MODELO DE FORMATO DE CAJA CHICA

1. REGLAMENTO DE CAJA
CHICA
MODELO
año escolar 2016-2017
Nota: El presente formato es un modelo de la Coordinación de Supervisión de AVEC, el cual puede
ser tomado como referencia y aplicado por los centros educativos como guía referencial en la
elaboración de su Reglamento Interno de Caja Chica.

2. REGLAMENTO INTERNO DE CAJA CHICA
El presente reglamento tiene por objeto establecer normativas y/o
directrices, a fin de regular los procesos administrativos en el uso de la caja
Chica. Se entiende por Caja Chica el fondo especial, en efectivo, que se crea y
repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si
se hicieran con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad
adecuada para efectos operativos.
DEL FONDO
Se crea un fondo de caja chica para cubrir pagos menores que se
generan en los centros y requieren ser cancelados en efectivo. La forma de
operar el FONDO DE CAJA CHICA, debe cumplir con las siguientes
estipulaciones:
1. - Se determinó el fondo de caja chica por un monto de BOLIVARES VEINTE
MIL fijos. (Bs. 20.000,00) este monto se determinó en base a los
requerimientos y necesidades de los Planteles.
2.- Para guardar el efectivo se debe disponer de una caja de metal con
cerradura y llave. Una llave estará en poder del Director, la cual solo será
empleada en caso de emergencia. La responsabilidad del uso de la llave de la
caja chica no podrá ser delegada a ninguna otra persona. Esta caja se
encontrará ubicada en la oficina del Custodio.

3. 3.- Mediante este fondo no se permitirá cambio de cheques personales a
ningún empleado u otra persona, natural o jurídica. Tampoco se harán
préstamos (vales) por ningún concepto.
4.- Para aumentar o disminuir el monto de dicho fondo, el custodio
deberá dirigir un memorando interno al Director, exponiendo los motivos
para dicho aumento o disminución, el cual será respondido por el
Director mediante la misma vía. En caso de aceptar la disminución o
aumento del fondo, dicho memorando expresará el nuevo fondo y la
fecha a partir de la cual entrará en vigencia.
5.- El monto autorizado para el fondo de Caja Chica dependerá de la
condición del centro y será aprobado por AVEC Central.
6.- Esta prohibido cancelar por caja chica los siguientes gastos:
a) Gastos de personal (sueldos, suplencias, aportes patronales)
b) Gastos de viáticos y pasajes, como son: alojamiento, comida, pasaje
aéreo o terrestre) se podrán aceptar gastos menores de transporte.
c) Honorarios Profesionales
d) Reparaciones mayores.
e) Adquisición de Mobiliario y Equipo.
7.- Es responsabilidad de Director realizar el arqueo de la caja chica por
lo menos una vez al mes. El mismo será realizado sin previo aviso y en
presencia del Custodio y un testigo. Bajo ninguna circunstancia podrá
hacerse arqueo de caja chica sin la presencia del Custodio. Después de
realizado el arqueo, se procederá a llenar el formato respectivo (anexo al
presente normativo) el cual será firmado por el Director, Testigo y el
Custodio en conformidad.

4. 8.- Sólo se afectará la “Cuenta Caja Chica” en la estructura
contable:
• Cuando se constituye el fondo
• Cuando se modifica el monto (aumenta o disminuye)
• Cuando se cierra el fondo.
9.- El registro por gasto de caja chica debe llevarse en un libro de tres (3)
columnas donde se anote el DEBE, HABER y SALDO, o en su defecto
una relación diseñada en una hoja de cálculo la cual debe ser archivada
en una carpeta destinada para tal fin.
DEL CUSTODIO:
Se nombra como custodio del Fondo de caja chica al Sr. (a)
XXXXXXX XXXXXX el cual será responsable del mismo y quien velará
por su adecuado uso.
La persona encargada de la recepción, custodia y manejo de la
caja chica, responde por los errores que provengan de negligencia o falta
de cumplimiento de las reglas establecidas. El mal manejo de la caja
chica será motivo de amonestación escrita para el Custodio. Igualmente,
el mismo será responsable de los faltantes existentes en la caja chica y
deberá, en caso de presentarse, reponer la cantidad faltante.

5. DE LAS REPOSICIONES:
Se realizarán durante el mes un máximo de dos (02)
reposiciones, dichas reposiciones serán por el total de la
cantidad gastada hasta ese momento, de tal manera que la
sumatoria del mismo con el remanente del fondo sea igual a
Bs. 20.000,00.
No se debe esperar que el fondo mensual establecido
se agote para hacer la reposición.
La reposición se hará una vez gastado el 80% del
fondo y se procederá a sumar todas las facturas pagadas y
conformadas y se elaborará un cheque por el monto de la
sumatoria de las facturas. Este cheque se emitirá a nombre
del CUSTODIO DEL FONDO Lcdo. (a) XXXXXXXXXXXXX.
DE LAS FACTURAS Y PAGOS:
1.- Cada vez que se cancele una factura del fondo, ésta debe
ser por un monto igual o menor de Bs. 15.000,00 montos
superiores a éste serán realizados con cheques.

6. 2.- No se aceptan facturas con tachones ni enmiendas. Igualmente
dichas facturas deberán contener el membrete del proveedor o en su
defecto el sello con la denominación del mismo. Debido a la
característica de algunos gastos de caja chica (gastos muy pequeños), se
aceptarán facturas que no contengan el Rif. del negocio donde se realizó
el gasto. Cada factura una vez pagada debe llevar el sello de
CANCELADA.
3.- En caso de hacer un pago en el cual no es posible recibir una factura,
debe elaborarse un recibo donde se indique con claridad el detalle del
motivo del gasto y a quien se le cancela.
4.- Las estipulaciones antes detalladas son de obligatoria ejecución por
el Custodio del Fondo, el cual en conformidad, firma la presente, que se
ha elaborado en original y copia
• Director (a) Administrador (a)
• Custodio (a) Sello del centro

7. Nota: El presente formato es un modelo de la Coordinación de
Supervisión de AVEC, el cual puede ser tomado como referencia y
aplicado por los centros educativos como guía en la elaboración de
su Reglamento Interno de Caja Chica.
Coordinación de Supervisión 2016 -2017