómo y donde puedo utilizar Microsoft Lists?
Microsoft Lists en
Microsoft Teams

23. Principales características de Microsoft Lists
• A través de añadir una lista existente a un
canal de Teams mediante una nueva pestaña
• A través de crear una nueva lista en un canal
de Teams
• Conversaciones sobre elementos de listas
publicadas en el canal de Teams
• Nota: Por el momento no hay una App de
Microsoft Lists para Teams como tal
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24. Demo #2: Microsoft Lists en
Microsoft Teams
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25. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
• 4 reglas disponibles para enviar notificaciones
cuando:
 Una columna cambia
 El valor de una columna cambia
 Se crea un nuevo elemento
 Se borra un elemento existente
• Las notificaciones habilitan que todo el
mundo esté al día con los cambios realizados
• Posibilidad (Por llegar) de aplicar lógica
If/then para ejecutar acciones dependiendo de
cambios en un registro de la lista
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26. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
Crear reglas o
administrar las existentes
Plantillas de reglas
disponibles actualmente
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27. Trabajo inteligente con reglas y notificaciones
Diseñador de Reglas
Listado de Reglas
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28. Extensibilidad con la Power Platform
Extender formularios de
listas con Power Apps
Crear Flows personalizados
con Power Automate

29. Extensibilidad con la Power Platform
Integración nativa con
Power BI
Informe generado por
defecto

30. Demo #3: Reglas y
Notificaciones
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31. Controles de Administración para Microsoft Lists
• Un Administrador Global o de SharePoint
puede:
 Deshabilitar la creación de listas
personales en ODFB
 Deshabilitar plantillas predefinidas
 Añadir plantillas de lista personalizadas
• Para hacer uso de estos controles se requiere
hacer uso del SPO Management Shell
Referencia: https://docs.microsoft.com/en-
us/sharepoint/control-lists
#Deshabilitar la creación de listas personales
Set-SPOTenant -DisablePersonalListCreation $true
#Deshabilitar plantillas por defecto
Set-SPOTenant -DisableModernListTemplateIds '<template ID>’
#Habilitar de nuevo plantillas deshabilitadas
Set-SPOTenant -EnableModernListTemplateIds '<template ID>’
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32. Controles de Administración para Microsoft Lists
#Creamos un Site Script a partir de una Lista existente
$SPOSiteScriptFromList=Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl https://itechcs.sharepoint.com/sites/Intranet/Lists/Company%20Devices
#Añadimos el Site Script
Add-SPOSiteScript -Title "Company Devices Lists Site Script" -Description "Company Devices Lists Site Script" -Content $SPOSiteScriptFromList
#Obtener el Site Script creado
Get-SPOSiteScript -Identity fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e
#Provisionamos el Site Script como un Diseño de Lista
Add-SPOListDesign -Title "CompanyDevices" -SiteScripts fcbd3f82-28bb-4de0-b9bb-3e0cb6e6125e
#Consulta los Diseños de lista provisionados
Get-SPOListDesign
#Eliminar un diseño de lista concreto
Remove-SPOListDesign -Identity 3402a8cc-3172-4763-9664-6047f21373f4
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+ Información: Custom list templates - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs

33. Controles de Administración para Microsoft Lists
Antes de deshabilitar
listas personales
Después de deshabilitar
listas personales
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34. Controles de Administración para Microsoft Lists
Antes de deshabilitar las plantillas
de lista por defecto
Después de deshabilitar las
plantillas de lista por defecto
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35. Demo #4: Controles de
Administración para Microsoft
Lists
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36. FAQs de listas de Microsoft Lists
• Las listas de Microsoft Lists son una evolución
de las listas de SharePoint
• Microsoft Lists no es una App de Tareas
• Las listas personales se almacenan en el sitio
personal (ODFB) del usuario
• Disponible para nubes comerciales y de
gobierno
• Timing: Microsoft Lists está disponible de
forma general, incluyendo una App para iOS
• Las reglas no se basan en Power Automate
• Los comentarios se almacenan en el esquema
de la lista
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37. Roadmap de Microsoft Lists

38. Roadmap de Microsoft Lists
Mejoras en productividad Mejoras en características base
• Recomendaciones inteligentes (Litas que
visitar)
• Mejores Lookups
• Auto-indexado de listas grandes
• Más plantillas por defecto
Compartir, colaborar y comentar
• Enlace compartido para listas
• Acceso de usuarios externos/invitados con
código OTP
• Paridad de los comentarios con los
comentarios en archivos (Integración con
tareas)
Integración con Microsoft Teams
• Más plantillas de listas
• Compartir elementos de lista, Reglas y
Notificaciones
• Espacios de reuniones para elementos de lista
• Integración con Power Automate en la App de
listas
• Mensajes accionables
• Trabajo con listas Offline gracias a Project
Nucleus
• Instalar Microsoft Lists como una PWA
• Ordenación, filtrado y agrupaciones con scroll
para listas grandes
• Mejoras en vistas existentes (Calendario,
Galería) y nuevas vistas (Gantt)
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39. Roadmap de Microsoft Lists
Soporte de Personalizaciones Trabajo con reglas y notificaciones
• Crear tareas a partir de las reglas
• Envío de notificaciones a Teams desde las
reglas
Personalización de Formularios de listas
• Diseñador visual para personalizar formularios
• Compartir formularios
• Soporte de vista de calendario en el Web Part
de lista
• Códigos de color por elemento de lista
• Vista de Calendario de Día y Semana
• Nueva Gallery View
• Vista Kanban
Y más novedades
• Integración de la App de listas en la App Bar
de SharePoint
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40. Roadmap de Microsoft Lists
Acceso a la App de Listas
en la SharePoint App Bar
Visualización de listas de
Microsoft Lists en la App
Bar
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41. Conclusiones
• Microsoft Lists es una evolución de las listas de SharePoint fáciles de utilizar, personalizar y extender
• Microsoft Lists se puede utilizar a través de la App de Microsoft Lists en Microsoft 365, integrada con SharePoint
Online o a través de la App de Microsoft Lists en Teams
• Las listas de Microsoft Lists se pueden mejorar y extender con vistas de listas a las que se aplique formato, así como
aplicando formato a columnas, creando reglas o bien a partir de la integración con Power Apps, Power Automate y
Power BI
• A nivel de controles de administración, se pueden deshabilitar la creación de listas personales, ciertas plantillas de lista
por defecto o bien añadir plantillas de lista personalizadas
• Microsoft Lists continuará evolucionando y añadiendo más capacidades
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42. Bonus: Referencias rápidas
• Get started with Microsoft Lists:
 https://support.microsoft.com/en-us/office/get-started-with-microsoft-lists-10b12560-fb20-471e-9258-
773aec6a4a2f
• Microsoft Lists Teams App:
 https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/manage-lists-app ?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Admin Controls for Microsoft Lists:
 https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/control-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Microsoft Lists Look book:
 https://resources.techcommunity.microsoft.com/wp-content/uploads/2020/07/Microsoft-Lists_Look-Book.pdf
• Microsoft Lists Resources Center:
 https://resources.techcommunity.microsoft.com/microsoft-lists?WT.mc_id=M365-MVP-4015732
• Microsoft Lists Mobile App:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/get-the-microsoft-lists-app-for-ios/ba-p/2072844
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43. Office 365 for IT Pros
• $10 discount:
 https://o365itpros.gumroad.com/l/O365IT/Offiice365isgreat
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45. Thank you!
#CollabdaysBCN